【文章內(nèi)容簡介】 檢測體系運(yùn)行及計(jì)量確認(rèn)和測量過程實(shí)現(xiàn)中所形成的各種管理記錄的控制和管理。本程序?qū)τ涗浀木幹?、?biāo)識(shí)、填寫、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限處置和改進(jìn)等作了規(guī)定。記錄也包括供方、外包項(xiàng)目等外來的記錄。 3 相關(guān)支持性文件 《文件控制程序》 《管理體系文件編號、編號規(guī)則》 《檔案管理辦法》 《記錄保存期限規(guī)定》 職責(zé)分配 計(jì)量職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，負(fù)責(zé)計(jì)量職能部門主管的過程記錄的控制和管理，并負(fù)責(zé)全公司計(jì)量檢測體系記錄統(tǒng)一協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。 計(jì)量職能機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)重要管理記錄的歸檔。 各部門負(fù)責(zé)本部門主管過程形成的記錄的控制和管理，并按規(guī)定向有關(guān)部門傳遞所需的記錄。 5 實(shí)施過程 記錄過程 記錄是一種特殊的文件。其中作為記錄表格是一種文件，可按文件進(jìn)行控制；對具體的報(bào)告、記錄應(yīng)按本程序進(jìn)行控制。 記錄控制是一個(gè)過程；其輸入是通過策劃制定所需要的記錄內(nèi)容和表格，其輸出是具有 證實(shí)材料客觀記錄的報(bào)告或填寫后的表格；其過程活動(dòng)是：策劃、編制、標(biāo)識(shí)、填寫，貯存、保護(hù)、檢索、借閱、保存、歸檔、處置和改進(jìn)，全面加以控制；其資源是記錄過程適用的設(shè)備，人力以及文件、信息等。 記錄的分類 20 管理性記錄按其性質(zhì)和使用范圍分為以下幾類： a) 管理職責(zé)方面的記錄（包括文件控制記錄），如：管理評審記錄、質(zhì)量目標(biāo)適時(shí)記錄，文件受控目錄清單等。 b) 資源管理方面的記錄，如：人員教育培訓(xùn)、經(jīng)歷、資格記錄，設(shè)備管理、維修記錄，工作環(huán)境符合性記錄等。 c) 計(jì)量確認(rèn)過程實(shí)現(xiàn)方面的記錄，如：測量設(shè)備的情況記錄，計(jì) 量確認(rèn)的結(jié)果，校準(zhǔn)條件記錄、校準(zhǔn)不確定度的評定記錄，驗(yàn)證、確認(rèn)、更改記錄，特殊過程確認(rèn)記錄，預(yù)期計(jì)量要求的記錄，執(zhí)行計(jì)量確認(rèn)人員記錄，校準(zhǔn)證書、標(biāo)識(shí)、校準(zhǔn)結(jié)果溯源性的證據(jù)，調(diào)試、修改前后的校準(zhǔn)結(jié)果，使用限制等記錄。 d) 測量過程控制記錄，如：測量過程及控制的完整描述，獲得的測量結(jié)果及其不確定度，對測量過程控制結(jié)果采取的措施，控制的條件、日期、人員、標(biāo)識(shí)、證書、編號、人員要求等記錄。 e) 計(jì)量檢測體系改進(jìn)方面的記錄，如：滿意度記錄，內(nèi)部審核記錄，監(jiān)視記錄，產(chǎn)品檢驗(yàn)和試驗(yàn)記錄，不合格控制記錄，改正記錄，預(yù)防記錄等。 監(jiān)視記錄按其形式分為：各種報(bào)告、證書、各種表格的記錄、測量記錄、監(jiān)視記錄等。 記錄表格的編制和審批 計(jì)量職能部門負(fù)責(zé)提出記錄表格及項(xiàng)目計(jì)劃，由部門編制。 本部門使用記錄表格由部門負(fù)責(zé)人審批。 涉及幾個(gè)部門使用的記錄表格由其主管部門編制，計(jì)量職能部門協(xié)調(diào)審核，經(jīng)各部門評審會(huì)簽后，計(jì)量職能部門發(fā)布實(shí)施。 記錄標(biāo)識(shí) 記錄的編號是記錄的主要標(biāo)識(shí)，記錄編號由四部分組成： a） 公司代號； b） 記錄代號 c） 標(biāo)準(zhǔn)過程要點(diǎn)章節(jié)號 —— 記錄順序號； d） 記錄表格版次號，如經(jīng)換版則第一 次換版用加括號的英文字母 A 表示。 記錄的標(biāo)號統(tǒng)一由計(jì)量職能部門負(fù)責(zé)實(shí)施。 為分清屬同一順序號下不同的記錄，在每份記錄右上方應(yīng)有編號為 No：自然數(shù)表示，如： No： 001。 記錄表格發(fā)放 21 記錄表格的發(fā)放按“★★★★”中文件發(fā)放的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。 記錄填寫和使用 各部門建立記錄的《文件受控目錄清單》，記錄應(yīng)準(zhǔn)確，適時(shí)有效； 記錄表上的每一欄目均應(yīng)清晰工整地填寫，凡空白項(xiàng)應(yīng)用斜杠號表示，記錄人必須簽名（簽全名）并注上日期； 記錄一律用鋼筆、圓珠筆填寫， 字跡要清晰、整齊； 凡需審批的記錄均應(yīng)完成全部程序，并簽名、注上日期，確保記錄的完整性和有效性； 記錄一般不允許更改，確屬誤填，應(yīng)用雙杠進(jìn)行更改，并加蓋“修改人印章”，修改后應(yīng)使修改前的數(shù)據(jù)清晰可見。每份記錄的修改不超過 3 次，若多于 3 次則應(yīng)作廢并重新進(jìn)行相應(yīng)活動(dòng)； 記錄要經(jīng)重大更改，應(yīng)由主管部門負(fù)責(zé)人審批，同意后方可更改。 管理性記錄是計(jì)量檢測體系運(yùn)行的客觀證據(jù)，是適時(shí)數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，應(yīng)使用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為決策和提供有效的改進(jìn)提供證據(jù)。 記錄 的收集和檢索 各部門的文件管理員應(yīng)對接收的記錄表格分類登記，建立《文件受控目錄清單》，對記錄實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。 文件管理員應(yīng)定期收集本部門使用及其它部門傳遞的記錄，根據(jù)記錄的分類及數(shù)量，按月、季或年度進(jìn)行裝訂成卷，成卷的記錄應(yīng)建立卷宗目錄，便于查閱。 各部門使用中的記錄應(yīng)保持整潔，便于查閱。 記錄一般僅供本公司內(nèi)部使用，其他人員使用須經(jīng)記錄管理人員同意，方可查閱；如合同有規(guī)定經(jīng)計(jì)量職能部門批準(zhǔn)才能讓顧客查閱及復(fù)制有關(guān)記錄。 對供方及外包項(xiàng)目等外來的記錄應(yīng)另外分類 建立目錄。 記錄的傳遞 管理性記錄是實(shí)現(xiàn)“基于事實(shí)的決策方法”原則的主要信息和證實(shí)材料，要按規(guī)定向有關(guān)同級部門或上級部門傳遞和上報(bào)。 記錄傳遞、上報(bào)應(yīng)按發(fā)放程序及規(guī)定的要求進(jìn)行。 記錄表格的換版 使用中的記錄表格對其適用性、充分性等，必要時(shí)計(jì)量職能部門應(yīng)進(jìn)行評審，如需要更改，應(yīng)由更改提出部門填寫《文件更改申請單》提出更改理由并提交一份換版的新表格，按文件控制程序由計(jì)量職能部門實(shí)施更改。 22 記錄表格換版應(yīng)有版次號。由原發(fā)部門發(fā)放到使用部門或使用人，并收回作廢版 本，加蓋“作廢”印章。 記錄的貯存和保護(hù) 記錄應(yīng)貯存在通風(fēng)良好、干燥防潮的環(huán)境條件下；對用光盤等介質(zhì)保存的記錄，正式保存前應(yīng)做好查殺毒工作。嚴(yán)禁丟失、損壞。 各部門的記錄平時(shí)使用期間是應(yīng)由責(zé)任人妥善保管，并按規(guī)定期限交文件管理員集中保管。 各部門應(yīng)按記錄類別，保存期內(nèi)分別在固定柜子里有序擺放。 記錄保存期限 記錄的保期限由計(jì)量職能部門按其重要性、時(shí)效性作出統(tǒng)一規(guī)定，制定《記錄保期限規(guī)定》，經(jīng)審批后，由各主管部門執(zhí)行。 記錄保存期限一 般為一年、三年、五年和長期保存。 管理性記錄的歸檔 需長期保存的記錄由各部門負(fù)責(zé)定期收集后交計(jì)量職能部門歸檔。其他的由各部門自行保存。 具體歸檔程序按《檔案管理辦法》執(zhí)行。 管理性記錄的銷毀 需銷毀的記錄經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件管理員按數(shù)量定期上交計(jì)量職能部門，經(jīng)批準(zhǔn)后，由計(jì)量職能部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷毀。 超過保存期的記錄由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由文件管理員統(tǒng)一上交計(jì)量職能部門，由計(jì)量職能部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一銷毀。 銷毀方式：在規(guī)定的安全地點(diǎn)燒毀 或用紙張粉碎機(jī)銷毀。 管理記錄有效性評價(jià)和改進(jìn) 記錄作為過程應(yīng)實(shí)施監(jiān)視，記錄表格的審批、發(fā)放、換版應(yīng)作為監(jiān)視點(diǎn)，記錄表格使用有效性控制（文件受控目錄清單）、記錄的填寫和歸檔，應(yīng)進(jìn)行定期檢查評價(jià)，作為記錄控制的測量點(diǎn)，加以管理。 各部門應(yīng)按記錄的控制目標(biāo)要求經(jīng)常對其實(shí)施的有效性進(jìn)行評價(jià)。應(yīng)定期的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提供決策依據(jù)，及時(shí)的更新調(diào)整記錄表格格式內(nèi)容，實(shí)施記錄的持續(xù)改進(jìn)。 《記錄控制過程流程圖》（略） 6 記錄 23 《文件受控目錄清單》 《文件更改申請表》 24 XX/CX/M 測量設(shè)備確認(rèn)標(biāo)識(shí)控制程序 1 目的 通過對標(biāo)記進(jìn)行管理，明確測量設(shè)備、技術(shù)程序和測量過程的確認(rèn)狀態(tài)，防止操作人員誤用不合格測量設(shè)備、技術(shù)程序和測量過程 。 2 適用范圍 本程序適用于公司內(nèi)所有測量設(shè)備、技術(shù)程序和測量過程的標(biāo)記的控制。本程序?qū)?biāo)識(shí)的填寫、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限處置和改進(jìn)等作了規(guī)定。標(biāo)識(shí)也包括供方、外包項(xiàng)目等外來的標(biāo)識(shí)。 3 相關(guān)文件 《不合格控制程序》 《計(jì)量確認(rèn)間隔控制程序》 《軟件識(shí)別控制程序》 4 職責(zé) 計(jì)量處負(fù)責(zé)測量設(shè)備、技術(shù)程序和測量過程的 標(biāo)記管理， 有關(guān)使用部門負(fù)責(zé)保持測量設(shè)備、技術(shù)程序和測量過程的標(biāo)記的完整性。 5 實(shí)施過程 標(biāo)記管理是一個(gè)過程；其輸入是需要粘貼的各種標(biāo)記，其輸出是粘貼后的各種標(biāo)記； 其過程活動(dòng)是：策劃、使用，貯存、保護(hù)、檢索、處置和改進(jìn)，全面加以控制。 其資源是 標(biāo)記管理過程適用的設(shè)備、人員，信息等。 策劃 測量軟件與與測量過程的標(biāo)識(shí)可采用唯一性編號的原則，在相關(guān)的記錄中加以體現(xiàn)。測量設(shè)備的標(biāo)識(shí)按以下規(guī)定執(zhí)行。 標(biāo)記分類： 按其性質(zhì)和使用范圍分為以下幾類 ： ； ； ； 。 標(biāo)記顏色： 25 a. 計(jì)量確認(rèn)合格證，綠色，印有白色的 A， B， C 分類標(biāo)記； b. 封存證：紅藍(lán)相間；； c. 準(zhǔn)用證，黃色； d．停用證，紅色。 標(biāo)識(shí)的樣式與內(nèi)容 a. 計(jì)量確認(rèn)合格證： 形狀，橢圓形；內(nèi)容：確認(rèn)有效日期、編號、確認(rèn)人員。 b. 封存證： 形狀，橢圓形；內(nèi)容：封存日期、器具編號、確認(rèn)人員。 c. 準(zhǔn)用證： 形狀，方形；內(nèi)容：確認(rèn)有效日期、器具編號、確認(rèn)人員。 d. 停用證： 形狀，方形；內(nèi)容：停止日期、器具編號、確認(rèn)人員。 標(biāo)記的用途 a. 計(jì)量確認(rèn)合格證標(biāo)記： 用 于標(biāo)明該測量設(shè)備的計(jì)量特性滿足計(jì)量要求 ,已經(jīng)過計(jì)量確認(rèn)。分為 A、 B、 C 三類，詳見《計(jì)量確認(rèn)間隔控制程序》。 b. 封存標(biāo)記： 用于標(biāo)明該測量設(shè)備已經(jīng)封存。 c. 準(zhǔn)用證標(biāo)記： 用于標(biāo)明該測量設(shè)備的某項(xiàng)功能已經(jīng)失效或降級使用。 d. 《停用證》標(biāo)記： 用于國家明令淘汰、不合格、已報(bào)廢的測量設(shè)備、測量過程，禁（停）止使用。 標(biāo)識(shí)的使用 計(jì)量檢定員負(fù)責(zé)根據(jù)標(biāo)識(shí)的分類要求，對經(jīng)過自己檢定、校準(zhǔn)、確認(rèn)的測量設(shè)備、過程給予粘貼標(biāo)記 計(jì)量管理員負(fù)責(zé)根據(jù)標(biāo)識(shí)的分類要求，對外供方檢定、校準(zhǔn)、確認(rèn)的測 量設(shè)備、過程給予粘貼標(biāo)記。 標(biāo)識(shí)的粘貼 標(biāo)記有關(guān)填寫內(nèi)容要與確認(rèn)記錄、檢定（校準(zhǔn)）原始記錄及出具的證書相一致。 26 標(biāo)記材料使用不干膠標(biāo)識(shí)，對于惡劣環(huán)境表面要覆蓋透明防水保護(hù)膜。 標(biāo)記的粘貼部位應(yīng)為儀器、儀表、設(shè)備上不影響讀取數(shù)據(jù)的正面明顯位置。 對確認(rèn)合格的長度等方面的測量設(shè)備，因器具本身不宜粘貼標(biāo)記，可將標(biāo)記粘貼在器具盒上。 同一臺(tái)測量設(shè)備上不得出現(xiàn)兩種內(nèi)容及顏色不同的標(biāo)記，過期的標(biāo)記要剔除、銷毀。 對于經(jīng)過計(jì)量確 認(rèn)的測量設(shè)備，只須粘貼確認(rèn)合格標(biāo)記，不必再粘貼其他標(biāo)記。 標(biāo)記的填寫應(yīng)清晰，不得有漏項(xiàng)，不得涂改。 標(biāo)識(shí)的管理 存儲(chǔ)標(biāo)識(shí)的管理 空白標(biāo)記由計(jì)量管理員負(fù)責(zé)保存； 空白標(biāo)記由計(jì)量管理員負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放記錄； 計(jì)量檢定員應(yīng)保管好領(lǐng)用的空白標(biāo)記，認(rèn)真按照規(guī)定要求使用，防止誤用，并不得挪做它用。 在用標(biāo)識(shí)的保護(hù)、檢索、處置的管理 設(shè)備使用人員負(fù)責(zé)保持測量設(shè)備標(biāo)記的完整性，一旦發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)脫落，應(yīng)及時(shí)通知計(jì)量處給予重新補(bǔ)貼； 計(jì)量處計(jì)量人員負(fù)責(zé)定期檢查測量設(shè)備標(biāo)記的完整性，填寫《標(biāo)識(shí)、封印檢查情況表》，一旦發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)脫落，應(yīng)及時(shí)查找計(jì)量數(shù)據(jù)庫原始資料，如在有效期內(nèi)，給予重新補(bǔ)貼，如不在有效期內(nèi)，應(yīng)按《不合格控制程序》處理； 設(shè)備使用人員不得試圖破解計(jì)算機(jī)軟件密碼，嚴(yán)禁修改軟件程序。 無標(biāo)記并且不在有效期內(nèi)的測量設(shè)備一律視為不合格，其處置詳見《不合格控制程序》。 標(biāo)識(shí)的有效性評價(jià)和改進(jìn) 作為過程應(yīng)實(shí)施監(jiān)視， 標(biāo)識(shí) 發(fā)放、使用應(yīng)作為監(jiān)視重點(diǎn)。 各部門應(yīng)按 標(biāo)識(shí) 的控制 目標(biāo)要求定期對其實(shí)施的有效性進(jìn)行評價(jià)。 如標(biāo)識(shí)的適用性，是否粘貼牢固，能否保持清晰，樣式、規(guī)格是否適應(yīng)現(xiàn)場使用等方面。 ，每半年對 標(biāo)識(shí)、封印的有效性進(jìn)行評價(jià)， 及時(shí)的更新調(diào)整不合適的情況，實(shí)現(xiàn) 標(biāo)識(shí) 的持續(xù)改進(jìn)。 6 記錄 《標(biāo)識(shí)的檢查情況表》 27 《標(biāo)識(shí)的評價(jià)情況表》 28 XX/CX/M 測量設(shè)備配備和 流轉(zhuǎn)管理控制程序 1 目的 對測量設(shè)備進(jìn)行控制和管理，確保測量設(shè)備的計(jì)量特性滿足規(guī)定計(jì)量要求。 2 適用范圍 本程序適用于公司所 有的測量設(shè)備，包含測量儀器儀表、檢驗(yàn)設(shè)備和試驗(yàn)設(shè)備的管理，本程序?qū)y量設(shè)備的審批、購置、驗(yàn)收、貯存、發(fā)放、使用、降級、報(bào)廢作了規(guī)定。 3 相關(guān)文件 《計(jì)量確認(rèn)過程管理程序》 《設(shè)備管理制度》。 《量值溯源控制程序》 《記錄控制程序》 《不合格控制程序》 《標(biāo)記、封印控制程序》 《外來供方控制程序》 4 職責(zé) 計(jì)量處是對測量設(shè)備實(shí)施控制和管理的歸口部門； 有關(guān)使用部門負(fù)責(zé)各自所使用測量設(shè)備的使用、保管、維護(hù)； 公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)測量設(shè)備購置計(jì)劃； 設(shè)備中心負(fù)責(zé)低值類測量設(shè)備采購，并負(fù)責(zé)不 合格測量設(shè)備的退換； 技改辦負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)類測量設(shè)備采購，并負(fù)責(zé)不合格測量設(shè)備的退換。 5 實(shí)施過程 測量設(shè)備管理是一個(gè)過程，輸入是測量設(shè)備購置計(jì)劃，輸出是測量設(shè)備臺(tái)帳、各種記錄、《不合格報(bào)廢通知單》等等，其過程活動(dòng)是測量設(shè)備的審批、購置、驗(yàn)收、貯存、發(fā)放、使用、降級、報(bào)廢、及改進(jìn)，加以控制；其資源是測量設(shè)備管理過程中適用的設(shè)備、人力以及文件等。 購置計(jì)劃審批 低值類（單價(jià) 元以下）測量設(shè)備的計(jì)劃審批 29 使用部門根據(jù)需要提出購置計(jì)劃，填寫《購置計(jì)劃表》報(bào)計(jì)量處 ； 計(jì)量處根據(jù)使用部門測量過程的計(jì)量要求，環(huán)境條件等方面，對計(jì)劃購置測量設(shè)備的主要特性進(jìn)行計(jì)量確認(rèn)，確定是否符合計(jì)量要求；對不符合要求的，計(jì)量處負(fù)責(zé)提供符合要求的測量設(shè)備，使用部門重新填寫購置計(jì)劃；詳見