【文章內(nèi)容簡介】 需發(fā)給技術(shù)部預(yù)算人員一套圖紙。如項目為公司技術(shù)支持，則只需發(fā)放給電廠及施工單位。如果施工現(xiàn)場需要額外增加圖紙?zhí)讛?shù)，需到綜合部填寫“圖紙加曬申請書”（附件十）曬圖套數(shù)原則上為：合同所簽提供圖紙?zhí)讛?shù)+公司預(yù)算人員1套（總包時）+3套（公司存檔）綜合部暫時協(xié)助技術(shù)部資料員的工作（填寫曬發(fā)圖紙登記表、資料交接單、圖紙目錄），移交圖紙時在“資料交接表”上登記簽字。c、項目工程結(jié)束后一個月內(nèi)，資料員把已結(jié)束項目的底圖、藍(lán)圖、施工圖、竣工圖整理后，移交綜合部存檔，并與“資料交接單”（附件三）核對，準(zhǔn)確后雙方簽字確認(rèn)。d、技術(shù)部資料員對工程設(shè)計原始資料、專業(yè)間互提條件、計算書、成品校審意見等中間過程形成的有保存價值的資料進(jìn)行收集保存。按項目進(jìn)展情況向綜合部資料管理員移交。（2）工程部：a、采購合同的原件由綜合部檔管人員存檔，工程部與財務(wù)部保留合同的復(fù)印件，工程總承包合同原件一份交由綜合部檔管人員存檔，一份交由財務(wù)部；合同的編碼按財務(wù)部編排的號碼登記；提交合同原件時填寫“資料交接表”。b、工程部在項目結(jié)束后將已結(jié)束項目的中標(biāo)標(biāo)書及合同評審表，整理后移交綜合部，并填寫“資料交接單”。（3）綜合部：a、技術(shù)協(xié)議、各類合同的原件直接移交檔案管理員隨時登記并及時歸檔。b、每季度第一個月十日前將上季度對于公司有保存價值的書信、傳真等文件整理匯編成冊，移交檔案管理員；并填寫“資料交接單”。c、對于需要保存的成文會議（董事會議和公司普通會議）記錄和決議，會議記錄員整理后，及時移交檔案管理員存檔；并填寫“資料交接單”。d、每年三月十日前將上一年需要歸檔的各類文件（有保存價值的書信、傳真、成文會議記錄和決議等）整理，存檔。 財務(wù)部：每年三月十日前將三年以上的報表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等需要存檔的文件，整理編號后填寫“財務(wù)交接明細(xì)表”（附件一），移交綜合部檔管人員，由綜合部檔管人員存檔（報表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等實物由財務(wù)自行保管，綜合部檔管員僅存檔財務(wù)交接表）。B、整理 根據(jù)分類和成立時間整理。C、分類 根據(jù)工程、時間以及文件的內(nèi)容進(jìn)行分類。D、立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。（二）過程管理：公司及各下屬子公司的各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，按公司有關(guān)規(guī)定將需歸檔的文件整理后及時移交綜合部保管，任何人不得據(jù)為己有。屬于公司保管的檔案：（1）技術(shù)部：技術(shù)協(xié)議的原件；已結(jié)束工程的圖紙底圖及藍(lán)圖；各個項目電子版的圖紙（包括施工圖及竣工圖）及成文性文件；電子文檔的交接由檔案管理員與圖紙設(shè)計人員直接交接，填寫“電子文檔交接表（圖紙）/（文檔）”（附件四）；除檔案管理員外任何人不得收集圖紙。（2）工程部：各類合同的原件。（3）咨詢部：技術(shù)合同書。（4）綜合部：財務(wù)部：憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證），賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿），財務(wù)報告（月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告）和其他（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊）。董事會會議紀(jì)要及決策的原件；與律師事務(wù)所簽訂法律顧問合同；公司的證書及各項專利；對公司有重要保存價值的來往書信及傳真；領(lǐng)導(dǎo)要求保存的其他文件及物品。屬于部門保管的檔案：資料員按照公司規(guī)定的歸檔時間把屬于部門保管的文件整理匯編成冊，與綜合部核對后，把匯編的目錄移交綜合部，文件由各部門的資料員保管。屬于部門保管的文件：（1）技術(shù)部：圖紙曬發(fā)的登記表、資料交接表、正在施工的項目圖紙的底圖及藍(lán)圖。（2）工程部：采購合同的復(fù)印件；需要保存的招（投）標(biāo)文件。（3）咨詢部：各類技術(shù)報告；其他需要保存的文件。（4）綜合部：當(dāng)年的財務(wù)憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證），賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿），財務(wù)報告（月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告）和其他（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊）；采購合同的復(fù)印件。領(lǐng)導(dǎo)要求暫時保管的文件（傳真及來往書信）；各部門人員資料；簽訂的其它協(xié)議。（三）監(jiān)督：綜合部根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，以監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。（四）銷毀：每年終了，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保管年限，對已到期限，無保存價值的檔案進(jìn)行匯總造冊，并擬寫“檔案銷毀申請”（附件五）。銷毀清冊連同檔案銷毀工作報告一同報分管經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。銷毀檔案需有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)對銷毀檔案認(rèn)真清點復(fù)核，檔案銷毀后，在銷毀清冊（附件六）上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，分別在銷毀清冊上簽字。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊上詳細(xì)注明；經(jīng)審查確認(rèn)為無保存價值，但又不宜銷毀的檔案，特別是人物類檔案，可退回本人。檔案銷毀工作報告連同銷毀清冊，應(yīng)及時歸檔，永久保存。對于不經(jīng)常使用又不宜馬上銷毀的文件，由部門資料員整理并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后移交綜合部，登記填寫“暫不銷毀清單”（附件七）后，送往指定地點暫管。（五）公司檔案的分類及編號：歸檔文件編號方法（1）技術(shù)部： a、技術(shù)協(xié)議的編號形式 SDEEJX 件號、頁（張）號（兩位數(shù)表示） 項目號（四位數(shù)字） 類別號 山大能源（固定） 項目號由年度號（以公元年號的最后兩位表示）和本年度設(shè)計項目序號（兩位數(shù)表示）組成。b、圖紙編號按技術(shù)部的圖紙編號方法編制。（2）工程部：a、采購合同、工程總承包合同編號由財務(wù)部統(tǒng)一編制；b、合同會簽單的編號按工程部的編號方法編制。（3）咨詢部：技術(shù)合同書及技術(shù)報告的編號形式件號、頁號（兩位數(shù)） 山大能源（固）類別號 SDEEZX （4）財務(wù)：按照有關(guān)的財務(wù)規(guī)定編號（六）在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。（七）借閱規(guī)定：公司員工因工作需要需借閱有關(guān)檔案時，應(yīng)填寫“資料查/借閱登記表（附件八），依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱；查閱未完工以及由各部門保存的資料，到綜合部填寫“資料查/借閱登記表”，在規(guī)定的查閱時間內(nèi)歸還，如不能在規(guī)定的時間歸還，需在“資料查閱登記表”上注明歸還的時間并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意；查閱完工并已移交綜合部的文檔，需要到綜合部填寫“資料查/借閱申請單”（附件九），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可借出，并限期歸還；查閱帶有“機(jī)密”或“絕密”字樣的文件，須按規(guī)定的各級領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱；領(lǐng)導(dǎo)不方便簽字時電話通知檔案管理員后方可借閱，領(lǐng)導(dǎo)回公司后補簽。 外單位借閱檔案，須持有本單位介紹信，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核同意，方可到檔案室借閱，且不得帶離檔案室，其摘抄內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 查/借閱未完工以及由各部門保存的資料的期限及已經(jīng)移交綜合部的文檔借閱期限按登記的日期計算，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；借閱的文件不得帶出公司；“機(jī)密”或“絕密”文件查/借閱期限按總經(jīng)理批準(zhǔn)的期限執(zhí)行。 借閱人對所借檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、轉(zhuǎn)借、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 檔案員在檔案借閱允許期限到期前三到五日，對借閱人提出借閱期限到期提示。圖書借閱期限為三個月，如需再借需辦理再借手續(xù)，不得轉(zhuǎn)借。分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權(quán)。四、檔案備份制度公司所有有價值的文件、圖紙、協(xié)議、合同等必須備份。各部門應(yīng)盡量采用電腦管理，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)由綜合部保存。五、處理條例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50200元罰款處理：毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；涂改、偽造檔案；未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；未按手續(xù)借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。若情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪，依法追究刑事責(zé)任。六、責(zé)任本制度適用于本公司各部門員工。本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司綜合部，第一責(zé)任人為綜合部檔案管理人員，第二責(zé)任人為各部門指定的資料員。附件一：財務(wù)交接明細(xì)表附件二：資料交接表附件三：資料交接單附件四：電子文檔交接表（圖紙）（文檔）附件五：檔案銷毀申請附件六：銷毀清冊附件七：暫不銷毀清單附件八：資料查/借閱登記表附件九：資料查/借閱申請單附件十：圖紙加曬申請單附件一：財務(wù)交接明細(xì)表提交人接收人交接內(nèi)容：交接日期備注附件二：資料交接表（部門）序號名 稱編 號份數(shù)提交人接收人日 期備注12345附件三：資料交接單提交人接收人交接內(nèi)容：交接日期備注附件四：電子文檔交接表（圖紙）序號卷號圖號提交人接收人日期備注電子文檔交接表（文檔）序號類 列編號提交人接收人日期備注附件五：檔案銷毀申請檔案銷毀申請 （部門）：根據(jù)公司的檔案管理辦法的規(guī)定，我部門現(xiàn)在 檔案（資料）已失去存檔價值，望批準(zhǔn)。附：應(yīng)予以銷毀檔案明細(xì) 部門年 月 日附件六：銷毀清冊 年度檔案銷毀清冊序號銷 毀日 期事 由所屬部門類 別所 屬年 度起 止卷 號套監(jiān)銷人備 注12345678910附件七：暫不銷毀文件登記表序號文件名稱保存期限部門資料員檔案管理員日期備注12345附件八：資料查/借閱登記表序號項目文件名稱編 號借閱人所屬部門借閱日期歸還日期保管人員備注附件九：資料查/借閱申請單借閱人所屬部門借閱日期檔案名稱編 號所屬部門經(jīng)理簽字備注附件十：圖紙加曬申請單工程名稱圖紙編號數(shù) 量加曬理由申請人日 期部門負(fù)責(zé)人備 注第九章 經(jīng)濟(jì)合同管理制度一、總則（一）本辦法旨在加強內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同管理，規(guī)范公司簽訂、履行經(jīng)濟(jì)合同的全部活動，及時預(yù)防、解決經(jīng)濟(jì)合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）本辦法所稱經(jīng)濟(jì)合同是指公司在對外經(jīng)營活動中簽訂的一切有關(guān)權(quán)利與義務(wù)的各類經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議書），包