【文章內(nèi)容簡介】 項目內(nèi)部節(jié)假日安排；（七）參與組織實施團隊文化建設(shè)的各項活動；（八）負責公司固定資產(chǎn)、辦公用品管理、車輛管理、商務接待管理；（九）考勤管理；（十）負責檔案管理；（十一）負責項目證照的年審及更換工作；（十二）負責營銷策劃類相關(guān)方案及費用的內(nèi)部流程審核。二十一、工程資料員兼檔案員崗位職責直接上級：綜合辦經(jīng)理、項目工程副總經(jīng)理崗位職責：（一）負責工程項目的所有圖紙的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作。（二）收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會議紀要等資料并歸檔。（三）負責備案資料的填寫、會簽、整理、報送、歸檔：負責工程備案管理，實現(xiàn)對竣工驗收相關(guān)指標(包括質(zhì)量資料審查記錄、單位工程綜合驗收記錄)作備案處理。（四）監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步：對施工單位形成的管理資料、技術(shù)資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程督查，保證施工資料的真實性、完整性、有效性。（五）按時向公司檔案室移交：在工程竣工后，負責將文件資料、工程資料立卷移交公司。（六）負責向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收，取得《建設(shè)工程竣工檔案預驗收意見》，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館。（七）指導工程技術(shù)人員對施工技術(shù)資料（包括設(shè)備進場開箱資料）的保管。（八）負責與項目有關(guān)的各類合同的檔案管理：負責對簽訂完成的合同進行收編歸檔，并開列編制目錄。作好借閱登記，不得擅自抽取、復制、涂改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。（九）負責向銷售策劃提供工程主要形象進度信息：向各專業(yè)工程師了解工程進度、隨時關(guān)注工程進展情況，為銷售策劃提供確實、可靠的工程信息。（十）負責工程項目的后勤保障工作：負責做好文件收發(fā)、歸檔工作。負責部門成員考勤管理和日常行政管理等經(jīng)費報銷工作。負責對竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便于有關(guān)部門查閱調(diào)用。負責公司文字及有關(guān)表格等打印。二十二、駕駛員兼行政助理崗位職責直接上級：綜合辦經(jīng)理崗位職責：（一）負責項目車輛安全駕駛及維護；（二）負責項目車輛的年審及日常維護；（三）負責項目車輛的轉(zhuǎn)讓過戶及抵款手續(xù)的辦理；（四）負責項目車輛油費的充值；（五）負責項目車輛費用明細單的制定及確認；（六）負責報紙、刊物的征訂及收發(fā)；（七）協(xié)助監(jiān)督、檢查辦公環(huán)境安全、消防、衛(wèi)生工作；（八）負責項目通訊費用的報批與繳納；（九）協(xié)助開展項目日常辦公設(shè)施的保養(yǎng)與維護；（十）負責項目外來業(yè)務單位人員的接、送工作；（十一）負責辦公室日常來客接待；（十二）完成綜合辦經(jīng)理及行政主管交辦的其他任務。第三部分 項目部管理制度一、項目部員工基本行為準則為規(guī)范項目全體員工的行為規(guī)范和道德標準，從而樹立良好的形象；現(xiàn)特制定本準則，望項目部全體人員自覺遵守。嚴格遵守項目各項管理規(guī)章制度及工作流程；具有良好的思想道德品質(zhì)，認同項目發(fā)展文化氛圍，尊敬領(lǐng)導、團結(jié)同事，不搬弄是非；具備一定的溝通和協(xié)作能力，能夠及時、獨立完成上級交辦的各項工作；具有飽滿的工作激情，全身心的投入工作，不在上班時間看電影、玩游戲、聽音樂，不做與工作無關(guān)的事情，不串崗、離崗。對待工作積極主動，用心負責，不高聲喧嘩影響他人工作，對待同事謙遜、平和；具備一定的學習能力，通過在工作中的不斷學習，努力提升自我綜合素質(zhì)。二、行政管理制度（一）項目辦公環(huán)境管理規(guī)定為規(guī)范項目各項行政日常工作，做好項目考勤、勞動紀律、環(huán)境衛(wèi)生及消防安全等工作，塑造優(yōu)美、舒適的工作環(huán)境，保障各項工作順利進行，特制本辦公管理規(guī)定。環(huán)境管理要求（1）根據(jù)新辦公室辦公功能劃分，項目對各辦公區(qū)域衛(wèi)生打掃進行明確。（2）各辦公室衛(wèi)生由各辦公室人員負責各自辦公區(qū)域的衛(wèi)生清掃及日常維護；（3）桌面需保持整潔，配備的設(shè)施設(shè)備由使用人負責保持清潔；（4）綜合辦負責衛(wèi)生的監(jiān)督、檢查、記錄。安全管理要求（1）各辦公室員工下班或離開辦公室前，將所有電源、窗戶關(guān)閉后方可離開。若發(fā)現(xiàn)辦公室電源、窗戶存在未關(guān)閉情況，將對其部門進行記錄，并在項目會議中進行通報。（2）上班結(jié)束后如需加班，加班人員需在離開辦公室前，將電源、窗戶關(guān)閉，鎖好所有門后離開。（3）禁止在辦公區(qū)域堆放易燃易爆等危險物品。（4）各部門員工需認真保管項目配發(fā)鑰匙，如因個人原因丟失，綜合辦不再配發(fā)。（二）項目辦公物品管理規(guī)定辦公設(shè)施（1）綜合辦對項目各部門辦公設(shè)施登記造冊，各部門負責人簽收實物資產(chǎn)，同時新增或?qū)嵨镎{(diào)出在登記冊上登記，綜合辦負責操作、備案管理，各類辦公設(shè)施在使用過程中，若有損壞、丟失，由當事人按原價賠償，資產(chǎn)實物負責人調(diào)離、離職，由綜合辦監(jiān)交資產(chǎn)使用人，簽署意見并備案；（2）購買及維護程序：新購、維修、保養(yǎng)、更換各類設(shè)備、設(shè)施部件、轉(zhuǎn)移各資產(chǎn)使用人由綜合辦辦理；（3）檢查程序：綜合辦持資產(chǎn)清單核對，做出處理意見→項目領(lǐng)導→綜合事務部執(zhí)行處理意見。辦公用品（1）購入、領(lǐng)用流程：每季度末各部門填寫申報辦公用品→綜合事務部匯總、審核→采購→發(fā)放→綜合辦形成季度費用表→各部門負責人簽字確認；逾期申請將不予辦理。（2）每季度綜合事務部匯總各部門辦公用品費用表，形成申請報告，合作單位提供發(fā)票→部門經(jīng)理審核→財務部審核→總經(jīng)理簽批→財務部結(jié)款。各類報銷單、報表、發(fā)票、賬本、水票按實際用量統(tǒng)一購買。辦公設(shè)施在使用過程中,由于人為原因損壞或丟失將照價賠償。（三）項目行文管理規(guī)范為規(guī)范項目的日常文件的嚴肅性，對項目內(nèi)部上行文、下行文和對外事務文件，現(xiàn)制定項目文件管理規(guī)定格式、標準如下：本規(guī)定所指的文件，是指項目在日常經(jīng)營管理活動過程中，形成的所有對內(nèi)及對外的各類行文，包括總結(jié)、計劃、文件、報告及合同等。項目行文管理部門為綜合辦，對項目各類行文負有管理職責。（1）綜合事務部對項目的各類文書的規(guī)范程度具有審核責任；（2）凡項目對外報送的各類文件，綜合辦需備份原件存檔（涉及財務類付款業(yè)務時，原件由財務管理部留存）。項目行文的規(guī)范要求（1）標題：主標題的固定字體為黑體，或使用宋體加黑，固定字號為三號字，需居中使用；副標題的固定字體為宋體（不加黑），固定字號為小四號字；注意事項：在標題中如出現(xiàn)數(shù)字時，需使用阿拉伯數(shù)字表示，不得用大寫漢字表示；（2）文件編號：應以“新麟峰字【2016】號”，外發(fā)函冠以“新麟峰函字【2016】號”，文件編號由綜合事務部統(tǒng)一管理編制。（3）文頭：文頭的固定字體為宋體，固定字號為四號字，需頂格、加黑使用；（4）正文：正文的固定字體為宋體，固定字號為四號字，使用時需首行縮進兩個漢字字符；（5）落款：項目名稱及日期的落款應落在整個頁面（自上而下、從左至右）的三分之二處；落款日期應為大寫漢字（數(shù)字零除外，應使用英文大寫字母O表示）。（6）頁面設(shè)置：項目文檔的頁邊距統(tǒng)一設(shè)置為上、下、左、右均為2厘米；行間距統(tǒng)一設(shè)置為固定值28磅。（7）為節(jié)約辦公成本，除另有要求必須單面打印的文件外，要求項目各部門打印A4文件時必須正、反面打印。文書的收發(fā)管理（1）項目的各類文書由綜合辦負責統(tǒng)一收發(fā)。（2）項目各部門文件上報總公司時，需先在綜合辦登記，由綜合辦統(tǒng)一上報，如遇緊急文件，需先在綜合辦登記，領(lǐng)取對外發(fā)文本，報送人簽字確認，予以報送；（3）總公司下發(fā)的文件，統(tǒng)一由綜合辦負責簽收、登記，并將文件送至總經(jīng)理閱后，將復印件轉(zhuǎn)發(fā)至文書所涉及的業(yè)務相關(guān)部門。（4）項目部對外發(fā)送的文件內(nèi)容應由經(jīng)辦人員簽字確認并報主管領(lǐng)導審批后，由綜合事務部負責發(fā)放。（5）各部門收到的政府相關(guān)部門的文件，需將原件轉(zhuǎn)至綜合辦存檔。（四）項目印鑒管理制度為規(guī)范項目的印鑒管理工作，加強印鑒使用的重要性、規(guī)范性和嚴肅性，防范經(jīng)營、管理風險，特制定本制度。本制度中的印鑒是指項目公章、合同專用章、法定代表人名章（財務專用章由財務部指派專人另行管理）。印鑒由項目指定專人負責保管，實行用章登記制度。印鑒管理人要妥善保管，對規(guī)范合理合法用章盡到監(jiān)督防范的責任，做好每次印鑒使用情況的登記，并建立《用印登記表》、《印鑒攜帶外出審批表》。印鑒使用范圍、審批權(quán)限及審批程序（1）以項目名義簽訂、簽署的各類經(jīng)濟、法律文書（包括合同、協(xié)議書、意向書、委托書、訴訟書、有關(guān)復函等）及在經(jīng)濟上、項目經(jīng)營管理上有重大影響的業(yè)務往來公函。以項目名義上報、下發(fā)（外發(fā)）的文件、函件（包括文件、請示、報告、總結(jié)、通知、申請、公函等），需由項目總經(jīng)理批準后方可用印。（2）以項目名義對外報送的各類年檢、備案、統(tǒng)計資料及項目內(nèi)部簽訂的試用協(xié)議、勞動合同等資料，由使用部門分管領(lǐng)導簽字后即可用印。（3）在日常工作中需要使用印鑒時，須先填寫《用印登記表》，按項目印章使用流程辦理。如遇特殊情況未能獲得簽字而急需蓋章時，經(jīng)辦人必須與印鑒管理人員共同當面或電話請示相關(guān)領(lǐng)導后，先行用印，隨后補簽字。印鑒管理人對未經(jīng)批準的文件不得擅自用印，如違反此項規(guī)定造成的后果由印鑒管理人負責。（3）因業(yè)務需求確須把印鑒帶出項目使用的，必須由使用責任人填寫《印鑒攜帶外出審批表》，經(jīng)項目總經(jīng)理批準后方可。（4）印鑒使用人須詳細填寫《用印登記表》或《印鑒攜帶外出審批表》，按相關(guān)要求履行相關(guān)審批程序，印鑒管理人需認真履行印鑒管理流程，并嚴格審核、及時督收。嚴禁在空白紙上用章，如因工作需要或其它特殊情況確需使用時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準后方可辦理；持空白介紹信外出工作回來必須向項目匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。印鑒遺失時，除立即向上級報備外，應依法公告作廢。印鑒如有遺失或誤用，由印鑒管理人自行負責。五、項目檔案管理制度為了加強項目的文書立卷、檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案效用，保證檔案的安全、保密，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化，根據(jù)項目實際情況，制定本規(guī)定。本規(guī)定所稱的檔案，是指項目在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中，形成的且已辦理完畢的，具有保存價值的原始歷史記錄。主要包括：（1）凡本項目下發(fā)的文件、合同、協(xié)議一律由綜合辦統(tǒng)一收集管理，經(jīng)辦部門視實際需要留存影印本（工程圖紙資料除外）。（2）項目工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加重要會務活動的相關(guān)人員，必須將會議的主要文件資料向綜合辦辦理歸檔手續(xù)。重要會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄等。（3）項目的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復，反映本項目重要活動的剪報 、照片、錄音、錄像等均屬歸檔范圍。（4）項目工程檔案資料（前期手續(xù)、證照、合同、圖紙及設(shè)計變更、工程洽商紀要、工程來往函件、工程竣工驗收資料及備案手續(xù)、工程結(jié)算資料等）。檔案管理工作，主要包括原始資料的收集、整理、分類、立卷、歸檔、保管、借閱、銷毀。文件承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整,必須及時交綜合辦歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。項目的檔案管理工作原則上由綜合辦統(tǒng)一負責。各部門應指定專（兼）職人員，負責管理收集本部門的文件資料，認真執(zhí)行歸檔制度，及時向綜合辦辦好交接簽收手續(xù)。財務檔案由專人負責；前期部辦理項目開發(fā)建設(shè)手續(xù)的各項原件交綜合辦存檔；工程檔案由綜合辦資料員兼檔案員負責按照工程檔案歸檔要求進行檔案整理、裝訂、建檔、保管。各部門在建立檔案時，應遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，分門別類，便于保管和利用。歸檔前，綜合辦對立卷情況進行檢查，對不合格者可退回該部門重新整理。歸檔時，各部門編制移交目錄一式兩份。財務檔案統(tǒng)一由財務部負責整理、裝訂、建檔、保管。在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與定稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文與原件形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；絕密文件單獨立卷。卷內(nèi)文件資料應按照排列順序，依次編寫頁號，統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角（或背面的左上角）編號。案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整，卷內(nèi)目錄在卷首；案卷封面應逐項按規(guī)定用碳素筆或鋼筆書寫，字跡清晰。各部門在檔案流轉(zhuǎn)過程中，應建立文件收、發(fā)、借閱簽收本，并依據(jù)相關(guān)流程認真、及時的做好流轉(zhuǎn)簽收工作，由項目綜合辦負責監(jiān)督、檢查流轉(zhuǎn)運行情況。1為保障檔案及時、有效的流轉(zhuǎn)，各部門行文時須在文件批閱單的備注欄中明確標注需要轉(zhuǎn)發(fā)的部門，文件接收部門接收時在備注欄中簽名接收，以備查閱。1檔案保管期滿，綜合辦應負責及時銷毀。銷毀時，要建立銷毀清冊，經(jīng)項目總經(jīng)理批準，部門經(jīng)理、監(jiān)銷人、經(jīng)辦人簽字后，方可銷毀。（六）商業(yè)秘密管理制度為了保守項目商業(yè)秘密，維護項目的合法權(quán)益，提高項目的經(jīng)濟效益和社會效益，項目所有員工均應遵守如下規(guī)定。不在公共場所和家屬、子女、親友面前談論項目商業(yè)機密；不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；禁止在信件、電話中接受私人對業(yè)務方面的咨詢。嚴禁將商業(yè)機密文件帶回家中，或借閱給非項目內(nèi)部人員；在公共場所嚴禁談論項目內(nèi)部商密事項，以及各種數(shù)據(jù)、情報、資料。非職責范圍，不許翻閱項目檔案、資料和其他文字記錄；不許私自記錄、復印涉及項目內(nèi)部的檔案、文件。對商業(yè)機密文件和材料的草稿要及時用碎紙機進行處理，不得隨意亂放或放進廢紙簍。項目對因泄密或侵權(quán)給項目造成損失的責任人，有權(quán)要求其賠償損失，對觸犯刑律的可報告司法機關(guān)依法追究其法律責任。（七）項目計劃總結(jié)管理制度項目計劃總結(jié)的分類分為周計劃總結(jié)、月度計劃總結(jié)、半年計劃總結(jié)、年度計劃總結(jié)。項目計劃總結(jié)的編制（1）各部門經(jīng)理負責組織編制工作計劃及總結(jié)，在規(guī)定時間內(nèi)提報周計劃總結(jié)、月度計劃總結(jié)、半年計劃總結(jié)、年度計劃總結(jié)至綜合辦；（2）由綜合辦負責收集匯總各部門提報的周計劃總結(jié)、月度計劃總結(jié)、半年計劃總結(jié)、年度計劃總結(jié)，提請項目經(jīng)理會進行審核確認，將確認后的計劃發(fā)至各部門遵照執(zhí)行。（3）由綜合辦根據(jù)確認后的各部門階段性工作計劃，進行督促落實，并形成