【文章內(nèi)容簡介】 收件人傳真： [單擊此處鍵入收件人傳真號碼 ] 頁數(shù)： [單擊此處鍵入頁數(shù) (含本頁 )] 收件人電話： [單擊此處鍵入收件人電話號碼 ] 日期： / / / AM PM 編號： 202000* ? 緊急 ? 請審閱 ? 請答復 簽發(fā)人： *如未能收齊上列總頁數(shù) ,請致電 與我司聯(lián)絡 ,謝謝 ! 標題 正文。 科技發(fā)展 有限公司 地址：北京市朝陽區(qū) 電話：（ 010） 傳真：（ 010） 郵編： 印章管理辦法 第一章 總 則 第一條 印章是公司經(jīng)營管理活 動中行使職權的重要憑證和工具 ,為進一步加強公司印章管理 , 維護企業(yè)形象和合法權益 , 實現(xiàn)印章管理的制度化和規(guī)范化 , 特制定本辦法。 第二條 辦公室是公司印章的統(tǒng)一管理部門，負責公司印章的刻制、啟用、發(fā)放、回收和廢止，并監(jiān)督印章的保管和使用。 第二章 管理分工 第三條 公司印章 組成及管理分工： （一）“ 科技發(fā)展有限公司”、“企業(yè)法定代表人名章”、“ 科技發(fā)展有限公司合同專用章”、共計 3 枚，由辦公室管理； （二） “ 科技發(fā)展有限公司財務專用章”、“銀行預留人名章”、 共計 2 枚，由財務部管理。 （三）“ 科技發(fā)展有限公司合同專用章”，僅限《合同書》及正式《買賣合同》業(yè)務專用。 （四） 科技發(fā)展有限公司部門章共計 枚，由相對應的職能部門管理。 第三章 使用權限和程序 第四條 使用公司印章，應遵循“先審批，后用印”的原則。 第五條 發(fā)文用印，依據(jù)公司領導簽發(fā)的文稿蓋印。 第六條 非常規(guī)類用印，須嚴格執(zhí)行審批程序，由用印申請人認真填寫“用印申請單”（見附件），按要求辦理審批手續(xù)。具體要求如下： （一） 使用“ 科技發(fā)展有 限公司”須根據(jù)業(yè)務內(nèi)容經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后方可用印。 （二）使用“企業(yè)法定代表人名章”，須經(jīng)本人或被授權人簽字后方可用印。 （三）簽訂合同，必須使用“ 科技發(fā)展有限公司合同專用章”，并按照合同管理的有關規(guī)定，由相關部門出具意見，按“合同審批單”的流程，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字后方可用印。 第七條 開具公司介紹信以及其他一般事務性文函由辦公室經(jīng)理簽字后方可用印。 第八條 由部門管理的印章須經(jīng)部門經(jīng)理簽字后方可用印。 第九條 常規(guī)計劃、報表等用印，按授權范圍由部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽字后方可用印。 第十條 除部門印章外，其他由有關部門管理的印章，須按業(yè)務范圍和授權規(guī)定，由相應的主管領導或責任人簽字后方可用印。 第十一條 除遵循以上一般性原則外，印章還可根據(jù)公司授權委托書的規(guī)定，經(jīng)受權委托人簽字后使用。 第四章 管理規(guī)定 第十二條 各類印章應按照“專人保管、分別存放、各負其責”的原則，妥善保管。重要印章應存放于保險柜中。如有遺失，應及時向公司辦公室報告。 第十三條 禁止在空白憑證、表格和紙張上加蓋印章。 第十四條 印章保管人員應嚴格執(zhí)行用印審批程序，對于手續(xù)不全者，不予用印。 第十五條 經(jīng)領導 簽字后的“用印申請單”，由印章管理部門留存，并按年度歸檔。 第十六條 禁止攜帶印章外出，特殊情況須報請公司領導批準，并保證兩人以上同行。 第十七條 公司印章應由辦公室依據(jù)公司有關批文啟用、回收和廢止，并建立印章管理登記本，記錄專人領取和歸還印章情況。 第十八條 印章加蓋應清晰、端正，公章位置上不壓文、下騎年蓋月，嚴防錯蓋、漏蓋。 第十九條 印章持有人在離職時，應辦理印章移交手續(xù)。 第五章 附 則 第二十條 本辦法解釋權屬 科技發(fā)展有限公司辦公室。 附件：用印申請單 附件： 科技發(fā)展有限公司用印申請單 年 月 日 申請部門 經(jīng)辦人 部門負責人 用印事由或文件標題 用印種類 用印數(shù) 用章人 公司章 合同章 領導批示 （簽字） 部門用印申請單 年 月 日 申請部門 經(jīng)辦人 用印事由或 文件標題 用印數(shù) 部 門 章 枚 使用部門 經(jīng)理簽字 合同專用章（ ） 枚 枚 電子文件歸檔與電子檔案管理辦法 1 范 圍 本標準規(guī)定了在公司活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。 2 總 則 電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保真實性、完整性和有效性。 電子文件：在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。 對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、 歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。 明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。 歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。 歸檔電子文件：具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。 保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。 3 電子文件的真實性、完整性和有效性保證 真實性：對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 完整性：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 有效性：電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應的技術措施，以保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理 操作進行管理登記，其內(nèi)容包括： 登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。 登記處理過程中的各類操作者（打印者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。 登記處理過程中產(chǎn)生的責任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。 登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識。 應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性。 建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。 設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實際 操作的人員、時間、設備、項目、內(nèi)容等。 對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記。 對電子印章、數(shù)字簽署等采用防止非法使用的措施。 建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 背景信息：描述生成電子文件的職能活動、作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 元數(shù)據(jù)：描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技 術保證措施。具體見。 電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡設備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。 4 電子文件的收集與積累 收集積累要求 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質(zhì)的，與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件相應保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。 當公 務或其他事務處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。 對在網(wǎng)絡系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。 對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以 XML、 RTF、 TXT 為通用格式。 對用掃描儀等設備獲得的采用非通 用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以 JPEG、 TIFF 為通用格式。 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術制作的文件夾，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以 MPEG、 AVI 為通用格式。 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以 WAV、 MP3 為通用格式。 對有用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應連同專用軟件一并收集。 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。 對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。 定期制作電子文件的備份。 電子文件的登記 每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記（見附件 1 和附件 2） ,《電子文件登記表》應與電子文件同時保存。 電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存。 電子文件稿本代碼： M— 草稿性電子文件； U— 非正式電子文件； F— 正式電子文件。 電子文件類別代碼： T— 文本文件； I— 圖像文件； G— 圖形文件； V— 影像文件； A— 聲音文件； O— 超媒體鏈結(jié)文件； P— 程序文件； D— 數(shù)據(jù)文件。 5 電子文件的歸檔 歸檔要求 文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。 鑒定 電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。 歸檔前應由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗和審核，并將結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附件 3）。如 果文件形成單位采用了某些技術方法以保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位 . 電子文件的歸檔范圍參照紙質(zhì)文件材料歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。 電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應當與內(nèi)容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。 歸檔時間 邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。 檢測 在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。 歸檔 電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術因素。 邏輯歸檔 將電子文件的管理權從網(wǎng)絡上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。 物理歸檔 凡在網(wǎng)絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。 把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。 本標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。 存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上