【文章內(nèi)容簡介】 042009文件控制和管理第1頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日對質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制與維護(hù)，以確保公司及有關(guān)場所使用的文件和資料為最新有效版本。適用于公司質(zhì)量管理體系所有文件、資料和外來文件的控制與管理。①質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理體系文件的控制和維護(hù)，包括外來的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)法規(guī)、計(jì)量檢定規(guī)程及公司的《質(zhì)量手冊》、《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書》的管理。②綜合辦公室負(fù)責(zé)外來文件的管理。③各職能部門的專用文件及其資料由各職能部門自行控制保管。④檔案室負(fù)責(zé)所有文件的存檔。①公司的管理體系文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編制。②其它管理性文件由技術(shù)負(fù)責(zé)人組織編制。③一般性技術(shù)文件（資料）由形成文件的部門編制。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009文件控制和管理第2頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日①《質(zhì)量手冊》由質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。②《程序文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》由質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織，編制組編制，質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)發(fā)布。③其它管理性文件、一般性技術(shù)文件（資料）由技術(shù)負(fù)責(zé)人審核并批準(zhǔn)發(fā)布。①在與管理體系有關(guān)的重要場合，必須使用現(xiàn)行有效的管理體系文件版本。②文件保持清晰、易于識(shí)別，并按公司的分類系統(tǒng)進(jìn)行編號和管理，確定受控文件的目錄和清單。③受控文件應(yīng)用受控標(biāo)識(shí)，并按規(guī)定的制度和規(guī)定的范圍進(jìn)行發(fā)放，發(fā)放或收回時(shí)填寫“文件發(fā)放/收回記錄表”。④根據(jù)需要而保留的已作廢的文件，必須有作廢和僅供參考的標(biāo)識(shí)。⑤對外來文件亦要進(jìn)行識(shí)別和登記，并控制其分發(fā)。⑥按規(guī)定時(shí)間和要求將所有體系文件和技術(shù)文件分別匯集成冊，并交檔案管理員歸檔，①如發(fā)現(xiàn)管理體系在運(yùn)作中需改進(jìn)時(shí)，管理體系文件內(nèi)容必須做相應(yīng)的更改。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009文件控制和管理第3頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日②一般性文件的更改由該文件原編制部門按原程序進(jìn)行申請、起草、審核和批準(zhǔn)。如有特殊情況，文件更改需由指定的部門審批，該部門應(yīng)獲得原審批所依據(jù)的背景材料。③所有文件更改后，應(yīng)將更改單由被更改文件的控制部門按規(guī)定的發(fā)放范圍及時(shí)分發(fā)到位。④文件更改條款較多或內(nèi)容有重大更改應(yīng)改版。改版版本的審批同原文件程序。《文件控制與管理程序》 HXGSCXWJ022009華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009檢測分包第1頁 共1頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日，能夠滿足客戶的檢測需求，不得將檢測任務(wù)或檢測項(xiàng)目進(jìn)行分包。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009服務(wù)和供應(yīng)品的采購第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日為確保檢驗(yàn)活動(dòng)質(zhì)量，公司限定只能使用有充分質(zhì)量保證的外部支持服務(wù)和供應(yīng)品。適用于本公司所有檢驗(yàn)業(yè)務(wù)及日常工作中，所需關(guān)鍵物資（設(shè)備儀器等）和消耗材料的供應(yīng)和管理。①綜合辦公室負(fù)責(zé)外部服務(wù)信息的收集、整理、存檔以及消耗材料的采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、領(lǐng)?。òl(fā)放）等管理工作。②技術(shù)檢驗(yàn)科負(fù)責(zé)對關(guān)鍵物資需求提出申請，列出計(jì)劃經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后按程序?qū)嵤┎少?。并對供?yīng)品進(jìn)行驗(yàn)收。對影響質(zhì)量的外部支持服務(wù)和供應(yīng)品的選擇、采購、驗(yàn)收和儲(chǔ)存制定程序，控制其過程和方法，使外部服務(wù)和采購物品得以有效控制和管理。公司所需供應(yīng)品由各部門提供書面申請，申請內(nèi)容包括：申請部門、設(shè)備（材料）名稱、規(guī)格、型號及數(shù)量，主要用途及耗材的日（周、月）用量，預(yù)計(jì)用期和部門負(fù)責(zé)人簽字及申請時(shí)間華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009服務(wù)和供應(yīng)品的采購第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日等。耗材申請應(yīng)在耗材用完前五個(gè)工作日提出；關(guān)鍵儀器設(shè)備應(yīng)適當(dāng)提前申請時(shí)間，以便調(diào)研和批準(zhǔn)。收集外部支持服務(wù)方（或供應(yīng)方）信息，詳細(xì)了解和正確評價(jià)服務(wù)方（或供應(yīng)方）的法律地位、經(jīng)營狀況、技術(shù)力量、資質(zhì)情況和售后服務(wù)，將誠實(shí)有信的供貨商的名稱及信譽(yù)證明文件存入信息庫，所需供應(yīng)品從此類商家中選擇采購。（見附錄12）經(jīng)批準(zhǔn)確定采購的物品，由專人負(fù)責(zé)多家的考察論證后再進(jìn)行購置，使用部門指定專人對購置物品進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量、性能驗(yàn)收，設(shè)備管理人員建立檔案接受管理，消耗材料登記造冊入庫。，以免造成以后使用的技術(shù)要求不符合。備品備件和消耗材料應(yīng)適當(dāng)儲(chǔ)備。《服務(wù)和供應(yīng)品的選擇 購買 驗(yàn)收和儲(chǔ)存程序》 HXGSCXWJ032009華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009合同評審第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日了解客戶的真實(shí)意圖及要求，對自身的技術(shù)能力是否能夠滿足客戶要求進(jìn)行評審，明確雙方責(zé)任和義務(wù)，使檢驗(yàn)工作順利進(jìn)行。適用于本公司與客戶間有機(jī)動(dòng)車檢驗(yàn)委托關(guān)系的要求、標(biāo)書和合同的評審。評審的范圍應(yīng)在檢驗(yàn)項(xiàng)目之內(nèi)。技術(shù)檢驗(yàn)科負(fù)責(zé)與客戶溝通對客戶要求、標(biāo)書和合同組織評審；綜合辦公室參與合同評審；綜合辦公室對要求、標(biāo)書和合同存檔管理。應(yīng)有評審客戶，標(biāo)書和合同的相關(guān)程序文件，并加以有效的實(shí)施和保持，記錄必要的評審過程或結(jié)果。①充分分析客戶的“要求”、“標(biāo)書”中的需求、“合同”中的規(guī)定，并且與客戶進(jìn)行充分交流和有效溝通，真正理解和獲知客戶的真實(shí)需要，以使為其提供的檢驗(yàn)服務(wù)能夠得到認(rèn)可。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009合同評審第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日②對委托書、標(biāo)書或合同有不同意見時(shí)，應(yīng)本著不違反檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定的原則，可做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，但對不合理要求、檢驗(yàn)范圍外的檢測項(xiàng)目予以否決。③對形成一致意見的委托書、標(biāo)書或合同，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并將信息傳達(dá)到相關(guān)部門及人員。①若委托書、標(biāo)書、或合同發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)對變更內(nèi)容重新進(jìn)行評審且保證更改的信息及時(shí)傳遞到公司的相關(guān)部門。②評審、更改的記錄應(yīng)予保持?！段募刂坪凸芾沓绦颉? HXGSCXWJ022009《評審客戶要求和合同程序》 HXGSCXWJ042009華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009申訴和投訴第1頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定范圍內(nèi)滿足客戶要求，追求客戶滿意是向客戶提供服務(wù)和檢驗(yàn)的最終目標(biāo)。公司應(yīng)當(dāng)時(shí)刻關(guān)注客戶意見或建議，以改進(jìn)和保證服務(wù)和檢驗(yàn)的質(zhì)量。適用于所有對公司的各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)、人員、部門的申訴和投訴。①綜合辦公室負(fù)責(zé)接待申訴和投訴，并詳細(xì)填寫受理表，向被申訴和投訴的部門下發(fā)通知，同時(shí)向質(zhì)量負(fù)責(zé)人匯報(bào)。②被申訴和投訴的部門負(fù)責(zé)落實(shí)處理，做好處理記錄，并上報(bào)綜合辦公室。③質(zhì)量負(fù)責(zé)人行使質(zhì)量裁決權(quán)，負(fù)責(zé)處理檢驗(yàn)質(zhì)量申訴，部門負(fù)責(zé)人處理質(zhì)量投訴，必要時(shí)最高管理者負(fù)責(zé)處理申訴和投訴。綜合辦公室指定專人負(fù)責(zé)申訴或投訴的受理工作，根據(jù)管理體系要素職能分配，研究分析出被申訴和投訴的部門或崗位，將受理表傳達(dá)到相關(guān)崗位的上一級部門，必要時(shí)傳達(dá)給質(zhì)量負(fù)責(zé)人或最高管理者。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009申訴和投訴第2頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日①客戶對檢驗(yàn)結(jié)果提出申訴時(shí)，在受理后一個(gè)工作日內(nèi)做好復(fù)查工作，并將結(jié)果通知申訴人，整個(gè)復(fù)查過程應(yīng)按程序文件進(jìn)行?？蛻魧?fù)查結(jié)果有所異議時(shí)，質(zhì)量負(fù)責(zé)人根據(jù)情況做出再行復(fù)查或認(rèn)可結(jié)果裁決。②客戶對復(fù)查結(jié)果或裁決仍有異議時(shí)，可向上級有關(guān)計(jì)量行政部門申訴?？蛻魧ぷ餍袨樽鞒鐾对V時(shí)，在受理后五個(gè)工作日內(nèi)做好調(diào)查處理工作，并將處理結(jié)果通知投訴人，整個(gè)處理過程應(yīng)按程序文件進(jìn)行，客戶對處理結(jié)果有異議時(shí)，可向上級主管部門投訴。公司負(fù)責(zé)調(diào)查處理的負(fù)責(zé)人，應(yīng)組織調(diào)查分析，確定造成申訴和投訴的原因，以書面的形式向客戶反饋或解釋處理意見和結(jié)果，征求處理意見或建議。公司應(yīng)在醒目位置設(shè)置工作員監(jiān)督臺(tái)和意見舉報(bào)箱。由于公司服務(wù)問題或檢驗(yàn)結(jié)果失實(shí)造成的申訴或投訴，應(yīng)當(dāng)對原因進(jìn)行分析，采取有效糾正措施，對有關(guān)工作領(lǐng)域或管理體系進(jìn)行改進(jìn)。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009申訴和投訴第3頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日對申訴和投訴的處理過程及結(jié)果及時(shí)形成記錄，并按規(guī)定全部在綜合辦公室存檔。《處理客戶申訴和投訴程序》 HXGSCXWJ052009華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009糾正和預(yù)防措施及改進(jìn)第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日公司對不符合要求和規(guī)定的工作予以糾正，對可能造成不符合的原因加以預(yù)防，持續(xù)改進(jìn)、不斷提高管理體系運(yùn)行的有效性，保證檢驗(yàn)資料和結(jié)果的質(zhì)量。適用于對不符合和潛在的不符合糾正和預(yù)防措施的制定、實(shí)施和改進(jìn)。①質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織對管理體系運(yùn)行中出現(xiàn)的不符合工作或潛在不符合采取糾正或預(yù)防措施，并進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。②技術(shù)負(fù)責(zé)人組織對技術(shù)工作中出現(xiàn)的不符合工作或潛在不符合采取糾正或預(yù)防措施，并進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。③各職能部門負(fù)責(zé)對本部門出現(xiàn)不符合工作或潛在不符合采取糾正或預(yù)防措施，并進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。①內(nèi)審人員對管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行內(nèi)部審核；②監(jiān)督人員對各質(zhì)量活動(dòng)的監(jiān)督、調(diào)查和分析；③各職能部門自身的檢查；④客戶反饋信息。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009糾正和預(yù)防措施及改進(jìn)第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日綜合辦公室對以上信息分類管理，分析查找出相關(guān)責(zé)任部門，并根據(jù)結(jié)果開具“糾正 （預(yù)防）不符合工作通知單”，發(fā)至相關(guān)部門。①責(zé)任部門在收到“糾正 （預(yù)防）不符合工作通知單”后，分析研究造成不符合工作或潛在不符合的原因，評價(jià)不符合或潛在不符合的措施需求，制定糾正或預(yù)防措施，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后，報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)管理者批準(zhǔn)后組織實(shí)施并做好記錄。②糾正和預(yù)防措施完成后，質(zhì)量負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人組織相關(guān)部門對糾正和預(yù)防措施的實(shí)施情況進(jìn)行驗(yàn)證，對于效果不明顯的措施，由責(zé)任部門重新分析原因或制定措施，③對于取得預(yù)期效果的糾正或預(yù)防措施，必要時(shí)在體系文件中予以修改或補(bǔ)充。《文件控制和管理程序》 HXGSCXWJ022009《糾正（預(yù)防）措施控制程序》 HXGSCXWJ072009《不符合工作控制程序》 HXGSCXWJ062009華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009記 錄第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日公司實(shí)行各項(xiàng)工作記錄制度，所有記錄都應(yīng)適合自身具體情況，符合現(xiàn)行規(guī)章制度，保證其有足夠的信息，真實(shí)可靠，并按期限妥善保管，且便于查閱。適用于所有與管理體系有關(guān)的記錄。①各職能部門負(fù)責(zé)本部門（或崗位）記錄的編制、填寫、更改、收集、維護(hù)和清理工作。②綜合辦公室負(fù)責(zé)記錄的審核、編號、存檔工作。各部門根據(jù)職責(zé)范圍和工作需要編制所需的記錄表格，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在綜合辦公室登記備份。不需要記錄表格的應(yīng)有質(zhì)量活動(dòng)記錄本。（輸入）各職能部門根據(jù)實(shí)際質(zhì)量活動(dòng)情況，如實(shí)填寫（輸入）記錄、表格（或記錄本），要求字跡清楚、完整及時(shí)、資料準(zhǔn)確、內(nèi)容詳細(xì)。不得事后補(bǔ)記或追記。華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009記 錄第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日如發(fā)現(xiàn)記錄錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)更改，更改時(shí)由原填寫人進(jìn)行，其方法是在錯(cuò)誤處劃一橫杠，在其上方填寫正確內(nèi)容，并在更改處蓋章，檢驗(yàn)記錄的更改還應(yīng)加蓋檢驗(yàn)專用章。記錄實(shí)行統(tǒng)一控制、分級管理，規(guī)定經(jīng)公司統(tǒng)一管理的，按周期交綜合辦公室統(tǒng)一分類存檔；各職能部門統(tǒng)一管理的，要有專人負(fù)責(zé)保管；對電子版的記錄應(yīng)采取適當(dāng)?shù)谋９艽胧?，防止資料丟失或自行修改。無論在哪一級保存的記錄都必須嚴(yán)格執(zhí)行保存期限。公司所有質(zhì)量活動(dòng)記錄，在以后的追溯過程中起證據(jù)作用，本著對公司和客戶負(fù)責(zé)的態(tài)度，記錄一律不準(zhǔn)外借，有關(guān)部門或有關(guān)人員需要查閱時(shí)，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和批準(zhǔn)，必要時(shí)須經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可就地查閱。執(zhí)法部門另論。記錄超過保存期或由于其它特殊情況需要銷毀時(shí)，由保管部門（或人員）提出申請，說明需銷毀記錄的編號、年限，報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可銷毀?！段募刂坪凸芾沓绦颉? HXGSCXWJ022009《記錄管理程序》 HXGSCXWJ082009華翔公司質(zhì)量手冊文件編號：HXGSZLSC042009內(nèi)部審核第1頁 共4頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日公司進(jìn)行管理體系內(nèi)部審核，是管理體系的自我完善，自我提高的手段，是對體系文件運(yùn)行的評價(jià)，確立管理體系的有效性，對運(yùn)行是存在的問題采取糾正措施。內(nèi)部審核活動(dòng)應(yīng)覆蓋管理體系的全部要素和所有活動(dòng)。適用于公司管理體系包括的所有要素。①支持