【文章內(nèi)容簡介】 員引領(lǐng)記者入會場，介紹發(fā)言人，及協(xié)助會議進(jìn)行直到結(jié)束。l 注意：電視傳媒需攝錄有趣的新聞部分，因此所有模型、海報或可見物件都應(yīng)照顧到發(fā)言人和傳媒。l 在會前15分鐘作好一功準(zhǔn)備。l 準(zhǔn)時召開會議。l 在發(fā)報會結(jié)束后，可與記者單獨會談。*****************************************************************公 關(guān) 指 南 新聞信息資料原形新聞工具傳媒對酒店的第一印象通常由介紹酒店特點的印刷品而獲得。因此，這些資料必須具備能有效提供信息、連貫、最新和完整的特點。不要過于簡要地介紹酒店的銷售情況，因為這些簡要資料通常不能滿足傳媒的需要。如有可能，給這些資料附上吸引人的封面和講解人的名片，這樣會使其更具吸引力。 刊物的內(nèi)容如下：l 最近的新聞。l 介紹酒店最新情況的報紙，雜志和文章。l 介紹酒店或市場項目特點的小冊子。l 對酒店實際情況的介紹應(yīng)包括以下背景信息：1) 酒店的地址、電話及傳真號碼、預(yù)訂號碼、總經(jīng)理姓名。2) 具體位置，包括距離機(jī)場、火車站、名圣古跡、政府大樓、娛樂設(shè)施和購物中心的路程。3) 客房、套房、樓層、禮賓部、俱樂部及酒吧的數(shù)目。4) 客房設(shè)施。5) 給賓客提供的服務(wù)。6) 建筑、室內(nèi)設(shè)計、樓齡、重新裝修的情況、歷史、面積。7) 宴會中心的設(shè)施：座位、面積、獨立會議室、董事會議室、視聽設(shè)施。8) 休閑設(shè)施：健身中心、游泳池、網(wǎng)球場、高爾夫球場。9) 員工人數(shù)。10) 特別活動項目，如環(huán)境、社區(qū)、慈善籌款活動。11) 緊急疏散措施、樓層應(yīng)急措施。12) 酒店外觀特點的黑白照片，并附上圖片說明。13) 重要人物，如總經(jīng)理、市場部總管、餐飲部總管的黑白照片、并簡述其生平、包括教育、經(jīng)歷、得獎情況、參與的專業(yè)協(xié)會及社團(tuán)。14) 公司近況。15) 公司的位置圖和旅游指南。*****************************************************************公 關(guān) 指 南新聞發(fā)報當(dāng)你認(rèn)為有必要為酒店近期的特別活動、新設(shè)施、人事變動而作新聞發(fā)報時，要簡要清楚地敘述，并確保在每篇文章中都包括人物、事件、時間地點、原因和具體情況等要素。首段應(yīng)簡要介紹事件，然后組織附屬段落進(jìn)一步敘述，較重要的段落應(yīng)放于開頭。使用簡單易懂的詞，避免用行外人不懂的專業(yè)名詞，多用短句和篇幅不大的段落。要真實客觀地敘述事實，當(dāng)牽涉到議論推測的字句要用引號引述，或注明出處。完成后，至少給另一個人審查，看是否有錯字或錯用標(biāo)點符號。最后，確保文章符合以下幾條準(zhǔn)則：l 如沒有注明新聞放送的字樣的信紙，就用酒店專用信紙，不要用私人信紙。l 附上作者或公關(guān)部人員的姓名和電話，以便傳媒咨詢信息。l 在首頁開頭1/3處開始書寫，并劃上標(biāo)題線，對于簡要敘述字句應(yīng)用黑體顯示或加下劃線引起讀者注意。l 在文章最開頭標(biāo)上日期線，包括事件發(fā)生的地點和新聞發(fā)報的日期。l 如文章超過一頁，則在第一頁的底部標(biāo)上待續(xù)字樣，在文章末尾標(biāo)上或30。然而，很少新聞報道超過兩頁。l 經(jīng)常把文章傳送給酒店通迅中心，它們將用于酒店的公關(guān)宣傳，提高酒店的曝光率。l 發(fā)表文章的目的是有效地向傳媒介紹酒店的最新動向。你的文章通常不會被原封不動地刊登。出版社一般會對文章進(jìn)行修改甚至重寫。然而這并不是壞事，因為這表明編輯者已接收你的信息，只是用較適合出版的方式重新編輯而已。*****************************************************************公 關(guān) 指 南照相照相質(zhì)量對于酒店是非常重要的。把照片插入文章中會增加報道篇幅。不要小看照片的價值，如專業(yè)的黑白照片、彩色底片和透明膠片。介紹酒店的照片應(yīng)包括：酒店外觀、特色建筑（如噴水池和建筑標(biāo)識物）、入口、大堂、餐廳、休息室、宴會廳、娛樂設(shè)施、客房和管理人員（如行政人員、經(jīng)理和部門主管)。為酒店物色和儲備一個專業(yè)攝影師, 尤其是具備建筑專業(yè)知識的攝影師，攝影有收藏價值的照片，這是非常重要的?？晒蛡虍?dāng)?shù)匦侣動浾吲臄z特別事件中的照片。查看當(dāng)?shù)貓蠹堉械恼掌?，找出最出色的攝影師，他們通常會從事業(yè)余攝影工作。或者可為酒店儲備專用的有經(jīng)驗的攝影師。 以下是關(guān)于優(yōu)劣照片的提示：l 不要刊登即照即有的照片l 照相時加入人物會增加趣味性，但要注意人物的衣著和發(fā)型，并記住標(biāo)識日期。l 不要拍攝表情僵硬的照片，如人們握手等刻意動作，當(dāng)人們表情輕松或全然不知正在拍照時才是拍攝的最佳時間。l 盡力為編輯者提供優(yōu)質(zhì)的照片，例如用獨特角度拍攝品質(zhì)非凡的照片。時刻緊記要達(dá)到吸引觀賞者注意的目的。l 請照片上的所有人物簽名，并建議他們?nèi)绾握_使用照片。l 給每張照片附上文字說明，用另一張紙說明照片中的人物及要表達(dá)的意思。將紙條貼于照片背面，紙條的1/3應(yīng)折于照片前面。不要用回形針夾照片。l 給群體照片附上文字說明，從左到右注明人物的姓名、職位及所屬團(tuán)體，最好不要超過四個人物說明。l 不要在照片背面書寫，因為筆畫的壓力會損壞照片的沖印效果。l 給傳媒寄送最新照片，因他們只對最新照片感興趣。l 給信息中心提供照片以增加酒店的宣傳機(jī)會。*****************************************************************公 關(guān) 指 南旅游作家熟悉酒店的旅程任務(wù)作家或業(yè)余旅游作家與專門介紹旅游業(yè)的作者、專欄作者和傳媒工作人員保持聯(lián)系是有公關(guān)價值的。雖然他們很少會為酒店作專題介紹，但他們也會用一定的篇幅報道有關(guān)情況。他們需要的是一些特色資料，如歷史悠久的餐廳，為商旅提供的獨特服務(wù)，及跟酒店禮賓司的有趣經(jīng)歷。旅游作家通常以兩種方法工作：一種是已從出版社或傳媒獲得任務(wù)安排的；另一種是先寫好文章再投稿。就象通過電信系統(tǒng)快速傳播新聞一樣，這些旅游作家通過各傳媒刊登其作品的過程中，增加酒店的知名度。可聯(lián)系國家旅游作家協(xié)會，向其咨詢本地及各地區(qū)的作家信息，或花費(fèi)95美元查詢國內(nèi)作家目錄，找出最優(yōu)秀的旅游作家，包括任務(wù)作家、業(yè)余旅游作家及傳媒作家，向他們提出寫作建議。*****************************************************************公 關(guān) 指 南 熟悉酒店的旅程由旅行社、旅游組織者、旅游作家介紹酒店的文章要比廣告更深入可信。向?qū)谧骷?、業(yè)余作家和傳媒作家介紹酒店的最佳方法是通過對酒店的實地考察。最成功的作家旅程融合了商業(yè)和休閑旅游，包括目的地、酒店、吸引人的景點、交通和餐廳。最終目的是要讓這些得到第一手資料的作者向目的消費(fèi)者推界酒店的服務(wù)。為安排得更完善，要與其它同業(yè)伙伴合作，如當(dāng)?shù)芈糜尉?、旅游推廣公司、商會、航空、旅游景點及其它酒店餐廳。有時所有安排由當(dāng)?shù)芈糜尉重?fù)責(zé)，酒店只需提供住房、酒會或早餐；有時你可與其它同業(yè)伙伴一起安排整個旅程；如酒店自設(shè)公關(guān)部，也可自己安排旅程。以下是美國旅游作家協(xié)會和公關(guān)委員會提供的一些信息：l 你要推界的目標(biāo)市場是什么?邀請的作家來自什么國家、地區(qū)和城市?是餐飲評論家、消費(fèi)者旅游作家、或是專業(yè)新聞工作者?l 作家的寫作角度是什么?是圍繞特別事件、季節(jié)活動、還是最新信息?l 將邀請多少作家?建議人數(shù)在810個左右，人數(shù)過多反而不好。在邀請之前先了解新聞界的規(guī)定，有些傳媒只允許優(yōu)惠旅游，而不允許免費(fèi)旅游。 行動規(guī)則：l 列一份邀請名單，向旅游作家協(xié)會索取新聞記者和業(yè)余作家的成員目錄。向作家記錄保存機(jī)構(gòu)咨詢作家的專長和經(jīng)常出版其作品的出版社。l 為這次作家旅程作預(yù)算。如提供免費(fèi)招待要花費(fèi)多少?通常酒店會負(fù)責(zé)住宿、稅收、機(jī)票、接待酒會、晚餐和免費(fèi)早餐。l 確定所需時間和涉及地區(qū)。最好安排在為期三四天的長周末，當(dāng)作家是遠(yuǎn)道而來時，他們會要求逗留一周。征求各位作家的意見，并決定具體時間。要注意的是應(yīng)避開旅游旺季、其他作家團(tuán)和旅游業(yè)慶典和會議。*****************************************************************公 關(guān) 指 南l 根據(jù)作家個人的目的和要求，列出有關(guān)的旅游伙伴名單。不一定要作家留宿酒店，可只提供午餐、晚餐、和招待會，帶領(lǐng)他們參觀酒店客房。當(dāng)旅程結(jié)束時，向作家贈送寫作資料，而不是帶推銷性質(zhì)的資料。在這個推銷文化泛濫的社會，這樣做會較受作家歡迎。l 計劃旅游路線。傳媒較喜歡參觀古跡和著名景點，這樣可以得到很多有趣的信息，避免安排枯燥無味的旅程。酒店應(yīng)注意以下幾點：不要在客滿的餐廳招待作家，也不要在獨立房間招待，而要選客人數(shù)量適中的餐廳。在旅程中給作家留一些私人時間。如果可能，不要每天都更換住處。l 發(fā)出邀請信。優(yōu)秀的旅游作家每天都會收到來自世界各地的邀請信，有刺激、幽雅、邊遠(yuǎn)、獨特等各式各樣的地點。要盡量把邀請信寫得有吸引力，并提前較長的時間發(fā)出（至少三個月,最好半年）,介紹旅程中一些特別的安排。l 當(dāng)計劃好旅游路線，作家已接受邀請后，應(yīng)通知各旅游同業(yè)伙伴關(guān)于所有參與作家的完整資料。并重新復(fù)核酒店協(xié)助安排的項目。給每位作家寄送旅程路線安排，并寄送同行作家的名單和有關(guān)資料。l 旅程結(jié)束后的跟進(jìn)工作。向作家咨詢，看是否已將重要的信息包含在文章中。不要追問作家發(fā)表文章的時間。然而，可向他們索取手稿。我們應(yīng)了解的是，出版社通常要在收稿6 個月到9個月,甚至更長的時間后才發(fā)表文章。* 注：作家旅程具有跨行業(yè)的特點和市場推廣作用。只要適當(dāng)組織，就可收到免費(fèi)宣傳的效果。*****************************************************************公 關(guān) 指 南招待旅游作家: 有時酒店可能有幸獨力招待一位作家。這時，旅游作家通常是聯(lián)系康年 Communication工作人員或國家/地方旅游機(jī)構(gòu)，要求貴酒店提供免費(fèi)住宿。作家有可能不將寫作重點放在酒店；然而，貴酒店可能是旅游手冊中介紹的當(dāng)?shù)匚ㄒ豢蔀樽骷姨峁椭木频?。無論如何，這是一次令作家對酒店留下深刻印象的好機(jī)會，酒店不單要提供設(shè)施和服務(wù)，而且要隨時為他