國際酒店行政規(guī)章制度手冊(編輯修改稿)
2025-05-09 02:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 N保安部 SE前廳部 FO房務(wù)部 HK餐飲部 FB對已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進行編號。5. 檔案的整理 檢查文件認真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。 文件排序每類文件可按文件形成時間順序、重要程度或工作程序等進行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。 編寫案卷標題，要求嚴謹，文字通順、扼要。 填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號、文件標題、文件編號和日期等。 填寫案卷封皮案卷封皮的項目包括單位名稱、案卷標題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。 案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進行修補和復(fù)制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。 案卷歸檔裝訂后的案卷，應(yīng)按照年度進行排列，統(tǒng)一編號登記，填寫《歸檔案卷目錄》。6. 檔案的保管 涉及經(jīng)濟的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等（原件）檔案由財務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。 檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。 每年對檔案進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。 對于已失去作用的檔案要進行銷毀。銷毀檔案要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 7. 檔案的借閱 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準方能借閱。 借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。 借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告檔案管理負責(zé)人。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱。但不能帶離檔案室。 外單位摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；檔案管理負責(zé)人應(yīng)對其摘抄的材料進行審查、簽章。各辦公室操作手冊1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理（商務(wù)中心）. 傳真操作. 打入的傳真/電子郵件必須要記錄接收日期及時間、傳真機或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。. 因公務(wù)而發(fā)出的傳真/電子郵件：。，確保以最短時間發(fā)出準確的消息。（接收者）姓名、職位、機構(gòu)、地域（國家或城市）名稱、傳真機號碼或郵件地址。，方可發(fā)出。，作為存檔之用。. 電話操作員工在電話里的良好談吐、得體應(yīng)對是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。. 接聽外來電話，立即接聽。說出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。 。，更不可粗言穢語。，必要時請他（她）留言以便回復(fù)。，應(yīng)通知總機或其他同事代為接聽。，應(yīng)通知對方所需的時間，讓對方?jīng)Q定繼續(xù)等候抑或稍后再聯(lián)絡(luò)。，應(yīng)盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，轉(zhuǎn)回總機。，應(yīng)把聽筒放回，等待對方再來電。，應(yīng)詢問對方： A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理。 B)記下對方姓名、電話、公司名稱，有待回復(fù)； C)請對方稍后再來電。 記錄留言的要點： A）接聽日期及時間 B）被電訪的人是誰 C）對方的姓名、電話號碼（及內(nèi)線）及公司名稱 D）留言（消息）內(nèi)容 E）復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他（她）知道你已記下正確的消息 F）最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他（她）回來后能即時知道。 。 ，你應(yīng)說出要找誰人或內(nèi)線號碼。4. 若屢次接不通，而你的電話機操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級員工負責(zé)，以免浪費你寶貴時間。此外，可透過電話房查詢對方電話是否失靈。 ，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點，以免遺漏某一部分而要重打，對方也會欣賞你的工作效率。，應(yīng)由你負責(zé)重打電話，繼續(xù)通話內(nèi)容。 2. 辦公室文件處理、分類、取閱 檔案儲存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時第一時間可找尋得到。： 、快捷 、大小及性質(zhì) （例如存放法律文件） ：、字母來分類（優(yōu)點：可作無限的擴充）。，而項目的先后次序也用筆劃來區(qū)分。(優(yōu)點：同類型的事情集中一起，方便查閱)（國家、城市）來分類。 （代碼）代替名稱存檔。，以找尋編號檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。適用于每個檔案之中，按日期先后存檔，把最新（最近期）的文件放在檔案的最前或最上面。 為省卻追尋被取出或外借檔案的時間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。每次取出文件后，把該卡放入填補空位?？ㄓ校航杓诵彰⒉块T、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋。取檔記錄卡宜用鮮明顏色紙制成（例如紅色），卡紙標題應(yīng)高出其他檔案，令人一目了然，容易跟催。 ** 每次外借檔案均須獲得直屬上級同意才可辦理 跟催檔案
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