國(guó)際酒店行政規(guī)章制度手冊(cè)(編輯修改稿)
2025-05-09 02:14 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 N保安部 SE前廳部 FO房務(wù)部 HK餐飲部 FB對(duì)已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進(jìn)行編號(hào)。5. 檔案的整理 檢查文件認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。 文件排序每類文件可按文件形成時(shí)間順序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁(yè)碼，以固定排列順序，保證材料完整。 編寫案卷標(biāo)題，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。 填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)和日期等。 填寫案卷封皮案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。 案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過(guò)大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。 案卷歸檔裝訂后的案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)登記，填寫《歸檔案卷目錄》。6. 檔案的保管 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書(shū)、保證書(shū)等（原件）檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管；硬件設(shè)施使用說(shuō)明書(shū)或操作手冊(cè)（原件）檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。 檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。 每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。 對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷毀。銷毀檔案要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送總經(jīng)理審批后銷毀。 銷毀檔案材料時(shí)，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 7. 檔案的借閱 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機(jī)密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。 借閱期限不得超過(guò)兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人。 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。 外單位摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意；檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其摘抄的材料進(jìn)行審查、簽章。各辦公室操作手冊(cè)1. 圖文傳真、電話和電子郵件的處理（商務(wù)中心）. 傳真操作. 打入的傳真/電子郵件必須要記錄接收日期及時(shí)間、傳真機(jī)或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。. 因公務(wù)而發(fā)出的傳真/電子郵件：。，確保以最短時(shí)間發(fā)出準(zhǔn)確的消息。（接收者）姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地域（國(guó)家或城市）名稱、傳真機(jī)號(hào)碼或郵件地址。，方可發(fā)出。，作為存檔之用。. 電話操作員工在電話里的良好談吐、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。. 接聽(tīng)外來(lái)電話，立即接聽(tīng)。說(shuō)出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問(wèn)候，例如“早晨好”、“您好”等。 。，更不可粗言穢語(yǔ)。，必要時(shí)請(qǐng)他（她）留言以便回復(fù)。，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽(tīng)。，應(yīng)通知對(duì)方所需的時(shí)間，讓對(duì)方?jīng)Q定繼續(xù)等候抑或稍后再聯(lián)絡(luò)。，應(yīng)盡量幫助他(她)轉(zhuǎn)到正確的部門、內(nèi)線，轉(zhuǎn)回總機(jī)。，應(yīng)把聽(tīng)筒放回，等待對(duì)方再來(lái)電。，應(yīng)詢問(wèn)對(duì)方： A)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理。 B)記下對(duì)方姓名、電話、公司名稱，有待回復(fù)； C)請(qǐng)對(duì)方稍后再來(lái)電。 記錄留言的要點(diǎn)： A）接聽(tīng)日期及時(shí)間 B）被電訪的人是誰(shuí) C）對(duì)方的姓名、電話號(hào)碼（及內(nèi)線）及公司名稱 D）留言（消息）內(nèi)容 E）復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他（她）知道你已記下正確的消息 F）最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他（她）回來(lái)后能即時(shí)知道。 。 ，你應(yīng)說(shuō)出要找誰(shuí)人或內(nèi)線號(hào)碼。4. 若屢次接不通，而你的電話機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時(shí)間。此外，可透過(guò)電話房查詢對(duì)方電話是否失靈。 ，應(yīng)記下通話內(nèi)容要點(diǎn)，以免遺漏某一部分而要重打，對(duì)方也會(huì)欣賞你的工作效率。，應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打電話，繼續(xù)通話內(nèi)容。 2. 辦公室文件處理、分類、取閱 檔案儲(chǔ)存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時(shí)第一時(shí)間可找尋得到。： 、快捷 、大小及性質(zhì) （例如存放法律文件） ：、字母來(lái)分類（優(yōu)點(diǎn)：可作無(wú)限的擴(kuò)充）。，而項(xiàng)目的先后次序也用筆劃來(lái)區(qū)分。(優(yōu)點(diǎn)：同類型的事情集中一起，方便查閱)（國(guó)家、城市）來(lái)分類。 （代碼）代替名稱存檔。，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。適用于每個(gè)檔案之中，按日期先后存檔，把最新（最近期）的文件放在檔案的最前或最上面。 為省卻追尋被取出或外借檔案的時(shí)間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。每次取出文件后，把該卡放入填補(bǔ)空位?？ㄓ校航杓诵彰?、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋。取檔記錄卡宜用鮮明顏色紙制成（例如紅色），卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令人一目了然，容易跟催。 ** 每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)同意才可辦理 跟催檔案
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