貴賓接待基本流程(編輯修改稿)
2024-12-03 22:07 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 迎接禮儀 迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象 的最重要工作。給對方留下好的第一印象，就為下一步深入接觸打下了基礎。迎接客人要有周密的布置，應注意以下事項 : (一 ) 對前來訪問、洽談業(yè)務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當?shù)娜藛T前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。 (二 ) 主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等。客人看到有人來迎接，內(nèi)心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無 法消除這種失職和不守信譽的印象。 (三 ) 接到客人后，應首先問候 一路辛苦了 、 歡迎您來到 xxx等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀 : 、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句 請多關照 。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說 :如果您方便的話，能否留張名片給我？” ，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。 (四 ) 迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才 匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。 (五 ) 主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好手續(xù)并將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。 (六 ) 將客人送到住地后，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當?shù)仫L土人情、有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等?？紤]到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯(lián)系的時間、地點、方式等告訴客 人。 一）接待過程的三階段 重賓接待的程序，包括客人抵達前的準備工作，客人抵達后的接待服務工作和客人離去后的有關工作三個階段。 —— 客人抵達前的準備工作 準備工作充分，才能為整個接待工作的順利進行，奠定良好的基礎。迎客準備工作主要包括受領任務、制定方案和組織配置資源等環(huán)節(jié)。 受領任務 接待部門受領任務，要掌握本次接待任務的基本情況和要求，做到“四個知道”，即知道客人的基木情況，如代表團名稱、主賓姓名、國籍、性別、身份、人數(shù)等；知道客人來訪的主要目的、抵離時間以及客人抵達時所乘交通工具；知道客人的活動日程、意見和要求；知道我方的接待指導思想、接待方針和接待規(guī)格。接待部門在接受任務后，一般要召開專題會議，必要時要召開有相關部門參加的聯(lián)席會議，通報本次任務的基本情況，傳達上級領導對本次任務的指示和要求，并進行明確分工。 制定方案 制定接待方案，是接待服務的計劃或設計并文件化 的過程。接待方案是接待工作的主要文字依據(jù)，是參與接待部門和有關人員的行動準則和辦事指南，在接待工作全過程中起規(guī)劃、指導、溝通和協(xié)調(diào)的作用。 接待方案的正文部分要明確以下內(nèi)容和事項： （ 1）迎送安排：包括迎接（歡送）客人的時間、地點，我方參與迎接（歡送）客人領導和工作人員的姓名及職務，以及迎送禮儀。安排迎送人員應身份適當，人數(shù)不宜過多，視來訪團組的性質(zhì)及主賓的身份確定。 （ 2）住地安排：包括客人下榻的賓館的名稱及其樓棟和房間，住地安排要充分考慮到安全、衛(wèi)生、舒適、美觀等質(zhì)量因素，盡可能滿足 客人對住宿安排的合理要求。 （ 3）就餐安排：指客人平時就餐的時間、地點、人數(shù)及費用等。 （ 4）活動和日程安排：包括賓客活動的內(nèi)容、地點時間，盡量滿足客人的合理要求。如需要領導出面陪同也要寫明。匯報工作、業(yè)務洽談、參觀游覽等，都要寫明地點、時間及接待服務要求等。 （ 5）車輛安排：根據(jù)活動日程安排路線及行程，明確接待車輛和駕駛?cè)藛T等。 （ 6）會見安排：寫明出席會見的領導姓名、職務，以及會見時間、地點、雙方工作人員等。 （ 7）宴請安排：包括以什么名義宴請，出席宴會的領導姓名、職務以及 時間、地點、人數(shù)、規(guī)格、費用等。要明確主菜譜，寫明注意事項。 （ 8）費用：應寫明客人來訪中所需費用由誰負擔，如自費，由上級或有關部門報銷、本單位負擔等。 （ 9）新聞報道：如需進行宣傳報道，應在接待方案
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