【文章內(nèi)容簡介】 術(shù)要求、圖紙會審紀(jì)要短期原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期施工文件建筑材料試驗報告長期設(shè)計變更、工程更改洽商單、工程改造維修資料、永久隱蔽工程驗收記錄永久分項、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定長期項目竣工報告、竣工驗收報告永久竣工文件土建、水電竣工圖永久工程預(yù)、決算資料永久物業(yè)管理類業(yè)主（客戶）檔案資料， 業(yè)主大會、業(yè)主委員會活動資料長期公告、公約、客戶投訴及函件資料短期印章管理辦法第一章 總 則第一條 為加強集團公司印章管理，規(guī)范印章的保管和使用，特制定本辦法，本辦法中的集團印章包括集團總部及各公司的印章。第二條 集團印章的分類：一、公司公章：指“安徽XX集團”行政公章、各公司的行政公章、合同專用章和法定代表人的個人印鑒章。二、財務(wù)章：集團總部及各公司的財務(wù)專用章和發(fā)票專用章。三、部門公章：集團職能部門及各公司部門公章。第二章 印章刻制第三條 公司公章和財務(wù)章的刻制，由常務(wù)副總裁或各公司總經(jīng)理簽批，由集團辦公室（行政管理部）按照國家有關(guān)規(guī)定在指定的單位刻制。第四條 集團職能部門公章，由部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后，由集團辦公室辦理；各公司的部門公章，由部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政管理部辦理。第三章 印章保管第五條 集團印章的保管實行專人負(fù)責(zé)制。一、公司公章由集團辦公室（行政管理部）印章保管責(zé)任人負(fù)責(zé)保管；二、財務(wù)專用章和發(fā)票專用章由集團財務(wù)部和各公司財務(wù)部指定出納以外的專人保管，嚴(yán)禁一人保管支付款項所需的全部印章；三、集團職能部門公章（財務(wù)部除外）由各部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管，部門負(fù)責(zé)人暫缺的，由其分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管；各公司部門公章統(tǒng)一由行政管理部指定專人保管。第六條 印章刻制后，均須在辦公室（行政管理部）登記留樣備案，由印章保管人到辦公室（行政管理部）辦理領(lǐng)取手續(xù)。更換印章的必須先交回原印章并辦理移交手續(xù)后方可領(lǐng)取新印章。第七條 辦公室（行政管理部）印章保管責(zé)任人保管的印章必須存放于專用保險柜內(nèi)。從開啟保險柜取章、使用印章直到印章鎖入保險柜的全過程要由印章使用人和印章保管責(zé)任人共同監(jiān)督完成，特殊情況須經(jīng)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）批準(zhǔn)方可蓋章。第八條 公司公章必須在辦公室內(nèi)使用，不得帶出辦公室。特殊情況需攜帶印章外出使用的，印章使用人應(yīng)辦理印章外借手續(xù)，按印章使用程序簽批后報辦公室（行政管理部），經(jīng)批準(zhǔn)后由一名印章保管責(zé)任人攜帶印章與使用人共同外出使用。用印完畢后必須及時歸還印章，并注明外借時間以及蓋印次數(shù)。第九條 印章保管責(zé)任人發(fā)生變動時，辦公室（行政管理部）應(yīng)及時指定新的責(zé)任人并報集團常務(wù)副總裁（總經(jīng)理）批準(zhǔn)。原印章保管人須在做好交接工作后方可離任，接管保險柜密碼的責(zé)任人必須及時更改密碼。第四章 印章使用范圍第十條 集團公司和下屬各公司法人公章、財務(wù)專用章、合同專用章等在工商、公安部門進行登記備案的印章按本辦法規(guī)定程序?qū)ν馐褂?。其他部門公章一律不得超出集團及下屬各公司范圍進行對外第三方使用。第十一條 集團行政公章用于對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、對外報送材料以及對內(nèi)、對外發(fā)文，不得在任何對外經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來性質(zhì)的材料上使用。第十二條 公司行政公章的使用范圍：一、用于對內(nèi)、對外發(fā)送的公文、財務(wù)報表；二、對外簽訂的各類合同；三、向工商、稅務(wù)、統(tǒng)計等行政主管部門報送的有關(guān)材料；四、對外聯(lián)絡(luò)、宣傳、協(xié)調(diào)及經(jīng)濟、業(yè)務(wù)往來的相關(guān)材料；五、總裁及分管總裁批準(zhǔn)的其他用途。第十三條 財務(wù)章的使用范圍：一、財務(wù)專用章僅限于對外開具收據(jù)以及支票、匯票等銀行票據(jù)；二、發(fā)票專用章僅限于對外開具發(fā)票。第十四條 合同專用章僅限于公司依據(jù)《合同管理辦法》規(guī)定對外簽訂的各類經(jīng)濟合同中使用。第十五條 公司法定代表人印鑒的使用范圍：一、財務(wù)部門對外出具支票、匯票等銀行票據(jù)；二、公司法定代表人履行職責(zé)；三、公司有關(guān)報表及對外報送材料上需法定代表人簽章的；四、其他經(jīng)總裁批準(zhǔn)的用途。第十六條 部門公章可在公司內(nèi)部及有合同業(yè)務(wù)依據(jù)范圍內(nèi)用于對外聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)以及行文，但不得使用于任何經(jīng)濟合同、協(xié)議等相關(guān)資料。第十七條 集團印章不得在任何非集團工作性質(zhì)的材料、空白紙張、空白介紹信以及沒有經(jīng)濟往來依據(jù)前提下簽發(fā)的收條、收據(jù)、發(fā)票等財務(wù)資料上使用。第十八條 未經(jīng)總裁書面同意，集團印章不得做以下用途：一、在為集團以外的其他任何公司、組織、個人出具的設(shè)有擔(dān)保、抵押、質(zhì)押等經(jīng)濟責(zé)任的合同或資料上使用；二、在為非集團員工開具的有關(guān)介紹信、證明等材料上使用；三、在其他單位和個人以要約或要約邀請形式出現(xiàn)的宣傳圖紙、訂單等具有經(jīng)濟往來性質(zhì)的文書上使用；四、其他非本章規(guī)定的印章使用范圍。第五章 印章使用程序第十九條 使用集團公章須經(jīng)常務(wù)副總裁簽批；各公司的公章使用須經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)范圍內(nèi)的分管副總經(jīng)理簽批；財務(wù)章須經(jīng)集團財務(wù)部總經(jīng)理（財務(wù)部經(jīng)理）批準(zhǔn)后方可使用；部門公章須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門負(fù)責(zé)人使用部門公章須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可使用。第二十條 公司公章及部門公章的使用程序：一、由印章使用人如實填寫《用（借）章申請單》（附件4），并按本辦法規(guī)定，經(jīng)有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽批后傳至印章保管責(zé)任人；二、印章保管責(zé)任人在蓋印前須對用印時間、用印名稱、用印事由及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字認(rèn)真審核，經(jīng)確認(rèn)無誤后方可使用印章；三、用印批準(zhǔn)人因外出沒有在申請單上簽批，但因情況特殊急需用印的，印章使用人應(yīng)請示用印批準(zhǔn)人，由其向印章保管責(zé)任人直接下達(dá)蓋印指示后方可用??；事后，印章使用人必須及時提請用印批準(zhǔn)人補簽審批意見并交印章保管責(zé)任人，印章保管責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)敦促完成印章使用手續(xù)；四、集團印章對外使用時由印章保管人負(fù)責(zé)登記造冊。第六章 其他規(guī)定第二十一條 用印批準(zhǔn)人必須嚴(yán)格履行職責(zé)，按照印章使用規(guī)定，做好對用印材料的審核工作。第二十二條 印章使用人必須按程序履行相關(guān)手續(xù)，印章保管人在手續(xù)未完備前不得加蓋公章。第七章 附 則第二十三條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團《員工違紀(jì)違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。證 照 管 理 辦 法第一章 總 則第一條 為了做好集團證照辦理、加強證照使用管理工作，依據(jù)《公司法》、《公司登記管理條例》制定本辦法。第二條 本辦法所指集團總部和各公司證照包括：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人證、資質(zhì)證等。第二章 證照管理第三條 集團辦公室負(fù)責(zé)集團總部證照的管理。其他各公司的證照由各公司行政管理部負(fù)責(zé)管理；所有證照及辦證相關(guān)資料必須存放在檔案室集中管理。第四條 集團辦公室（行政管理部）指定專人負(fù)責(zé)承辦證照申辦、變更、年檢、注銷等工作, 并負(fù)責(zé)與證照管理部門的溝通協(xié)調(diào)，及時辦理證照及年檢工作。 第五條 公司設(shè)立、變更、和注銷登記等工作涉及法律事務(wù)的，應(yīng)由法務(wù)員審核，并協(xié)助辦理。第六條 檔案管理員負(fù)責(zé)公司登記、變更登記、公司注銷、證照年檢資料及證照（正、副本）的管理，并登記存檔。各公司檔案管理員應(yīng)按檔案歸檔時間要求將有效證照復(fù)印一份寄集團公司辦公室存檔。第七條 公司證照不得偽造、涂改、出租、出借、轉(zhuǎn)讓。第八條 因工作需要借閱、抄錄、攜帶、復(fù)制公司證照及相關(guān)檔案資料的，按《檔案管理辦法》規(guī)定手續(xù)辦理。第九條 公司證照更換或被公司登記機關(guān)收回、扣押的，檔案室應(yīng)予以登記注明原因，并預(yù)留復(fù)印件備查。第三章 證照年檢第十條 《營業(yè)執(zhí)照》年檢。每年在規(guī)定的時間內(nèi)（3月1日至6月30日）接受年度檢驗，并提交年度檢驗報告書、年度資產(chǎn)負(fù)債表和損益表、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本。特殊情況可與工商部門協(xié)商并申請延期審檢。第十一條 經(jīng)營許可證（資質(zhì)）年檢。按照經(jīng)營許可證（資質(zhì)）辦證部門規(guī)定時間年檢，并提交年檢文件。第十二條 《組織機構(gòu)代碼證》年檢。根據(jù)公司所在地組織機構(gòu)代碼管理部門規(guī)定的時間，在到期前30天內(nèi)年檢，并填報《組織機構(gòu)代碼年檢登記表》，提交《組織機構(gòu)代碼證》正、副本。第四章 附 則第十三條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團《員工違紀(jì)違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。公 文 管 理 辦 法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公文管理，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于集團總部和各公司文件資料的管理。第二章 公文種類第三條 集團公文主要包括發(fā)文和收文兩大類。一、收文：主要指集團外部組織或個人給集團的通知、批復(fù)、函等。二、發(fā)文：主要指集團或各公司、各職能部門的請示、報告、函、通知、批復(fù)、通報、決定、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。第三章 公文格式第四條 集團公文格式除遵循不同文種的書寫格式要求外，還應(yīng)遵循以下規(guī)定：一、紙張：集團公文一律采用A4打印紙，公文中圖文的顏色為黑色。二、字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，用4號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字，如“南集字〔2005〕1號”。三、標(biāo)題：公文標(biāo)題用2號宋體字加粗，可分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距適當(dāng)。標(biāo)題分行排列時注意不要把各行上下對齊排成等長。四、主送：主送機關(guān)名稱在標(biāo)題下空一行，起于左側(cè)頂格，用4號仿宋字。五、正文：正文在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文采用4號仿宋字，文中如有標(biāo)題，可用4號宋體字加黑或黑體字。六、附件：附件在正文下空一行左空兩字，用4號仿宋標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿位伯?dāng)?shù)字；附件名稱后不加標(biāo)點符號。七、落款：成文日期用漢字年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”。單一公司或部門制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空四字，加蓋印章應(yīng)距正文一行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開；主辦機關(guān)印章在前，兩印章互不相交或相切。八、主題詞： 主題詞用4號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用4號宋體字；詞目之間空一字。公司內(nèi)部行文可以不標(biāo)主題詞，對外行文要有主題詞。九、抄送： 抄送機關(guān)名稱在主題詞下一行，左右各空一個字，用4號仿宋標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后面標(biāo)句號。十、印發(fā)： 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下面（無抄送機關(guān)在主題詞之下），占一行位置，用4號仿宋。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。十一、裝訂：公文裝訂應(yīng)在左側(cè)居中，不掉頁。十二、公文中的數(shù)字，除成文日期和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、修辭語必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。十三、制度內(nèi)容的層次結(jié)構(gòu)必須按“章”“條”“一”及3的層次進行敘述，“章”“條”編號一律采用中文數(shù)字。第四章 公文辦理第五條 集團文件實行歸口管理，集團辦公室和各公司行政管理部為公文管理責(zé)任部門。一、收文管理：集團收文均由集團辦公室文件管理人員負(fù)責(zé)接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。各職能部門、各公司的外來文件由各部門和各公司行政管理部指定專人負(fù)責(zé)接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。電子郵件由集團（或各公司）網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)接收并及時向相關(guān)部門文件管理人員傳遞。４、相關(guān)部門接收文件應(yīng)及時在文件送達(dá)表上簽名，接收電子郵件和傳真的必須填寫《收文回執(zhí)單》并即時反饋發(fā)文部門，并及時向本公司或本部門相關(guān)人員傳達(dá)文件精神。二、發(fā)文管理：集團公司發(fā)文均由集團辦公室負(fù)責(zé)起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。各職能部門、各公司發(fā)文由各部門和各公司指定專人負(fù)責(zé)起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。集團總部及安慶公司所有對外發(fā)文的文字均由集團辦公室主任（其他各公司由行政管理部經(jīng)理）負(fù)責(zé)審核，財務(wù)數(shù)據(jù)由財務(wù)部總經(jīng)理（其他各公司由財務(wù)部經(jīng)理）負(fù)責(zé)審核，各公司財務(wù)部經(jīng)理與行政管理部經(jīng)理從適用文體、上報程序、公文格式、措辭用語、引用數(shù)字及資料內(nèi)容上嚴(yán)格把關(guān)，做到準(zhǔn)確無誤。各公司、各職能部門因工作需要擬向當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)部門上報公文時，一律報送或傳真到集團辦公室。集團辦公室對所涉及事項必須及時向集團總裁匯報，批準(zhǔn)后，由集團辦公室會簽方可蓋章發(fā)文。５、其他需要報集團總裁、分管總裁審閱的，應(yīng)及時予以呈報。６、文件資料下發(fā)到非本區(qū)域所在地公司或相關(guān)人員的，發(fā)文部門在發(fā)文當(dāng)日應(yīng)以傳真或電子郵件形式送達(dá)，并由行政專員負(fù)責(zé)及時郵寄文件資料原件至相關(guān)部門。集團內(nèi)部下發(fā)的請示、報告、函件及一般性通知可不填寫發(fā)文會簽表。第六條 收文處理程序一、集團收文處理程序接收：集團辦公室文件管理人員在接收到集團外來文件時，先應(yīng)對文件進行登記、編號。傳遞：文件登記、編號后，填寫《收文處理表》（附件5），并將所接收的文件附在處理表后，及時送辦公室主任擬辦。擬辦：辦公室主任對收文必須進行認(rèn)真審閱，并做出初步處理意見。如果需要報總裁、分管總裁批辦的，應(yīng)及時交總裁辦秘書予以呈報。承辦：文件管理人員根據(jù)擬辦意見送相關(guān)部門或相關(guān)人員予以辦理。承辦部門或承辦人應(yīng)按照批示或處理意見予以辦理，并將辦理經(jīng)過、辦理結(jié)果在《收文處理表》描述清楚，反饋給辦公室文件管理人員，如果需要報總裁、分管總裁批準(zhǔn)的，應(yīng)及時交總裁辦秘書予以呈報。催辦：辦公室文件管理人員按要求對承辦單位及時催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時向行文單位予以反饋。反饋時必須詢問對方是否安全接收，并做好反饋記錄。建檔：文件反饋后，集團辦公室文件管理人員必須對收