【文章內(nèi)容簡介】 公用品申請單”與辦公用品的實際使用情況。第25條 辦公事務部門要不定期核對辦公用品領用傳票與辦公用品臺賬。第26條 辦公事務部門要對各部門辦公用品的使用情況進行不定期檢查，杜絕浪費辦公用品的行為。第8章 附則第27條 本制度自發(fā)布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期三、辦公文書管理制度以下是某公司辦公文書管理制度，供讀者參考。制度名稱辦公文書管理制度編 號執(zhí)行部門第1章 總則第1條 目的為確保公司文書事務能夠正常進行，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。第2條 管理原則準確、快速。第3條 適用范圍本制度適用于對公司內(nèi)部所有公文文書的管理。第2章 文書的種類第4條 文書的范圍本公司文書包含公司業(yè)務工作中的往來公文、報告、會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、電報、各種賬簿和圖標參考書等一切業(yè)務用書與公文。第5條 文書保密等級劃分1．絕密，指極為重要且不得向無關人員透露內(nèi)容的文書。2．秘密，指次重要且不能向無關人員透露內(nèi)容的文書。3．機密，指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4．普通，指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要資料，則另當別論。第3章 文書制作規(guī)范第6條 文書的制作要領1．文書內(nèi)容必須簡明扼要，一事一議，語言、措辭力求準確規(guī)范。2．起草文書的理由包括起因以及中間交涉過程，必要時另附相關材料與文件。3．必須明確起草文書人的責任，并正確署名。4．修改請示提案文書時，修改者必須認真審閱文書原件，修改后必須署名。第7條 文書的起草必須征得主管同意，并在主管做出明確決定后進行。重要文件還應經(jīng)過公證，并在正式文書形成前，附上有價值的證明文件。第8條 文書的署名1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報文書或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需部門署名；如果是重要文書，按責任范圍由總裁、副總裁、常務董事署名，或者署有關部門的主管姓名和職務。2．對外文書，如合同書、責任狀、政府許可申請書、回執(zhí)和公告等重要文書，一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托事項可由指定責任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機構主管的職務與姓名。第9條 文書的蓋章1．在文書正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門印章。2．如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。3．以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關責任者的印章。第4章 文書的收發(fā)第10條 文書主管部門負責接收文書，并按下列要點處置。1．如果一般文書，予以啟封，分送各部門。2．將私人信件直接送交收信人。3．分送各部門的文書若有差錯，必須立即追回。第11條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前在“發(fā)信登記本”與“郵資明細賬”上登記。第12條 需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，必須寫清發(fā)送或接受單位、地址、收件人姓名等內(nèi)容，必要時還需交文秘室回復或回執(zhí)。如是公司內(nèi)部文書，原則上不需封緘。第5章 文書的處理第13條 普通文書處理1．部門經(jīng)理以上級別的主管人員，負責對文書進行審批、答復、批辦以及做出其他必要的處理，或者指定下屬對文書進行具體處理。2．處理中如遇重大問題或異?，F(xiàn)象，需及時向上級匯報，并按領導指示辦理。第14條 機密文書處理1．機密文書原則上由責任人或當事人自行處理。2．親啟文書原則上由信封上所指明的人開啟，其他人不得擅自開啟。如果主管領導在職務上有權替代指明者，可不受本條規(guī)定約束。第15條 與多個部門有關的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商；如果協(xié)商無法達成一致，則應請示上級領導，由上級領導裁決。第6章 文書的整理與保存第16條 文書的整理與保存1．全部完結的文書，應在結辦后三日內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對文件進行整理、檢查，按類別、年代立卷，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2．個人不得保存公司文書，凡參加會議帶回的文件，應及時交行政部登記保管，離職員工應將文件和記錄本清理移交。3．分公司或分支機構的文書分為兩類：一類是特別重要的文書，由主管保存；另一類是一般的文書，由各部門保管。第17條 文書的保存年限1．永久保存的文書包括：章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股權關系文書、重要的訴訟關系文書；重要的政府許可證件；有關公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2．保存10年的文書包括：請求審批提案文書；人事任命文書；獎金工資與津貼的有關文書；財務會計賬簿、傳票與會計分析報表以及永久保存以外的重要文書。3．保存5年的文書，指不需要保存10年的次重要文書。4．保存一年的文書，指無關緊要或臨時性的文書。如果是調(diào)查報告則由所在部門主管確定保存年限。第18條 注意事項1．對于重要的機密文件，一律存放在保險柜或帶鎖的文件柜中。2．對于保存期滿及沒必要繼續(xù)保存的文書，經(jīng)主管決定，寫清銷毀的理由和日期之后，予以銷毀。一律以焚燒的方式銷毀機要文件。任何個人不準擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應逐件登記，報公司領導批準后銷毀。3．銷毀秘密級以上文件前要進行登記，由專人監(jiān)督，保證不丟失、不遺漏。4．如果職務或部門劃分發(fā)生變更或者做出調(diào)整，必須在有關登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整后的結果。5．必須做好重要文書的借閱登記工作，并注明歸還日期。借閱前必須出示借閱證。第7章 附則第19條 行政部對本制度擁有解釋權。 第20條 本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期七、圖書資料管理制度以下是某公司圖書資料管理制度，供讀者參考。制度名稱圖書資料管理制度編 號執(zhí)行部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范對公司圖書的管理，提高員工的素質(zhì)，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司圖書的購進、保管、整理、外借與歸還等管理業(yè)務。第3條 概念限定圖書資料是指由公司行政部統(tǒng)一購進、管理的圖書、期刊和報紙。第2章 圖書選購第4條 行政部根據(jù)《公司學習計劃》以及各部門的申請要求購買圖書，并由行政部經(jīng)理控制與檢查購買圖書的各個環(huán)節(jié)。第5條 行政部必須逐月、逐年制訂圖書購買計劃，圖書采購人員需按計劃實施采購。第6條 如果屬于購進圖書，則在接收圖書時支付現(xiàn)金，結清書款，要注意控制預算，不得超支。如果屬于捐贈圖書，則在接收圖書時開具憑證。第7條 對本公司員工或外部機構捐贈的圖書應表示感謝，感謝信的格式由企業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。第3章 圖書整理與借閱第8條 所有圖書都必須按《圖書管理卡》（如下表所示）的要求登記，卡片應分類放入各索引柜內(nèi)，以便檢索。圖書管理卡圖書類別分類號圖書名稱圖書編號作者購入時間出版社名稱出版年月備注編制： 填寫人（簽字）：第9條 公司每年均應按照“圖書管理卡”對公司全部圖書進行一次清點與核對。在清點與核對期間，應停止圖書外借，并要求外借圖書全部歸還以便于清點與核對。還要把已經(jīng)不存在或清理掉的“圖書管理卡”清理出來，單獨保存。第10條 公司所有圖書均應在封面、目錄、首頁以及圖書中間的兩三處加蓋公司印章。行政部將圖書目錄及借閱情況按日更新后在內(nèi)部網(wǎng)上公布，公司員工可通過內(nèi)部網(wǎng)查詢圖書的使用情況。第11條 公司員工借閱、使用圖書時要愛惜，不得污損圖書。行政部的圖書管理人員在收回圖書時要認真檢查，一旦發(fā)現(xiàn)污損要追究當事人的責任。第12條 圖書的借閱期限一般為一個月，對于不按時歸還者，行政部的圖書管理人員要及時催還。每人每次限借雜志一本、圖書兩本，期限已到仍未歸還者，應承擔一定的責任。第13條 公司員工不得將圖書轉(zhuǎn)借他人，員工如丟失圖書，需照價賠償。第4章 附則第14條 行政部對本制度擁有解釋權。第15條 本制度自公布之日起實行。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期第三節(jié) 辦公事務管理表格一、辦公設備登記表 年 月 日設備名稱編號廠名或品牌出廠時間購買時間使用年限規(guī)格顏色附屬設備價格存放地點環(huán)境要求主要用途簡介：管理部門負責人使用部門責任人二、辦公用品領用表 年 月 日部門領用人核發(fā)序號物品名稱規(guī)格數(shù)量單位用途單價總價領用人： 主管： 保管員：三、辦公文書會簽單1．文件會簽單發(fā)文單位發(fā)文文號發(fā)文日期年 月 日時限普通件急件特急件密級普通秘密機密絕密標題會簽順序單位收文時間發(fā)文時間會簽人（簽字）1月日時月日時2月日時月日時3月日時月日時備注：注：會簽文件附在“會簽單”后。2．對外行文單編號：日期擬稿人職務、姓名行文字號行文標題內(nèi)容簡介經(jīng)濟審核人法律審核人行政部經(jīng)理總經(jīng)理備注3．發(fā)文目錄表文件號文件標題領導簽發(fā)擬稿部門密級發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期封號明細賬頁備注四、檔案借閱審批表編號文書檔案名稱密級起草人起草部門起草日期歸檔日期借閱原因： 借閱人（簽字）： 年 月 日行政部意見： 主管（簽字）： 年 月 日批準人意見： 批準人（簽字）： 年 月 日五、信件領取登記表信件類型領取部門領取時間領取人簽字□快遞 □掛號 □取款 □包裹單□快遞 □掛號 □取款 □包裹單□快遞 □掛號 □取款 □包裹單□快遞 □掛號 □取款 □包裹單□快遞 □掛號 □取款 □包裹單六、印章使用登記表1．印章使用審批表編號用章部門蓋章時間公章類別蓋章次數(shù)文件發(fā)文號文件名稱備注：用章人（簽章）批準人（簽章）注：請在備注欄中簡要說明蓋章用途。2．印章使用登記表蓋章時間文件名稱發(fā)文號公章類別蓋章次數(shù)使用人批準人備注七、圖書資料借閱表1．圖書借閱登記表編號圖書名稱作者借出日期借閱人歸還日期備注2．資料借閱登記表編號資料名稱密級借出日期借閱人批準人歸還日期備注第四章 行政人事管理第一節(jié) 行政人事崗位職責一、行政人事主管崗位職責行政人事主管負責根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和年度經(jīng)營計劃，組織制訂公司年度行政人事工作計劃