【文章內(nèi)容簡介】 要召開會議。 會議的成本 　　 會議的成本包括看得見的和看不見的兩種成本?！　　　　　】吹靡姷臅h成本一般指召開某次會議所實際花費的直接的費用，如會議室租金、交通、餐、住、茶水、資料等各種費用。　　　　　　除去看得見的會議成本之外，還有一些不能直接看到的會議成本。占用員工的工作時間會造成浪費，這是一種看不見的會議成本；管理者要準備一個會議需要做大量的準備工作，如占用很多時間準備資料等。因此，看不見的成本不僅占用員工的時間，還會占用主持會議者的時間。此外，會議還有很多不可預知的成本，例如有時會議會帶來負面影響，這些負面的影響實際上也是非常高的會議成本?！　?避免參會者的不滿 　　 會議的成本并不如想象中的那么低。為使會議能很好地召開，讓參與者都高興，就要避免那些使參會者不滿的因素。有專門的調(diào)查資料顯示：有83%的人對會議離題非常煩惱；另外有77%的人認為會議的準備不充足（包括資料的準備和對會議過程內(nèi)容的準備都不夠充足），覺得煩惱；有74%的人會對效率低特別不滿意，認為會議太拖沓；此外，參會發(fā)言者的羅嗦也會造成62%的人不滿；60%的人對會議時間過長覺得非常不滿意；還有51%的人認為缺乏參與度，也會感到不滿?！　」芾碚咴谥鞒终麄€會議的過程中，如果能很有成效地避免以上的各種不利因素，那就能充分消除所有的不滿，使得參會者滿意，從而為高效率的會議打下堅實的基礎。 【小結(jié)】　　主持召開會議是基層管理者的一項工作，高效率地開會是非常重要的一件事情。要想達到預期的會議目的，管理者首先要正確地區(qū)分該開和不該開的會議，其次還應計算會議看得見和看不見的成本，最后，有效地利用調(diào)查報告顯示的結(jié)果，力求最大限度地避免會議中造成的參會者不滿的各種不利因素，才能卓有成效地奠定高效會議的堅實基礎。第4章 如何召集并主持兩種不同類型的會議 　　發(fā)布消息的會議　　有效地傳達信息　　解決問題的會議　　腦力激蕩法　　　　　　了解會議的目的之后，管理者主持會議時，還要充分地準確了解會議的類型，因為不同類型的會議有其各自不同的目的和開會程序。 發(fā)布消息的會議　　　　發(fā)布消息的會議是指管理者將公司高層的信息原封不動地傳達給員工們，起到上傳下達的作用，向員工提供信息和信息來源?！　　　“l(fā)布消息的會議目標是清楚地傳達信息給員工們。通常發(fā)布消息的會議一般是傳達公司的政策以及一些重要決策?！　　艄颊摺　鬟_公司的政策，代表公司理念的信息需要原封不動地進行傳達，管理者不能加入自己過多的個人理解，否則就偏離了公司的政策?！　　景咐俊　　　∧彻局袑咏?jīng)理的老板是個外國人，在老板開會時，該中層經(jīng)理經(jīng)常作一些翻譯工作。該經(jīng)理的翻譯水平很高，但是英文不好的同事總在問，為什么老板只說了一句話，然而經(jīng)理卻常常翻譯成了八句？　　該案例充分說明了這位中層經(jīng)理沒有很好地做到原封不動地傳達老板的意見，每次都加注了很多自己的理解，這種做法是非常錯誤的?！　　艚忉寷Q策　　中層經(jīng)理在整個組織結(jié)構(gòu)中的作用是溝通高層管理者和基層的廣大員工。員工有時不易看到整個企業(yè)運作的全部內(nèi)容，看到更多的往往只是局部。因此，當政策針對于全局時，中層管理者在傳達中就需要加注個人的理解?！　≈袑咏?jīng)理加注個人理解的前提是一定要深入地全面理解決策的意義所在，定位決策的性質(zhì)，然后再采用通俗的方法（運用員工的語言）傳達給下屬。　　這是中層經(jīng)理需要做的。　　在解釋決策的過程中，中層經(jīng)理需要調(diào)整員工對于決策的不同反饋，協(xié)調(diào)員工的情緒，解釋決策的前景，而不是讓員工們自行慢慢反饋。處于傳達決策的角色，中層經(jīng)理需要將決策的前因后果明確地告訴員工，否則很可能會造成員工們的抵觸情緒?！　　舫吻寤蜃尨蠹伊私膺M展　　中層經(jīng)理在發(fā)布信息時，還常常要澄清或讓大家了解事情的進展。尤其是當部門參加的項目是整個項目的一部分時，主管需要將整個項目進程會議上的事情盡量完整地傳達給員工，讓員工深入地全面了解事情的進展，這樣才能充分調(diào)動員工的工作積極性和主觀能動性，使員工們在充分了解信息的基礎上，更有成效地進行下一步的工作。　　　　為了達到清楚地傳達信息的目的，管理者需要全面、深入地真正理解所要傳達的內(nèi)容、傳達背景、預想有可能的問題、注意反饋并及時回復、當場提問以確認理解和會后的單獨溝通等各方面的內(nèi)容?！　　粽嬲斫庖獋鬟_的內(nèi)容　　中層經(jīng)理在發(fā)布信息時，一個非常重要的要求是要全面、深入地真正了解所要傳達的內(nèi)容。如果自身對要傳達的信息還一知半解，就會誤導員工，引起員工與公司之間的沖突?！　　魝鬟_背景　　由于中層經(jīng)理在整個組織結(jié)構(gòu)的金字塔上的位置相對較高，能夠了解更多的背景，而下屬員工們卻看不到。因此，中層經(jīng)理在傳達信息時，一定要把背景傳達清楚，否則就會有各種猜測，最終產(chǎn)生謠言和誤解。尤其當發(fā)生人事變動時，由于背景解釋不清晰，確實會造成很多謠言。　　◆預想有可能的問題　　在傳達政策和決策的會議中，中層經(jīng)理還要做一個周密的準備工作：預想幾個有可能的問題，以及可能產(chǎn)生的帶有普遍性的問題。中層經(jīng)理預想問題，以防下屬提出問題時，手足無措，不知道如何解答。如果問題有共性，作為一位經(jīng)理卻回答不上來，其后果是非常糟糕的，并且還需要為解釋問題再次開會，不僅增加了會議次數(shù)，還要增加會議成本。因此，中層經(jīng)理在開會之前，需要針對實際的政策和決策，預想員工們可能會提出的問題，為進行高效率的會議做好充分準備?！　　糇⒁夥答伈⒓皶r回復　　在傳達信息時，管理人員還要注意員工的反饋并及時地進行回復。員工不一定通過話語進行反饋，員工的非言語姿勢也會傳遞著自己對于傳達信息的態(tài)度。例如當看到員工皺著眉頭在琢磨時，管理人員一定要對此表情予以注意，并詢問問題所在，然后進行澄清或用通俗的語言詳細回答，及時地給予員工反饋?！　　舢攬鎏釂栆源_認理解　　對于主管來說，當場提問以確認理解的溝通方法是非常必要的。當場詢問員工的想法，不僅使得目的能及時闡述明確，而且還同時促進了與員工的溝通。當管理者將整個內(nèi)容傳達清楚后，可以通過詢問幾位員工來再次地予以確認?！　〈送?，管理者還可以通過讓員工闡述會議內(nèi)容來確認傳達的效果怎樣。管理者通過傾聽員工的復述，就可以比較明確地把握會議傳達的效果，明確員工是否已經(jīng)真正明白并且理解?！　　魰蟮膯为殰贤ā　≡趥鬟_政策和決策的會議中，管理者不一定要詢問所有的人，管理者可以在會后尋找機會與個別員工進行單獨的溝通。進行單獨的溝通，使得主管能夠真正了解個別員工的想法，得到單獨的意見。管理者需要考慮性格使得某些員工不愿意當眾說出自己的想法，但是這并不代表他沒有任何意見和建議。因此，管理者需要與那些可能會有問題的員工進行會后的單獨溝通。解決問題的會議　　　　除了發(fā)布消息的會議之外，管理者還需要面對另外一種會議：解決問題的會議。　　　　管理者召開解決問題的會議的目標是：找到有效地解決問題的方法。有效地解決問題的方法有：找出候選和評估的方案、通過會議決策等各種方法?！　　粽页龊蜻x方案　　通過會議，管理者和員工們一起尋找、評估候選方案，這屬于群策群力的行為?！　‘敶嬖谛枰鉀Q的問題，而管理者根本沒有任何解決方案時，此時，管理者可以通過發(fā)動員工，搜集所需的信息，以及每位員工的意見和建議，歸納出幾種解決的方法，得到一些候選方案。　　◆評估方案　　管理者通過會議找出一些候選方案之后，接下來就需要評估這些候選方案，征集員工們的意見和建議的過程就是評估方案的過程。這時候，會議的直接目標就是評估已有的能解決問題的方案?！　　敉ㄟ^會議決策　　對方案進行評估之后，再接下來就需要會議決策，制訂最終的方案?！　‘敼芾碚哒莆樟藥讉€解決問題的方案時，可以通過會議進行決策，綜合判斷孰優(yōu)孰劣，選擇其中更好的方案。一旦通過會議決策出最終方案，那么無論是管理者還是員工都需要按照最終方案去執(zhí)行，這一點非常重要。給予過提出異議的機會，卻沒有任何表示，但在最終執(zhí)行中卻又不按照規(guī)定做，這樣會帶來嚴重的后果。　　　　為了有效地找到解決問題的方法，管理者在開會時需要做到預先通知目標和問題、預先溝通、區(qū)分利益方、預想的沖突、統(tǒng)一標準、利用解決問題的工具和方法（學會用腦力激蕩的方法集思廣益）。　　◆預先通知目標和問題　　為使解決問題的會議更有效，管理者首先要做的是預先通知員工問題的所在、定位以及問題解決的目標。員工在得到通知之后，通常會著手準備、思考解決的方法，在會議上貢獻自己的力量，提出讓大家借鑒的想法，這與員工不知會議目標而盲目來開會的效果有著天壤之別的收獲差異?！　　纛A先溝通　　為統(tǒng)一對問題的不同看法，需要在會議進行前就預先溝通。如針對解決問題的幾種不同意見，預先溝通各種意見內(nèi)涵要素的重要性。所謂預先溝通是指會議的主持者（中層管理人員），在有問題需要解決時，在通知員工要開會、解決問題時，先征求員工對問題的看法，即個別征求意見?！　☆A先溝通，個別征求意見的優(yōu)點在于管理人員在開會過程中，會預知員工可能會提出的問題，這樣就可以大大地提高會議的效率。因為已經(jīng)預知問題，就會作出很充分的準備，分析大概的幾種不同的傾向性，甚至于預知各位員工的具體想法，解決可能會發(fā)生的沖突，最終達成目標。　　管理人員通過搜集員工們的思想傾向進行會議準備，對于整個會議進程的推進以及盡快地達成結(jié)果都會有非常大的幫助?！　　魠^(qū)分利益方　　當管理者要解決問題時，由于不同的方案會給不同的員工帶來的實際利益并不相同，因此，員工對方案會產(chǎn)生不同的傾向，這樣就產(chǎn)生了方案的利益方。作為要召開會議的管理者，就需要區(qū)分利益方，平衡利益方的關系?！　　纛A想沖突　　當造成過度侵犯利益時，員工之間就會產(chǎn)生沖突。管理者了解全體員工的想法，確定出員工對于方案的不同傾向，即區(qū)分出利益方之后，應事先預想不同的利益方之間可能會出現(xiàn)的沖突。這樣管理者在主持會議時，就不會產(chǎn)生不同利益方吵得不可開交的場面。　　【案例】　　　　某公司的一次會議上，產(chǎn)生了后勤部和銷售部之間的沖突。銷售經(jīng)理當著很多人的面指責后勤送貨經(jīng)理。后勤送貨經(jīng)理當時就拍案而起，最后會場變成了戰(zhàn)場。于是，銷售和后勤送貨的經(jīng)理開始列舉對方對不起自己的事情。實際上，沒有解決任何問題?！　′N售和后勤送貨的經(jīng)理都知道開會，事先都準備了有利于自己一方的資料。如果主持會議的管理人員事先想到銷售和后勤送貨的經(jīng)理之間的利益沖突，就會減少會議的成本——兩位經(jīng)理陳述的時間，并且避免最終的相互攻擊?！　嶋H上，在解決問題的會議上，經(jīng)常會有利益不同的雙方，這是不可避免的。管理者通知他們開會的目的不在于定位孰是孰非，而是要最終妥善地解決問題。如果管理者允許不同的利益方站在自己的角度上，申訴自己的利益，那么會議根本就不會解決問題。主持會議的管理者需要在會前就進行充分的準備，明確會議解決問題的這一目標，使得不同的利益方陳述工作可以改進的地方，這樣才能成功地達成會議的目標。　　◆統(tǒng)一標準　　在召集解決問題的會議時，管理者還要事先與員工們統(tǒng)一標準。如某公司要解決一個問題，公司最多可以允許在兩周之內(nèi)、用十萬元錢解決問題?！　∪绻麤]有事先的標準，從不同的角度考察，可能有很多方案都強尚械模鷚殘碓謨詵延玫畝嗌?，花费时紲Z某ざ獺５蓖騁槐曜賈?，管理人暂吪可以蕢蜥议向讙佲k欣姆較蟯平?span class=style2　　◆利用解決問題的工具和方法　　管理者應用一些解決問題的工具和方法會使解決問題的會議更為有效。中層經(jīng)理主持的會議，在學會和掌握一些解決問題的方法和技巧后，可以迅速地解決問題，并能充分地調(diào)動員工積極地思考?！　　　　裟X力激蕩　　腦力激蕩（ｂｒａｉｎｓｔｏｒｍｉｎｇ），也有人叫做頭腦風暴，是一種比較好的解決問題的方法?！　☆^腦風暴要求全部參會者都可以將自己的想法，意見充分地貢獻出來，運用能力激蕩的方法來有效地解決問題。通常的程序是：①參會的每一個人明確要解決的問題是什么；②推舉一位主持人，記錄下每個人的意見；③每個人個自說出自己的解決方法；④評估可行性，選擇方案；如果沒有可行的方案就要進行第五步；⑤將所有解決方案中可行的部分進行個自優(yōu)點的組合，最后組合成的方案綜合了其它所有解決方案中的個自優(yōu)點，是優(yōu)于其它所有的解決方案的一個較為理想的解決方案，它成功地運用了集思廣益的辦事原則?！　　裟X力激蕩的原則　　運用腦力激蕩時，不能違反兩個原則：①不要否認他人的想法，因為每一個想法都有可能激蕩出新的解決方法；②要有創(chuàng)意，可以說出最直覺的想法，即使認為想法沒有可行性，也許其他參會者會被刺激，激蕩出一個可行的方案?！　∧X力激蕩特別適用于群策群力的會議。并不是員工所表達的所有想法和主意都能最后轉(zhuǎn)化為可行的方案，而是運用集思廣益的辦事原則，通過選擇各種方法中可行的最重要的部分、需要立刻改進的地方，做成實施的方案才是正確的途徑?！　∮捎谀X力激蕩法使得員工不受限制地思考，因此會產(chǎn)生很多有創(chuàng)意的想法，在這種環(huán)境中，解決問題就會變得相對地容易些。公司可以在辦公環(huán)境中設置白板，記錄員工隨時的想法和意見，這也是一種很好的對腦力激蕩法的應用。【小結(jié)】　　 作為管理人員，要想高效率地開會，首先要正確地準確區(qū)分會議的性質(zhì)。在發(fā)布信息的會議上，管理者可能需要公布政策、解釋決策或很有成效地澄清及告知進展，要使得會議高效，管理者需要真正全面、深入地理解所要傳達的內(nèi)容、傳達背景、預想有可能的問題、注意反饋并及時地回復、當場提問以進一步地再次確認理解和會后的單獨溝通。解決問題的會議的目標是找到解決問題的有成效、較為理想的解決方法，在找候選和評選的方案、通過會議決策的過程中，管理者需要做到預先的通知目標和問題、溝通、區(qū)分利益方、預想沖突、統(tǒng)一標準、利用解決問題的工具和方法（學會用腦力激蕩的方法集思廣益）。 第5章 會議的主持技巧 　　會議主持技巧的測試　　明確主持人的工作　　會議現(xiàn)場的控制　　取得滿意的會議效果　　管理者掌握的會前和會后的技巧只是為有效的會議過程做準備。會議中的主持技巧，涉及到管理者掌控會議的能力。會議主持的技巧屬于一種行為性質(zhì)，管理者可以通過學習來改變自己的會議主持技巧。 會議主持技巧的測試　　　 通過對主持技巧的測試，管理人員可以了解