【正文】 第一章 總 則第一條 為保障公司的合法權益不受侵犯,維護公司正常經(jīng)營管理秩序，特制定本辦法。二、各職能部門和各公司發(fā)文程序起草：集團各職能部門和各公司發(fā)文按文件屬性指定經(jīng)辦部門、指定專人起草。第七條 發(fā)文處理程序一、集團發(fā)文程序起草：集團辦公室負責集團發(fā)文的擬稿。傳遞：文件登記、編號后，填寫《收文處理表》（附件5），并將所接收的文件附在處理表后，及時送各職能部門或各公司負責人擬辦。擬辦：辦公室主任對收文必須進行認真審閱，并做出初步處理意見。集團總部及安慶公司所有對外發(fā)文的文字均由集團辦公室主任（其他各公司由行政管理部經(jīng)理）負責審核，財務數(shù)據(jù)由財務部總經(jīng)理（其他各公司由財務部經(jīng)理）負責審核，各公司財務部經(jīng)理與行政管理部經(jīng)理從適用文體、上報程序、公文格式、措辭用語、引用數(shù)字及資料內(nèi)容上嚴格把關，做到準確無誤。十三、制度內(nèi)容的層次結(jié)構(gòu)必須按“章”“條”“一”及3的層次進行敘述，“章”“條”編號一律采用中文數(shù)字。八、主題詞： 主題詞用4號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用4號宋體字；詞目之間空一字。數(shù)字、年份不能回行。一、收文：主要指集團外部組織或個人給集團的通知、批復、函等。第十一條 經(jīng)營許可證（資質(zhì)）年檢。第六條 檔案管理員負責公司登記、變更登記、公司注銷、證照年檢資料及證照（正、副本）的管理，并登記存檔。第二十二條 印章使用人必須按程序履行相關手續(xù)，印章保管人在手續(xù)未完備前不得加蓋公章。第十四條 合同專用章僅限于公司依據(jù)《合同管理辦法》規(guī)定對外簽訂的各類經(jīng)濟合同中使用。用印完畢后必須及時歸還印章，并注明外借時間以及蓋印次數(shù)。第三章 印章保管第五條 集團印章的保管實行專人負責制。二、不歸檔文件材料的范圍（一） 集團總部及各公司的文件材料重份文件；無查考利用價值的事務性、臨時性文件；未經(jīng)會議討論、未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿（重要制度除外）；無特殊保存價值的信封、一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的來文來信；集團內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；為參考目的從各方面收集的文件材料。第四十一條 檔案管理員應掌握檔案的借出情況，督促借閱者按時歸還。第三十五條 涉及到價值較高的財產(chǎn)證件，如土地使用證、房產(chǎn)證，借出抵押時應集團常務副總裁（總經(jīng)理）批準同意后，方可借出。第二十八條 錄入的檔案數(shù)據(jù)應定期核對，進行必要的補充或更改，做到帳實相符。第二十一條 檔案室要做好防盜、防潮、防霉、防光、防鼠、防蟲、防高溫等防范工作。第十四條 出入檔案室的檔案，應進行仔細清點和登記，重要及絕密檔案應放入保險柜，在專門地點保存。十二、審計和督查檔案由督查部保管上一年度的檔案，隔年的檔案由督查部按年度分類登記、編制目錄和移交清冊，按規(guī)定時間及時移交至集團檔案室（檔案內(nèi)容按《審計管理辦法》和《督查工作制度》規(guī)定執(zhí)行）。四、合同類檔案通過OA將合同目錄及時傳遞至檔案室，招商、材料采購合同在合同簽訂完畢后一周內(nèi)移交至檔案室，工程合同在合同簽訂完畢后每季度末移交至檔案室（各職能部門合同簽訂完畢后應立即移交集團檔案室），經(jīng)部門經(jīng)理審核后，雙方在移交清單上簽字；對于未履行完畢且履行期限較長的合同，各部門在移交歸檔時應留復印件備查。第三條 集團辦公室是集中、統(tǒng)一管理檔案的機構(gòu)，負責收集、整理、保管集團總部、安慶公司所有的檔案以及各公司相關檔案，并利用檔案為公司的經(jīng)營管理服務。上班時間（含周六、周日）一律著工裝，并依照《員工禮儀行為守則》相關規(guī)定合理搭配服飾。第四條 夏裝每兩年發(fā)放一次，春秋裝每四年發(fā)放一次，自申請工裝之日起計算。三、握手在握手過程中，上身要稍微傾向?qū)Ψ?，目視對方眼睛，脊背要直，不要彎腰低頭，要面帶微笑，同時問候?qū)Ψ?；握手時切忌用左手或戴手套、墨鏡與人相握；上司同下屬握手時應由上司先伸手；賓主間握手是客人抵達時應由主人先伸手，客人告辭時應由客人先伸手；同性間應先向職位低或年紀輕的伸手；異性間應先向男方伸手。第二條 本守則適用于集團總部及各公司所有員工。第四條 語言規(guī)范一、員工在公司內(nèi)應盡量不要講方言，接待外來客人時應講普通話；二、員工語言表達應文明禮貌，不允許講臟話、粗話；三、員工不得在辦公場所大聲說笑、嬉鬧、爭吵；四、員工在上班時遇見同事，要說“您好”或“您早”；五、公司員工之間稱呼：下級稱呼上司以職務相稱；同級之間，一般以“姓氏+工種”稱呼（如：何工、李師傅），年長者稱呼年幼者可以“小李、小張”相稱；六、對公司以外的人稱呼：以職務稱呼領導，以先生、小姐稱呼一般人員；七、得到他人幫助時，應當說“謝謝”；表示歉意時要說“對不起”或“抱歉”；八、電話用語要求：接電話時，要說“您好，XX集團”；結(jié)束通話時，要說“再見”。工 裝 管 理 辦 法第一章 總 則第一條 為樹立公司形象，規(guī)范工裝管理，特制訂本辦法。第三章 工裝申領程序第七條 部門經(jīng)理負責通知本部門員工于正式錄用一周內(nèi)向集團辦公室(行管部)申請制作工裝。第十三條 本辦法由集團辦公室負責解釋。第七條 檔案的收集與歸檔時間要求：一、財務檔案由財務部門保管上一年度的檔案，隔年的財務檔案由財務部門按年度分類登記、編制目錄和移交清冊，按規(guī)定時間及時移交至集團檔案室或各公司行政管理部(財務檔案實施細則依據(jù)《會計檔案管理辦法》執(zhí)行)。九、各部門的發(fā)文按照《公文管理辦法》，將簽發(fā)文稿、印本及附件、文件送達表等在發(fā)文后及時歸檔；各部門接收外單位文件應建立來文登記記錄，文件處理完畢后，連同文件處理單（附領導批辦意見）一齊交檔案室歸檔。第十一條 員工離職前，應將本人所借閱的檔案資料歸還檔案室，檔案管理員在離職會簽單上簽字確認。第十九條 辦公室（行政管理部）對各部門檔案立卷歸檔情況進行經(jīng)常性的檢查，督促各部門做好檔案的收集與歸檔工作。第二十六條 檔案錄入應遵循隨時錄入和定期錄入相結(jié)合的原則。第三十三條 檔案每次只能借閱一本，再次借閱時必須將上次所借的歸還。第三十九條 檔案借閱期間，借閱者應對檔案的完整和安全負全部責任，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借，不得在檔案上作任何標記和涂改，更不得將檔案損壞甚至丟失。集團總部及各公司各種營業(yè)執(zhí)照、榮譽證書、獎牌和其他有紀念意義的憑證性實物等；集團總部及各公司編印的簡報、報紙，報刊雜志刊登的反映集團重要工作活動的材料；集團總部及各公司機構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱資料，資質(zhì)申報、年檢報告等；集團總部及各公司人事任免、培訓考核、工資方案等資料；集團總部及各公司與有關業(yè)務單位往來文書、簽訂的合同協(xié)議等；1集團總部及各公司舉行重大活動從籌備到結(jié)束形成的文件材料；1集團總部檢查各公司工作、調(diào)查研究形成的文件材料；1集團副總裁以上人員公務活動形成的重要信件、電報、傳真等資料；1集團總部及各公司宣傳企業(yè)形象、領導視察工作時形成的題詞、錄音、錄像、光盤、照片資料；1集團總部及各公司基本建設項目的土地征用、項目建議書、可行性報告、工程規(guī)劃及有關批復，從設計到施工、竣工各階段形成的資料；1集團總部及各公司財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；1集團總部及各公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊等；1集團總部及各公司購進大型設備的隨箱資料，包括說明書、保修卡、圖紙等。三、部門公章：集團職能部門及各公司部門公章。從開啟保險柜取章、使用印章直到印章鎖入保險柜的全過程要由印章使用人和印章保管責任人共同監(jiān)督完成，特殊情況須經(jīng)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）批準方可蓋章。第十一條 集團行政公章用于對外宣傳、聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、對外報送材料以及對內(nèi)、對外發(fā)文，不得在任何對外經(jīng)濟業(yè)務往來性質(zhì)的材料上使用。第五章 印章使用程序第十九條 使用集團公章須經(jīng)常務副總裁簽批；各公司的公章使用須經(jīng)公司總經(jīng)理或授權范圍內(nèi)的分管副總經(jīng)理簽批；財務章須經(jīng)集團財務部總經(jīng)理（財務部經(jīng)理）批準后方可使用；部門公章須經(jīng)部門負責人或分管總經(jīng)理批準，部門負責人使用部門公章須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準方可使用。其他各公司的證照由各公司行政管理部負責管理；所有證照及辦證相關資料必須存放在檔案室集中管理。第三章 證照年檢第十條 《營業(yè)執(zhí)照》年檢。公 文 管 理 辦 法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公文管理，特制定本辦法。標題分行排列時注意不要把各行上下對齊排成等長。單一公司或部門制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。４、相關部門接收文