【文章內容簡介】 042009文件控制和管理第1頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日對質量管理體系所要求的文件進行控制與維護，以確保公司及有關場所使用的文件和資料為最新有效版本。適用于公司質量管理體系所有文件、資料和外來文件的控制與管理。①質量負責人負責管理體系文件的控制和維護，包括外來的技術標準、技術法規(guī)、計量檢定規(guī)程及公司的《質量手冊》、《程序文件》和《作業(yè)指導書》的管理。②綜合辦公室負責外來文件的管理。③各職能部門的專用文件及其資料由各職能部門自行控制保管。④檔案室負責所有文件的存檔。①公司的管理體系文件由質量負責人組織編制。②其它管理性文件由技術負責人組織編制。③一般性技術文件（資料）由形成文件的部門編制。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009文件控制和管理第2頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日①《質量手冊》由質量負責人審核，總經理批準發(fā)布。②《程序文件》、《作業(yè)指導書》由質量負責人組織，編制組編制，質量負責人審核，技術負責人批準發(fā)布。③其它管理性文件、一般性技術文件（資料）由技術負責人審核并批準發(fā)布。①在與管理體系有關的重要場合，必須使用現(xiàn)行有效的管理體系文件版本。②文件保持清晰、易于識別，并按公司的分類系統(tǒng)進行編號和管理，確定受控文件的目錄和清單。③受控文件應用受控標識，并按規(guī)定的制度和規(guī)定的范圍進行發(fā)放，發(fā)放或收回時填寫“文件發(fā)放/收回記錄表”。④根據需要而保留的已作廢的文件，必須有作廢和僅供參考的標識。⑤對外來文件亦要進行識別和登記，并控制其分發(fā)。⑥按規(guī)定時間和要求將所有體系文件和技術文件分別匯集成冊，并交檔案管理員歸檔，①如發(fā)現(xiàn)管理體系在運作中需改進時，管理體系文件內容必須做相應的更改。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009文件控制和管理第3頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日②一般性文件的更改由該文件原編制部門按原程序進行申請、起草、審核和批準。如有特殊情況，文件更改需由指定的部門審批，該部門應獲得原審批所依據的背景材料。③所有文件更改后，應將更改單由被更改文件的控制部門按規(guī)定的發(fā)放范圍及時分發(fā)到位。④文件更改條款較多或內容有重大更改應改版。改版版本的審批同原文件程序?！段募刂婆c管理程序》 HXGSCXWJ022009華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009檢測分包第1頁 共1頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日，能夠滿足客戶的檢測需求，不得將檢測任務或檢測項目進行分包。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009服務和供應品的采購第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日為確保檢驗活動質量，公司限定只能使用有充分質量保證的外部支持服務和供應品。適用于本公司所有檢驗業(yè)務及日常工作中，所需關鍵物資（設備儀器等）和消耗材料的供應和管理。①綜合辦公室負責外部服務信息的收集、整理、存檔以及消耗材料的采購、驗收、儲存、領?。òl(fā)放）等管理工作。②技術檢驗科負責對關鍵物資需求提出申請，列出計劃經上級主管部門批準后按程序實施采購。并對供應品進行驗收。對影響質量的外部支持服務和供應品的選擇、采購、驗收和儲存制定程序，控制其過程和方法，使外部服務和采購物品得以有效控制和管理。公司所需供應品由各部門提供書面申請，申請內容包括：申請部門、設備（材料）名稱、規(guī)格、型號及數量，主要用途及耗材的日（周、月）用量，預計用期和部門負責人簽字及申請時間華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009服務和供應品的采購第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日等。耗材申請應在耗材用完前五個工作日提出；關鍵儀器設備應適當提前申請時間，以便調研和批準。收集外部支持服務方（或供應方）信息，詳細了解和正確評價服務方（或供應方）的法律地位、經營狀況、技術力量、資質情況和售后服務，將誠實有信的供貨商的名稱及信譽證明文件存入信息庫，所需供應品從此類商家中選擇采購。（見附錄12）經批準確定采購的物品，由專人負責多家的考察論證后再進行購置，使用部門指定專人對購置物品進行數量、質量、性能驗收，設備管理人員建立檔案接受管理，消耗材料登記造冊入庫。，以免造成以后使用的技術要求不符合。備品備件和消耗材料應適當儲備?！斗蘸凸返倪x擇 購買 驗收和儲存程序》 HXGSCXWJ032009華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009合同評審第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日了解客戶的真實意圖及要求，對自身的技術能力是否能夠滿足客戶要求進行評審，明確雙方責任和義務，使檢驗工作順利進行。適用于本公司與客戶間有機動車檢驗委托關系的要求、標書和合同的評審。評審的范圍應在檢驗項目之內。技術檢驗科負責與客戶溝通對客戶要求、標書和合同組織評審；綜合辦公室參與合同評審；綜合辦公室對要求、標書和合同存檔管理。應有評審客戶，標書和合同的相關程序文件，并加以有效的實施和保持，記錄必要的評審過程或結果。①充分分析客戶的“要求”、“標書”中的需求、“合同”中的規(guī)定，并且與客戶進行充分交流和有效溝通，真正理解和獲知客戶的真實需要，以使為其提供的檢驗服務能夠得到認可。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009合同評審第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日②對委托書、標書或合同有不同意見時，應本著不違反檢驗標準和相關規(guī)定的原則，可做適當的調整，但對不合理要求、檢驗范圍外的檢測項目予以否決。③對形成一致意見的委托書、標書或合同，應經分管領導批準，并將信息傳達到相關部門及人員。①若委托書、標書、或合同發(fā)生變更時，應對變更內容重新進行評審且保證更改的信息及時傳遞到公司的相關部門。②評審、更改的記錄應予保持?！段募刂坪凸芾沓绦颉? HXGSCXWJ022009《評審客戶要求和合同程序》 HXGSCXWJ042009華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009申訴和投訴第1頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日在標準和規(guī)定范圍內滿足客戶要求，追求客戶滿意是向客戶提供服務和檢驗的最終目標。公司應當時刻關注客戶意見或建議，以改進和保證服務和檢驗的質量。適用于所有對公司的各項質量活動、人員、部門的申訴和投訴。①綜合辦公室負責接待申訴和投訴，并詳細填寫受理表，向被申訴和投訴的部門下發(fā)通知，同時向質量負責人匯報。②被申訴和投訴的部門負責落實處理，做好處理記錄，并上報綜合辦公室。③質量負責人行使質量裁決權，負責處理檢驗質量申訴，部門負責人處理質量投訴，必要時最高管理者負責處理申訴和投訴。綜合辦公室指定專人負責申訴或投訴的受理工作，根據管理體系要素職能分配，研究分析出被申訴和投訴的部門或崗位，將受理表傳達到相關崗位的上一級部門，必要時傳達給質量負責人或最高管理者。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009申訴和投訴第2頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日①客戶對檢驗結果提出申訴時，在受理后一個工作日內做好復查工作，并將結果通知申訴人，整個復查過程應按程序文件進行?？蛻魧筒榻Y果有所異議時，質量負責人根據情況做出再行復查或認可結果裁決。②客戶對復查結果或裁決仍有異議時，可向上級有關計量行政部門申訴?？蛻魧ぷ餍袨樽鞒鐾对V時，在受理后五個工作日內做好調查處理工作，并將處理結果通知投訴人，整個處理過程應按程序文件進行，客戶對處理結果有異議時，可向上級主管部門投訴。公司負責調查處理的負責人，應組織調查分析，確定造成申訴和投訴的原因，以書面的形式向客戶反饋或解釋處理意見和結果，征求處理意見或建議。公司應在醒目位置設置工作員監(jiān)督臺和意見舉報箱。由于公司服務問題或檢驗結果失實造成的申訴或投訴，應當對原因進行分析，采取有效糾正措施，對有關工作領域或管理體系進行改進。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009申訴和投訴第3頁 共3頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日對申訴和投訴的處理過程及結果及時形成記錄，并按規(guī)定全部在綜合辦公室存檔?！短幚砜蛻羯暝V和投訴程序》 HXGSCXWJ052009華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009糾正和預防措施及改進第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日公司對不符合要求和規(guī)定的工作予以糾正，對可能造成不符合的原因加以預防，持續(xù)改進、不斷提高管理體系運行的有效性，保證檢驗資料和結果的質量。適用于對不符合和潛在的不符合糾正和預防措施的制定、實施和改進。①質量負責人組織對管理體系運行中出現(xiàn)的不符合工作或潛在不符合采取糾正或預防措施，并進行跟蹤驗證。②技術負責人組織對技術工作中出現(xiàn)的不符合工作或潛在不符合采取糾正或預防措施，并進行跟蹤驗證。③各職能部門負責對本部門出現(xiàn)不符合工作或潛在不符合采取糾正或預防措施，并進行跟蹤驗證。①內審人員對管理體系運行情況進行內部審核；②監(jiān)督人員對各質量活動的監(jiān)督、調查和分析；③各職能部門自身的檢查；④客戶反饋信息。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009糾正和預防措施及改進第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日綜合辦公室對以上信息分類管理，分析查找出相關責任部門，并根據結果開具“糾正 （預防）不符合工作通知單”，發(fā)至相關部門。①責任部門在收到“糾正 （預防）不符合工作通知單”后，分析研究造成不符合工作或潛在不符合的原因，評價不符合或潛在不符合的措施需求，制定糾正或預防措施，經本部門領導簽字認可后，報質量負責人審核，經管理者批準后組織實施并做好記錄。②糾正和預防措施完成后，質量負責人或技術負責人組織相關部門對糾正和預防措施的實施情況進行驗證，對于效果不明顯的措施，由責任部門重新分析原因或制定措施，③對于取得預期效果的糾正或預防措施，必要時在體系文件中予以修改或補充?！段募刂坪凸芾沓绦颉? HXGSCXWJ022009《糾正（預防）措施控制程序》 HXGSCXWJ072009《不符合工作控制程序》 HXGSCXWJ062009華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009記 錄第1頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日公司實行各項工作記錄制度，所有記錄都應適合自身具體情況，符合現(xiàn)行規(guī)章制度，保證其有足夠的信息，真實可靠，并按期限妥善保管，且便于查閱。適用于所有與管理體系有關的記錄。①各職能部門負責本部門（或崗位）記錄的編制、填寫、更改、收集、維護和清理工作。②綜合辦公室負責記錄的審核、編號、存檔工作。各部門根據職責范圍和工作需要編制所需的記錄表格，經有關負責人批準后，在綜合辦公室登記備份。不需要記錄表格的應有質量活動記錄本。（輸入）各職能部門根據實際質量活動情況，如實填寫（輸入）記錄、表格（或記錄本），要求字跡清楚、完整及時、資料準確、內容詳細。不得事后補記或追記。華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009記 錄第2頁 共2頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日如發(fā)現(xiàn)記錄錯誤應及時更改，更改時由原填寫人進行，其方法是在錯誤處劃一橫杠，在其上方填寫正確內容，并在更改處蓋章，檢驗記錄的更改還應加蓋檢驗專用章。記錄實行統(tǒng)一控制、分級管理，規(guī)定經公司統(tǒng)一管理的，按周期交綜合辦公室統(tǒng)一分類存檔；各職能部門統(tǒng)一管理的，要有專人負責保管；對電子版的記錄應采取適當的保管措施，防止資料丟失或自行修改。無論在哪一級保存的記錄都必須嚴格執(zhí)行保存期限。公司所有質量活動記錄，在以后的追溯過程中起證據作用，本著對公司和客戶負責的態(tài)度，記錄一律不準外借，有關部門或有關人員需要查閱時，須經部門負責人和批準，必要時須經機構負責人批準方可就地查閱。執(zhí)法部門另論。記錄超過保存期或由于其它特殊情況需要銷毀時，由保管部門（或人員）提出申請，說明需銷毀記錄的編號、年限，報相關負責人審批后方可銷毀?！段募刂坪凸芾沓绦颉? HXGSCXWJ022009《記錄管理程序》 HXGSCXWJ082009華翔公司質量手冊文件編號：HXGSZLSC042009內部審核第1頁 共4頁第1版 第3次修訂頒布日期：2009年11月1日公司進行管理體系內部審核，是管理體系的自我完善，自我提高的手段，是對體系文件運行的評價，確立管理體系的有效性，對運行是存在的問題采取糾正措施。內部審核活動應覆蓋管理體系的全部要素和所有活動。適用于公司管理體系包括的所有要素。①支持