【文章內(nèi)容簡介】 資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責(zé)任 資產(chǎn)所有權(quán) 資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負(fù)擔(dān)其成本費用的物管公司或管理處。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。 資產(chǎn)管理部門責(zé)任 負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報廢、減少、盤點等組織、登記手續(xù)，并對資產(chǎn)進行必要的維護安排。 資產(chǎn)使用部門責(zé)任 資產(chǎn)作用部門應(yīng)清楚本部門所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、 或使用地點變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理； 資產(chǎn)管理部門已對管理處所有資產(chǎn)及其使用人進行了編號并登記，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對應(yīng)使用，并妥善保管、愛惜使用。 。 固定資產(chǎn)的折舊 固定資產(chǎn)每月折舊費用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門 /管理處承擔(dān)。 資產(chǎn)的取得 申請購買資產(chǎn) 作購買前的準(zhǔn)備，填寫“固定資產(chǎn)申請表”（所申購的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時適用）、或填寫“非固定 15 資產(chǎn) /費用申請表”（所申購的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時適用），然后將 申請表匯總到資源部審核，由資源部進行調(diào)配，無庫存則再由資源部組織購買。 資產(chǎn)購入后的驗收 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)資產(chǎn)到達后的質(zhì)量確認(rèn)，保證其今后的正常使用。 當(dāng)物品送到時，申請人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點： 。 。 。 注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門 /管理處責(zé)任人必須通知資源部，并作有關(guān) 的協(xié)調(diào)，保證對資產(chǎn)情況的及時了解。 資產(chǎn)的編號 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移 所申請的資產(chǎn)是從庫存中調(diào)配的，則屬使用者的變更，不產(chǎn)生新的資產(chǎn)編號，資源部作相應(yīng)的變更使用人登記。 當(dāng)一項物品被認(rèn)定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個新的資產(chǎn)編號，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號的標(biāo)簽粘貼在該物品上。 資產(chǎn)的簽收 資源部將該資產(chǎn)編號填寫在申請表的“取得登記欄”中，再由申請人或使用人在“取得登記欄”上簽收。 資產(chǎn)資料的存檔 資產(chǎn)管理的公司責(zé)任人，將該資產(chǎn)的申請表、購買合同、產(chǎn)品介紹書、保質(zhì)書 、發(fā)票復(fù)印件、資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單等資料存檔。 資產(chǎn)購買款的支付 由資源部負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)購買款的支付手續(xù)，并將已填寫“取得登記欄”的申請表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財務(wù)部。 資產(chǎn)的處理 資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫《實物資產(chǎn)處理申請表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn) 批準(zhǔn)后交由財務(wù)部操作。 由于使用中損壞而處理的，在歸檔時必須附有損壞報告。 由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時必須附有遺失（或被盜）報告。 需廢棄而處理的，應(yīng)須附有該物品的照片，以作處理參考 。 固定資產(chǎn)的變賣，必須附有變賣的有關(guān)資料，包括變賣報告、手續(xù)、票據(jù)復(fù)印件等。 其它 定期資產(chǎn)檢查 兩種周期性的維護來保持記錄的精確、真實： 資產(chǎn)的年報（由資源部負(fù)責(zé)） 周期性盤點（由資源部主持各部門配合） 資產(chǎn)的年報 資源部于每年 12月 31 日前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤點的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司 /管理處資產(chǎn)的年報，交檔案室歸檔；同時將各部門 /管理處的資產(chǎn)年報發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責(zé) 16 任人。 周期性的盤點 周期性的盤點為每 年的 3 月和 9 月。 9 采購管理規(guī)定 目的 規(guī)范物管公司各管理處物品采購，物品入倉、出倉的程序，確保采購物品符合規(guī)定要求。 適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應(yīng)商管理及倉庫管理等。 職責(zé) 各管理處行政助理負(fù)責(zé)編制管理處的月資金使用計劃及采購清單，并負(fù)責(zé)倉庫管理 作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。 各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。 公司資源部負(fù)責(zé)收集有關(guān)供應(yīng)商信息及資料，負(fù)責(zé)審核各管理處的月資金使用計劃及 采購清單，并匯總編制物管公司的月資金使用計劃，報總經(jīng)理審批，負(fù)責(zé)落實供應(yīng)商的評審管理工作。 財務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。 倉管員負(fù)責(zé)物品的驗收、領(lǐng)用，庫存物品的管理。 采購制度要點 維修物料的采購原則：實行補倉制，由各管理處行政助理與倉管員核準(zhǔn)倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在 10,000 元內(nèi)，零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含） 三次。 采購行為分類 指單位價值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。包括電腦網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公家具、辦公設(shè)備、車輛、工程設(shè)備、電機等物品。 /費用類 指單位價值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費、辦公室綠化費、公務(wù)交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。 17 采購方式 ： 員工宿舍租賃、辦公設(shè)備的維護、保養(yǎng)（協(xié)議期限一般為一年）等。 ： 文具 /辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設(shè)備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。 經(jīng)市場調(diào)查，固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價格高時，臨時尋找的供應(yīng)商，采購品單價在 300 元（含）以上，或總價值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供應(yīng)商來進行比較、核價。 采購審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。 其他采購要求 : 盡量要求按時送貨，如需外出采購，行政助理應(yīng)安排集中物品采購。 采購物品均要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票。 對于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。 采購程序一般分請購、詢 /比 /議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。 請購 倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表，以便審核各部門提交的請購計劃，并于每月 25 日前匯總本管理處下月的資金使用計劃（附請購清單），依權(quán)限逐級報批。 審核各管理處的資金使用計劃，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下，由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購，價值在人民幣五百元以上，一律報公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。 大件貴重物品除按照資金使用程序報批外，仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準(zhǔn)。 （ 1000元以上）采購需填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》。 詢價、比價、議價 行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請 購表》的緩急，參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業(yè)，若因特殊情況（獨家制造或代理等原因）應(yīng)于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方 /供應(yīng)商審批表》外，原則上應(yīng)精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價，或經(jīng)分析后議價。 18 行政助理應(yīng)獲取正式書面的報價資料，內(nèi)容須詳細、真實，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細資料，必要時要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。 呈核、訂購 行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總，歸 納整理報價分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應(yīng)商資料填制于《請購單》上，依權(quán)限逐級報批。 于議價后商定的貨品規(guī)格與采購清單上載明的有出入或?qū)俅闷?，行政助理?yīng)在《請購單》上注明并附上詳細資料，一同呈報使用部門核準(zhǔn)后，再依權(quán)限逐級報批。 采購材料較專業(yè)復(fù)雜時，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請購單》交使用部門確認(rèn)無誤后，才依權(quán)限逐級報批。 《請購單》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報批。 行政助理接到核準(zhǔn)后的《請購單 》后，應(yīng)密切跟進交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準(zhǔn)備工作。 驗收 驗收原則上應(yīng)有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗收，驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗貨人填寫《不合格產(chǎn)品驗收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如《不合格產(chǎn)品驗收單》超過一定數(shù)量，取消供貨資格，另換其它供貨商。 倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀(jì)錄，對退換及分批交貨產(chǎn)品需及時反饋使用部門，并作出跟進。 手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關(guān)申請報告及發(fā)票到財務(wù)部報銷。 存檔跟蹤管理 ，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。 、使用說明等相關(guān)資料，須由行政助理統(tǒng)一管理。 行政助理應(yīng)定期整理資料，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，隨時為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息。 、財務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 倉庫管理 . 物品出倉 ：《請購單》中申購的物品； 必需的辦公用品。 《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉手續(xù)。 19 《庫存物品盤點表》上。 物品盤點 每月 25 日前，人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。由財務(wù)部復(fù)核。 根據(jù)清點結(jié)果，填寫《庫存物品盤點表》。 將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。 在次月 1 日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任 審核。 倉庫管理 倉庫物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標(biāo)簽卡； 倉庫除倉管員外，無特殊情況其他人員不準(zhǔn)入內(nèi)； 倉庫應(yīng)通風(fēng)良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉庫內(nèi)的機械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準(zhǔn)在倉庫內(nèi)進行加工、烹調(diào) 等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉管員休息或不在崗位時，應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當(dāng)值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。 物品供應(yīng)商評審管理 評審范圍 /委托方； /委托方 行政助理應(yīng)當(dāng)對合格供應(yīng)商及時建檔，包括以下內(nèi)容： 供應(yīng)商 /委托方的名稱、注冊地址 營業(yè)執(zhí)照 復(fù)印件 資質(zhì)等級證書 評審結(jié)果和記錄 其他證明材料 物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評審一次，并編制成一覽表報總經(jīng)理閱示。具體要求： 20 掌握委托方 /供應(yīng)商內(nèi)部管理的狀況 委托方 /供應(yīng)商產(chǎn)品價格的變化 社會信譽的變化 同本管理處合作的情況跟蹤 其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素 跟蹤評審結(jié)果的處置 資源部應(yīng)當(dāng)依據(jù)每半年的跟 蹤評審結(jié)果將委托方 /供應(yīng)商分為優(yōu)等、良好、合格、不合格四等。 委托方 /供應(yīng)商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象，可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。 物品采購流程 采購流程 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外 是否為 ?？匚锲? 需臨時應(yīng)急采購物品 價值是否=1000 元 ? 管理處 主任審核書面同意 貨比三家 各管理處行政助理月底匯總各部門下月資金使用計劃 (附《請購單》 )。 公司資源部匯總審核 報公司總經(jīng)理審批 管理處擬寫書面申請報告 提交管理處主任通過 行政助理跟進往后采購流程 否 直接與特約供應(yīng)商進行詢價 填報《特約供應(yīng)商審批表》 由申購部門填寫詳細《請購單》或提供相關(guān)樣品 是 21 備注：每月 22 日前各管理處提交下月采購物品計劃（注明到貨時間），并填寫好物品采購單。 10 物品領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用前先填寫《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門主管須跟進物料使用情況。 對用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進行驗收的同時，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時，由部門提出申請，報人事行政經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。 10． 4 每月 25 日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實用料。 物料領(lǐng)用流程 報價分析 呈公司資源部核準(zhǔn) 依審批權(quán)限逐級報批 安排貨期 驗收通過否 登記入倉，填寫入庫登記表及入倉單 退貨跟進 資產(chǎn)登記，粘貼標(biāo)簽 使用部門領(lǐng)用，出倉填寫出庫登記表及出倉單 財務(wù)