【文章內容簡介】 您已經對自己的時間利用情況和存在的時間浪費因素有所了解，現在可以開始更有效地安排自己的時間了。您的目標是什么？您的目標是以有助于實現最重要目標的方式來利用時間。日程表是系統安排時間的最佳方法。日程表是在具體時限內完成任務的書面承諾。它將您的可用時間及時間分配計劃形象化。通過日程表，您可以更容易看到未分配的時間。而尤為關鍵的是，它會顯示優(yōu)先級為 A 和優(yōu)先級為 B 的任務是否占據了您的大部分時間，得到了應有的重視。選擇計劃工具 有很多種計劃工具： 任務列表 約會時間表 書面或電子版的日、周計劃 聯網的日程安排軟件和硬件 掛歷企業(yè)可能提供這些工具。如果這些工具符合您的個人風格，就使用它們；如果不適合，應該另尋他法。您很可能會使用更適合自己工作風格的系統。另請參見任務列表。制定日程表 將任務輸入日程表，并指定完成任務的預期時限即可制定日程表。以下指導原則可以幫助您制定實用的日程表： 首先輸入優(yōu)先級為 A 的任務，然后將剩余時段分配給優(yōu)先級為 B 的任務。 在每天您思想最活躍、精力最充沛的時段安排需要創(chuàng)造力與活力的活動。將例行任務安排在精力不足的時段。 預留一些時間不做安排，以應對突發(fā)危機、意外機會以及與同事或下屬之間的臨時性交流。 避免連續(xù)不斷的會議。每次會議結束后，您都需要時間來處理信息和完成行動事項。 盡量固定處理電子郵件、書面工作和電話等各任務的時間。例如，規(guī)定上午 9:009:30 和下午 4:305:00 執(zhí)行這些任務。固定各項任務的時間通?？梢员苊忾_始和轉換的時間，從而減少執(zhí)行任務所需的整體時間。 工作周快結束時，應將未完成的優(yōu)先任務轉移到以后未安排的時段，必要時暫緩低優(yōu)先級任務。 將日程表置于電腦顯示器或辦公桌的明顯位置。充分利用任務列表 任務列表是一種簡便、常用的計劃工具，一目了然地列出您一天內必須完成的所有任務。其中包括： 要參加的會議 必須制定的決策 必須撥打或要接聽的電話 需要起草的電子郵件、信件和備忘錄 前一天未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務許多管理者在每天早晨或下班時準備任務列表，并將其與日（周）計劃結合使用。例如，如果每天日程表提醒您周二下午 3 點 到 4 點“回復電話”，那么當天的任務列表就應明確要給哪些人回電話，并指出每次談話的目的。運用以下策略可以充分利用任務列表： 僅包括您認為可以完成的一半任務；人們經常低估完成任務所需的時間。 “緊急但不重要”和低優(yōu)先級的任務一概不列入任務列表。 下班時要查看列表。是否還有未完成的優(yōu)先級為 A 和 B 的任務？如果有，必須重新進行安排，但首先您要考慮為什么沒有按計劃完成任務。如果您不習慣列表，可以考慮嘗試其他的方法描述待完成的任務。例如，在一大張紙或白板上貼一些便簽，以便為您的關鍵任務創(chuàng)建“思維導圖”。以下是一位管理者的思維導圖示例：讓日程表具有靈活性 當人們承擔更高級別的管理職責時，他們的責任往往更缺乏組織性，而他們的工作則變得更加不明確且不可預測。因此，管理者的日程表必須具有足夠的靈活性以適應工作的需要。讓日程表具有靈活性： 在每天的日程表中預留更多的“空閑時間”。 在您的日程表中只列出未來兩周（或更長）的最關鍵任務及最終期限。 培養(yǎng)在機遇或危機出現的時刻主動放棄計劃任務的意識。較大的靈活性并不會令您的日程不飽滿，而是會確保您有充裕的時間處理最重要的事務。日程表制定完成后，您可能希望定期檢查自己的進度以確保正確的工作方向。在“核心概念”的下一部分中，您將了解到監(jiān)督并不斷改進時間管理系統的方法。監(jiān)督和改進您的時間管理策略 在日程表開始啟用后，對照它來監(jiān)控您的工作進度是至關重要的。這樣，您才能明確問題并發(fā)現不斷改進時間管理系統的方法。檢查進度 每天至少對照日程表檢查一次任務的完成情況。許多管理者每天早晨和下班之前進行這項工作。在檢查進度時，向自己提出以下問題： “我是否完成了今天安排的任務？”如果沒完成，原因是什么？例如，您是否低估了完成任務所需的時間？ “我是否向著目標的實現又躍進了一步？”如果不是，可能是由于您的日程安排過于繁重。 “我的精力是否更加集中？”如果不是，您可能安排了過多的優(yōu)先級為 C 的任務，或未將同類任務合并處理。 “我是否能堅持使用這個日程表？”如果不能，可能您使用的計劃工具或系統并不適合您的個人工作風格。根據您對上述問題的回答，決定是要對時間管理系統進行徹底改革還是進行微調。尋找規(guī)律 在您檢查自己的進度并考慮是否需要改進計劃系統的同時，尋找您所經歷的各種問題的規(guī)律。例如，如果您無法按時完成任務，那就必須努力找到造成這種狀況的原因。導致這種局面的常見原因包括： 習慣性地對任務所需時間估計不足 拖延 各種干擾浪費時間 為意外需求預留的時間不足改進您的計劃系統 發(fā)現自己的計劃系統存在問題并不是個別現象。大多數管理者都需要調整他們的時間管理方式。關鍵在于迅速地采取措施解決這些問題。您的目標是什么？是要不斷改進管理時間的方式。以下做法會對您有所幫助： 學以致用。在確定未能如期完成計劃任務的原因之前，不要將未完成任務重新列入日程表。一旦發(fā)現計劃缺陷背后的原因，您就需要重新安排日程，將自己了解的情況反映到日程安排中去。例如，提醒自己為先前未能完成的活動分配更多的時間?；蛟谛碌娜粘瘫碇蓄A留更多的“空閑時間”以便處理意外事件?；蚪鉀Q拖延傾向背后的原因，例如懼怕失敗或無法確定如何處理大型任務。 征詢建議。如果那些困擾您的“時間浪費因素”和計劃問題也同時困擾著其他人，那么征求他們的意見就顯得彌足珍貴。詢問您的上司、同事和下屬怎樣不斷改進其管理時間的方法。您將發(fā)現他們提出的一些創(chuàng)造性的想法可能成效顯著。例如，一位管理者發(fā)現他的助理制定了一項利用意外空閑時間的有效策略。該策略是：如果助理突然獲得五分鐘的空閑時間，他將利用這段時間安排會面，書寫簡單的工作筆記，或更新他的日程表。如果他有10 分鐘的意外空閑時間，他就會打個簡短的電話，制定會議議程，回復電子郵件或計劃即將來臨的出差旅行。當有半個小時意料之外的空閑時，他就能翻閱一下行業(yè)期刊或商業(yè)雜志，制定每周日程表，擬定報告的草稿，或填寫費用報表。于是管理者開始采納這一策略，并發(fā)現它確實行之有效。 要有耐心。如同所有的行為變化一樣，完善您的時間管理系統需要實踐與耐心。由微小的改變入手。如果這些變化取得成果，那么就嘗試更大的改變。并主動調整您的期望。例如，假設您改進計劃系統的策略包括將電子郵件的回復時間縮短為 5 分鐘，但這種嘗試被證明不切實際。這時，可以考慮改為 10 分鐘。許多管理者在改進時間管理系統時面臨一些頗令人生畏的挑戰(zhàn)。尤其是，如果您的上司由于經常安排低效會議或設定模糊期望而浪費了您的時間，您應該怎么辦？而您又該如何創(chuàng)建一個有效的計劃系統以平衡自己的工作和個人生活？下面兩項“核心概念”對這些挑戰(zhàn)進行了分析，并提供了應對挑戰(zhàn)的指導原則。與浪費時間的上司打交道 令人遺憾的是，一些上司無意中為下屬制造了許多障礙，浪費了很多時間。這種問題的原因可能包括：目標不明確、方向不清晰、不必要的會議以及在上司處存在工作瓶頸。以下是扭轉這種狀況的對策：向上司闡明您的目標 如果您與上司未能完成如下工作：就目標達成一致、為目標賦予時限并確保它們對公司戰(zhàn)略的支持等，那么您就無法確定一系列的任務，也無法制定相應的日程表。當一位管理者被告知削減成本但未告知詳情，就出現了以上的問題，例如這位管理者應該裁減一定比例的個人開銷，還是要達到總削減量的特定數額。結果將如何？結果只能是導致耗盡管理者時間的混亂活動。您可以借助以下措施避免這種情況： 請求與上司會談以討論您的目標。設定下一年和后半年的目標。 確保目標的具體、有實效性、可衡量并與部門或公司目標的一致。 確保您為既定目標所做的工作會受到獎勵而非處罰。 評估您實現目標的能力。如果缺乏必要的技能和資源，請申請額外的培訓或資源。 將目標整理為書面材料。 定期與上司會面，討論您的進展并對照目標做出必要的調整。另請參見 Harvard ManageMentor 主題《設定目標》。掌握上司的偏好 上司是否要求您獨立處理項目，而無須就工作方式的問題征求他的意見？例如，一位管理者剛剛完成了上司布置的一份報告，但稍后卻發(fā)現它與上司所期望的文件格式大相徑庭。當上司具有特殊偏好但未能明確傳達給下屬時，員工經常為了迎合自己的上司而浪費時間重復工作。以下步驟有助于您扭轉這種狀況：1. 當上司安排您處理項目時，起草一個初步計劃，說明您打算如何處理這項任務。2. 與上司面談，“這是我開展這個項目的計劃。您的意見如何？”3. 根據上司的反饋修訂計劃。4. 就改進后的計劃征詢反饋。5. 重復以上過程直至上司批準您的計劃。這一過程的不斷反復最終將使您的上司意識到，如果在最初布置工作時要求更為明確，就會大大節(jié)省時間。因而，您的上司可能會采取更加有效的新方法來分配工作。反對無謂的會議 某些上司會召開一些浪費時間的會議。例如，一些管理者總是在會議期間接聽電話。另一些則拘泥于達成一致的過場，即使他們已對預計的結果了然于心。和其他會議一樣，您的上司所組織的會議同樣需要周密的安排、緊湊的議程、合適的與會者以及最終的決策或行動計劃。應該讓與會者感覺到自己的時間被有效地利用，并且在會議上有所建樹并從中獲益。如果您的上司所主持的會議不符合以上描述，盡自己所能去改變或善用這種狀況。例如： 在會議開始之前，要求調整議程以突出會議的重點。向上司說明您建議改變的原因。 禮貌地表達您對會議安排方式的顧慮。指出召開不必要會議的成本，說明如果將這些時間用于實現您與上司達成共識的目標將獲得更多收益。 如果您的上司一意孤行，繼續(xù)接聽電話或容許其他與會議無關且乏味的行為，那么您就準備一些可以利用這些時間完成的額外工作。這樣至少能夠完成某些任務。消除瓶頸 某些上司需要事事批準后，才允許員工采取進一步行動來完成任務。無庸置疑，這些管理者們往往無法及時響應想要干預的決策。于是在上司這里形成工作瓶頸，使整個工作停滯不前。為打破這一瓶頸，可以采取以下步驟：1. 評估由瓶頸引致的生產率損失。2. 與您的上司面談，討論評估結果并尋求補救措施。3. 制定上司能夠接受的修正方案。例如，明確哪些任務可以不經“瓶頸”就能自行開展?；蚨卮偕纤緦⒋我蝿盏膶徟鷻嗍谟枘蚱渌?。多數上級都會對提高效率感興趣。通過就問題進行交流并指出造成的損失，您可能能夠說服上司放棄某些控制權。考慮您 在哪些方面可能浪費上級的時間 抱怨上司浪費時間是很容易的事，但反省自己的行為是否浪費了上司的時間卻極為難得。要尊重上司的時間： 如果您或您的下屬不用上司幫忙就能完成任務，就要避免頻繁地要求上司介入。 不要將問題推給上司處理。相反，提出可能的解決方案，征詢他們的反饋意見。 適應上司的工作風格。例如，如果相對于面談的形式，他更喜歡接收書面信息，那么請尊重這些偏好。當然，您自己作為上級，也必須注意與下屬相處過程中浪費時間的行為。您一定不希望他們 占用寶貴的時間思考如何糾正您的 習慣。在“核心概念”的下一部分中，您將了解時間緊迫的管理者當前面臨的另一項主要挑戰(zhàn)：平衡工作與個人生活。平衡工作需要和個人時間 您的工作生活是否滲透到了您的個人生活中，以至您與朋友和家庭相處、履行對社區(qū)的承諾以及追求個人興趣的時間越來越少？如果答案是肯定的，您并不是特例。為什么需要如此大量的個人時間？有以下幾個原因： 更富吸引力的工作。許多工作變得更具有吸引力，對人們的心理有很大的沖擊力。眾多的商業(yè)人士發(fā)現他們愿意在自己的工作中投入更多的時間和精力，但這往往對其家庭生活造成了損害。 通信技術的進步。隨著諸如電子郵件等通信手段的進步，人們發(fā)現自己在晚間、周末甚至休假期間也會經常查看、回復與工作相關的郵件。 更繁重的工作。隨著所面臨的競爭環(huán)境日益嚴峻，許多公司為自己的員工施加了沉重的工作壓力，他們不得不在辦公室停留得更久或在家中繼續(xù)工作。任由工作吞噬您的個人生活是錯誤的。您必須平衡二者的關系。為使其重歸平衡，您可能需要掌控自己的個人時間。怎么做呢？可運用與管理工作時間類似的方法：1. 澄清您的個人目標。 請思考，“我的最高個人目標是什么？”您想學會彈奏吉他嗎？花更多時間與家人在一起？為社區(qū)服務？完成一項重要的住宅或花園工程？哪些目標使您最具有成就感并且 符合您生活中重要人員的目標和喜好？用具體的言語描述您的目標；例如，“這個夏天要在鄉(xiāng)間別墅與已成年的孩子以及他們的家庭共度兩周的假期?！?. 區(qū)分目標的優(yōu)先次序。 您設定的個人目標可能超出了自己的精力范圍。因此，請確定它們的優(yōu)先級。例如，如果與家庭共度假期是您最為重要的目標，那么花園的整修可以稍后再完成。3. 明確實現最高目標所必須完成的任務。 為實現最重要的個人目標，您可能必須同時完成工作與家庭兩方面的具體任務。請回顧上面家庭度假的例子： 工作方面。為了與家庭共度兩周的假期，您可能需要在成行前對工作進行安排以騰出時間。您還需要委托其他人員在這段時間內處理您的項目。 家庭方面。您可能需要雇傭房屋看管員、“寵物保姆”，或請鄰居臨時代管自己負責的社區(qū)志愿活動。4. 安排任務和目標。 您已經明確了最高目標和完成它們所需的任務，現在要在日程表中留出時間。預留