【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 填寫 請(qǐng)購(gòu)單時(shí)盡可能采用標(biāo)準(zhǔn)化格式及盡可能少發(fā)特殊訂單，而且應(yīng)督促盡早地預(yù)測(cè)需求，以 避免出現(xiàn)太多的緊急訂單。由于不可能完全減確地了解價(jià)格 變化和整個(gè)市場(chǎng)狀況，為了避免供應(yīng)終端的價(jià)格上漲，采購(gòu)部門有時(shí)要發(fā)出一些期貨訂單。采購(gòu)部門和供應(yīng)商早期參與合作會(huì)帶來(lái)更多信息，從而可以削減成本，加速產(chǎn)品推向市場(chǎng)的進(jìn)度并能帶來(lái)更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。 描述需求 如果不了解使用部門到底需要些什么，采購(gòu)部門就不可能進(jìn)行采購(gòu)。出于這個(gè)目的，就必然要對(duì)需要采購(gòu)的商品或服務(wù)有一個(gè)準(zhǔn)確的描述。準(zhǔn)確的描述所需的商品或服務(wù)是采購(gòu)部門和使用部門，或是跨職能采購(gòu)團(tuán)體的共同責(zé)任。如果通過對(duì)需求描述作某種調(diào)整，公司可能獲得更多的效益。那采購(gòu)部門就應(yīng)核對(duì)現(xiàn)存的需求描述提出質(zhì)疑。采購(gòu)部門和提出具體需求的部門在確定需求的早期階段進(jìn)行交流有重要的意義。否則。輕則由于需求描述不夠準(zhǔn)確而浪費(fèi)時(shí)間，重則會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的財(cái)務(wù)后果并導(dǎo)致供應(yīng)的中斷及公司內(nèi)部關(guān)系的惡化。 由于在具體的規(guī)格要求交給供應(yīng)商之前，采購(gòu)部門是能見到它的最后一個(gè)部門，因此需要對(duì)其進(jìn)行最后一次檢查。如果采購(gòu)部門的人員對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)不熟悉，這種檢查就不可能產(chǎn)生實(shí)效。任何關(guān)于采購(gòu)事項(xiàng)描撻的準(zhǔn)確性方面的問題都應(yīng)該由需求部門向采購(gòu)者或采購(gòu)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行 交底，采購(gòu)部門不能想當(dāng)然地處理。 采購(gòu)的成功始于采購(gòu)要求的確定，同時(shí)應(yīng)制定適當(dāng)?shù)霓k法來(lái)保證供應(yīng)商能完全理解。這些辦法通常包括：制定規(guī)范、圖樣和采購(gòu)訂單的書面程序，發(fā)出采購(gòu)訂單前公司與供應(yīng)商協(xié)商。在采購(gòu)文件中提供清晰地描述所訂產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品的精度等級(jí)、檢查規(guī)程、應(yīng)用的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。所有檢查或檢驗(yàn)方法和技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國(guó)家和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。在很多企業(yè)中，物料單是描述需求的最常用的單據(jù)。 選擇可能的供應(yīng)來(lái)源，評(píng)價(jià)供應(yīng)商 根據(jù)需求說明在選擇成績(jī)良好的廠商。供應(yīng)商是企業(yè)外部影響企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作系統(tǒng)運(yùn)行的最直接日素，也是保證企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨期和服務(wù)的關(guān)鍵因素。因此，對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)是很重要的。 確定適宜的價(jià)格 確定了可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價(jià)格談判，確定適宜的價(jià)格。 發(fā)出采購(gòu)訂單 對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行分析并選擇好供應(yīng)商后，就要發(fā)出訂單。 訂單跟蹤與催貨 采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤和催貨。企業(yè)在采購(gòu)訂單發(fā)出時(shí)，同時(shí)會(huì)確定相應(yīng)的跟蹤催貨日期。在一些企業(yè)中，甚至?xí)O(shè)有一些專職的跟蹤和催貨人員。 跟蹤是對(duì)訂單所做的例行追蹤，以確保供應(yīng)商能夠履行其貨物發(fā)運(yùn)的承諾。如果產(chǎn)生了問題，如質(zhì)量或發(fā)運(yùn)方面的問題，采購(gòu)方就需要對(duì)此盡早了解，以便及時(shí)采取相應(yīng)的行動(dòng)。跟蹤需要經(jīng)常詢問供應(yīng)商的進(jìn)度，有時(shí)甚至有必要到供應(yīng)商那里去走訪。不過這一措施一般僅用于關(guān)鍵的、大額的和提前期較早的采購(gòu)事項(xiàng)。通常，為了及時(shí)獲得信息并知道結(jié)果，跟蹤是通過電話進(jìn)行的?，F(xiàn)在一些公司也使用由計(jì)算機(jī)生成的簡(jiǎn)單表格，以查詢有關(guān)發(fā)運(yùn)日期和在某一時(shí)點(diǎn)采購(gòu)計(jì)劃完成的百分比。 催貨是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，使其按期履行最初所做出的發(fā)運(yùn)承諾、提前發(fā)運(yùn)貨物或加快已經(jīng)延誤的訂單涉及的貨物發(fā)運(yùn)。如果供應(yīng)商不能履行發(fā)運(yùn)的承諾，采購(gòu)部門會(huì)威脅取消訂單或是以后可能進(jìn)行罰款。催貨應(yīng)該只用于采購(gòu)訂單中一小部分，因?yàn)槿绻少?gòu)部門對(duì)供應(yīng)商能力已經(jīng)做過全面分析的話，那被選中的供應(yīng)商就應(yīng)該是那些能遵守采購(gòu)合約的可靠的供應(yīng)商。如果公司對(duì)其物料需求已經(jīng)做了充分的計(jì)劃工作，不是特殊情況，不必要求供應(yīng)商提前發(fā)運(yùn)貨。 產(chǎn)品檢驗(yàn) 采購(gòu)合同上應(yīng)明確產(chǎn)品檢驗(yàn)體系。該檢驗(yàn)體系應(yīng)在采購(gòu)合同簽訂之前由供應(yīng)商和采購(gòu)方達(dá)成協(xié)議。下面方法的任何一種均可用于產(chǎn)品檢驗(yàn)： (1)采購(gòu)方信賴的供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系。 (2) 供應(yīng)商提交檢查檢驗(yàn)數(shù)據(jù)和程序控制記錄。 (3) 當(dāng)收到產(chǎn)品時(shí)由采購(gòu)方進(jìn)行抽樣檢查或檢驗(yàn)。 （4）在發(fā)送前或在規(guī)定的程序中由采購(gòu)方進(jìn)行檢查。 （5）由獨(dú)立的認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行認(rèn)證。 采購(gòu)方必須在采購(gòu)合同上明確指出最終用戶 (若有最終用戶參與)是否在供應(yīng)商的場(chǎng)地進(jìn)行驗(yàn)證活動(dòng)。供應(yīng)商應(yīng)提供所有設(shè)施和記錄來(lái)協(xié)助檢驗(yàn)。 退貨處理 如果廠商因所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購(gòu)。 結(jié)案 凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均需辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無(wú)缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高級(jí)管理層或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 記錄與檔案維護(hù) 凡經(jīng)過結(jié)案批示后的采購(gòu)案件，應(yīng)編列檔案登記綿號(hào)分類保管，以便參閱或事后發(fā)!生間題的查考。檔案應(yīng)該具有一定保管期限的規(guī)定。 二、采購(gòu)的原則 采購(gòu)決策應(yīng)該以正確的商業(yè)導(dǎo)向?yàn)榛A(chǔ)，兼顧對(duì)其他部門的影響，并且以適應(yīng)公司內(nèi)部用戶要求為目的。 商業(yè)原則 要發(fā)展一個(gè)采購(gòu)和供應(yīng)戰(zhàn)略。就必須對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)方針有一個(gè)全面的理解。公司的目標(biāo)市場(chǎng)是什么?那些市場(chǎng)中未來(lái)的主要發(fā)展?fàn)顩r如何?公司所要面臨的是什么樣的競(jìng)爭(zhēng)?公司在制定價(jià)格政策時(shí)有什么余地?原料價(jià)格的上漲能以何種程度轉(zhuǎn)嫁到最終用戶身上、這種方法是否可行?公司在新產(chǎn)品和新技術(shù)方面有何計(jì)劃?何種產(chǎn)品會(huì)在未來(lái)一年中退出市場(chǎng)?理解這些問題是十分重要的，因?yàn)樗鼘Q定采購(gòu)和供應(yīng)戰(zhàn)略如何對(duì)實(shí)現(xiàn)公司的商業(yè)目標(biāo)給予支持。 整體效應(yīng)原則 采購(gòu)決策不能孤立地制定，并且不能僅以采購(gòu)業(yè)績(jī)的最優(yōu)為目標(biāo)。制定采購(gòu)決策時(shí)、應(yīng)該考慮這些決策對(duì)于其他主要活動(dòng)的影響 (如生產(chǎn)計(jì)劃、物料管理和運(yùn)輸)。因此，制定采購(gòu)決策需要以平衡企業(yè)總成本為基礎(chǔ)。例如，在購(gòu)買一條新的包裝流水線時(shí)，不僅要考慮初始投資，而且要考慮將來(lái)用于購(gòu)買輔助設(shè)備、備件和服務(wù)的成本。因?yàn)楣?yīng)商賣出設(shè)備是一回事，在許多年里提供令人滿意的服務(wù)則是另一回事。因此，要做出決策，就要考慮所有受其影響的領(lǐng)域，使用一種跨職能的并且以團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ)的方法。采購(gòu)和供應(yīng)戰(zhàn)略只有與所有領(lǐng)域和有關(guān)的 (高級(jí))經(jīng)理們緊密合作才能有效地發(fā)揮作用。 適用性原則 采購(gòu)并不只應(yīng)該作為一種服務(wù)職能起作用，采購(gòu)部門應(yīng)該有主動(dòng)地適應(yīng)內(nèi)部用戶要求的意識(shí)。對(duì)于內(nèi)部用戶提出的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)有能力提出其他更加符合企業(yè)生產(chǎn)實(shí)際的、更為節(jié)約的采購(gòu)方案，并能與用戶進(jìn)行有效的溝通。他們應(yīng)該始終如一地追求提高公司所購(gòu)買的產(chǎn)品和服務(wù)的性能價(jià)格比。為了完成這一任務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)該能夠提出現(xiàn)有的產(chǎn)品設(shè)計(jì)、所使用的原料或部件的備選方案和備選的供應(yīng)商。 第四節(jié) 采購(gòu)管理理論研究的必要性 中國(guó)加入WTO后，國(guó)內(nèi)企業(yè)面臨與國(guó)際接軌以及和跨國(guó)公司的直接競(jìng)爭(zhēng)，遵守世界經(jīng)濟(jì)的游戲規(guī)則就成為對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的一種迫切要求。以前的地方保護(hù)主義、行政干預(yù)、稅收優(yōu)惠等等均違反了WTOO的 國(guó)民待遇原則。采購(gòu)活動(dòng)也由國(guó)內(nèi)選擇、企業(yè)自主決策變成全球選擇、按國(guó)際貿(mào)易和國(guó)際慣例辦