【文章內(nèi)容簡介】 入、維護及相關處理，然后將其帳務信息以憑證的方式傳遞至總帳，在總帳中完成帳務核算。引入憑證的來源有：應收款、應付款、資產(chǎn)、庫存、制造等。手工憑證：直接在總帳中錄入的憑證是與其他模塊無直接銜接關系、屬于客戶未購買的模塊事務或客戶希望在總帳中處理的會計業(yè)務。周期性重復性憑證：重復憑證基本上包括三種類型：即固定數(shù)據(jù)、 固定格式（每月只需錄入數(shù)據(jù)）和固定公式的。屬于這種類型憑證的業(yè)務往往有待攤費用的分攤、預提費用的計提、工資、福利費計提、計提各種稅費。對這類憑證，在定義好重復憑證的模板后，系統(tǒng)即可在需要的時候運行生成。成批分攤性憑證：可根據(jù)已定義的分攤規(guī)則，按其分攤規(guī)則進行分攤的記帳憑證。如：將期間費用分配到相關部門。反沖憑證：對錯誤分錄進行反沖的憑證，系統(tǒng)提供了可以任意選擇的借貸方向相反和改變符號(負數(shù)金額表示，紅字)兩種方法。憑證審核、調(diào)整、過帳業(yè)務現(xiàn)狀目前X公司的財務主要使用用友財務軟件系統(tǒng)，對于憑證只有月底一次過帳，只是由財務人員對已審核過的會計憑證進行輸入動作。對憑證的調(diào)整，在未登帳前，可通過復核對原憑證進行修改，對登帳后且已關帳的調(diào)整，只能通過手工編制的憑證來調(diào)整。當前X公司也設立了審核崗位對未過帳的憑證進行逐筆審批。解決方案本項事務由財務總流程中的過帳節(jié)點處理，由總帳會計負責。Oracle對于憑證的管理具有一定的跟蹤性，通過對財務人員職責的設置，能夠了解到對于一張憑證從制作錄入到調(diào)整過帳的人員及時間的記錄，從而保留了對憑證從制作到過帳的整體流程。對于憑證的審核，由于大量的業(yè)務憑證是由子系統(tǒng)進行維護的，在子系統(tǒng)進入Oracle總帳之前已在子系統(tǒng)中對于自動憑證規(guī)則進行了設置，對于憑證的正確性審核，是從以下幾個方面進行的：（1）對于子系統(tǒng)自動會計規(guī)則的審核，這一步是在系統(tǒng)設置之初已經(jīng)完成。（2）對于業(yè)務子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的審核，在憑證引入至總分類帳以前在子系統(tǒng)已經(jīng)完成，所以在總分類帳中將不對這些憑證進行審批。（3）對于帳務平衡性的審核，一旦發(fā)現(xiàn)帳務不平衡，則不允許登帳業(yè)務進行。因此，系統(tǒng)從以上三個方面細化了對于憑證審核的工作，但不只是在憑證層次上對憑證進行審核。對于總帳中手工輸入的憑證，可以通過定義審批流程或審批層次的方式完成手工輸入憑證的審核的工作。審批層次如下：總會計師財務部長財務處長材料核算會計成本核算會計芳總帳會計……………………………………………..對于憑證的調(diào)整，由于其調(diào)整時間的不同，Oracle建立了不同的工作方法：（1）憑證未過帳前：未過帳以前，Oracle允許對憑證進行修改和調(diào)整。（2）憑證已過帳后：將原有錯誤的憑證進行自動紅沖處理，產(chǎn)生相應的紅沖憑證（沖銷的方法有切換借貸項和改變符號兩種，可以任選）。再根據(jù)正確的會計業(yè)務重新編制記帳憑證。在使用Oracle Document Sequence的前提下，無論是未過帳或已過帳的憑證，系統(tǒng)都不允許對憑證進行刪除動作，從而避免憑證編號的跳號問題。對于憑證的過帳，Oracle總帳是按憑證批進行過帳的。記帳本位幣業(yè)務現(xiàn)狀目前X公司采用人民幣作為記帳本位幣，基本沒有外幣業(yè)務，即使有少量的外幣業(yè)務也是事先換算成人民幣后核算的。解決方案X公司僅有人民幣業(yè)務，基本上沒有外幣業(yè)務，因此采用人民幣作為記帳本位幣。未來發(fā)展，出現(xiàn)外幣業(yè)務時，可以在系統(tǒng)中啟用相應外幣，并定期對相應的匯率進行維護，記帳時進行匯率折算、帳務處理。功能分配業(yè)務現(xiàn)狀及需求目前財務部希望有包含如下功能的職責：輸入（包括：日記帳輸入、過帳、導入、生成經(jīng)常性日記帳和分攤、沖銷和結轉）、查詢、報表（運行和查看）；審批、報表（運行和查看）、查詢；維護會計科目、會計期管理和維護、定義報表、定義經(jīng)常性日記帳和分攤；解決方案本項事務是對系統(tǒng)中職責功能分配的描述，由A公司設置完成。根據(jù)X公司實際情況，現(xiàn)在Oracle ERP總帳系統(tǒng)中建立具如下功能的職責，這些職責是對工作任務的細分，崗位的職責是由這些職責組合而成的。憑證管理功能：輸入（包括：日記帳輸入、過帳、導入、沖銷和結轉）、查詢、報表（運行和查看）；總帳會計功能：輸入（包括：日記帳輸入、過帳、導入、生成經(jīng)常性日記帳和分攤、沖銷和結轉）、查詢、審批、報表（運行和查看）；財務管理功能：審批、報表（運行和查看）、查詢；總帳維護功能：維護會計科目、會計期管理和維護、定義報表、定義經(jīng)常性日記帳和分攤。預算業(yè)務現(xiàn)狀當前X公司采取的是雙向的預算制度，分別對費用和資金進行預算。財務對各個部門的每期都會制訂預算，具體的數(shù)字以預算卡片的形式，具體費用花費的時候，業(yè)務部門首先經(jīng)過本部門的許可，然后帶具體業(yè)務清單和預算卡到財務，財務核對預算卡，對不超過預算的才批準。問題分析當前X公司采取的是雙向的預算制度，分別對費用和資金進行預算。財務對各個部門的每期都會制訂預算，具體的數(shù)字以預算卡片的形式，具體費用花費的時候，業(yè)務部門首先經(jīng)過本部門的許可，然后帶將具體業(yè)務清單和預算卡交到財務，財務核對預算卡，對不超過預算的才批準。問題分析當前X公司采用的雙向預算是比較嚴謹?shù)摹２捎每ㄆ男问讲焕谪攧詹块T隨時了解各個業(yè)務部門預算的執(zhí)行情況，以便及時監(jiān)控；也不利于財務部門詳細及時的收集數(shù)據(jù)，編制報表分析情況，制訂下一階段的預算。解決方案本項事務由預算流程中的收到預算數(shù)據(jù)并錄入系統(tǒng)節(jié)點處理，由預算會計負責。Oracle ERP的預算系統(tǒng)是依附在總賬而存在的，其主要的特點有如下幾點：操作簡單在系統(tǒng)中無論是輸入預算還是執(zhí)行預算，其操作都非常簡單。在定義預算時，只要定義一個預算，同時定義一個預算組織，就可以了。在執(zhí)行預算時，對分錄審批之前，系統(tǒng)要求檢查資金，檢查資金的結果就是系統(tǒng)自動將本次花費與預算的比較，這個結果可以看到?？梢詫θ魏钨~戶輸入預算系統(tǒng)允許對任何科目、任何部門等段值進行預算，因此系統(tǒng)可以滿足X公司雙向預算的需要，甚至還可以滿足更嚴格的預算需求。三種預算控制方法系統(tǒng)提供了無、建議、絕對三種預算控制方法。無（預算）控制，系統(tǒng)只是將記賬與預算進行比較，對比較的結果不管是否超過都不會有任何動作；建議的預算控制，對于超出預算的情況則不允許進行賬務處理，只有追加預算方可；絕對的預算控制，則對超出預算的情況不允許進行賬務處理。由于X公司在費用支出之前已經(jīng)進行了審批，不會出現(xiàn)超出預算的情況，而且即使特殊情況超出了預算，也必須進行賬務處理；而且，建議和絕對控制對超出預算的情況的處理相對煩瑣；系統(tǒng)允許對不同的期定義不同的預算控制。鑒于以上三種原因我們建議采用“建議”控制，當然財務部可以根據(jù)實際情況和不同時期定義不同控制的預算。靈活的預算界限控制系統(tǒng)允許在每個期間里進行預算控制，不能將剩余的預算加入下月；系統(tǒng)也允許在季度內(nèi)控制預算，季度內(nèi)的每月的預算可以帶入下月，但不可以帶入下季。鑒于靈活的需要，X公司可以將每個月定義不同的預算，可以定義多個有不同控制的預算組織。本方案仍然要求在費用支出前進行財務的預算審批。系統(tǒng)提供了豐富的有關預算的標準報表，當然財務也可以根據(jù)具體的需要，使用FSG工具方便的定義自己需要的財務報表。財務分析解決方案本項事務財務總流程中的進行財務分析節(jié)點處理，由總賬會計負責。OFA（Oracle 財務分析系統(tǒng)）是Oracle 提供的專門配合Oracle 總賬模塊而使用的分析工具。相對于總賬模塊的報表，它提供了時間維度，允許對任何已經(jīng)發(fā)生的科目和部門等段值，進行按照時間的縱向分析；而且，OFA提供了圖表、圖形等方式，將數(shù)據(jù)形象化，便于閱讀。OFA只是一個從總賬讀取數(shù)據(jù)的工具，在總賬中的部分設置只是為OFA提供數(shù)據(jù)而定義的，分析人員隨時可以根據(jù)分析的需要而更改或重新定義這些定義。這里簡要介紹這些定義的數(shù)據(jù)：1. 維Oracle 對于財務的分析提供了維的概念，要求從不同的維度，以不同維度的組合的形式，對企業(yè)的各種財務數(shù)據(jù)進行分析。比如部門維、科目維、產(chǎn)品維、時間維等，也可以對專門的科目定義維，比如管理費用維、銷售費用維等。系統(tǒng)通過組合多個維來分析數(shù)據(jù)，比如將部門維、管理費用維、時間維進行組合，就可以查看各個部門管理費用幾個月來的變動情況。2. 層層是指定該維的匯總值，通過層可以分析不同層次的財務數(shù)據(jù)；比如，財務部就是財務處這一維的層節(jié)點。3. 財務數(shù)據(jù)項財務數(shù)據(jù)項就是對多個維的組合，一個財務數(shù)據(jù)項可以包括多個維，它是進行財務分析的一個數(shù)據(jù)組合，是財務分析的直接數(shù)據(jù)來源。OFA系統(tǒng)具有獨立的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，在將數(shù)據(jù)從總賬導入OFA時，先要在總賬提交幾個請求，然后在OFA系統(tǒng)中運行程序，將數(shù)據(jù)接收入OFA。在OFA中可以非常方便的生成各個數(shù)據(jù)項的分析情況，分析的結果以圖表或表格的形式出現(xiàn)。OFA允許隨時將數(shù)據(jù)項中的各個維任意組合，以得出對不同數(shù)據(jù)的分析。分析的數(shù)據(jù)如下圖所示：在OFA中可以分析的內(nèi)容包括：所有的科目余額、所有由科目余額的計算而生成的參數(shù)，這些參數(shù)比如：貨幣資金、凈資產(chǎn)、資產(chǎn)負債率等，將根據(jù)X公司當前的情況設置一些缺省的參數(shù)，以后X公司完全可以根據(jù)自己的需求方便的自己定義這些參數(shù)。掉。應付業(yè)務供應商管理業(yè)務現(xiàn)狀目前X公司每月約與數(shù)百家供應商發(fā)生應付業(yè)務往來，現(xiàn)有材料供應商1500多家，供應商類型主要為材料供應商，材料供應商只有采購部一個部門使用，外協(xié)也有自己的供應商，現(xiàn)在沒有認識到對財務供應商的管理，對其他應收其他應付供應商只是通過添列科目的形式管理，沒有統(tǒng)一的規(guī)范的管理；不能對供應商進行分類管理，在財務帳中供應商詳情及歷史記錄也不能查到。沒有對供應商的地點信息進行管理。供應商的選定、考核、取消分別有專門的部門和程序，當前沒有對供應商資料的系統(tǒng)管理；當前也沒有對供應商評定的規(guī)范的制度和辦法。問題由于不能對供應商的按各種情況進行詳細分類，不便于對供應商的各種信息進行管理。無法跟蹤供應商從采購到付款的整體流程，從而增加供應商的管理難度。由于各部門沒有統(tǒng)一使用同一集成系統(tǒng)，各部門了解的供應商信息會有一定的差異。由于不能對供應商的地點進行管理，當供應商有幾個地點時，給采購和付款管理增加了難度。解決方案因為供應商的信息中有采購和財務的兩方面的信息，所以本項業(yè)務是由數(shù)據(jù)小組負責完成的，而不能由財務或采購一方維護。對于供應商的管理，Oracle分以下四個部分進行管理：供應商的統(tǒng)一命名與編碼規(guī)則在同一個對外組織機構中，一個外部供應商會同時與組織機構內(nèi)的多個“經(jīng)營單位”發(fā)生不同業(yè)務的往來，因此，對于供應商的管理在一個企業(yè)內(nèi)應具有唯一性，在供應商名稱域維護供應商的名稱，在地址域維護供應商的地址。供應商編碼：對供應商的編碼，不需要將一定的意義賦予編碼，ORACLE僅需要供應商和編碼一一對應；所以對供應商的編碼建議由計算機自動編碼。 供應商名稱供應商的名稱規(guī)范使用該供應商的工商局注冊名稱，不能錄入供應商簡稱或省略其中任何字符，避免出現(xiàn)重復供應商和付款的供應商名稱與接收供應商出現(xiàn)不符的情況。 供應商地點系統(tǒng)提供了定義無數(shù)多個供應商地點的功能，根據(jù)X公司實際情況，在供應商地點域維護相應職能，以此來反映供應商此地址的作用。 供應商類型在Oracle 系統(tǒng)中，可以根據(jù)自己的需要定義不同的供應商類型，根據(jù)業(yè)務類型，定義材料類供應商、財務類供應商、雇員類供應商。材料類供應商指采購部門進行材料采購的供應商，財務類供應商指除材料類供應商以外的財務部門使用的供應商（比如為其他應付其他應收所使用的供應商），雇員類供應商指公司員工作為供應商處理。供應商其他信息通過定義供應商的如下信息，可以加強對供應商的管理，并能及時了解查詢或打印出供應商的各種信息：定義管理供應商所用的銀行及銀行帳戶（便于手工付款時查詢，和以后電子支付）；定義材料類供應商的應付帳款帳戶和預付帳款帳戶；財務類供應商的其他應付款帳戶和其他應收款帳戶；雇員類供應商的其他應付款帳戶和其他應收款帳戶；定義供應商的發(fā)票限額或進行其他控制；對不同的供應商可定義不同的支付條件、支付類別和支付方法；對不同的供應商可定義不同的接收標準，如：接收路線、匹配方法、接收數(shù)量容限和日期容限等如供應商發(fā)生收購合并，Oracle可以通過合并供應商,加強對供應商的管理；發(fā)票管理業(yè)務現(xiàn)狀目前X公司對于應付帳款的憑據(jù)管理是由供應處收集并審核供應商開具的發(fā)票和入庫單，財務部門以此作為入帳依據(jù)，完成支付業(yè)務后，以銀行付款單據(jù)作為付款憑證依據(jù)入帳, 對憑證進行編號，沒有對發(fā)票進行編號管理。供應商開出發(fā)票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給會計審核其中的價格和數(shù)量是否與采購訂單和接收入庫單相符。審核后，由財務應付會計審核與登記帳務?，F(xiàn)狀分析對于財務審計與管理制度而言，與外部機構發(fā)生的往來業(yè)務中，雙方往來的發(fā)票是真正形成債權債務關系的依據(jù)?；诂F(xiàn)狀的發(fā)票管理，由于付款業(yè)務處理時是供應商，而不是針對該供應商的具體哪張發(fā)票，對應付款的管理不夠詳細，是在一定程度上增加了企業(yè)對于應付帳款與實際發(fā)票間匹配關系的風險，增加了企業(yè)對于流出資金的風險，從而降低了企業(yè)對于供應商付款計劃的合理性安排、也不利于進行帳齡分析。對于貨物已到，發(fā)票未到的、或其他手續(xù)不全的貨物，不能及時入帳，而是采用月底核對從倉庫來的入庫與發(fā)票的方式統(tǒng)一記賬，這樣使得不能夠隨時準確的記錄帳務情況。解決方案本項業(yè)務是由采購付款流程的錄入采購發(fā)票或貸項通知單并與采購活動進行匹配節(jié)點處理的，由采購應付會計崗位負責。對于發(fā)票管理分以下幾個方面進行闡述：發(fā)票的確認時間由于財務管理與審核制度中對于債務的確認是基于發(fā)票層次上的，因此，真實發(fā)票的開具時間即為債務的確認時間。發(fā)票的編碼方式Oracle對于發(fā)票的編碼方式在兩個層次上進行，其一建立在發(fā)票批組層次，其次建立在發(fā)票層次；在發(fā)票層次上建立發(fā)票編號不同來源與不同類型的發(fā)票或帳單，在其業(yè)務發(fā)生時的票據(jù)號碼對于財務管理而言都具有實際考核與跟蹤意義的，同時考慮到Oracle系統(tǒng)將發(fā)票定義為標準、貸項、預付、