【文章內容簡介】 程l 文件控制流程l 內部審計l 外部調查 采購流程目的：滿足申請人的要求、控制成本、確保質量、服務、交貨符合公司的各項規(guī)定?？刂泣c：節(jié)省開支、符合公司規(guī)定、無道德品質方面問題、供應商管理、無未經授權的采購（BYPASS）、采購申請的審批公司內部的規(guī)定：l 固定資產購買：財務處l 融資租賃、不動產購置l 集團內購買l 涉及競爭對手的采購：法律部門l 涉及知識產權、專利、軟件等l 涉及大型項目轉包性外購l 涉及進出口/轉口貿易/保險/財務/HR等采購申請的審批l 采購申請的批復權限：各級部門經理、財務經理、總經理及董事會的權限l 采購申請人的規(guī)定：如生產計劃負責材料申請，生產部門負責設備及輔料，HR負責招聘費用等等。采購流程l PR的接收與審核l 專人/記錄/匯總l 分發(fā)/登記/詢問l 采購員的分工l 按支持部門分；按購買物品COMMODITY分；按負責的區(qū)域分。l 高于某個界限（clip level）：必須適用采購技術l 竟標/競爭性評估/價格比較/供應商的早期參與/客戶指定/產品授權/唯一來源。l 采購成本降低目標：保證總體價格降低水平要求。l 在量化考評的合格以后供應商需要填寫有關表格及提供商業(yè)執(zhí)照等。l 供應商上述信息輸入計算機中的計算機（MRP system/financial system,PO module）l 與供應商談判，確保他的質量和交貨都能滿足我們的要求。l 供應商選擇綜合：要闡明選擇的原因（見上）并征得上級的批準。l 闡明的原因必須有明確的文件支持（如傳真報價，EMAIL）等，必要時要有申請人及其經理的簽字。l 供應商信息調查表（含財務信息等）要有財務部門的資信調查。l 出口限制性國家名單，標書簽發(fā)，贏/敗標通知書的簽發(fā)。l 緊急/特殊需要下，價格居高不下但不得不接受的情況，需向上報批。l 如涉及外匯金額超過一定數量，需報財產/金融/財務部門審批。l 假如合同涉及競爭對手，知識產權，特殊條款，需報法律部門審批。l 假若購買物品涉及Y2K，條款中應有Y2K限制條款。l 有授權的采購員應在經理批復合同前在有關支持文件/PO上簽字。l 經過授權經理簽字有效的PO/合同，應首先傳真給供應商，正本郵寄給供應商，收貨人（庫房或申請人）及采購存檔。l 請供應商確認合同的收到并確認接受合同的全部條款。l 有時我們需要和供應商簽署不擴散及保密合同。l 必要時向供應商催貨；有預付款要實現(xiàn)安排和報批。l 生產物品收貨應由庫房管理，質量保證部門等的認可。l 內部貨品及服務的簽收要有申請人及其負責人簽字。l 驗收：生產部門、質量部、工程部；報驗/庫房l 入庫：庫存管理負責輸入系統(tǒng)。l 質量/數量投訴：采購在接到來自質量或庫房的報告負責與供應商聯(lián)系確認索賠、補償等事宜。l 確認無誤，準備付款。 付款條款與驗收條款l 付款一般為貨到驗收付款，預付小于50%。l 國內貿易一般為人民幣，期限為發(fā)票30天。l 對生產部門、質量檢驗部放行，庫房驗收報告是付款的前提。l 對提供服務，申請人必須確認收貨方可申請。l 申請付款日期要看發(fā)票日期和付款條件。 職責劃分l 申請人，采購人，付款人，收貨人分開l 任何部門或個人均不得兼管上述兩項職能。l 特殊情況須請財務總監(jiān)或總經理或流程控制部門批準并且定期檢查風險是否在可接受的范圍。 無授權采購（BYPASS）l 定義：沒有采購部門參與也沒有得到內部負責人的授權批準的對供應商的承諾。l 危險與損害：造成直接經濟損失，破壞與供應商的關系，損害公司的形象，有潛在道德的問題。l 防范：No PO，No Work， No Payment。 對供應商管理，無PO，無付款 對犯規(guī)者及其經理進行批評教育 總結：l 采購部是采購流程的OWNER。l 采購流程要體現(xiàn)采購活動的增值性。l 采購流程要在控制范圍內盡可能提高效率和反映能力。降低TURN AROUND TUME，提高內部客戶滿意度。l 采購流程對供應商要透明。十、采購技術與招竟標實務傳統(tǒng)采購部門沒有所謂的技術，比較重視價格的相對低廉一如貨比三家。因此采購經理與采購員們比較重視談判但效果甚微?？鐕局杏泻芏鄬I(yè)分工的采購員去做供應商的篩選、評估和認證工作，在與供應商的接觸中，他們需要規(guī)范地獲得信息和了解供應市場的競爭狀況。好的采購技術是在了解市場和供應商的狀況下，最大限度地加大供應商之間的有效競爭。一般來說，采購技術有竟標、競爭性評估、費用明細和價格比較等方法。這些方法各有千秋也各有各的適用范圍。使用時，請注意對應的局限性。下面簡單介紹一下招標采購技術。2000年1月1日，《中華人民共和國招標投標法》開始實施，為引入采購技術開了先河。招標至少可以分為：國際公開招標、企業(yè)公開招標和企業(yè)選擇性招標。企業(yè)一般采購金額相比大型項目而言，不足以吸引社會上所有供應商，同時，交貨時間短和專業(yè)性較強比較適合選擇性招標。即企業(yè)根據購買物品的規(guī)律和供應商的狀況，邀請企業(yè)的合作伙伴和新供應商參加企業(yè)的供應項目的報價活動，評估結果最好的勝標，獲得作為這項采購的供應商資格。未被邀請的企業(yè)無資格參加投標活動。這種招標辦法簡單易行，評估可結合企業(yè)需要，節(jié)省時間和精力，企業(yè)可掌握時間，主動靈活，運用得當，效果會很好。招標 的適用性：市場上產品差異小、供應商多、供應穩(wěn)定，產品成熟，各種規(guī)格齊全，標準化程度高。招標幾個原則：招標自始至終都要保持對供應商的公正、公平，了解市場動態(tài)，有計劃和及時反饋。招標和投標方都了解這些原則并信守合同和承諾。違反這些原則，招標很難收到實際效果，同時也可能遭到供應商的投訴。注意事項：1）避免產品性質或規(guī)格等等傾向某個、某些供應商，典型例子指定某種品牌它會破壞競爭。2）避免不合理的要求等等不符合業(yè)內規(guī)范和實際的要求。3）根據具體情況，給供應商必要的報價準備時間。供應商的預審名單：將公司的過去合作過的供應商和市場上涌現(xiàn)的新的供應商進行評估，選出有競爭力的45家。采購金額超過一定水平，應加入更多的水平相當的競爭者。這個名單確認非常關鍵，一般要由公司授權人如采購經理來批準。請注意以下兩條原則：1）供應商的實力和產品水平要相當保持競爭是在一個水平線的競爭，否則有的供應商會在起跑線上就輸掉。那樣比賽很難精彩，勝利沒有懸念，供應商的價格就不能體現(xiàn)競爭性。公司就沒有達到竟標的目的。2）供應商的樹木要確保競爭性。任何情況下不得少于四家，否則很難避免綁標、串標的現(xiàn)象發(fā)生。評標標準：眾多供應商的產品可能各有千秋，有的價格低，有的服務水平高，有的距離近（運輸費用低），有的質量穩(wěn)定何為最好呢？這要由評標小組根據企業(yè)實際和市場需要來確定。比如用百分制：質量40%，價格40%，售后服務10%，運輸10%。具體意見可以通過調查實際銷售人員和使用者的意見。對供應商的實際表現(xiàn)，也是如此。幾個原則：1）應事先—發(fā)出標書前就要確立評比標準。切不可收到標書后匆忙確立。2）評標標準是保密的，不可向供應商公開，評標標準作為評標小組的工作依據和記錄。招標流程：在確認供應商的預審名單、標書、評審標準后，即可開始招標。發(fā)標書：1）向預審名單上的供應商進行調查，收集必要的數據、樣品、過去的績效表現(xiàn)等等。 2）確認無誤后，發(fā)出有采購授權人簽字的標書，并確認供應商已收到。確認標書的有效性。供應商應在規(guī)定時間內完整準確地回答標書上的要求，采購評審員首先確認標書的到達時間和文件完全符合要求。評標：按照原定的評標標準和評標安排進行。在金額較大，交貨復雜及特殊要求的情況，可以安排供應商的答辯—供應商須到公司來解釋標書形式的依據和回答評標小組的提問。有必要答辯的，答辯也要占一評標分數。如上述運輸占10%，考慮答辯的話，可以改為運輸5%，答辯5%。注意事項：1）價格得分由采購人員按照最低價格最高分，其余價格按照反比例計算而得，不是評議出來的。 2）參加評估的小組成員，可獨立對非價格因素打分，沒個人對自己打分負責，并要作出打分依據的支持解釋。 3）對所有評分進行平均和加合即可得出每位供應商的平均分。得分最高的，將成為中標者。請評標小組每一位同事在總評標的結果上簽字。談判：標書是供應商的報價，并不等于最終的價格。所以必要時仍然可以獲得進一步的讓步。當然，這個要求是對所有的供應商而不是一兩家。通知：對獲勝供應商發(fā)出勝標信或傳真。對敗標供應商發(fā)出感謝信，感謝他們的參加，祝合作愉快。注意事項：1）通知要及時，要有始有終。2）通知上不公布評分的最后結果。 準備與供應商簽署正式合同。十一、采購談判原則、方法與技巧——采購員的基本功采購談判目的：通過溝通，了解談判雙方的要求和分歧原因，尋找解決雙方矛盾的途徑達到雙贏的結果。采購談判注意事項：談判雙方不斷調整各自需要而相互接近最終達到一致意見的過程。談判不是“合作與沖突”的選擇而是矛盾的統(tǒng)一。談判雙方要關注彼此的利益界限而非一方的利益。談判成功不一一方的預定目標為唯一標準而是有一系列綜合價值評判標準的。注意科學性與藝術性的結合。商務談判的特點 以獲得經濟利益為目的。 以價值談判為核心。 注重合同條款嚴密、準確和完整。 涉外商務政策性和國情性強。 涉外談判要以國際商法為原則，以國際慣例為基礎。 注重并尊重國家之間文化、價值觀、思維方式及行為方式的差異。談判方法的比較軟式談判硬式談判原則式談判目標達成協(xié)議贏得勝利圓滿解決問題出發(fā)點為增進關系而作出讓步要求對方讓步而不顧及關系問題和關系分開，解決問題增進關系。作法找出對方能接受的方案找出自己愿意接受的方案規(guī)劃多個方案供雙方選擇表現(xiàn)盡量避免意氣用事雙方意志力的較量根據客觀標準達成協(xié)議結果屈從于對方壓力之下施加壓力使對方屈服屈從于原則而不屈從于壓力談判進程的把握準備階段： 自身分析：SWOT，目標 對手分析：勢力、需求及誠意、談判人員（DECISION MAKER） 談判人員及地點安排接觸階段： 營造談判氣氛 了解對方 修正方案實質階段：正確報價：賣方慎重，盡可能晚的出價，買方決不能自作主張搶先出價或透露心目中的價格與現(xiàn)價的差異。反復磋商：指出或詢問價格中報價的依據，討論合理中的不合理因素。善于溝通和說服技巧：1） 建立融洽的氣氛2） 加強自身的修養(yǎng)，善于從各種角度包括從對方角度考慮和理解問題。 談判過程的把握（繼續(xù)）3）