【文章內(nèi)容簡介】 （表 10） 《合同歸檔登記表》 （表 11） 4． 2． 4 質(zhì)量記錄控制程序 1．目的 對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。 2．適用范圍 適用于證明產(chǎn)品符合要求的記錄以及質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。 3．職責 3． 1綜合部 對公司質(zhì)量記 錄的格式進行控制及管理歸檔的質(zhì)量記錄。 3． 2各有關(guān)部門 負責收集、整理、保管本部門的質(zhì)量記錄。 3． 3項目經(jīng)理 負責收集、整理、保管本項目的質(zhì)量記錄。 4．工作程序 4． 1 質(zhì)量記錄格式的編制 質(zhì)量記錄的格式由各部門根據(jù)需要自行編制，遞交綜合部匯總后，統(tǒng)一編號（見附錄 1），填寫《文件審批記錄》（表 1），經(jīng)管理者代表批準后發(fā)行，各部門若需要對質(zhì)量記錄格式文件進行更改，則應按《文件控制程序》（見 ）執(zhí)行。 4． 2 質(zhì)量記錄的填寫 要求填寫及時、書寫清晰，易于識別和檢索，內(nèi)容完整、 數(shù)據(jù)可靠，不能用鉛筆和圓珠筆，不得隨意涂改。如因筆誤或計算錯誤需要修改，應采用單杠劃去錯誤的內(nèi)容，在其上方寫上正確的內(nèi)容，加蓋更改人的印章或簽署，注明更改日期。 4． 3質(zhì)量記錄的標識 各有關(guān)部門對本部門的質(zhì)量記錄應進行標識，每個質(zhì)量記錄應用唯一的方法來標識，可采用顏色、 編號等方式進行。 4． 4質(zhì)量記錄的貯存 質(zhì)量記錄應貯存在適宜的場所，存取時不許損壞，應采取防蟲蛀、鼠咬等措施，防止變質(zhì)和丟失。質(zhì)量手冊（ HLSC 2020（ A） ） 修改碼： 0 18 保存方式應確保便于 存放和檢索，具體按《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。 4． 5質(zhì)量記錄的保護 4． 5． 1 采用各種媒體形式的質(zhì)量記錄，應有相應的 貯 存條件，如軟盤應注意防潮、防壓、防磁等，并應避免 貯 存內(nèi)容丟失，軟盤應有備份并標識。 4． 5． 2 與工程有關(guān)的質(zhì)量記錄由項目經(jīng)理負責管理，工程結(jié)束后歸檔；各部門的質(zhì)量記錄應由專人管理，各質(zhì)量崗位有關(guān)責任人應收集相關(guān)質(zhì)量記錄，按附錄 1進行傳遞和保管，各部門收集的質(zhì)量記錄應有清單。 4． 5． 3 不管以什么形式進入公司的外來質(zhì)量記錄都必須由綜合部登記，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批后發(fā)放，與工程項目有關(guān)的質(zhì)量記錄由項目經(jīng)理 保存，工程項目結(jié)束后歸檔 ,其余質(zhì)量記錄由資料室保存。 4． 5． 4 質(zhì)量記錄的原件一律不得外借，當顧客需要或合同規(guī)定時，在規(guī)定期限內(nèi)的質(zhì)量記錄經(jīng)管理者代表批準后，可以提供給顧客查閱。質(zhì)量記錄的查閱、借閱手續(xù)（表 2）應由有關(guān)負責人批準，質(zhì)量記錄的管理部門應能及時提供。 4． 6質(zhì)量記錄的檢索 質(zhì)量記錄為便于查找，應進行編目，實行分類存放。質(zhì)量記錄歸檔后，由資料室按（表 3）進行登記、編目并管理，具體按《檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。 4． 7質(zhì)量記錄的保存期限和處置 質(zhì)量記錄一般保存三年，若按合同規(guī)定質(zhì)量記錄保存 三年以上的，應按合同規(guī)定的年限保存。到期的質(zhì)量記錄應由相關(guān)負責人填寫《作廢文件銷毀清單》（表 4），經(jīng)管理者代表批準后作銷毀處理。 5．相關(guān)文件 無 《文件審批記錄》 （表 1） 《文件歸檔登記表》 （表 2） 《文件借閱登記表》 （表 3） 《作廢文件銷毀清單》 （表 4） 質(zhì)量記錄清單 質(zhì)量手冊（ HLSC 2020（ A） ） 修改碼： 0 19 5． 管理職責 5． 1管理承諾 公司總經(jīng)理通過以下活動 ，為建立、實施質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進而作出的承諾提供證據(jù)。 a． 向公司全體員工傳達滿足顧客要求和與產(chǎn)品有關(guān)法律法規(guī)要求的重要性； b． 總經(jīng)理主持制定公司的質(zhì)量方針（見 ）； c． 總經(jīng)理以質(zhì)量方針為基礎(chǔ)主持制定公司的質(zhì)量目標（見 ）； d． 隨著時間的推移，顧客的需求和期望會改變，法律、法規(guī)和標準會更新，轉(zhuǎn)化為對產(chǎn)品的要求也應隨之改變，公司已建立的質(zhì)量管理體系也應隨之更新，以適應這些變化，為確保質(zhì)量體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性，總經(jīng)理主持管理評審，按《管理評審程序》（見 ）執(zhí)行； e． 總經(jīng)理確保提供 公司質(zhì)量管理體系運行所必需的資源，這是建立、實施質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進的必要條件，具體按《資源管理》（見 ）執(zhí)行。 5． 2以顧客為關(guān)注焦點 總經(jīng)理從以顧客為關(guān)注焦點出發(fā)領(lǐng)導公司全體員工開展以下工作： a． 采用會議、培訓、下達文件等一切手段，經(jīng)常、持續(xù)地向公司全體員工宣傳滿足顧客要求和滿足法律法規(guī)要求的重要性，使公司全體員工不斷樹立質(zhì)量意識，認識到滿足顧客要求和滿足法律法規(guī)要求對公司生存和發(fā)展的重要性，從而時刻牢記“讓顧客滿意”是最基本的要求，自覺參加各項與提高產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的活動； b． 通過市場調(diào)研、 預測或與顧客直接接觸以及測量顧客對產(chǎn)品的滿意程度，建立確定顧客對產(chǎn)品的要求和期望的《與顧客有關(guān)的過程控制程序》（見 ）和《顧客滿意程度測量程序》（見 ）并組織實施； c． 將顧客的要求和期望轉(zhuǎn)化為產(chǎn)品實現(xiàn)過程的要求和質(zhì)量管理體系要求，以完全滿足顧客的要求和期望，使顧客真正滿意。 5． 3 質(zhì)量方針 總經(jīng)理主持制訂質(zhì)量方針并形成文件，在內(nèi)容上確保： a． 與公司的經(jīng)營方針相適應并成為其一部分； b． 對滿足產(chǎn)品質(zhì)量、使顧客滿意和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系有效性作出承諾； c． 為制定和評審質(zhì)量目標提供框架，便于 質(zhì)量目標在相關(guān)職能和層次上進行分解； d． 把質(zhì)量方針轉(zhuǎn)達到管理、執(zhí)行、驗證和作業(yè)等各層次，使全體員工正確理解并堅決貫徹； e． 在管理評審時對其持續(xù)適宜性方面進行評審，必要時進行修改以適應內(nèi)外環(huán)境的變化。 本公司的質(zhì)量方針見 。 5． 4策劃 5． 4． 1質(zhì)量目標 5． 4． 1． 1總經(jīng)理以質(zhì)量方針為基礎(chǔ)主持制定公司的質(zhì)量目標，并分解到公司的相關(guān)職能部門和層次。 質(zhì)量手冊（ HLSC 2020（ A） ） 修改碼： 0 20 5． 4． 1． 2質(zhì)量目標的設(shè)定應滿足產(chǎn)品的質(zhì)量目標和要求，并與質(zhì)量目標保持一致。質(zhì)量目標應考慮顧客滿意的狀況以及市場當前和未來的需求，質(zhì)量目標應具 體、可測量、高于現(xiàn)狀但經(jīng)過努力可實現(xiàn)。分解到各相關(guān)職能部門和層次的分質(zhì)量目標可以是產(chǎn)品合格率、輸出文件差錯率、采購產(chǎn)品合格率、顧客滿意度和市場部的銷售指標等。 5． 4． 2 質(zhì)量管理體系策劃 5． 4． 2． 1總經(jīng)理主持公司質(zhì)量管理體系的策劃，確保實現(xiàn)： a． 公司已制定的全部質(zhì)量目標； b． 公司質(zhì)量管理體系總要求（見 《質(zhì)量管理體系》 ）中已識別的與質(zhì)量管理體系有關(guān)過程的策劃結(jié)果。 5． 4． 2． 2公司的內(nèi)部、外部要求和環(huán)境發(fā)生以下重大變化時，質(zhì)量管理體系應隨之變更： a． 按照質(zhì)量管理標準建立和改進質(zhì)量管理體系時 ； b． 公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、組織機構(gòu)發(fā)生重大變化時； c． 公司的產(chǎn)品、資源配置或市場情況發(fā)生重大變化時。 質(zhì)量管理體系的變更會涉及到過程、資源、機構(gòu)和職責等多方面，因此，應預先進行質(zhì)量管理體系變更的策劃，在實施時應保持質(zhì)量管理體系的完整性，防止質(zhì)量管理體系的局部失效。 5． 4． 2． 3產(chǎn)品實現(xiàn)過程的策劃是質(zhì)量管理體系策劃的一部分。 5． 4． 2． 4質(zhì)量管理體系策劃的輸出結(jié)果為質(zhì)量管理體系文件等。 5． 5 職責、權(quán)限和溝通 5． 5． 1 職責和權(quán)限 總經(jīng)理對公司管理層、各職能部門的職責和權(quán)限及其相互關(guān)系予以 規(guī)定，并要求確保對質(zhì)量管理體系的有效性進行溝通。 1）總經(jīng)理 a． 領(lǐng)導公司建立、實施和持續(xù)改進質(zhì)量管理體系，主持制定公司的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標，批準質(zhì)量手冊的發(fā)布； b． 為建立、實施質(zhì)量管理體系并持續(xù)改進其有效性作出管理承諾，以“讓顧客滿意”為目標開展工作，為作出的管理承諾提供證據(jù)； c． 確定公司的崗位設(shè)置，規(guī)定合理的、對開展質(zhì)量管理活動有效的職責和權(quán)限； d． 在公司內(nèi)建立適當?shù)臏贤ㄟ^程，促進信息交流，確保對質(zhì)量管理體系的有效性進行溝通； e． 主持管理評審，對質(zhì)量管理體系有效性持續(xù)改進的措施作出決策，批準管理評審報告； f． 確保提供質(zhì)量管理體系有效運行和增強顧客滿意所必需的資源； 質(zhì)量手冊（ HLSC 2020（ A） ） 修改碼： 0 21 g． 批準銷售、采購和外包合同以及合格供方名錄； h． 批準內(nèi)審年度計劃； i． 收集顧客的需求信息、意見和投訴。 2）管理者代表 a． 接受總經(jīng)理委托，主持質(zhì)量管理體系的策劃，確保質(zhì)量管理體系所需的過程得到建立、實施和保持； b． 及時向總經(jīng)理匯報質(zhì)量管理體系的業(yè)績和對其有效性持續(xù)改進的需求； c． 貫徹總經(jīng)理意圖，在全公司員工中形成“以顧客為關(guān)注焦點”的意識； d． 負責與質(zhì)量管理體系有關(guān)事宜的外部聯(lián)絡 。 e． 組織管理評審，審核管理評審報告； f． 審核質(zhì)量手冊，批準質(zhì)量記錄格式文件的發(fā)布， 批準作廢文件的銷毀； g． 確認對公司質(zhì)量管理體系運行所必需的資源； h． 主持內(nèi)審工作； i． 負責監(jiān)督和協(xié)調(diào)質(zhì)量管理體系運行過程中的改進、糾正和預防措施的實施； j． 收集顧客的需求信息、意見和投訴。 ，批準質(zhì)量計劃及其修訂，批準施工作業(yè)指導書等技術(shù)文件； （包括系統(tǒng)方案）和價格的評審； ； ； 3）工程部 a． 負責編制本部門的作業(yè)文件和質(zhì)量記錄格式文件； b． 提供與本部門有關(guān)的管理評審所需資料，制訂管理評審報告中有關(guān)的改進措施并 實施； c． 確定工程項目經(jīng)理，編制項目任務書，批準任務書和施工任務書； d． 參加工程項目的質(zhì)量策劃，對質(zhì)量計劃的實施進行監(jiān)督和指導； e． 在合同評審中負責對物資供應能力、能力和交貨期的評審； f． 確定工程實現(xiàn)所需的人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境，并進行管理； g． 負責維修 服務和工程回訪工作； h． 負責對不合格品的控制； i． 本部門受控文件和質(zhì)量記錄的收集、整理、標識、管理和歸檔； j． 與顧客溝通，收集顧客的需求信息、意見和投訴，解答顧客的咨詢； k． 配合內(nèi)審工作，制訂有關(guān)的糾正和預防措施并實施； l． 制訂本部門培訓計劃； 4）市場部 a． 編制本部門作 業(yè)文件和質(zhì)量記錄格式文件； b． 提供與本部門有關(guān)的管理評審所需資料，制訂管理評審報告中有關(guān)的改進措施并實施； c． 組織編制報價文件，主持對標書、合同或訂單的評審，負責評審標書或合同的合法性和完整性； 質(zhì)量手冊（ HLSC 2020（ A） ） 修改碼： 0 22 d． 確定 銷售項目的銷售負責人并組織采購、驗收，負責相關(guān)產(chǎn)品的防護、放行、交付、售后服務工作以及標識和可追溯性的控制。 e． 負責本部門受控文件和質(zhì)量記錄的收集、整理、標識、管理和歸檔； f． 與顧客溝通，收集顧客的需求信息、意見和投訴，解答顧客的咨詢 ，分析顧客的反饋信息，測量顧客的滿意程度，有效處理顧客的投訴和要求； g． 配合內(nèi)審工作，制 訂有關(guān)的糾正和預防措施并實施； h． 制訂本部門的培訓計劃； 5）綜合部 ； ； 、整理、標識、管理和歸檔； ，編制公司培訓計劃的并組織實施，負責建立公司員工的技術(shù)檔案； ，組織對供方的評價，編制合格供方名錄，對合格供方的有效性進行監(jiān)督，簽訂采購合同，參與采購產(chǎn)品的驗證； ，收集、匯總和分析質(zhì)量體系運行狀況信息，為管理評審提供所需 的資料，起草管理評審報告，對管理評審制定的改進措施的實施效果進行跟蹤； ，并對質(zhì)量計劃的實施情況進行監(jiān)督檢查； ； ； ； ，對內(nèi)審結(jié)果組織整改，并對整改的有效性進行跟蹤； ； ； 、分析和處理，對公司統(tǒng)計技術(shù)的應用效果進行跟蹤； o．負責工程的安全生產(chǎn)監(jiān)督 ； 6）項目經(jīng)理 a. 負責本工程與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和質(zhì)量記錄的收集、整理、標識管理和歸檔； b. 提供與本工程有關(guān)的管理評審所需資料，制訂管理評審報告中有關(guān)的改進措施并實施； c. 負責本工程采購、安裝、調(diào)試和服務全過程的策劃，編制質(zhì)量計劃并實施，提出任務書和施工任務書； d. 負責本工程安裝、調(diào)試和和服務過程的控制，包括對關(guān)鍵過程和特殊過程的控制、產(chǎn)品標識和可追溯性控制、顧客財產(chǎn)的控制，以及對產(chǎn)品的防護、放行和交付的控制； e. 對本工程提出物資采購計劃和項目外包計劃，參 與對供方的評價，組織編制