【文章內(nèi)容簡介】 要》屬酒店內(nèi)部重要文件，具有一定范圍的保密性，未經(jīng)批準不得外傳。（5） 與會人員必須嚴格遵守會議紀要，不得隨意走動，不得使用手機、傳呼機。（6） 與會人員應(yīng)知無不言、集思廣義，一經(jīng)會議決定之事，應(yīng)按期完成。會議管理規(guī)定 酒店會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。 例會中的最高級會議通常情況下每月至少召開一次，就一定時期工作事項做出研究和決策。會議由酒店總經(jīng)理主持、參加人為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門主任等領(lǐng)導(dǎo)。 酒店辦公例會是為貫徹落實做出的決議、決定召開的會議。會議由總經(jīng)理主持，參加人員為各部門負責(zé)人及有關(guān)人員。 酒店辦公例會由酒店行政辦公室組織。行政辦公室應(yīng)于會前3天將會議的主要內(nèi)容書面通知與會的全體人員，并在會后14小時之內(nèi)整理、發(fā)布《會議紀要》。（1） 會議紀要的形成與簽發(fā)：① 酒店辦公例會會依紀要、決議，由行政辦公室整理成文；② 行政辦公室根據(jù)會議內(nèi)容的需要在限定時間內(nèi)完成紀要和決議的整理工作；③ 會議紀要和決議形成后，由與會的酒店領(lǐng)導(dǎo)成員簽字確認；④ 會議紀要發(fā)放前應(yīng)填寫《會議紀要發(fā)放審批單》，審批單內(nèi)容包括紀要編號、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)(或主持會議的領(lǐng)導(dǎo))審批意見；⑤ 會議紀要應(yīng)有發(fā)文號，發(fā)放時應(yīng)填寫《文件簽收記錄表》，并由接收人簽收；⑥ 會以紀要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確定保存期限。（2） 會議紀要作為酒店的重要文件，備忘已研究決定的事項，發(fā)至參加會議的全體人員，以便對照核查落實。 日常工作會議由會議召集者填寫《會議申請單》，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準方可召開，會議通知由行政辦公室根據(jù)申請部門的要求發(fā)出。如會議需要撰寫會議紀要，由會議召集部門撰寫完畢后報有關(guān)人員及行政辦公室。酒店每周例會制度 部門領(lǐng)導(dǎo)例會每周舉行一次，由總經(jīng)理主持，副總經(jīng)理及各部門經(jīng)理級人員參加。 主要內(nèi)容：（1） 總經(jīng)理傳達上級主管公司有關(guān)文件和總經(jīng)理室的有關(guān)精神；（2） 各部門經(jīng)理匯報工作情況，以及提出需提請總經(jīng)理或其他部門協(xié)調(diào)解決的問題；（3） 總經(jīng)理對各部門工作進行講評，布置和安排下周工作；（4） 其他需要解決的問題。 例會參加者在會上要踴躍發(fā)言，允許持有不同觀點和保留意見，但會上一旦形成決議，無論個人意見與否，都應(yīng)認真執(zhí)行。 嚴守會議紀律，保守會議秘密，在會議決議未正式公布以前，不得私自泄漏會議內(nèi)容。 與會人員應(yīng)做好會議記錄。日常部門經(jīng)理例會制度 部門經(jīng)理必須提前5分鐘到達會場； 總經(jīng)理辦公室主任站立在會場門口，等候總經(jīng)理到來； 當總經(jīng)理到達時，全體部門經(jīng)理起立，向總經(jīng)理行注目禮； 總經(jīng)理落座后，其他與會人員方可落座； 總經(jīng)理辦公室主任主任宣布例會開始； 與會期間，所有人員必須保持端正坐姿，雙目注視總經(jīng)理方向，認真聽取總經(jīng)理的指示； 各部門經(jīng)理按順時針方向逐一限時匯報本部門的工作情況，各部門經(jīng)理匯報應(yīng)用規(guī)范語言“~~部門匯報”，匯報內(nèi)容為前一天部門工作情況、存在問題、建議等，匯報完畢請總經(jīng)理指示； 總經(jīng)理做指示時，相應(yīng)的部門經(jīng)理做好記錄； 例會結(jié)束時，全體人員起立，目送總經(jīng)理； 總經(jīng)理走出會場后，其他與會人員方可離開。收發(fā)文管理制度 酒店的收文由保密室簽收登記，總經(jīng)理的收文由總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收信件，一律交收信人親自拆封； 公文登記后，轉(zhuǎn)交領(lǐng)導(dǎo)傳越，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應(yīng)由保密員送交，并經(jīng)登記簽收后才可送交； 各部門實行公文催辦制度。負責(zé)辦理公文的人員，對經(jīng)手處理的公文，應(yīng)事事有下文，件件有落實，催辦有結(jié)果，轉(zhuǎn)辦要及時，防止積壓誤事； 個人或各部門對承辦的公文，必須認真負責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延； 秘密級以上文件需到保密室閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，用完后及時退還。各級領(lǐng)導(dǎo)級有關(guān)人員均不得將秘密文件帶出辦公室； 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時將公文定稿，正本和有關(guān)材料應(yīng)整理立卷； 干部調(diào)動時，應(yīng)將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加會議帶回的文件，應(yīng)及時送保密室登記保管； 需要銷毀的公文經(jīng)簽別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準，由酒店總經(jīng)理室定期銷毀 。銷毀秘密文件要進行登記，要有專人監(jiān)督，保證不漏銷、不丟失，秘密級文件一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。文印室管理制度 酒店的文件，有打印必要時方可打印。內(nèi)部傳遞的簡單請示報告或其他不需要打印的文件，一般不予打印。 酒店發(fā)文，須由起草人抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理。 私人資料不得在酒店打印、復(fù)印或用酒店傳真機傳送，以免影響酒店的正常工作。 文印室工作人員應(yīng)認真做好本職工作，按時完成任務(wù)。對受到的文件資料，應(yīng)及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。 文印室人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或酒店管理中需保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。 文銀室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終做統(tǒng)計核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政開支。 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評或處50元以下罰款；屢教不改或給酒店造成不良的社會影響或較大經(jīng)濟損失的，處50元以上罰款直至辭退。會議室、接待室使用管理制度 會議室、接待室是酒店舉行會議、接待客戶的場所，為加強管理，規(guī)范酒店會議室、接待室的使用，給員工營造一個良好的工作環(huán)境，特制定本制度。 酒店所有員工非接待客人和參加會議，不得隨意進入接待室和會議室。 酒店各部門如需使用會議室，要提前到總經(jīng)理辦公室申請，在會議室使用登記簿上簽字，由辦公室統(tǒng)一安排。 接待室有專人負責(zé)引見、招待、接送來賓。 任何員工不得隨意移動會議室、接待室的茶葉、咖啡、飲料等用品。 任何員工不得隨意使用會議室、接待事的家具及物品。 任何員工不能隨意拿走接待室的報刊、雜志等資料。 愛護接待室、會議室的設(shè)施。 會議結(jié)束，要整理會場，保持清潔，并去辦公室辦理交接手續(xù)。財產(chǎn)管理辦法 本酒店的財產(chǎn)管理依照此辦法執(zhí)行。 本酒店財產(chǎn)主要為： 酒店各部門根據(jù)需要提出請購單或請購計劃，報上級核準后，交由物資采購部辦理采購。 采購品經(jīng)驗收合格后，即由采購單位填寫財產(chǎn)卡交由總務(wù)處建檔管理，財產(chǎn)實物由使用單位領(lǐng)回使用并負責(zé)保管。 總務(wù)處每年需依折舊年限規(guī)定，攤提折舊額送會計部門列帳。 總務(wù)處每年12月底前需對酒店財產(chǎn)盤點一次，核對財產(chǎn)數(shù)量，并由會計單位依盤虧、盤盈狀況調(diào)整財產(chǎn)金額。 對無法繼續(xù)使用的財產(chǎn)按規(guī)定辦理報廢，或以登報公開招標方式出售，并作相應(yīng)的會計處理。 各項財產(chǎn)的使用說明書、質(zhì)量保證書等資料統(tǒng)一由總務(wù)處保管，使用單位可使用復(fù)印件。 各單位對所使用的財產(chǎn)負有保管、保養(yǎng)的責(zé)任。財產(chǎn)發(fā)生損害時，應(yīng)查明原因、分清責(zé)任，出具調(diào)查報告和處理意見，視情節(jié)輕重進行處分。檔案管理制度 各部門辦理完畢的文件（含會議文件）和資料，收集后要按條款類目分別存放，經(jīng)檢查齊全后，整理立卷歸檔； 酒店的文件保存、歸檔辦法按字母順序排列，按題目分類或按地區(qū)、時間等形式分類，必須在檔案夾里清楚的注明； 熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度，每年將資料清理歸檔； 每年清理一次檔案，準確的做好文件索引； 歸檔前要先把資料進行分類，可把材料按類分組裝入一個代辦卷宗，以便歸檔時所有材料都能隨手而得，歸檔時要注意整潔； 立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復(fù)放在一起，卷內(nèi)頁號一律標在右角，案卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份； ，裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查。紙面過大的書寫材料，要按卷宗大小折疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應(yīng)當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要端正；對破損或褪色的材料，應(yīng)當進行修補和復(fù)制，裝訂部位過窄或有字跡的材料，要加紙襯邊； 根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系還要進行系列排列、擬寫案卷標題、編組號、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、編制案卷目錄等； 案卷按年代、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，并要編上順序號及注名存放案卷的年號與卷號； 每年檢查一次檔案材料的數(shù)量、保管等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全；1 對于已失去作用的檔案要及時銷毀，或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀；1 做好保管工作，檔案室的房門窗要堅固，落實防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠等措施；1 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷。檔案借閱管理制度 在酒店借閱檔案（包括文件和資料）必須在檔案借閱登記簿登記，秘密級以上的檔案文件需經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準后方能借閱。 案卷期限不許借出，只供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可借出。 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當事人責(zé)任。 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。 外單位借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。辦公室布置規(guī)定 酒店各部門辦公室布置以大辦公室集中辦公為原則。 經(jīng)理室設(shè)置于大辦公室的一端，與所屬單位以玻璃間隔。 各部門所屬座位應(yīng)采用同一方向，后排為各室主任，中間為各組組長，前排為一般員工。 接洽外客頻繁的員工，應(yīng)將其座位排在前臺邊。 辦公室以單獨排列為原則，如因場地或?qū)嶋H情況需要，可以兩桌并排。 酒店接洽客人的地點應(yīng)安排在經(jīng)理室客廳。 因工作性質(zhì)需獨立設(shè)置的小型辦公室，其室內(nèi)布置按照大辦公室布置的原則辦理。 辦公室內(nèi)辦公桌椅、保密箱、書櫥顏色暫定為灰色，墻壁、天花板顏色暫定為白色，柜臺、窗框及木質(zhì)隔間暫定為乳黃色。 各部門釘掛銜排方式規(guī)定如下：（1） 大辦公室及獨立設(shè)置的小型辦公室銜排釘掛在入口處的適當位置；（2） 大辦公室內(nèi)的單位銜排掛在各部門經(jīng)理座位上方的適當位置；（3） 銜排顏色為綠底白字，其規(guī)格定為寬度為高度的二倍。 如場地允許，辦公室內(nèi)可劃出一角為更衣室。1 箱廚頂上不得堆置文件。1 酒店及各部門辦公室布置圖及座位圖由總事務(wù)室于本要點公布后30天內(nèi)派實地繪制呈報。1 本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理核定后公布實施。辦公物品管理制度 行政管理部負責(zé)酒店辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、通信設(shè)備的采購、保管與發(fā)放，電腦及附屬設(shè)備的購置與管理，由信息管理部設(shè)專人負責(zé)。 酒店各部門將所需辦公用品提前半個月報至行政管理部，行政管理部根據(jù)實際用量和庫存情況制定購置計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后購置。 特需辦公用品、低值易耗品和通信設(shè)備，需經(jīng)部門經(jīng)理批準，由行政管理部負責(zé)購置，然后計入備品保管帳目。 備品發(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的1日和15日辦理，其他的時間不予辦理。 備品倉庫設(shè)專人負責(zé)。備品入庫需根據(jù)《入庫單》嚴格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價是否與進貨相符，按手續(xù)驗收入庫，登記上帳。未辦理入庫手續(xù)，財物一律不予報銷。 備品保管實行“三清、兩齊、三一致”，即材料清、帳目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。 做好出庫管理。在日清月結(jié)的條件下，月末必須對所有單據(jù)按部門統(tǒng)計，及時轉(zhuǎn)到財物部結(jié)算。 各部門設(shè)立奈用辦公用品檔案卡，由行政管理部定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償。 行政管理部負責(zé)收回酒店調(diào)離人員的辦公用品和物品。 行政管理部建立酒店固定資產(chǎn)總帳，對每件物品要進行編號 ，每年進行一次普查。辦公用品發(fā)放規(guī)定 本酒店為規(guī)范辦公用品的發(fā)放工作，特制訂本規(guī)定。 酒店各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。 各部門應(yīng)指定專人管理辦公用品。 各部門應(yīng)于每月28日前將下月所需辦公用品計劃報辦公室。辦公室于每月6日前一次性發(fā)放各部門所需辦公用品。 采購人員需根據(jù)計劃需要采購，保證供應(yīng)。 辦公用品入庫和發(fā)放應(yīng)及時及計帳，做到帳物相符。 任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。 應(yīng)加強酒店庫房管理和消防工作，防止失竊、失火。辦公消耗品管理制度 本酒店為加強辦公消耗品的管理，特制訂本規(guī)定。 辦公消耗品是指文具、紙張、帳本及其他印刷物品。 辦公消耗品一年的消耗限額為~萬元，各部門及有關(guān)人員必須節(jié)約使用，避免浪費。 辦公消耗品的購買與管理，由綜合辦公室負責(zé)，下設(shè)保管處理領(lǐng)用事務(wù)。 綜合辦公室必須把握消耗品在正常情況下每月的平均消耗量，以及各種消耗品的市場價、消耗品的最佳采購日期。在此基礎(chǔ)上，確定采購量與采購時間，以最小的采購量滿足日常事務(wù)運營對消耗品的基本需求。 對于特殊場合所用的特殊辦公用品，使用部門必須先提出書面申請，綜合辦公室據(jù)此進行必要的調(diào)查后決定是否準予采購。如果一次采購價格總額超過~萬元時，須經(jīng)該部門主管同意，必要時請示總經(jīng)理。 在定制各種帳票時，如果需要改動原格式或者重新設(shè)計新格式，使用部門的主管必須起草正式文件或方案，若有相關(guān)部門，則需要一式多份，然后將這些材料送至綜合辦公室，并附上委托定制或訂購申請單，之后，綜合辦公室在其責(zé)權(quán)范圍內(nèi)，審核新格式、定購數(shù)量是否合適，以及新格式的