秘書文檔管理(自學(xué)考試)(編輯修改稿)
2025-05-16 05:25 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 品。：（1）有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率；（2）有利于保證文書的安全；（3）為檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。：（1）統(tǒng)一管理原則（2）分類管理原則（3）安全保密原則（4）方便利用原則：（1）要做到及時(shí)收集，文書工作者要主動(dòng)關(guān)心文件的辦理進(jìn)度，掌握文件的去向，將辦理完畢的文件及時(shí)收集起來，避免文件的丟失；（2）要做到集中保管，將文書分門別類地集中保存于指定場(chǎng)所，由專人管理，如需借閱，必須嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，避免文件流散；（3）要保證文書存放的庫房和文件裝具的牢固，做好保衛(wèi)工作，避免文件受到損害。：（1）要制定嚴(yán)格的保密制度，嚴(yán)懲違規(guī)違紀(jì)事件的當(dāng)事及相關(guān)人員；（2）要選用業(yè)務(wù)過硬、政治素質(zhì)高的人員專門從事機(jī)密文件的管理工作，必要時(shí)要成立專門的機(jī)要部門；（3）要將機(jī)密文件和普通文件分開管理，在從制作到傳遞再到利用的諸環(huán)節(jié)上，都要采取相應(yīng)的保密措施。：（1）閱文室地點(diǎn)的選擇要本著既方便領(lǐng)導(dǎo)閱讀又方便文書人員管理的原則，盡量靠近領(lǐng)導(dǎo)辦公室所在的建筑和樓層，也不能離機(jī)要室很遠(yuǎn)；（2）閱文室要保證周邊和室內(nèi)的安靜，室內(nèi)清潔，光線充足，物品擺放有條理；（3）閱文室內(nèi)要配備文件柜、文件盒（夾）、桌椅等基本設(shè)施，還應(yīng)注意安保工作，安裝保險(xiǎn)門窗，放置消防器材。：（1）收集是檔案工作的起點(diǎn)；（2）收集工作時(shí)貫徹檔案工作基本原則的首要措施；（3）收集工作直接關(guān)系著檔案工作的信譽(yù)問題。：（1）便于發(fā)揮檔案的作用；（2）便于檔案的安全保管；（3）便于應(yīng)付突然事變。：（1）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（2）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（4）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。：（1）標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表（通用檔案保管期限表）（2）專門檔案保管期限表（3）同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案保管期限表（4）同類型機(jī)構(gòu)檔案保管期限表（5）機(jī)關(guān)檔案保管期限表編號(hào)方法：（1）大流水編號(hào)法（2）分類編號(hào)法：（1）準(zhǔn)備文件夾（2）及時(shí)歸卷（3）定期檢查和調(diào)整：（1）根據(jù)問題特征立卷（2）按時(shí)間特征立卷（3）按文種特征立卷（4）按作者特征立卷（5）按通訊者特征立卷（6）按地區(qū)特征立卷：（1）可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文；【最基本的，即可獨(dú)立行使職權(quán)并主要以自己的名義對(duì)外行文】（2）是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；（3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。：（1）獨(dú)立全宗【全宗的主要形式】（2）聯(lián)合全宗（3）人物全宗（4）檔案匯集（5）全宗匯集：（1）年度—組織機(jī)構(gòu)分類法【適用于立檔單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常變化但不復(fù)雜的全宗】（2）組織機(jī)構(gòu)—年度分類法【多用于撤銷機(jī)關(guān)的檔案，并且是立檔單位的組織機(jī)構(gòu)比較固定的全宗】（3）年度—問題分類法【多用于組織機(jī)構(gòu)變化頻繁，或者文件很難區(qū)分所屬機(jī)構(gòu)】（4）問題—年度分類法【適用于歷史檔案和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位一般不宜采用此種方法】：（1）按檢索范圍：全宗范圍、檔案館（室）范圍和若干館范圍；（2）按載體形式：紙張式檢索工具、縮微式檢索工具和機(jī)讀式檢索工具；（3）按編制方式：目錄、索引和指南；（4）按排檢方法：分類和主題；（5）按信息處理手段：手工檢索工具和機(jī)器檢索工具；（6）按功能：查找性、報(bào)道性和館藏性；（7）按使用對(duì)象：公務(wù)與開放的檢索工具，或是檔案工作人員使用的檢索工具和利用者使用的檢索工具。：（1）信息的非人工識(shí)讀性（2）信息的系統(tǒng)依賴性（3）信息與特定載體之間的可分離性（4）信息的易變性（5）信息存儲(chǔ)的高
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