辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理規(guī)定(編輯修改稿)
2025-05-14 07:47 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 類，信息技術(shù)部在個(gè)人郵箱界面設(shè)置標(biāo)識(shí)進(jìn)行區(qū)分。1）溝通類：在收件箱中以“”（形似電話）表示 “溝通類郵件”。主要包括業(yè)務(wù)溝通、交流、問(wèn)題反饋、協(xié)調(diào)、工作匯報(bào)、任務(wù)下達(dá)等。發(fā)件人在進(jìn)行這類信息的傳遞時(shí)，需根據(jù)其業(yè)務(wù)的具體情況，明確業(yè)務(wù)對(duì)接的主要責(zé)任人（即在“收件人” 處選擇責(zé)任人的用戶名稱，盡可能采取“一對(duì)一”），此外，也可抄送或密送相關(guān)人員。其中，主要責(zé)任人收到郵件后要及時(shí)進(jìn)行回復(fù)（可采取郵件或電話等形式）并組織進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，以保證業(yè)務(wù)溝通的順暢。2）通知類：在收件箱中以“”（形似喇叭廣播）表示“通知類郵件”。主要包括信息告知、以個(gè)人郵件進(jìn)行的會(huì)議通知等。這類信息通常不需要收件人進(jìn)行回復(fù)。3）流程處理類：在收件箱中以“”（流轉(zhuǎn)箭頭）表示“流程處理類郵件”。這類郵件是由業(yè)務(wù)流程鏈接而來(lái)，主要是提請(qǐng)收件人對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行處理。，請(qǐng)根據(jù)其發(fā)送內(nèi)容先選擇“溝通”或“通知”后（其中流程處理類由系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)識(shí)處理）再點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，這樣，系統(tǒng)在收件箱將對(duì)郵件類別進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以提醒收件人根據(jù)管理需要進(jìn)行不同業(yè)務(wù)的處理。，必須有針對(duì)性的對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行回復(fù)，謹(jǐn)慎使用“答復(fù)所有人”這個(gè)系統(tǒng)功能，以免造成系統(tǒng)負(fù)擔(dān)，同時(shí)增加了無(wú)關(guān)人員的垃圾郵件。根據(jù)OA系統(tǒng)的使用情況，為了減少OA服務(wù)器不必要的負(fù)擔(dān)，各用戶有義務(wù)經(jīng)常對(duì)OA郵箱進(jìn)行清理。如果郵箱超出限制，信息技術(shù)部將進(jìn)行考核。具體規(guī)定如下： 對(duì)郵箱的空間限制：公司領(lǐng)導(dǎo)及有些特殊情況的用戶100兆，其它用戶80兆；用戶郵箱在60兆時(shí)報(bào)警，用戶不能無(wú)視限額警告而繼續(xù)使用，應(yīng)盡快清理郵件。 信息技術(shù)部不定期檢查，超出規(guī)定范圍的一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即在電子公告上公告并予以考核。 禁止發(fā)送垃圾郵件。垃圾郵
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