綜合部管理制度大綱行政管理方面(編輯修改稿)
2025-05-15 00:34 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記；（2）負(fù)責(zé)人應(yīng)定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序；（3）綜合部舉辦培訓(xùn)等大型活動時，負(fù)責(zé)人應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行。（二）固定資產(chǎn)管理1．綜合部對公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊；2．固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者，由使用者按要求填寫《固定資產(chǎn)處分申請單》一式二聯(lián)，注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后，依核決權(quán)限送呈簽核；3．固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，由綜合部經(jīng)理應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。（三）申購1．在節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度基礎(chǔ)上，由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一購置公司的辦公日用品和低耗品在為公司。2．由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一處理辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托。3．負(fù)責(zé)人須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4．公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報綜合部，經(jīng)批準(zhǔn)后，由負(fù)責(zé)人對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進(jìn)行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由綜合部下達(dá)采購指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交綜合部門備案。（四）領(lǐng)用1．負(fù)責(zé)人應(yīng)制作《辦公用品申購表》，并在每季度末發(fā)放和回收該表，統(tǒng)計下月辦公文具用品需求。2．每季度前，負(fù)責(zé)人把各部門的文具申領(lǐng)情況及文具庫存情況匯總，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核后，交總經(jīng)理審批，確定文具采購計劃。3．每月8號，負(fù)責(zé)人必須完成文具的采購工作，8號后各部門人員可至綜合部領(lǐng)用文具。（五）移交、變更職責(zé)1．負(fù)責(zé)人移交固定資產(chǎn)管理權(quán)限前，須提前清點所有負(fù)責(zé)管理資產(chǎn)，并與資產(chǎn)管理相關(guān)表格一一對應(yīng)，如有嚴(yán)重與實際不符的情況，經(jīng)過經(jīng)理審核之后，須照價賠付；2．承接人接手前，應(yīng)清點并整理相關(guān)物品，并按要求填寫《辦公用品責(zé)任變更表》。三、電腦設(shè)備、其他設(shè)備管理辦法（一）電腦1．負(fù)責(zé)人根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；2．根據(jù)保密原則需要，由負(fù)責(zé)人對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼；3．部門員工不得私設(shè)電腦密碼；4．對于聯(lián)網(wǎng)的電腦，部門員工在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得向計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)拷入（出）軟件；5．所有電腦不得私自安裝游戲軟件；6．文件檔案的備份由相關(guān)負(fù)責(zé)人管理；7．軟盤、U盤在使用前，必須確保無病毒；8．部門員工在使用完電腦后，應(yīng)及時退出系統(tǒng)，下班離開公司前應(yīng)將電腦退出系統(tǒng)并正常關(guān)機(jī)；9．任何人未經(jīng)同意，不得使用其他部門的電腦。（二）傳真機(jī)、復(fù)印件1．由綜合部安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必須聽從安排，不得有故意損壞機(jī)器的行為；2．復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī)，負(fù)責(zé)人須做好標(biāo)識注明，并第一時間通知維修公司前來維修，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)；3．負(fù)責(zé)人應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行；4．節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔；5．禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料；6．部員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開關(guān)情況。（三）固定電話管理1．公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上部門員工不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門經(jīng)理同意后方可使用；2．員工正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說，提高效率。通話時間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)，特殊情況不超過5分鐘；3．電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話，且使用文明禮貌語言，如“您好，嘉信小貸”；4．接聽電話須認(rèn)真仔細(xì)聽取對方講述的內(nèi)容，必要時可禮貌要求對方重復(fù)，重要事項要做出書面記錄，并及時知會相關(guān)人員。四、信函、快遞管理（一）信函收發(fā)1．綜合部對外信函之收發(fā)的負(fù)責(zé)人為指定專人統(tǒng)一辦理，負(fù)責(zé)人為各級文件管理的直接承擔(dān)者。2．負(fù)責(zé)人在收文后必須先根據(jù)信函的分類及時編號、登記，按要求填寫《收、發(fā)文登記表》，并附《信函處理單》。分送有關(guān)人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收，負(fù)責(zé)人對有回復(fù)要求的信函須跟蹤閱辦
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