【文章內(nèi)容簡介】 您已經(jīng)對自己的時間利用情況和存在的時間浪費因素有所了解，現(xiàn)在可以開始更有效地安排自己的時間了。您的目標(biāo)是什么？您的目標(biāo)是以有助于實現(xiàn)最重要目標(biāo)的方式來利用時間。日程表是系統(tǒng)安排時間的最佳方法。日程表是在具體時限內(nèi)完成任務(wù)的書面承諾。它將您的可用時間及時間分配計劃形象化。通過日程表，您可以更容易看到未分配的時間。而尤為關(guān)鍵的是，它會顯示優(yōu)先級為 A 和優(yōu)先級為 B 的任務(wù)是否占據(jù)了您的大部分時間，得到了應(yīng)有的重視。選擇計劃工具 有很多種計劃工具： 任務(wù)列表 約會時間表 書面或電子版的日、周計劃 聯(lián)網(wǎng)的日程安排軟件和硬件 掛歷企業(yè)可能提供這些工具。如果這些工具符合您的個人風(fēng)格，就使用它們；如果不適合，應(yīng)該另尋他法。您很可能會使用更適合自己工作風(fēng)格的系統(tǒng)。另請參見任務(wù)列表。制定日程表 將任務(wù)輸入日程表，并指定完成任務(wù)的預(yù)期時限即可制定日程表。以下指導(dǎo)原則可以幫助您制定實用的日程表： 首先輸入優(yōu)先級為 A 的任務(wù)，然后將剩余時段分配給優(yōu)先級為 B 的任務(wù)。 在每天您思想最活躍、精力最充沛的時段安排需要創(chuàng)造力與活力的活動。將例行任務(wù)安排在精力不足的時段。 預(yù)留一些時間不做安排，以應(yīng)對突發(fā)危機(jī)、意外機(jī)會以及與同事或下屬之間的臨時性交流。 避免連續(xù)不斷的會議。每次會議結(jié)束后，您都需要時間來處理信息和完成行動事項。 盡量固定處理電子郵件、書面工作和電話等各任務(wù)的時間。例如，規(guī)定上午 9:009:30 和下午 4:305:00 執(zhí)行這些任務(wù)。固定各項任務(wù)的時間通?？梢员苊忾_始和轉(zhuǎn)換的時間，從而減少執(zhí)行任務(wù)所需的整體時間。 工作周快結(jié)束時，應(yīng)將未完成的優(yōu)先任務(wù)轉(zhuǎn)移到以后未安排的時段，必要時暫緩低優(yōu)先級任務(wù)。 將日程表置于電腦顯示器或辦公桌的明顯位置。充分利用任務(wù)列表 任務(wù)列表是一種簡便、常用的計劃工具，一目了然地列出您一天內(nèi)必須完成的所有任務(wù)。其中包括： 要參加的會議 必須制定的決策 必須撥打或要接聽的電話 需要起草的電子郵件、信件和備忘錄 前一天未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)許多管理者在每天早晨或下班時準(zhǔn)備任務(wù)列表，并將其與日（周）計劃結(jié)合使用。例如，如果每天日程表提醒您周二下午 3 點 到 4 點“回復(fù)電話”，那么當(dāng)天的任務(wù)列表就應(yīng)明確要給哪些人回電話，并指出每次談話的目的。運用以下策略可以充分利用任務(wù)列表： 僅包括您認(rèn)為可以完成的一半任務(wù)；人們經(jīng)常低估完成任務(wù)所需的時間。 “緊急但不重要”和低優(yōu)先級的任務(wù)一概不列入任務(wù)列表。 下班時要查看列表。是否還有未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務(wù)？如果有，必須重新進(jìn)行安排，但首先您要考慮為什么沒有按計劃完成任務(wù)。如果您不習(xí)慣列表，可以考慮嘗試其他的方法描述待完成的任務(wù)。例如，在一大張紙或白板上貼一些便簽，以便為您的關(guān)鍵任務(wù)創(chuàng)建“思維導(dǎo)圖”。以下是一位管理者的思維導(dǎo)圖示例：讓日程表具有靈活性 當(dāng)人們承擔(dān)更高級別的管理職責(zé)時，他們的責(zé)任往往更缺乏組織性，而他們的工作則變得更加不明確且不可預(yù)測。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應(yīng)工作的需要。讓日程表具有靈活性： 在每天的日程表中預(yù)留更多的“空閑時間”。 在您的日程表中只列出未來兩周（或更長）的最關(guān)鍵任務(wù)及最終期限。 培養(yǎng)在機(jī)遇或危機(jī)出現(xiàn)的時刻主動放棄計劃任務(wù)的意識。較大的靈活性并不會令您的日程不飽滿，而是會確保您有充裕的時間處理最重要的事務(wù)。日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進(jìn)度以確保正確的工作方向。在“核心概念”的下一部分中，您將了解到監(jiān)督并不斷改進(jìn)時間管理系統(tǒng)的方法。監(jiān)督和改進(jìn)您的時間管理策略 在日程表開始啟用后，對照它來監(jiān)控您的工作進(jìn)度是至關(guān)重要的。這樣，您才能明確問題并發(fā)現(xiàn)不斷改進(jìn)時間管理系統(tǒng)的方法。檢查進(jìn)度 每天至少對照日程表檢查一次任務(wù)的完成情況。許多管理者每天早晨和下班之前進(jìn)行這項工作。在檢查進(jìn)度時，向自己提出以下問題： “我是否完成了今天安排的任務(wù)？”如果沒完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務(wù)所需的時間？ “我是否向著目標(biāo)的實現(xiàn)又躍進(jìn)了一步？”如果不是，可能是由于您的日程安排過于繁重。 “我的精力是否更加集中？”如果不是，您可能安排了過多的優(yōu)先級為 C 的任務(wù)，或未將同類任務(wù)合并處理。 “我是否能堅持使用這個日程表？”如果不能，可能您使用的計劃工具或系統(tǒng)并不適合您的個人工作風(fēng)格。根據(jù)您對上述問題的回答，決定是要對時間管理系統(tǒng)進(jìn)行徹底改革還是進(jìn)行微調(diào)。尋找規(guī)律 在您檢查自己的進(jìn)度并考慮是否需要改進(jìn)計劃系統(tǒng)的同時，尋找您所經(jīng)歷的各種問題的規(guī)律。例如，如果您無法按時完成任務(wù)，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。導(dǎo)致這種局面的常見原因包括： 習(xí)慣性地對任務(wù)所需時間估計不足 拖延 各種干擾浪費時間 為意外需求預(yù)留的時間不足改進(jìn)您的計劃系統(tǒng) 發(fā)現(xiàn)自己的計劃系統(tǒng)存在問題并不是個別現(xiàn)象。大多數(shù)管理者都需要調(diào)整他們的時間管理方式。關(guān)鍵在于迅速地采取措施解決這些問題。您的目標(biāo)是什么？是要不斷改進(jìn)管理時間的方式。以下做法會對您有所幫助： 學(xué)以致用。在確定未能如期完成計劃任務(wù)的原因之前，不要將未完成任務(wù)重新列入日程表。一旦發(fā)現(xiàn)計劃缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。例如，提醒自己為先前未能完成的活動分配更多的時間。或在新的日程表中預(yù)留更多的“空閑時間”以便處理意外事件。或解決拖延傾向背后的原因，例如懼怕失敗或無法確定如何處理大型任務(wù)。 征詢建議。如果那些困擾您的“時間浪費因素”和計劃問題也同時困擾著其他人，那么征求他們的意見就顯得彌足珍貴。詢問您的上司、同事和下屬怎樣不斷改進(jìn)其管理時間的方法。您將發(fā)現(xiàn)他們提出的一些創(chuàng)造性的想法可能成效顯著。例如，一位管理者發(fā)現(xiàn)他的助理制定了一項利用意外空閑時間的有效策略。該策略是：如果助理突然獲得五分鐘的空閑時間，他將利用這段時間安排會面，書寫簡單的工作筆記，或更新他的日程表。如果他有10 分鐘的意外空閑時間，他就會打個簡短的電話，制定會議議程，回復(fù)電子郵件或計劃即將來臨的出差旅行。當(dāng)有半個小時意料之外的空閑時，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報告的草稿，或填寫費用報表。于是管理者開始采納這一策略，并發(fā)現(xiàn)它確實行之有效。 要有耐心。如同所有的行為變化一樣，完善您的時間管理系統(tǒng)需要實踐與耐心。由微小的改變?nèi)胧帧Ｈ绻@些變化取得成果，那么就嘗試更大的改變。并主動調(diào)整您的期望。例如，假設(shè)您改進(jìn)計劃系統(tǒng)的策略包括將電子郵件的回復(fù)時間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實際。這時，可以考慮改為 10 分鐘。許多管理者在改進(jìn)時間管理系統(tǒng)時面臨一些頗令人生畏的挑戰(zhàn)。尤其是，如果您的上司由于經(jīng)常安排低效會議或設(shè)定模糊期望而浪費了您的時間，您應(yīng)該怎么辦？而您又該如何創(chuàng)建一個有效的計劃系統(tǒng)以平衡自己的工作和個人生活？下面兩項“核心概念”對這些挑戰(zhàn)進(jìn)行了分析，并提供了應(yīng)對挑戰(zhàn)的指導(dǎo)原則。與浪費時間的上司打交道 令人遺憾的是，一些上司無意中為下屬制造了許多障礙，浪費了很多時間。這種問題的原因可能包括：目標(biāo)不明確、方向不清晰、不必要的會議以及在上司處存在工作瓶頸。以下是扭轉(zhuǎn)這種狀況的對策：向上司闡明您的目標(biāo) 如果您與上司未能完成如下工作：就目標(biāo)達(dá)成一致、為目標(biāo)賦予時限并確保它們對公司戰(zhàn)略的支持等，那么您就無法確定一系列的任務(wù)，也無法制定相應(yīng)的日程表。當(dāng)一位管理者被告知削減成本但未告知詳情，就出現(xiàn)了以上的問題，例如這位管理者應(yīng)該裁減一定比例的個人開銷，還是要達(dá)到總削減量的特定數(shù)額。結(jié)果將如何？結(jié)果只能是導(dǎo)致耗盡管理者時間的混亂活動。您可以借助以下措施避免這種情況： 請求與上司會談以討論您的目標(biāo)。設(shè)定下一年和后半年的目標(biāo)。 確保目標(biāo)的具體、有實效性、可衡量并與部門或公司目標(biāo)的一致。 確保您為既定目標(biāo)所做的工作會受到獎勵而非處罰。 評估您實現(xiàn)目標(biāo)的能力。如果缺乏必要的技能和資源，請申請額外的培訓(xùn)或資源。 將目標(biāo)整理為書面材料。 定期與上司會面，討論您的進(jìn)展并對照目標(biāo)做出必要的調(diào)整。另請參見 Harvard ManageMentor 主題《設(shè)定目標(biāo)》。掌握上司的偏好 上司是否要求您獨立處理項目，而無須就工作方式的問題征求他的意見？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報告，但稍后卻發(fā)現(xiàn)它與上司所期望的文件格式大相徑庭。當(dāng)上司具有特殊偏好但未能明確傳達(dá)給下屬時，員工經(jīng)常為了迎合自己的上司而浪費時間重復(fù)工作。以下步驟有助于您扭轉(zhuǎn)這種狀況：1. 當(dāng)上司安排您處理項目時，起草一個初步計劃，說明您打算如何處理這項任務(wù)。2. 與上司面談，“這是我開展這個項目的計劃。您的意見如何？”3. 根據(jù)上司的反饋修訂計劃。4. 就改進(jìn)后的計劃征詢反饋。5. 重復(fù)以上過程直至上司批準(zhǔn)您的計劃。這一過程的不斷反復(fù)最終將使您的上司意識到，如果在最初布置工作時要求更為明確，就會大大節(jié)省時間。因而，您的上司可能會采取更加有效的新方法來分配工作。反對無謂的會議 某些上司會召開一些浪費時間的會議。例如，一些管理者總是在會議期間接聽電話。另一些則拘泥于達(dá)成一致的過場，即使他們已對預(yù)計的結(jié)果了然于心。和其他會議一樣，您的上司所組織的會議同樣需要周密的安排、緊湊的議程、合適的與會者以及最終的決策或行動計劃。應(yīng)該讓與會者感覺到自己的時間被有效地利用，并且在會議上有所建樹并從中獲益。如果您的上司所主持的會議不符合以上描述，盡自己所能去改變或善用這種狀況。例如： 在會議開始之前，要求調(diào)整議程以突出會議的重點。向上司說明您建議改變的原因。 禮貌地表達(dá)您對會議安排方式的顧慮。指出召開不必要會議的成本，說明如果將這些時間用于實現(xiàn)您與上司達(dá)成共識的目標(biāo)將獲得更多收益。 如果您的上司一意孤行，繼續(xù)接聽電話或容許其他與會議無關(guān)且乏味的行為，那么您就準(zhǔn)備一些可以利用這些時間完成的額外工作。這樣至少能夠完成某些任務(wù)。消除瓶頸 某些上司需要事事批準(zhǔn)后，才允許員工采取進(jìn)一步行動來完成任務(wù)。無庸置疑，這些管理者們往往無法及時響應(yīng)想要干預(yù)的決策。于是在上司這里形成工作瓶頸，使整個工作停滯不前。為打破這一瓶頸，可以采取以下步驟：1. 評估由瓶頸引致的生產(chǎn)率損失。2. 與您的上司面談，討論評估結(jié)果并尋求補(bǔ)救措施。3. 制定上司能夠接受的修正方案。例如，明確哪些任務(wù)可以不經(jīng)“瓶頸”就能自行開展?；蚨卮偕纤緦⒋我蝿?wù)的審批權(quán)授予您或其他人。多數(shù)上級都會對提高效率感興趣。通過就問題進(jìn)行交流并指出造成的損失，您可能能夠說服上司放棄某些控制權(quán)?？紤]您 在哪些方面可能浪費上級的時間 抱怨上司浪費時間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費了上司的時間卻極為難得。要尊重上司的時間： 如果您或您的下屬不用上司幫忙就能完成任務(wù)，就要避免頻繁地要求上司介入。 不要將問題推給上司處理。相反，提出可能的解決方案，征詢他們的反饋意見。 適應(yīng)上司的工作風(fēng)格。例如，如果相對于面談的形式，他更喜歡接收書面信息，那么請尊重這些偏好。當(dāng)然，您自己作為上級，也必須注意與下屬相處過程中浪費時間的行為。您一定不希望他們 占用寶貴的時間思考如何糾正您的 習(xí)慣。在“核心概念”的下一部分中，您將了解時間緊迫的管理者當(dāng)前面臨的另一項主要挑戰(zhàn)：平衡工作與個人生活。平衡工作需要和個人時間 您的工作生活是否滲透到了您的個人生活中，以至您與朋友和家庭相處、履行對社區(qū)的承諾以及追求個人興趣的時間越來越少？如果答案是肯定的，您并不是特例。為什么需要如此大量的個人時間？有以下幾個原因： 更富吸引力的工作。許多工作變得更具有吸引力，對人們的心理有很大的沖擊力。眾多的商業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們愿意在自己的工作中投入更多的時間和精力，但這往往對其家庭生活造成了損害。 通信技術(shù)的進(jìn)步。隨著諸如電子郵件等通信手段的進(jìn)步，人們發(fā)現(xiàn)自己在晚間、周末甚至休假期間也會經(jīng)常查看、回復(fù)與工作相關(guān)的郵件。 更繁重的工作。隨著所面臨的競爭環(huán)境日益嚴(yán)峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。任由工作吞噬您的個人生活是錯誤的。您必須平衡二者的關(guān)系。為使其重歸平衡，您可能需要掌控自己的個人時間。怎么做呢？可運用與管理工作時間類似的方法：1. 澄清您的個人目標(biāo)。 請思考，“我的最高個人目標(biāo)是什么？”您想學(xué)會彈奏吉他嗎？花更多時間與家人在一起？為社區(qū)服務(wù)？完成一項重要的住宅或花園工程？哪些目標(biāo)使您最具有成就感并且 符合您生活中重要人員的目標(biāo)和喜好？用具體的言語描述您的目標(biāo)；例如，“這個夏天要在鄉(xiāng)間別墅與已成年的孩子以及他們的家庭共度兩周的假期?！?. 區(qū)分目標(biāo)的優(yōu)先次序。 您設(shè)定的個人目標(biāo)可能超出了自己的精力范圍。因此，請確定它們的優(yōu)先級。例如，如果與家庭共度假期是您最為重要的目標(biāo)，那么花園的整修可以稍后再完成。3. 明確實現(xiàn)最高目標(biāo)所必須完成的任務(wù)。 為實現(xiàn)最重要的個人目標(biāo)，您可能必須同時完成工作與家庭兩方面的具體任務(wù)。請回顧上面家庭度假的例子： 工作方面。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對工作進(jìn)行安排以騰出時間。您還需要委托其他人員在這段時間內(nèi)處理您的項目。 家庭方面。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆”，或請鄰居臨時代管自己負(fù)責(zé)的社區(qū)志愿活動。4. 安排任務(wù)和目標(biāo)。 您已經(jīng)明確了最高目標(biāo)和完成它們所需的任務(wù)，現(xiàn)在要在日程表中留出時間。預(yù)留