【文章內(nèi)容簡介】 會簽方式： （由文件制訂者發(fā)起【文件會簽表】，并由會簽 部門責(zé)任人書面會簽）； （由文件制訂者為文件的起草、修改和定稿組織評審會議，會議記錄表即可成為會簽證據(jù)）； （由文件制訂者在文控系統(tǒng)電子平臺上發(fā)起的各節(jié)點會簽流程）。 . 文件制訂者完成文件的編制、定稿后，將初稿經(jīng)由電子郵件發(fā)至文控中心進行受控前檢查； 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) . 文控員按照 ~ 的要求對文件的內(nèi)容、格式、范圍以及會簽進行檢查，如有錯誤或違規(guī)返回文件制訂者進行修訂，修訂后按照 再次提交檢查； . 檢查合格的文件，由文控員按照 的規(guī)則進行編號，并將編號回復(fù)文件制訂者，通知文件編制部門走文件審批流程。 . 文件制訂者填寫【文件審批表】： 、及修改內(nèi)容、文件制訂 /修改者信息； 、以及發(fā)放份數(shù)； 、會簽需求，會簽需求勾選的，必須在【文件審批表】后附【文件會簽表】。 . 文件編制部門按照表 4 的文件審批權(quán)限走文件審批流程： ， 文件編制部門將文控員檢查合格的電子檔文件打印出來，附上相應(yīng)的會簽表，最后附上【文件審批表】，進行審批簽署； ，文件編制部門將電子檔文件上傳文控系統(tǒng)，經(jīng)過文控員檢查節(jié)點檢查合格后返回文件編制部門進入審批流程，文件編制部門按照流程提示輸入文件基本信息、選擇審批節(jié)點并發(fā)起審批，各審批節(jié)點責(zé)任人按照系統(tǒng)發(fā)送的郵件提示進行文件審批。 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 表 4：文件審批權(quán)限表 ，即返回文件編制者進行評審、修訂和再提交； ，紙檔的文件由編制部門附上【文件審批表】和【文件會簽表】交由文控中心進行受控；電子檔的文件在文控中心自動生成受控申請節(jié)點。 . 文件受控 ： ，文控員在每一頁填寫文件編碼的位置加蓋“受控文件”印章（包括【文件審批表】和【文件會簽表】），根據(jù)要求發(fā)放的份數(shù)，每一份均執(zhí)行此操作； ，文控員在系統(tǒng)上對文件執(zhí)行“受控文件”標(biāo)志的標(biāo)識并文件類型 類別 擬定 審核 批準(zhǔn) 管理手冊 管理體系綱領(lǐng) 體系專員 管理者代表 總經(jīng)理 程序文件 過程管理程序 體系專員 管理 者代表 總經(jīng)理 過程管理程序及其生成表單 體系專員 管理者代表 總經(jīng)理 三級文件 二級文件衍生文件及其生成表單 擬定部門 體系專員 編制部門最高負(fù)責(zé)人 管理文件以及生成表單 擬定部門 體系專員 編制部門最高負(fù)責(zé)人 其它 擬定部門 體系專員 編制部門最高負(fù)責(zé)人 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 上傳至指定路徑。 ，由文控員通知文件接收和使用部門： . 紙檔文件，文控員通知文件接收部門進行領(lǐng)用，并在【文件領(lǐng)用登記表】上進行登記，文控中心同時建立【文件收發(fā)記錄表】； . 電子檔文件，文控員以公告的形式通知全公司范圍，并附文件路徑，供使用部門有權(quán)限的人員查閱。 . 文件修訂 ，如沒有特別指定，須由原編制部門重新編制，按照 ~ 的流程進行受控； ： ：由文件修訂人員對需修訂頁進行修訂，并將文件的文件封面、會 簽、履歷表（以最新狀態(tài)為準(zhǔn)）重新進行打印，執(zhí)行審批流程，文件的修改號按照 執(zhí)行，修訂完成后由文件修訂人員填寫【文件審批表】通知相關(guān)部門。但必須遵循以下規(guī)定： 換頁管理僅適用于檢驗作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書三類文件，且總頁數(shù)超過 10頁的文件； 每份文件連續(xù)換頁次數(shù)不能超過三次，換頁三次后再做修改必須進行整體換版； 如果換頁數(shù)超過總頁數(shù)的 1/3，則必須整體換版。 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) . 換版管理：只以電子版受控、不發(fā)放紙檔的文件，和不滿足 換頁條件的文件均需做 整體升版，由文件修訂人進行修訂并執(zhí)行審批流程，文件的修改號按照 執(zhí)行，修訂完成后由文件修訂人員填寫【文件審批表】通知相關(guān)部門。 ：其中，修改內(nèi)容少于 100 字的，在文件正文中使用斜體正楷字標(biāo)識出來便于快速查找，修改內(nèi)容多于 100字，則不在文件正文中體現(xiàn)； ，有紙檔下發(fā)現(xiàn)場使用的文件，需由文控中心通知各領(lǐng)用部門回收舊版文件完成后，再進行新文件下發(fā)。 、審查、發(fā)行、調(diào)閱、增發(fā)、廢止、銷毀 、保存 中文控中心給出的文件編碼，填寫在文件對應(yīng)位置，而后按照 ~ 的流程進行受控； ； ，受控文件按照此范圍發(fā)放后，其他部門如需增發(fā)，則填寫【文件申請單】申請增發(fā)，增發(fā)申請的審核權(quán)歸屬文控中心，批準(zhǔn)權(quán)限歸屬文件制訂部門的最高負(fù)責(zé)人； ： . 外來文件由外來文件接收部門接收、識別和確認(rèn)，確認(rèn)需要受控按照 和 的流程進行 受控，兩點不同如下： 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) 外來文件不做任何格式和內(nèi)容的調(diào)整，由文控中心直接在文檔頁眉位置填寫文件編碼，文件編碼規(guī)則參照 ； 外來文件不蓋受控章，由文控中心統(tǒng)一歸檔和發(fā)放。 . 外來文件如顧客圖紙、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格，工程技術(shù)部門要在兩個工作周內(nèi)完成評審，并保留相關(guān)評審記錄。 . 電子檔 電子檔文件保存在共享文件夾（原始電子檔文件）和文控系統(tǒng)（受控蓋章 PDF 版本）上，行政部門負(fù)責(zé)電子平臺的安全、保密、以及備份； 電子檔記錄保存在共享文件夾 上指定路徑，由負(fù)責(zé)和產(chǎn)生記錄的部門進行定期歸檔更新（頻率不得低于每月一次），電子檔記錄原則上不設(shè)定保存期限上限，但不能少于最少保存年限； . 紙檔 所有紙檔文件的存貯均要求防潮、防火、防蛀、防盜的環(huán)境； 紙檔記錄的保存由生成記錄的責(zé)任部門負(fù)責(zé)，原則上，各類紙檔運行記錄每月度以部門為單位進行歸檔整理，并提交文控中心，提交時使用牛皮紙袋打包的方式，并且在最小包裝單位上明確標(biāo)識記錄的名稱、時間段等信息； 文控中心對所提交的記錄按照日期、種類 /或部門的劃分進行識別、整理和保存，保 存年限按照附件 8【質(zhì)量記錄保存年限清單】。 德信誠 培訓(xùn)網(wǎng) 更多免費資料下載請進： 好好學(xué)習(xí)社區(qū) . 電子檔文件供有權(quán)限的人員調(diào)閱，其它人員如有需求，單次調(diào)閱可使用郵件向文控中心申請，抄送調(diào)閱部門和文件編制部門最高領(lǐng)導(dǎo)，抄送人員答復(fù)同意后，文控中心可調(diào)出文件供查看（由于電子文檔的不可復(fù)制性，查看地點僅限于文控室）； . 紙檔文件，需由調(diào)閱者在文控中心【文件調(diào)閱 /借出記錄】上進行登記，文控員進行確認(rèn)，確認(rèn)內(nèi)容包括文件完整性、借出日期和歸還日期； . 記錄的調(diào)閱需要征