【正文】 所在地組織機(jī)構(gòu)代碼管理部門規(guī)定的時間，在到期前30天內(nèi)年檢，并填報《組織機(jī)構(gòu)代碼年檢登記表》，提交《組織機(jī)構(gòu)代碼證》正、副本。第二條 本辦法所指集團(tuán)總部和各公司證照包括：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人證、資質(zhì)證等。第四章 印章使用范圍第十條 集團(tuán)公司和下屬各公司法人公章、財務(wù)專用章、合同專用章等在工商、公安部門進(jìn)行登記備案的印章按本辦法規(guī)定程序?qū)ν馐褂谩５诙l 集團(tuán)印章的分類：一、公司公章：指“安徽XX集團(tuán)”行政公章、各公司的行政公章、合同專用章和法定代表人的個人印鑒章。第三十七條 銀行、稅務(wù)部門查賬需調(diào)閱財務(wù)檔案時，應(yīng)經(jīng)各公司財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，由財務(wù)人員辦理借出手續(xù)，使用完畢后及時歸還。第二十四條 各公司、各部門應(yīng)于每月10日前將上月未通過0A流程的重要數(shù)據(jù)拷貝到信息中心進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)意外丟失。第九條 文件材料歸檔的要求和手續(xù)：一、各公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》（附件1）移交歸檔文件，并按《檔案分類類目與保管期限表》（附件2）正確劃分保管期限，加蓋歸檔章；二、各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)；三、歸檔文件嚴(yán)禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書寫，應(yīng)用黑色或藍(lán)黑色鋼筆書寫；四、各部門歸檔的文件材料要用原件，沒有原件以復(fù)印件代替時，要注明原件去向；五、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)督促本部門文件移交歸檔，并對材料的完整性進(jìn)行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門或部門負(fù)責(zé)人手里截留；六、歸檔文件必須在辦理完畢后及時移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過次年第一季度末；七、各部門在移交檔案時應(yīng)填寫移交清單，由部門負(fù)責(zé)人對移交資料予以確認(rèn)簽字，檔案室接收人員按照清單逐項驗收，在確定無誤后予以接收，交接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。第六條 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理與歸檔，應(yīng)積極主動地將本部門檔案收集齊全，隨時掌握各類信息，經(jīng)常督促經(jīng)辦人員及時移交手中的檔案。第六條 自申請工裝之日起，凡工作滿半年未滿一年離職的員工，承擔(dān)其春秋裝制作費用的50%；未滿半年離職的員工，全額承擔(dān)其春秋裝制作費用。三、胡須應(yīng)注意修剪，不得留長須。五、出入辦公室進(jìn)入辦公室，要先輕輕敲門三聲，聽到應(yīng)答再進(jìn)；進(jìn)入辦公室后，如對方在講話或通電話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也應(yīng)看準(zhǔn)機(jī)會。集團(tuán)及各公司有大型活動時，男員工著工裝（正裝）時必須佩戴領(lǐng)帶。六、各類招商、廣告宣傳、營銷策劃等活動，應(yīng)在活動結(jié)束后三天內(nèi)由主辦部門負(fù)責(zé)將有關(guān)文字資料、聲像照片等移交檔案室。第十六條 檔案員應(yīng)定期對檔案清理核對，做到帳實相符。 第五章 檔案的借閱第三十條 員工因工作需要查閱檔案的，須在檔案室查閱；需要相關(guān)資料的由檔案員提供復(fù)印件；確因需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，方可借出。 第六章 附 則第四十三條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團(tuán)《員工違紀(jì)違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。第六條 印章刻制后，均須在辦公室（行政管理部）登記留樣備案，由印章保管人到辦公室（行政管理部）辦理領(lǐng)取手續(xù)。第十六條 部門公章可在公司內(nèi)部及有合同業(yè)務(wù)依據(jù)范圍內(nèi)用于對外聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)以及行文，但不得使用于任何經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議等相關(guān)資料。第七條 公司證照不得偽造、涂改、出租、出借、轉(zhuǎn)讓。第三章 公文格式第四條 集團(tuán)公文格式除遵循不同文種的書寫格式要求外，還應(yīng)遵循以下規(guī)定：一、紙張：集團(tuán)公文一律采用A4打印紙，公文中圖文的顏色為黑色。九、抄送： 抄送機(jī)關(guān)名稱在主題詞下一行，左右各空一個字，用4號仿宋標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后面標(biāo)句號。集團(tuán)辦公室對所涉及事項必須及時向集團(tuán)總裁匯報，批準(zhǔn)后，由集團(tuán)辦公室會簽方可蓋章發(fā)文。如果需要報總裁、分管總裁批辦的，應(yīng)及時呈報總裁、分管總裁批示。核稿：由辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）、財務(wù)部經(jīng)理分別對文字和財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。七、保密的工程圖紙、技術(shù)資料、招投標(biāo)書、工程預(yù)決算等文件材料。集團(tuán)職能部門、各公司以及各公司下設(shè)部門負(fù)責(zé)人具體負(fù)責(zé)本部門或本公司的保密工作。核稿：辦公室主任應(yīng)對發(fā)文的文字部分進(jìn)行審核，并根據(jù)發(fā)文內(nèi)容提出會簽意見；涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)交集團(tuán)財務(wù)部總經(jīng)理審核。承辦：文件管理人員根據(jù)擬辦意見送相關(guān)部門或相關(guān)人員予以辦理。一、收文管理：集團(tuán)收文均由集團(tuán)辦公室文件管理人員負(fù)責(zé)接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。六、附件：附件在正文下空一行左空兩字，用4號仿宋標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。第十二條 《組織機(jī)構(gòu)代碼證》年檢。證 照 管 理 辦 法第一章 總 則第一條 為了做好集團(tuán)證照辦理、加強(qiáng)證照使用管理工作，依據(jù)《公司法》、《公司登記管理條例》制定本辦法。原印章保管人須在做好交接工作后方可離任，接管保險柜密碼的責(zé)任人必須及時更改密碼。附件二： 集團(tuán)檔案分類類目與保管期限表類別類目保管期限機(jī)構(gòu)設(shè)置、變更、注銷、年檢等資料永久綜合類營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證等證照永久先進(jìn)企業(yè)申報及評選資料、獎牌、榮譽(yù)證書永久年度工作報告、計劃、總結(jié)永久黨支部會議（通知、大會記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話等）永久黨委工會類工會會員代表大會（選舉辦法、結(jié)果及批復(fù)、大會記錄）永久工會開展活動、競賽及評比資料長期企業(yè)印發(fā)的重要文件、規(guī)章制度、崗位職責(zé)等永久一般行政事務(wù)性請示、報告、批復(fù)等文件短期企業(yè)召開的重要會議材料永久企業(yè)的一般專業(yè)會議材料長期行政管理類單位之間協(xié)商工作的往來文件短期不相隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的針對本企業(yè)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的文件永久不相隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的非本企業(yè)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件短期處理有省市主要領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的文件材料永久處理有集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示的文件材料長期集團(tuán)編輯的并反映主要職能活動的出版物永久企業(yè)宣傳類集團(tuán)大事記、組織沿革永久報刊雜志刊登集團(tuán)重要工作活動的材料永久集團(tuán)安全工作會議記錄永久安全工作類安全生產(chǎn)、檢查等文件短期安全事故處理材料長期財產(chǎn)保險資料短期為光彩事業(yè)捐物、捐款資料永久社會公益類社會扶貧資料永久修建光彩小學(xué)資料永久集團(tuán)舉辦的大規(guī)模奠基、開業(yè)慶典、簽字儀式有省以上領(lǐng)導(dǎo)人參加的永久大型活動類集團(tuán)舉辦的有市級領(lǐng)導(dǎo)參加的活動、儀式資料永久集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)外出參加重要會議并需要貫徹執(zhí)行的資料永久設(shè)備購進(jìn)設(shè)備的說明書、保修卡、合格證長期設(shè)備維修及改裝、報廢文件長期集團(tuán)經(jīng)營方針、決策、規(guī)劃長期經(jīng)營管理類經(jīng)營業(yè)績突出、創(chuàng)優(yōu)文件資料永久與外單位簽訂的重要合同、協(xié)議等永久與外單位簽訂的一般合同長期人事管理制度永久工資改革、調(diào)整方案長期員工花名冊永久勞動人事類員工培訓(xùn)、考核資料、員工勞動合同短期人事任免文件（集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)及下屬單位負(fù)責(zé)人任免文件）永久人事任免文件（部門負(fù)責(zé)人任免文件）長期勞模、先進(jìn)工作者文件材料永久員工養(yǎng)老、醫(yī)療保險資料永久對影響大、問題嚴(yán)重的有關(guān)人員的處分材料永久督查類對員工一般的處分材料長期法律事務(wù)類資料長期專項審計報告長期財務(wù)管理類財務(wù)工作計劃、文件長期稅務(wù)、貸款等方面文件資料長期項目建議書及批復(fù)永久可行性研究報告永久設(shè)計文件項目評估、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計合同永久工程地質(zhì)勘察報告永久總體規(guī)劃設(shè)計永久設(shè)計鑒定及審批永久征用土地批準(zhǔn)文件、用地圖永久工程管理文件承發(fā)包合同、協(xié)議書、招投標(biāo)文件永久中標(biāo)通知書、施工許可證永久工程技術(shù)要求、圖紙會審紀(jì)要短期原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期施工文件建筑材料試驗報告長期設(shè)計變更、工程更改洽商單、工程改造維修資料、永久隱蔽工程驗收記錄永久分項、分部、單位工程質(zhì)量檢查、評定長期項目竣工報告、竣工驗收報告永久竣工文件土建、水電竣工圖永久工程預(yù)、決算資料永久物業(yè)管理類業(yè)主（客戶）檔案資料， 業(yè)主大會、業(yè)主委員會活動資料長期公告、公約、客戶投訴及函件資料短期印章管理辦法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)公司印章管理，規(guī)范印章的保管和使用，特制定本辦法，本辦法中的集團(tuán)印章包括集團(tuán)總部及各公司的印章。嚴(yán)禁任何部門或個人未經(jīng)批準(zhǔn)私自代外單位復(fù)制檔案。 第四章 檔案的微機(jī)管理第二十三條 集團(tuán)各類檔案立卷歸檔后，應(yīng)將卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理系統(tǒng)，分類編輯，便于檢索和查找。第八條 各公司應(yīng)向集團(tuán)公司檔案室移交的檔案及要求（不含安慶公司）：一、榮譽(yù)證書、獎狀等復(fù)印件；二、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件（每年年檢或變更后均應(yīng)提供）；三、公司章程、股東會紀(jì)要、驗資報告（含每次變更資料）；四、各地關(guān)于光彩大市場的優(yōu)惠政策、政府會議紀(jì)要、市級以上領(lǐng)導(dǎo)對公司及光彩大市場建設(shè)與管理方面的政策批示、項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、開工批復(fù)復(fù)印件；五、各地有關(guān)光彩大市場的工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、土地證、房屋預(yù)售許可證、建設(shè)工程用地規(guī)劃許可證復(fù)印件；六、各地關(guān)于光彩大市場宣傳畫冊原件、新聞媒體宣傳資料原件或復(fù)印件、宣傳光盤；七、各地舉辦光彩大市場奠基、開業(yè)、新聞發(fā)布會等大型活動的照片、光盤、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿及籌備策劃的相關(guān)文字資料；八、省級以上領(lǐng)導(dǎo)視察參觀光彩大市場的照片；九、以上范圍內(nèi)的檔案由各公司檔案管理人員負(fù)責(zé)按歸檔時間要求收集，在收集到檔案后一個月內(nèi)向集團(tuán)檔案室移交。 第二章 立卷歸檔第五條 各部門（以下均指集團(tuán)各職能部門以及各公司下設(shè)各部門）在工作中形成的各類文件、材料必須統(tǒng)一歸檔，定期向檔案室移交，任何人不得據(jù)為己有。工裝購置費用由員工所在公司承擔(dān)。二、指甲應(yīng)注意修剪，員工指甲不能太長；女性員工不得涂彩色指甲油。六、遞交物件如遞文件，要把下面、文字對著對方的方向遞上去；如遞自己的名片，應(yīng)雙手捏住名片的兩角，將名片正面和字體朝向?qū)Ψ剑辉诮邮軇e人名片時，要很鄭重且認(rèn)真地讀一遍名片上的姓名、企業(yè)名稱、職務(wù)；遞鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；若遞刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖朝著自己的方向。第十一條 若遺失、損壞工裝需重新購置的，應(yīng)及時按程序申領(lǐng)工裝，但個人必須全額承擔(dān)工裝費用。七、各種對外報表、公司設(shè)立、變更、年檢的上報材料及各種證照原件、榮獲的獎牌、榮譽(yù)證書等在辦理完畢后三天內(nèi)由經(jīng)辦人及時交檔案室歸檔。第十七條 對重份及無保留價值的資料，應(yīng)編寫清冊，由部門簽署意見，經(jīng)集團(tuán)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）簽字核實后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，集中統(tǒng)一銷毀，銷毀時應(yīng)派專人監(jiān)銷（兩人以上），銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名。第三十一條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在檔案借閱登記簿上詳細(xì)填寫案卷內(nèi)容、卷號和借閱目的，并按期歸還。附件一：集團(tuán)文件材料歸檔范圍及不歸檔范圍為更快地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，確保集團(tuán)總部和各公司在各項工作活動中形成的公文、帳簿、圖冊、報表、照片、錄音錄像等各種門類的檔案能得到完整、系統(tǒng)地保存，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，避免混雜無查考利用價值的材料，以適應(yīng)集團(tuán)各項工作的需要，結(jié)合實際，特制定集團(tuán)總部和各公司文件材料的歸檔及不歸檔范圍。更換印章的必須先交回原印章并辦理移交手續(xù)后方可領(lǐng)取新印章。第十七條 集團(tuán)印章不得在任何非集團(tuán)工作性質(zhì)的材料、空白紙張、空白介紹信以及沒有經(jīng)濟(jì)往來依據(jù)前提下簽發(fā)的收條、收據(jù)、發(fā)票等財務(wù)資料上使用。第八條 因工作需要借閱、抄錄、攜帶、復(fù)制公司證照及相關(guān)檔案資料的，按《檔案管理辦法》規(guī)定手續(xù)辦理。二、字號：發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成，用4號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字，如“南集字〔2005〕1號”。十、印發(fā)： 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下面（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下），占一行位置，用4號仿宋。５、其他需要報集團(tuán)總裁、分管總裁審閱的，應(yīng)及時予以呈報。承辦：文件管理人員根據(jù)擬辦意見送相關(guān)部門或相關(guān)人員予以辦理。簽發(fā)：文件審核后，由各職能部門負(fù)責(zé)人或各公司總經(jīng)理簽署發(fā)布意見。八、其他經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項。第二條 本辦法適用于集團(tuán)總部和各公司所有保密事項的管理。文件起草完畢后，應(yīng)填寫《集團(tuán)發(fā)文會簽表》（附件6）。如果需要報總裁、分管總裁批辦的，應(yīng)及時交總裁辦秘書予以呈報。第四章 公文辦理第五條 集團(tuán)文件實行歸口管理，集團(tuán)辦公室和各公司行政管理部為公文管理責(zé)任部門。正文采用4號仿宋字，文中如有標(biāo)題，可用4號宋體字加黑或黑體字。按照經(jīng)營許可證（資質(zhì)）辦證部門規(guī)定時間年檢，并提交年檢文件。第七章