【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 Lai Ah Chek王廷靖 陳啟良Wang Ting Jing Chin Kee Liang會(huì)議記錄Meeting Minutes會(huì)議座位示意圖Seating Plan晚宴用餐座位安排/Banquet Dinner Seating Arrangement：1號(hào)桌/（14人/people）：拿督呂德勝(Dato’ Louis)、王天時(shí)(Ong Thian See)、李昌友(Li Chang You)、黎琦鐵(Lai Ah Chek)、臧騫(Zang Qian)、劉秀麗(Liu Xiu Li)、張慶祝(Zhang Qing Zhu)、倫學(xué)政(Lun Xue Zheng)、王廷靖(Wang Ting Jing)、李子英(Li Zi Ying)、陳鵬飛(Chan Phang Fey)、莫偉強(qiáng)(Mok Wei Keong)、陳啟良(Chin Kee Liang)、目千里(Erik Mushtarina)；2號(hào)桌/No. 2（10人/people）：焦中凱(Jodan Jiao)、劉廷恒(Liu Ting Heng)、呂懷營(yíng)(Lv Huai Ying)、張明興(Zhang Ming Xing)、李靈效(Li Ling Xiao)、陳銘(Chen Ming)、伊沙（Eysa Zulkifli）、李道富(Li Dao Fu)、傅大偉(Hou Dai Wei)、陳卓里(Chan Chok Lay)；3號(hào)桌/No. 3（10人/people）：黃建軍(Huang Jian Jun)、張其新(Zhang Qi Xin)、張福民(Zhang Fu Min)、陳滿(Chen Man)、于會(huì)平(Yu Hui Ping)、張憲印(Zhang Xian Yin)、李衛(wèi)寧(Li Wei Ning)、劉曉亮(Liu Xiao Liang)、陳大明(Chen Da Ming)、 朱鋒(Zhu Feng)；4號(hào)桌/No. 4（8人/people）：王海剛(Wang Hai Gang)、李鳳云(Li Feng Yun)、馬顯軍(Ma Xian Jun)、李國(guó)梁(Li Guo Liang)、邱正林(Qiu Zheng Lin)、江儀芳(Yvonne Kong Yee Fong)、葉偉杰(Yap Wei Keat)、?？鼧I(yè)(Zhu Kui Ye)；5號(hào)桌/No. 5（10人/people）：徐玉婷（Jessica Xu）、師迎春(Shi Ying Chun)、韓壽祥(Han Shou Xiang)、郝炳輝(Hao Bing Hui)、李振輝(Li Zhen Hui)、李峰(Li Feng)、王永芹(Wang Yong Qin)、李振華(Li Zhen Hua)、王慧卿(Wang Hui Qing)、李薇(Winnie Li)。 年會(huì)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表序號(hào)No.姓名Name房號(hào)Room No.房費(fèi)/Room Charge餐費(fèi)Meal Charge房費(fèi)/Room Charge其他費(fèi)用/Other Charge 簽到表公司名稱： Company Name：序號(hào)NO.職 位Position與會(huì)人員名稱Name簽 名Signature 與會(huì)人員房間安排表序號(hào)No.姓名Name公司/職務(wù)Company/Position證件號(hào)碼Identification No.房間號(hào)Room No.職位名稱：行政文員所屬部門(mén)：行政部直接上級(jí)：行政主管崗位職責(zé)： 按規(guī)定的程序與標(biāo)準(zhǔn)向客人提供一流的接待服務(wù) 負(fù)責(zé)訪客、來(lái)賓的登記、接待、引見(jiàn)，對(duì)無(wú)關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理 熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問(wèn)題，提供常規(guī)的非保密信息 負(fù)責(zé)行政部總機(jī)電話的接聽(tīng)業(yè)務(wù)。具體規(guī)定如下：工作時(shí)間表8:30am5:15pm，鈴響三聲內(nèi)需有人接聽(tīng)；接聽(tīng)電話應(yīng)用普通話或英文，接聽(tīng)模版為“您好，森達(dá)美（中國(guó)）總部”，聲音甜美，語(yǔ)速適中，禮貌待人；需對(duì)公司人員分機(jī)號(hào)碼熟悉掌握，轉(zhuǎn)接電話做到高效、準(zhǔn)確；如工作人員不在公司，應(yīng)登記來(lái)電人員相關(guān)信息，包括姓名、公司，了解是需留言還是待公司人員回電，登記《電話接聽(tīng)記錄》，并將信息及時(shí)、準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)達(dá)給公司相關(guān)人員 負(fù)責(zé)及時(shí)更新各部門(mén)以及各公司的電話信息，隨時(shí)發(fā)放給各部門(mén) 負(fù)責(zé)接收各部門(mén)傳真，并及時(shí)通知，填寫(xiě)《傳真登記表》 負(fù)責(zé)行政部收發(fā)文件登記工作。行政部所有收到的文件和發(fā)出的文件，均應(yīng)附有《工作內(nèi)部聯(lián)系單》，內(nèi)部聯(lián)系單上應(yīng)明確與文件相關(guān)的部門(mén)與人員，相關(guān)責(zé)任人需在此單上簽字確認(rèn)已獲悉此文件。 負(fù)責(zé)行政部接發(fā)傳真業(yè)務(wù)。公司向內(nèi)、向外發(fā)送傳真，需統(tǒng)一使用公司傳真模版，標(biāo)明來(lái)處和去處，傳真發(fā)送人員應(yīng)做到認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，勿錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。公司收到傳真，應(yīng)及時(shí)在《傳真登記表》上進(jìn)行登記，通知收件人領(lǐng)取并簽字確認(rèn) 公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)行政部確認(rèn)，各部門(mén)人員不得私自復(fù)印。復(fù)印頁(yè)數(shù)超過(guò)十張，復(fù)印操作人員應(yīng)及時(shí)在《復(fù)印登記表》上做好登記，月底對(duì)本月所用紙張做出統(tǒng)計(jì)。復(fù)印操作人員對(duì)與公司無(wú)關(guān)的文件嚴(yán)格控制，有權(quán)不予復(fù)印。本著加強(qiáng)員工環(huán)保理念以及節(jié)約公司資源的原則，對(duì)于復(fù)印過(guò)一面的紙張，如牽涉公司數(shù)據(jù)及機(jī)密，須自行碎紙銷毀，其他紙張應(yīng)集中放置于總機(jī)室，進(jìn)行二次利用 起草、擬訂辦公用品的需求計(jì)劃，報(bào)直接上級(jí)審批1 負(fù)責(zé)組織辦公用品的登記、采購(gòu)、發(fā)放以及控制辦公成本費(fèi)用等工作。具體工作流程如下： 每月23日25日各部門(mén)相關(guān)責(zé)任人按工作需要填寫(xiě)次月《物資申請(qǐng)表》，超出標(biāo)準(zhǔn)的及新增加的物資種類需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后上報(bào)至行政部 每月30日對(duì)當(dāng)月出、入庫(kù)的物資以電子表格形式做好匯總 根據(jù)本月物資剩余庫(kù)存情況以及各部門(mén)上報(bào)所需購(gòu)買物資情況，制定下月采購(gòu)計(jì)劃及采購(gòu)預(yù)算 經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門(mén)申請(qǐng)物資簽字確認(rèn)后，告知財(cái)務(wù)部總監(jiān)預(yù)留款項(xiàng)，并在《物資申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn) 通知送貨商2日內(nèi)將所需物資送達(dá)，費(fèi)用根據(jù)當(dāng)時(shí)情況進(jìn)行結(jié)算 所有物資在領(lǐng)用時(shí)需做好登記，并在《出庫(kù)登記表》上簽字核實(shí) 物資必須是實(shí)際工作需要才可領(lǐng)用，不可多領(lǐng)亂領(lǐng)，并實(shí)行以舊換新，筆記本等有工作資料的可由個(gè)人保存1 有來(lái)訪人員，行政部門(mén)所有人員有責(zé)任及時(shí)提供飲用品，如茶水、白開(kāi)水等1 負(fù)責(zé)會(huì)議室寫(xiě)字板、茶杯、礦泉水的擺放，會(huì)議桌牌的制作，在接到會(huì)議通知前填寫(xiě)1 負(fù)責(zé)參觀時(shí)LED顯示屏內(nèi)容的修改1 負(fù)責(zé)公司各辦公室鑰匙的統(tǒng)一管理及發(fā)放，發(fā)放鑰匙需填寫(xiě)《鑰匙發(fā)放記錄》，如需開(kāi)啟辦公室門(mén)，應(yīng)陪同并及時(shí)關(guān)閉。如員工要進(jìn)入總監(jiān)辦公室拿取物品，應(yīng)先電話告知總監(jiān)，得到準(zhǔn)允后，方可開(kāi)啟，并陪同并及時(shí)關(guān)閉1 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)，應(yīng)對(duì)所有固定資產(chǎn)，如家具、辦公設(shè)備等進(jìn)行編號(hào)，登記存檔。對(duì)于租賃家具與自有家具應(yīng)分開(kāi)管理，分別編號(hào)登記存檔。建立完善的編號(hào)程序，詳細(xì)標(biāo)明每個(gè)字母所代表意思，做到清楚明了，便于識(shí)別1 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的申領(lǐng)工作。公司員工需借用公司固定資產(chǎn)，如照相機(jī)等，需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)申領(lǐng)表》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，行政部進(jìn)行登記后，方可出借，收回時(shí)認(rèn)真檢查，確保無(wú)誤后確認(rèn)收回1 辦公家具的采購(gòu)。挑選優(yōu)秀供貨商，考察其生產(chǎn)能力，檢查所供家具質(zhì)量，做到三家比價(jià)，在接到行政部總經(jīng)理助理指令的前提下，為各部門(mén)采購(gòu)相應(yīng)辦公家具，填寫(xiě)《招標(biāo)比價(jià)匯總表》1 負(fù)責(zé)監(jiān)督辦公設(shè)備的日常使用、維護(hù)（王苗苗） 負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)各部門(mén)服裝的尺寸，以及服裝的發(fā)放及管理2 負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、資料、合同以及電子的存檔管理2 負(fù)責(zé)行政部檔案管理工作。對(duì)行政部各檔案做統(tǒng)一管理工作，合理分類，固定地點(diǎn)存放。對(duì)所有所購(gòu)辦公設(shè)備的保修單、零部件，發(fā)票復(fù)印件單獨(dú)存放，以備維修時(shí)使用2 員工離職時(shí)，負(fù)責(zé)清點(diǎn)辦公用品，填寫(xiě)交接清單并簽字確認(rèn)2 及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時(shí)工作辦事流程： 預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來(lái)訪者情況開(kāi)始結(jié)束行政文員客人各職能部門(mén)確認(rèn)與提醒訪問(wèn)事宜來(lái)訪來(lái)訪登記通知被訪者客人等待接待來(lái)訪客人確認(rèn)來(lái)訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)配合送走客戶 來(lái)電轉(zhuǎn)接流程開(kāi)始撥通電話結(jié)束行政文員外部單位人員各部門(mén)或員工聽(tīng)到電話鈴響拿起話筒接聽(tīng)傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否處理范圍內(nèi)范圍外轉(zhuǎn)接接電在單位不在告知情況留言記錄 傳真收文工作流程開(kāi)始收 文結(jié)束登 記轉(zhuǎn)交文件接收行政文員各部門(mén)或員工 收文背簽流程開(kāi)始遞交文件結(jié)束簽 字審核轉(zhuǎn) 交存 檔總經(jīng)理行政文員各部門(mén)或員工 辦公用品購(gòu)買流程供應(yīng)商行政部確定購(gòu)買計(jì)劃三家比價(jià)驗(yàn)收物品購(gòu)貨發(fā)票提貨辦公用品入庫(kù)開(kāi)始結(jié)束挑選物品 辦公用品領(lǐng)用流程審核按清單發(fā)放否是開(kāi)始填寫(xiě)領(lǐng)用單相關(guān)部門(mén)行政部信息存檔結(jié)束 辦公設(shè)備購(gòu)買審批流程審核 ⑹　核②審核審核采購(gòu)程序是否開(kāi)始購(gòu)買申請(qǐng)單結(jié)束采購(gòu)人員行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門(mén) 辦公設(shè)備詢價(jià)流程行政總監(jiān) 否 是搜尋價(jià)格信息整理成價(jià)格報(bào)告可行辦公用品比價(jià)流程行政部開(kāi)始結(jié)束 辦公設(shè)備比價(jià)流程否篩選供貨商分別與商家洽談確定候選商家辦公用品采購(gòu)流程審核是開(kāi)始結(jié)束行政部行政總監(jiān) 辦公設(shè)備采購(gòu)流程否采購(gòu)部行政部相關(guān)部門(mén)行政總監(jiān)收集價(jià)格資料編寫(xiě)詢價(jià)報(bào)告審批審批洽談價(jià)格購(gòu)買設(shè)備辦理入庫(kù)領(lǐng)用設(shè)備審批是開(kāi)始結(jié)束是資料存檔1 發(fā)文管理流程相關(guān)部門(mén)行政部有關(guān)部門(mén)行政總監(jiān)是草擬文本開(kāi)始結(jié)束審核審核會(huì)簽否會(huì)簽審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否1 收文管理流程秘書(shū)回復(fù)具體辦理行政主管審核領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)審閱公司領(lǐng)導(dǎo)行政部相關(guān)部門(mén)是否是否開(kāi)始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔1 檔案歸檔流程準(zhǔn)備資料是否合格資料匯總分類歸檔上架重新整理相關(guān)部門(mén)行政部是否搜集資料開(kāi)始結(jié)束1 檔案借閱歸還流程否按相關(guān)規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞行政總監(jiān)行政部相關(guān)部門(mén)審核審核審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開(kāi)始結(jié)束借閱申請(qǐng)單否是否辦理注銷1 檔案銷毀流程是否提出銷毀檔案申請(qǐng)審批銷毀開(kāi)始審批結(jié)束相關(guān)部門(mén)行政部行政總監(jiān)信息存檔1 往來(lái)信件管理流程否外部單位秘書(shū)部門(mén)主管分類整理請(qǐng)示主管主管意見(jiàn)回復(fù)擬稿核對(duì)封裝寄回原單位直接回復(fù) 是否是開(kāi)始來(lái)信結(jié)束表格模板：電話接聽(tīng)記錄：日期Date來(lái)電公司Call the pany姓名Name聯(lián)系電話Telephone內(nèi) 容 摘 要Let pick to within接電人connect electric person備注Remarks傳真登記表日期來(lái)電公司聯(lián)系電話發(fā)件人文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)經(jīng)辦人接收部門(mén)接收人復(fù)印登記表日 期部 門(mén)復(fù)印項(xiàng)目數(shù)量簽字確認(rèn)備 注工作內(nèi)部聯(lián)系單 編號(hào)：日 期擬稿人文件標(biāo)題頁(yè) 數(shù)發(fā)文部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人