【文章內(nèi)容簡介】 質(zhì)。二、不以事雜而亂為辦公室工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。要避免東一榔頭西一棒槌，辦公室主任頭腦里必須有一張清晰、規(guī)則的運行圖。哪個該為，哪個不該為，哪個重點為，哪個非重點為，須小蔥拌豆腐一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕。避免來者都是客，力量均衡使用，重要工作沒抓住，沒干到點子上；次要工作用力過了勁，使勁過了頭，吃力不討好。不亂為，就要知上知下。領(lǐng)導意圖不了解，是盲人騎瞎馬，干不好還會南轅北出。吃過了上情，辦事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就會脫離實際，有悖事理。摸透了下情，辦事才會有的放矢，迎刃而解．不亂為，就要知規(guī)知矩。沒有規(guī)矩不成方圓。辦公室主任更應成為講規(guī)矩的楷模。不管事情再多再雜，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請示的要請示，該當家的敢拍板，該反饋的不截留。切勿忘乎所以，誤了大事。三、不為事急而盲為辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發(fā)性的事情也會隨時出現(xiàn)，特別是加大重要情況及時反饋報告力度以后，辦公室主任成為急事和突發(fā)性事件的第一知情者，位于處置的第一道工序。在這種情況下，辦公室主任必須敏感、冷寂，不能盲為。一是要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多么突然，多么緊急，首先要冷靜地進行分析，根據(jù)上級要求和平時掌握的情況，及時提出解決預案，供領(lǐng)導決策。二是沉著應付，切忌丟三落四。在處置急事和突發(fā)性事件時，要邊請示，邊按領(lǐng)導要求協(xié)調(diào)相關(guān)單位，邊組織力量進行處置。三者要有機結(jié)合，穿插進行，不能丟三落四，使問題復雜化以致妨礙問題的解決。三是要有主見，切忌唯唯諾諾。而對急事或突發(fā)性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態(tài)、亂許愿，又不能唯唯諾諾，態(tài)度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。四、不以事難而怕為在處理各種事務中，有時會出現(xiàn)一些超出預見、超出職責、難以預料的事情。對這些事，一個稱職的辦公室主任，一個勝任參謀、助手作用的總管，就必須堅持做到：不回避矛盾，敢于沖在前面，不怕丟面子，個人受點委屈也在所不辭；不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋于腦后；不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。能否做到這些，還得用以下標準來衡量和要求自己：講職責，義無反顧。辦公室主任是干什么的，職責是什么，心里要始終清楚，遇到的事件不管多難，都應義無反顧，挺身而出。講品質(zhì)，身先士卒。辦公室主任就是領(lǐng)導的延伸，在關(guān)鍵時刻，就應該代領(lǐng)導沖鋒陷陣，替領(lǐng)導分憂解難，這是職責和義務，更是對辦公室主任品質(zhì)優(yōu)劣的檢驗。講藝術(shù)，左右逢源。要帶著感情做工作，大道理要講，小道理也不可不說，既講原則，又講靈活，因人因事施法。講精神，敢于碰硬。辦公室主任要講究柔中有剛，當好人是對的，但不能當好好先生，特別是在大事大非面前，要堅持原則。否則，一味追求和為貴，別人不把你當回事，協(xié)調(diào)蒼白無力，處事優(yōu)柔寡斷，那就什么問題也解決不了，什么事也辦不成。辦公室工作是一門藝術(shù)，做好并不容易。但只要下功夫，花時間，以三講的標準來衡量，就沒有解決不了的問題，沒有克服不了的困難。秘書如何安排工作 2做為一名先進秘書，只要每次做好上級交代的各項工作，便算是完成任務，什么也不必多想，最重要的是謹守本份，逐一完成差事。　　　　可是到了第二年或第三年，就再也無法如昆輕松。不但責任范圍擴大，工作累積繁雜，往往第天加班還不見得能夠做完工作，結(jié)果不是事情沒有辦法，便是錯誤不斷。既然如此，怎樣才使工作順利進行呢？答案很簡單，從一開始便做到計劃的調(diào)配，即有條不紊的安排一切，以便循序漸進的完成工作?！　　　≌莆展ぷ鞯恼w情況：若是忽略了這一點，而錯把目光集中于特定細節(jié)，會忽略真正重要的部分。惟有對工作有通盤的了解，才能進行有效率的規(guī)劃?！　　　∩朴诮柚说牧α浚哼@里指的是他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運用在工作上?！　　　榱吮阌诘玫剿说膸椭?，平時待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關(guān)系，廣結(jié)人緣，那么辦起事來自然方便許多?！　　　×私庾约旱膶嵙Γ浩┤鐪蕚浒疽故欠衲芡瓿晒ぷ?，需要多少睡眠才能恢復精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進度表?！　　　”M快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，雖然不一定屬于自己的工作范圍，但是與其浪費時間，不如盡快完成，一方面表現(xiàn)自己的責任感，另一方面也可讓對方相信你確實為他盡心盡力。秘書制定工作計劃的方法制定工作計劃的方法很多，但秘書人員常用的方法主要有以下三種：　　　　運籌學方法　　　　運籌學是秘書人員計劃工作的有效工具，它廣泛地用于解決有限資源如何合理運用以實現(xiàn)既定目標的問題。應用運籌學一般包括以下主要步驟：　　　?。?）建立問題的數(shù)學模型。首先根據(jù)研究目的對問題的范圍進行界定，確定描述問題的主要變量和問題和約束條件，然后根據(jù)問題的性質(zhì)確定采用哪一類運籌學方法，并按此方法將問題描述為一定的數(shù)學模型。為了使問題簡經(jīng)和突出主要的影響因素，需要作各種必要的假定?！　　　。?）規(guī)定一個目標函數(shù)，作為對各種可能的行動方案進行比較的尺度?！　　　。?）確定模型中各參量的具體數(shù)值?！　　　。?）求解模型，找出使目標函數(shù)達的最大值（或最小值）的最優(yōu)解。通常，即使是求一很簡單的管理問題模型的最優(yōu)解，也要編制計算機程序上機運算?！　　　L動式計劃方法　　　　滾動式計劃方法是一種編制具有靈活性的、能夠適應環(huán)境變化的長期計劃方法。秘書人員在編制這種計劃的方法是：在已編制出的計劃的基礎(chǔ)上，每經(jīng)過一段固定的時期（例如一年或一個季度等，這段固定的時期被稱為滾動期），便根據(jù)變化了的環(huán)境條件和計劃的實際執(zhí)行情況，從確保實現(xiàn)計劃目標出發(fā)對原計劃進行調(diào)整。每次調(diào)整時，保持原計劃期限不變，而將計劃期限順序向前推進一個滾動期?！　　　〔捎脻L動式計劃方法，可以根據(jù)環(huán)境條件和實際完成情況，定期地對計劃進行修訂，使組織始終有一個較為切合實際的長期計劃作指導，并使長期計劃能夠始終與短期計劃緊密地銜接在一起?！　　　∮媱潱?guī)劃－預算方法　　　　計劃－規(guī)劃－預算方法是完全從目標出發(fā)編制預算的。計劃開始時，首先由最高主管部門提出組織的總目標和戰(zhàn)略，并確定實現(xiàn)目標的項目。其次分別按每一個項目的實施階段所需的資源數(shù)量進行測算和規(guī)劃，并排出項目的優(yōu)先次序；再次，在編制預算時，從目標出發(fā)按優(yōu)先次序和項目的實際需要他配資源，當資源有限時，應保證排在前面的項目的需要；最后，根據(jù)各部門在實施項目中的職責和承擔的工作量將預算落實到部門。行政辦公室工作職責行政辦公室是學校黨務和行政管理工作的辦事機構(gòu)，在學校黨委和行政的領(lǐng)導下，負責辦理學校日常黨務和行政的管理工作。主要工作職責如下：　　 貫徹執(zhí)行黨和政府的路線、方針、政策和上級部門的指示決議，監(jiān)督、檢查、催辦上級指示和學校各項決議的貫徹執(zhí)行。深入實際，調(diào)查研究，有針對性地做好黨務和行政的各項工作，為學校決策提供有價值的意見和資料?！　∝撠熑９牡氖瞻l(fā)、傳閱、催辦、立卷、歸檔工作和文件資料的打印工作，以及學校文書檔案的管理工作?！　∝撠熃M織起草全校性工作計劃、總結(jié)、規(guī)劃、決議、報告、規(guī)章制度等，做好全校性的統(tǒng)計報表和宣傳工作。　　負責組織安排校級或全校性會議的籌備、召開與記錄工作，印發(fā)會議決議；并負責檢查落實會議決議和精神的貫徹執(zhí)行情況。　　負責全校黨員、黨員干部的組織管理和教育，配合各支部做好入黨積極分子的教育、考察、政審和發(fā)展工作；配合學校紀檢委做好黨的紀律檢查工作；協(xié)調(diào)群團組織之間、部門之間的關(guān)系，接待和處理群眾來信來訪工作?！　∝撠熑＝搪毠ぃêh員、干部）的編制、培訓（含政治理論學習）、考核、獎懲、調(diào)配、停薪留職、內(nèi)部退養(yǎng)、離退休、醫(yī)療保險和社會養(yǎng)老保險等業(yè)務管理工作；負責全校教職工的專業(yè)技術(shù)職稱（或工人技術(shù)等級和技師）的評定與聘任工作。　　負責全校教職工的人事管理和勞動工資管理工作，領(lǐng)導學校財務科的工作?！　∝撠煂W校校園網(wǎng)絡(luò)和內(nèi)部通訊電話的管理，以及學校公共信息平臺和學校網(wǎng)站的建設(shè)?！　∝撠熃M織協(xié)調(diào)幾個部門共同辦理的綜合性工作?！　∝撠煂W校印鑒、介紹信、會議室、小汽車、復印機等的管理和使用，以及全校報刊雜志的征訂與分發(fā)。1完成學校交辦的其它工作。企業(yè)管理制度行政管理第一節(jié) 總則 第一百五十三條 為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循，照章辦事，制定制度。第二節(jié) 文件收發(fā)規(guī)定 第一百五十四條 公司文件由指定的擬稿人擬稿，屬董事會秘書核稿，屬公司文件由辦公室主任擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)，屬黨內(nèi)的由黨委書記簽發(fā)。 屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。 第一百五十五條 已簽發(fā)的文件由核稿人登記，并按“企、董、黨、工、團、婦”等內(nèi)容編號后，送文印室打印。 第一百五十六條 文件由文印室負責校對，并送擬稿人核稿人審查合格后，方能復印、蓋章。 第一百五十七條 文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項清楚，并報告報送結(jié)果。 第一百五十八條 經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送保密（檔案）室存檔。 第一百五十九條 外來的文件由辦公室專人負責簽收。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接后即時報送。第三節(jié) 文印室管理規(guī)定 第一百六十條 文印室人員應遵守公司的保密規(guī)定，禁止非文印室人員進入文印室，不泄露工作中接觸的公司保密事項。 第一百六十一條 打印文件，應按文件收發(fā)規(guī)定由主管領(lǐng)導簽署，電報、傳真、復印由部門主任（部長）簽署。 打印文件，發(fā)電報、傳真、電傳，復印文件資料，均需分類逐項登記，以備查驗。 文印室人員必須按時、按質(zhì)、按量完成每項打字、電報、電傳、傳真、復印任務，不得積壓[遲誤。工作任務緊張時，應加班完成。工作中如遇不清楚的地方，應及時與有關(guān)人員校對清楚。 第一百六十二條 電報、電傳、傳真、文件、復印件應及時發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的，追究當事人的責任。 第一百六十三條 復印機由專人管理，非專管人員不準亂開機復印。 第一百六十四條 原則上不接受外單位、個人的資料打印、復印，如確定需要，經(jīng)辦公室主任批準后辦理登記收費手續(xù)。 收費標準按市場價格由計劃財務部確定。收據(jù)由計劃財務部出具。所收取的費用按旬上交計劃財務部。 第一百六十五條 文印室應每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。 第一百六十六條 文印室人員應愛護各種設(shè)備，節(jié)約用紙，降低消耗、費用。對種設(shè)備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工作。 第一百六十七條 嚴禁私事使用傳真電話。違犯者除補交電話費外，并視情節(jié)輕重給予罰款處理，屢教不改者予以除名。第四節(jié) 電腦室管理規(guī)定 第一百六十八條 電腦室人員遵守公司的保密規(guī)定，禁止非電腦室人員進入電腦室。輸入電腦的信息屬公司機密，未經(jīng)批準不準向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。 第一百六十九條 電腦室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息，為領(lǐng)導和有關(guān)部門決策提供信息資料。 采集、輸入信息以及時、準確、全面為原則。 第一百七十條 信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人得將信息載體帶出電腦室。 第一百七十一條 電腦室人員應愛護各種設(shè)備，降低消耗、費用。對各種設(shè)備應按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障，應及時報請維修，以免影響工作。 第一百七十二條 電腦室應每月統(tǒng)計核算費用上報辦公室，同時抄報計劃財務部。 第一百七十三條 嚴禁將電腦用開私人學習或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分；屢教不改者予以除名。 第一百七十四條 電腦室設(shè)備應由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用，否則，造成設(shè)備損壞的應照價賠償。第五節(jié) 辦公用品領(lǐng)用規(guī)定 第一百七十五條 公司各部門所需的辦公用，由辦公室統(tǒng)一購置，各部門按實際需要領(lǐng)用。 第一百七十六條 各部門專用的表格，由各部門制度格式，由辦公室 統(tǒng)一訂制。 第一百七十七條 辦公室用品用能用于辦公，不得移作他用或私用。 第一百七十八條 所有員工對辦公用呂必須愛護，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用。 第一百七十九條 購置日常辦公用品或報銷正常辦公費用，由辦公室主任審批，購置大宗、高級辦公用品，必須按財務管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后始得購置。第六節(jié) 電話使用規(guī)定 第一百八十條 電話為辦公配備、使用。私事打市內(nèi)電話不得妨礙聯(lián)系公務。 第一百八十一條 禁止員工為私事掛發(fā)長途電話。違者除補交長途電話費外，給予罰款處理。確有急事者，應先請示部門領(lǐng)導同意，并按郵電部門規(guī)定交長途電話費。 第一百八十二條 聯(lián)系業(yè)務時應盡量減少掛發(fā)長途電話，降低費用。第七節(jié) 車輛使用管理規(guī)定上 第一百八十三條 公司車輛必須為公司業(yè)務服務，賂部門公務用車，由部門領(lǐng)導先向辦公室（車隊）報告，說明用車事由、地點、時間、辦公室（車隊）根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車。 第一百八十四條 職員因公務需要經(jīng)車隊安排可以派車。 第一百八十五條 下班后或節(jié)假日需用車的，必須事先報送用車計劃給辦公室（車隊），否則按私事用車處理。 第一百八十六條 公司領(lǐng)導出差外地時，其車輛歸車隊統(tǒng)一保管（使用）。 第一百八十七條 外單位借車，需經(jīng)辦公室同意，總經(jīng)理批準后由車隊長安排。 第一百八十八條 凡有配有摩托車的員工外出辦事，原則上不，再派車。