司辦主管管理模塊(編輯修改稿)
2025-05-15 05:41 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 不得另行提出建議或加上自己的判斷； 請(qǐng)托—一般狀況，給予下屬部分自由裁量的余地，下屬亦對(duì)請(qǐng)托內(nèi)容負(fù)有相當(dāng)責(zé)任，下屬可提出個(gè)人建議以及運(yùn)用自己的創(chuàng)意； 征詢—培養(yǎng)下屬，使其產(chǎn)生強(qiáng)烈意愿及責(zé)任感，與下屬站在同一起點(diǎn)上； 暗示—能力強(qiáng)，主動(dòng)工作的下屬，啟發(fā)其積極態(tài)度，下屬對(duì)此內(nèi)容承擔(dān)責(zé)任，使下屬了解執(zhí)行事項(xiàng)的工作概要，以期自動(dòng)自發(fā)的執(zhí)行； 征求—不可勉強(qiáng)，超出原職務(wù)范圍，有危險(xiǎn)性的工作時(shí)，主管對(duì)內(nèi)容擔(dān)負(fù)一切責(zé)任且需率先帶頭。第四節(jié) 控制控制的流程 控制是指為達(dá)成目標(biāo)，透過計(jì)劃、標(biāo)準(zhǔn)與績(jī)效間的比較和研討后，所采取的措施，預(yù)估可能會(huì)發(fā)生的問題，預(yù)先采取處置的方法。 觀察：調(diào)查、測(cè)試、檢討及接收工作進(jìn)程報(bào)告，為控制的前置手段，需有敏銳的問題意識(shí)與慎重對(duì)待； 評(píng)估：招待狀況與計(jì)劃，標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)比，及原因的探究，針對(duì)事實(shí)狀況作考量； 修正、指導(dǎo)：修正錯(cuò)誤，排除阻礙，完善條件，指導(dǎo)工作。二、控制不足或過當(dāng) 控制不足或過當(dāng)?shù)脑颍? 控制手段使用頻率過多，過少； 限制、指導(dǎo)過于專制、放任； 溝通不足； 主管的不安與意志動(dòng)搖； 主管對(duì)計(jì)劃的松懈，標(biāo)準(zhǔn)了解不足； 主管的觀察力遲鈍； 主管對(duì)下屬不信任。 控制不足的表現(xiàn) 下屬違反規(guī)定； 工作延遲； 工作效率降低； 浪費(fèi)、勉強(qiáng)?？刂七^當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn) 降低下屬的自主性，積極性； 主管接收的信息減少，沒有申訴或提案； 缺乏朝氣，陽奉陰違； 工作流于表面，形式； 掩飾錯(cuò)誤； 對(duì)上司反感，只講表面好聽的話； 成為依賴型的下屬。三、 司/辦主管的控制工具 與下屬的溝通認(rèn)真的態(tài)度，注意傾聽；區(qū)別事實(shí)與意見；不要讓主觀偏見先入為主；確認(rèn)模糊不清的地方；表達(dá)對(duì)下屬辛勞的勉勵(lì)；確實(shí)掌握問題點(diǎn)所在；按結(jié)論、理由、過程、意見的順序聽取。 業(yè)務(wù)報(bào)表（見報(bào)表管理） 看板（看板相關(guān)文件） 協(xié)同作業(yè)（見銷管文件） 工作稽核（見銷管文件）四、 下屬的自我控制 讓下屬參與計(jì)劃擬定，接納其意見想法； 工作推動(dòng)狀況的變化及對(duì)應(yīng)，與下屬充分溝通； 下達(dá)命令時(shí)讓下屬正確了解； 擴(kuò)大授權(quán)，讓下屬有自主權(quán)； 中間單位評(píng)估； 培育有能力，責(zé)任心高，問題意識(shí)高的下屬。第五節(jié) 協(xié)調(diào)一、 協(xié)調(diào)的意義 原則上任何工作，如在事前制訂完善的計(jì)劃，做合理的工作分配，采取必要的控制措施，則工作必能按既定計(jì)劃順利進(jìn)行，然而，實(shí)際上目前主管的大多時(shí)間都花費(fèi)在上述以外的工作上。 為找出部門內(nèi)部、部門之間、上下級(jí)間對(duì)工作的方向、方針以及處理方法與任務(wù)分配等觀點(diǎn)的一致，或?yàn)橥獠繂挝坏膮f(xié)助與合作所進(jìn)行的溝通，因?qū)嵤┓椒ǖ牟煌?，?duì)工作效率影響頗大，此類管理活動(dòng)稱為“協(xié)調(diào)”。 協(xié)調(diào)，帶給部門作業(yè)富有彈性及機(jī)動(dòng)性是主管不可或缺的重要手段。二、 司/辦主管的協(xié)調(diào)工作溝通—一定的溝通方法① 心理準(zhǔn)備確定溝通目的分析問題所在 分析對(duì)方，預(yù)估對(duì)方的態(tài)度事先聽取相關(guān)人員意見選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)與場(chǎng)地② 讓對(duì)方產(chǎn)生好感表示誠(chéng)懇親切的態(tài)度盡量與對(duì)方站在共同的基礎(chǔ)上以建設(shè)性的心態(tài)接納正當(dāng)事實(shí)與正確意見 注意傾聽 不受對(duì)方的觀點(diǎn)，立場(chǎng)拘束 保持公正的態(tài)度③ 仔細(xì)聽出對(duì)方的想法及信息適當(dāng)?shù)匕l(fā)問—5w2H不草率表示認(rèn)同，冷靜思考對(duì)方所提意見的理由不宜急辯，不貿(mào)然否定或批評(píng)避免盛氣凌人或卑躬屈膝的態(tài)度④ 爭(zhēng)取對(duì)方的贊同闡明理由互相確認(rèn)問題的關(guān)鍵針對(duì)提案分析利害及影響⑤ 意見對(duì)立或結(jié)論方向及目的與我方方案偏離時(shí)對(duì)事實(shí)再確認(rèn)歸納整理彼此意見保持冷靜保留重新對(duì)話的機(jī)會(huì)接受上級(jí)的指點(diǎn) 會(huì)議（附銷管文件、會(huì)議管理辦法） ①主持會(huì)議的程序 會(huì)議的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好必要的資料及數(shù)據(jù) 預(yù)先通知與會(huì)人員會(huì)議議程 導(dǎo)入議題：介紹議題，并說明相關(guān)背景及數(shù)據(jù)。 引發(fā)意見：利用發(fā)問方式引起與會(huì)人員針對(duì)議題的討論意見。 導(dǎo)向結(jié)論：就與會(huì)人員發(fā)表的意見與資訊進(jìn)行歸納、分析、將有助于解決問題的意見、觀點(diǎn)加以確認(rèn)。 歸納要點(diǎn)：針對(duì)會(huì)議整體討論結(jié)果加以摘要整
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