綜合部管理制度大綱行政管理方面(編輯修改稿)
2025-05-15 00:34 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 部負責茶、水等日用品的采購與使用登記；（2）負責人應定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序；（3）綜合部舉辦培訓等大型活動時，負責人應及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行。（二）固定資產(chǎn)管理1．綜合部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊；2．固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者，由使用者按要求填寫《固定資產(chǎn)處分申請單》一式二聯(lián)，注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關資料分別轉送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后，依核決權限送呈簽核；3．固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，由綜合部經(jīng)理應提出損失清單及向警察單位報案辦理。（三）申購1．在節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度基礎上，由負責人統(tǒng)一購置公司的辦公日用品和低耗品在為公司。2．由負責人統(tǒng)一處理辦公設備維修、郵件投遞等業(yè)務委托。3．負責人須對固定供應商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應商。4．公司各業(yè)務部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報綜合部，經(jīng)批準后，由負責人對采購物資的數(shù)量、質量、規(guī)格、供應商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準后由綜合部下達采購指令，予以履行同供應商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交綜合部門備案。（四）領用1．負責人應制作《辦公用品申購表》，并在每季度末發(fā)放和回收該表，統(tǒng)計下月辦公文具用品需求。2．每季度前，負責人把各部門的文具申領情況及文具庫存情況匯總，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核后，交總經(jīng)理審批，確定文具采購計劃。3．每月8號，負責人必須完成文具的采購工作，8號后各部門人員可至綜合部領用文具。（五）移交、變更職責1．負責人移交固定資產(chǎn)管理權限前，須提前清點所有負責管理資產(chǎn)，并與資產(chǎn)管理相關表格一一對應，如有嚴重與實際不符的情況，經(jīng)過經(jīng)理審核之后，須照價賠付；2．承接人接手前，應清點并整理相關物品，并按要求填寫《辦公用品責任變更表》。三、電腦設備、其他設備管理辦法（一）電腦1．負責人根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；2．根據(jù)保密原則需要，由負責人對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一管理的電腦密碼；3．部門員工不得私設電腦密碼；4．對于聯(lián)網(wǎng)的電腦，部門員工在未經(jīng)批準的情況下，不得向計算機網(wǎng)絡拷入（出）軟件；5．所有電腦不得私自安裝游戲軟件；6．文件檔案的備份由相關負責人管理；7．軟盤、U盤在使用前，必須確保無病毒；8．部門員工在使用完電腦后，應及時退出系統(tǒng)，下班離開公司前應將電腦退出系統(tǒng)并正常關機；9．任何人未經(jīng)同意，不得使用其他部門的電腦。（二）傳真機、復印件1．由綜合部安排專人負責復印機的維護與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機器的行為；2．復印機發(fā)生故障應立即關機，負責人須做好標識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復印機完全修好后方可作業(yè)；3．負責人應擔保復印紙張供應及碳粉補充以使復印工作得以順利進行；4．節(jié)約用紙，復印完后，注意保持復印區(qū)域整潔；5．禁止幫非公司人員復印文件資料；6．部員上下班時應檢查復印機的開關情況。（三）固定電話管理1．公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡工作的重要工具。原則上部門員工不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可使用；2．員工正常工作聯(lián)絡應長話短說，提高效率。通話時間應控制在3分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過5分鐘；3．電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言，如“您好，嘉信小貸”；4．接聽電話須認真仔細聽取對方講述的內(nèi)容，必要時可禮貌要求對方重復，重要事項要做出書面記錄，并及時知會相關人員。四、信函、快遞管理（一）信函收發(fā)1．綜合部對外信函之收發(fā)的負責人為指定專人統(tǒng)一辦理，負責人為各級文件管理的直接承擔者。2．負責人在收文后必須先根據(jù)信函的分類及時編號、登記，按要求填寫《收、發(fā)文登記表》，并附《信函處理單》。分送有關人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收，負責人對有回復要求的信函須跟蹤閱辦
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