【正文】 第五條 密級(jí)劃分：公司所有保密事項(xiàng)分為“。八、其他經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項(xiàng)。六、公司人事檔案、年度考評(píng)、尚未公開(kāi)的人事任免以及督查、審計(jì)案件中舉報(bào)人、證詞等敏感材料。四、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、內(nèi)審報(bào)告、各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)會(huì)計(jì)資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。二、公司尚未付諸實(shí)施的有關(guān)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策等方面的重要決策。第二章 保密范圍和密級(jí)劃分第三條 公司秘密是指關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)人員知悉的事項(xiàng)。第二條 本辦法適用于集團(tuán)總部和各公司所有保密事項(xiàng)的管理。第五章 附 則第八條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團(tuán)《員工違紀(jì)違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。發(fā)布：文件蓋章后，由文件管理人員按照文件內(nèi)容要求發(fā)布到相關(guān)部門(mén)并簽收。簽發(fā)：文件審核后，由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人或各公司總經(jīng)理簽署發(fā)布意見(jiàn)。文件起草完畢后，應(yīng)填寫(xiě)《集團(tuán)發(fā)文會(huì)簽表》，由經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理審核。 建檔：文件發(fā)布后，必須進(jìn)行分類(lèi)建檔，及時(shí)交檔案員存檔。蓋章：文件經(jīng)分管總裁簽發(fā)后，由文件管理人員按照《集團(tuán)印章管理辦法》辦理文件蓋章手續(xù)。會(huì)簽：初稿經(jīng)審核后，由文件管理人員根據(jù)“會(huì)簽意見(jiàn)”，傳遞并跟蹤相關(guān)部門(mén)確認(rèn)、簽字。文件起草完畢后，應(yīng)填寫(xiě)《集團(tuán)發(fā)文會(huì)簽表》（附件6）。建檔：文件反饋后，文件管理人員必須對(duì)收文進(jìn)行分類(lèi)建檔，并按規(guī)定時(shí)間移交檔案員存檔。催辦：文件管理人員按要求及時(shí)催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時(shí)向行文單位予以反饋。承辦：文件管理人員根據(jù)擬辦意見(jiàn)送相關(guān)部門(mén)或相關(guān)人員予以辦理。擬辦：部門(mén)或公司負(fù)責(zé)人對(duì)來(lái)文必須進(jìn)行認(rèn)真審閱，并做出初步處理意見(jiàn)。二、各職能部門(mén)和各公司收文處理程序接收：各部門(mén)和各公司指定專人負(fù)責(zé)來(lái)文的接收、登記、編號(hào)。反饋時(shí)必須詢問(wèn)對(duì)方是否安全接收，并做好反饋記錄。承辦部門(mén)或承辦人應(yīng)按照批示或處理意見(jiàn)予以辦理，并將辦理經(jīng)過(guò)、辦理結(jié)果在《收文處理表》描述清楚，反饋給辦公室文件管理人員，如果需要報(bào)總裁、分管總裁批準(zhǔn)的，應(yīng)及時(shí)交總裁辦秘書(shū)予以呈報(bào)。如果需要報(bào)總裁、分管總裁批辦的，應(yīng)及時(shí)交總裁辦秘書(shū)予以呈報(bào)。傳遞：文件登記、編號(hào)后，填寫(xiě)《收文處理表》（附件5），并將所接收的文件附在處理表后，及時(shí)送辦公室主任擬辦。集團(tuán)內(nèi)部下發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告、函件及一般性通知可不填寫(xiě)發(fā)文會(huì)簽表。５、其他需要報(bào)集團(tuán)總裁、分管總裁審閱的，應(yīng)及時(shí)予以呈報(bào)。各公司、各職能部門(mén)因工作需要擬向當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)部門(mén)上報(bào)公文時(shí)，一律報(bào)送或傳真到集團(tuán)辦公室。各職能部門(mén)、各公司發(fā)文由各部門(mén)和各公司指定專人負(fù)責(zé)起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。４、相關(guān)部門(mén)接收文件應(yīng)及時(shí)在文件送達(dá)表上簽名，接收電子郵件和傳真的必須填寫(xiě)《收文回執(zhí)單》并即時(shí)反饋發(fā)文部門(mén)，并及時(shí)向本公司或本部門(mén)相關(guān)人員傳達(dá)文件精神。各職能部門(mén)、各公司的外來(lái)文件由各部門(mén)和各公司行政管理部指定專人負(fù)責(zé)接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。第四章 公文辦理第五條 集團(tuán)文件實(shí)行歸口管理，集團(tuán)辦公室和各公司行政管理部為公文管理責(zé)任部門(mén)。十二、公文中的數(shù)字，除成文日期和在詞、詞組、慣用詞、縮略語(yǔ)、修辭語(yǔ)必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。十、印發(fā)： 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下面（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下），占一行位置，用4號(hào)仿宋。公司內(nèi)部行文可以不標(biāo)主題詞，對(duì)外行文要有主題詞。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)；主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩印章互不相交或相切。單一公司或部門(mén)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。附件如有序號(hào)使用阿位伯?dāng)?shù)字；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。正文采用4號(hào)仿宋字，文中如有標(biāo)題，可用4號(hào)宋體字加黑或黑體字。五、正文：正文在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。標(biāo)題分行排列時(shí)注意不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)。二、字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，用4號(hào)仿宋字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字，如“南集字〔2005〕1號(hào)”。二、發(fā)文：主要指集團(tuán)或各公司、各職能部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告、函、通知、批復(fù)、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。第二章 公文種類(lèi)第三條 集團(tuán)公文主要包括發(fā)文和收文兩大類(lèi)。公 文 管 理 辦 法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公文管理，特制定本辦法。根據(jù)公司所在地組織機(jī)構(gòu)代碼管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間，在到期前30天內(nèi)年檢，并填報(bào)《組織機(jī)構(gòu)代碼年檢登記表》，提交《組織機(jī)構(gòu)代碼證》正、副本。按照經(jīng)營(yíng)許可證（資質(zhì)）辦證部門(mén)規(guī)定時(shí)間年檢，并提交年檢文件。特殊情況可與工商部門(mén)協(xié)商并申請(qǐng)延期審檢。第三章 證照年檢第十條 《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》年檢。第八條 因工作需要借閱、抄錄、攜帶、復(fù)制公司證照及相關(guān)檔案資料的，按《檔案管理辦法》規(guī)定手續(xù)辦理。各公司檔案管理員應(yīng)按檔案歸檔時(shí)間要求將有效證照復(fù)印一份寄集團(tuán)公司辦公室存檔。 第五條 公司設(shè)立、變更、和注銷(xiāo)登記等工作涉及法律事務(wù)的，應(yīng)由法務(wù)員審核，并協(xié)助辦理。其他各公司的證照由各公司行政管理部負(fù)責(zé)管理；所有證照及辦證相關(guān)資料必須存放在檔案室集中管理。第二條 本辦法所指集團(tuán)總部和各公司證照包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人證、資質(zhì)證等。第七章 附 則第二十三條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團(tuán)《員工違紀(jì)違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。第六章 其他規(guī)定第二十一條 用印批準(zhǔn)人必須嚴(yán)格履行職責(zé)，按照印章使用規(guī)定，做好對(duì)用印材料的審核工作。第五章 印章使用程序第十九條 使用集團(tuán)公章須經(jīng)常務(wù)副總裁簽批；各公司的公章使用須經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)范圍內(nèi)的分管副總經(jīng)理簽批；財(cái)務(wù)章須經(jīng)集團(tuán)財(cái)務(wù)部總經(jīng)理（財(cái)務(wù)部經(jīng)理）批準(zhǔn)后方可使用；部門(mén)公章須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管總經(jīng)理批準(zhǔn)，部門(mén)負(fù)責(zé)人使用部門(mén)公章須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)方可使用。第十七條 集團(tuán)印章不得在任何非集團(tuán)工作性質(zhì)的材料、空白紙張、空白介紹信以及沒(méi)有經(jīng)濟(jì)往來(lái)依據(jù)前提下簽發(fā)的收條、收據(jù)、發(fā)票等財(cái)務(wù)資料上使用。第十五條 公司法定代表人印鑒的使用范圍：一、財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)外出具支票、匯票等銀行票據(jù)；二、公司法定代表人履行職責(zé)；三、公司有關(guān)報(bào)表及對(duì)外報(bào)送材料上需法定代表人簽章的；四、其他經(jīng)總裁批準(zhǔn)的用途。第十三條 財(cái)務(wù)章的使用范圍：一、財(cái)務(wù)專用章僅限于對(duì)外開(kāi)具收據(jù)以及支票、匯票等銀行票據(jù)；二、發(fā)票專用章僅限于對(duì)外開(kāi)具發(fā)票。第十一條 集團(tuán)行政公章用于對(duì)外宣傳、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、對(duì)外報(bào)送材料以及對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)文，不得在任何對(duì)外經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)性質(zhì)的材料上使用。第四章 印章使用范圍第十條 集團(tuán)公司和下屬各公司法人公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等在工商、公安部門(mén)進(jìn)行登記備案的印章按本辦法規(guī)定程序?qū)ν馐褂?。第九條 印章保管責(zé)任人發(fā)生變動(dòng)時(shí)，辦公室（行政管理部）應(yīng)及時(shí)指定新的責(zé)任人并報(bào)集團(tuán)常務(wù)副總裁（總經(jīng)理）批準(zhǔn)。特殊情況需攜帶印章外出使用的，印章使用人應(yīng)辦理印章外借手續(xù)，按印章使用程序簽批后報(bào)辦公室（行政管理部），經(jīng)批準(zhǔn)后由一名印章保管責(zé)任人攜帶印章與使用人共同外出使用。從開(kāi)啟保險(xiǎn)柜取章、使用印章直到印章鎖入保險(xiǎn)柜的全過(guò)程要由印章使用人和印章保管責(zé)任人共同監(jiān)督完成，特殊情況須經(jīng)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）批準(zhǔn)方可蓋章。更換印章的必須先交回原印章并辦理移交手續(xù)后方可領(lǐng)取新印章。一、公司公章由集團(tuán)辦公室（行政管理部）印章保管責(zé)任人負(fù)責(zé)保管；二、財(cái)務(wù)專用章和發(fā)票專用章由集團(tuán)財(cái)務(wù)部和各公司財(cái)務(wù)部指定出納以外的專人保管，嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章；三、集團(tuán)職能部門(mén)公章（財(cái)務(wù)部除外）由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管，部門(mén)負(fù)責(zé)人暫缺的，由其分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管；各公司部門(mén)公章統(tǒng)一由行政管理部指定專人保管。第四條 集團(tuán)職能部門(mén)公章，由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)常務(wù)副總裁批準(zhǔn)后，由集團(tuán)辦公室辦理；各公司的部門(mén)公章，由部門(mén)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政管理部辦理。三、部門(mén)公章：集團(tuán)職能部門(mén)及各公司部門(mén)公章。第二條 集團(tuán)印章的分類(lèi)：一、公司公章：指“安徽XX集團(tuán)”行政公章、各公司的行政公章、合同專用章和法定代表人的個(gè)人印鑒章。（二）非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料參加非主管機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料；非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。（三） 各公司報(bào)送的文件材料各公司報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表人等資料；各公司報(bào)送的文件。集團(tuán)總部及各公司各種營(yíng)業(yè)執(zhí)照、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌和其他有紀(jì)念意義的憑證性實(shí)物等；集團(tuán)總部及各公司編印的簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)紙，報(bào)刊雜志刊登的反映集團(tuán)重要工作活動(dòng)的材料；集團(tuán)總部及各公司機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱資料，資質(zhì)申報(bào)、年檢報(bào)告等；集團(tuán)總部及各公司人事任免、培訓(xùn)考核、工資方案等資料；集團(tuán)總部及各公司與有關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文書(shū)、簽訂的合同協(xié)議等；1集團(tuán)總部及各公司舉行重大活動(dòng)從籌備到結(jié)束形成的文件材料；1集團(tuán)總部檢查各公司工作、調(diào)查研究形成的文件材料；1集團(tuán)副總裁以上人員公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、傳真等資料；1集團(tuán)總部及各公司宣傳企業(yè)形象、領(lǐng)導(dǎo)視察工作時(shí)形成的題詞、錄音、錄像、光盤(pán)、照片資料；1集團(tuán)總部及各公司基本建設(shè)項(xiàng)目的土地征用、項(xiàng)目建議書(shū)、可行性報(bào)告、工程規(guī)劃及有關(guān)批復(fù)，從設(shè)計(jì)到施工、竣工各階段形成的資料；1集團(tuán)總部及各公司財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；1集團(tuán)總部及各公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)等；1集團(tuán)總部及各公司購(gòu)進(jìn)大型設(shè)備的隨箱資料，包括說(shuō)明書(shū)、保修卡、圖紙等。附件一：集團(tuán)文件材料歸檔范圍及不歸檔范圍為更快地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，確保集團(tuán)總部和各公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的公文、帳簿、圖冊(cè)、報(bào)表、照片、錄音錄像等各種門(mén)類(lèi)的檔案能得到完整、系統(tǒng)地保存，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，避免混雜無(wú)查考利用價(jià)值的材料，以適應(yīng)集團(tuán)各項(xiàng)工作的需要，結(jié)合實(shí)際，特制定集團(tuán)總部和各公司文件材料的歸檔及不歸檔范圍。第四十二條 檔案員收回借出檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)案卷數(shù)量和卷內(nèi)文件情況進(jìn)行仔細(xì)檢查核對(duì)。如借閱期滿，仍需繼續(xù)使用，須再辦理續(xù)借手續(xù)。第三十九條 檔案借閱期間，借閱者應(yīng)對(duì)檔案的完整和安全負(fù)全部責(zé)任，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借，不得在檔案上作任何標(biāo)記和涂改，更不得將檔案損壞甚至丟失。第三十七條 銀行、稅務(wù)部門(mén)查賬需調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)各公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)務(wù)人員辦理借出手續(xù)，使用完畢后及時(shí)歸還。第三十六條 外單位需要借閱公司圖紙、技術(shù)資料時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)對(duì)口部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)常務(wù)副總裁(總經(jīng)理)同意后，方可借閱。第三十四條 借閱者不得借閱與本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)、工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的資料，非工作需要不得借閱其他部門(mén)的任何檔案，特殊情況須經(jīng)檔案提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意方可借閱，經(jīng)督查部負(fù)責(zé)人同意的督查審計(jì)工作除外。第三十三條 檔案每次只能借閱一本，再次借閱時(shí)必須將上次所借的歸還。第三十一條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，在檔案借閱登記簿上詳細(xì)填寫(xiě)案卷內(nèi)容、卷號(hào)和借閱目的，并按期歸還。第二十九條 系統(tǒng)內(nèi)的文件發(fā)生異常，應(yīng)及時(shí)報(bào)告計(jì)算機(jī)管理人員，以防止電腦病毒及其它機(jī)器原因造成檔案資料的不完整。第二十七條 檔案管理員的電腦系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置密碼，以防離開(kāi)電腦時(shí)他人進(jìn)入檔案系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)丟失。第二十六條 檔案錄入應(yīng)遵循隨時(shí)錄入和定期錄入相結(jié)合的原則。第二十四條 各公司、各部門(mén)應(yīng)于每月10日前將上月未通過(guò)0A流程的重要數(shù)據(jù)拷貝到信息中心進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)意外丟失。第二十二條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁攜帶易爆易燃物品進(jìn)入檔案室，電器和電器線路均應(yīng)按安全規(guī)范設(shè)置，以防事故發(fā)生。第二十條 本單位人員非因工作需要不得隨便進(jìn)入檔案室，外單位人員一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室（領(lǐng)導(dǎo)陪同參觀除外）。第十九條 辦公室（行政管理部）對(duì)各部門(mén)檔案立卷歸檔情況進(jìn)行經(jīng)常性的檢查，督促各部門(mén)做好檔案的收集與歸檔工作。第十七條 對(duì)重份及無(wú)保留價(jià)值的資料，應(yīng)編寫(xiě)清冊(cè)，由部門(mén)簽署意見(jiàn)，經(jīng)集團(tuán)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）簽字核實(shí)后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，集中統(tǒng)一銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派專人監(jiān)銷(xiāo)（兩人以上），銷(xiāo)毀后應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，并由監(jiān)銷(xiāo)人簽名。第十五條 檔案員應(yīng)認(rèn)真做好檔案的安全工作，經(jīng)常檢查檔案管理狀況，對(duì)破損的圖紙和變質(zhì)的文字要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。第十三條 檔案案卷裝訂前，要去掉易銹蝕的裝訂品，用線繩或不銹的材料裝訂；文書(shū)檔案整理歸檔時(shí)，可在每件文件左上角或左側(cè)裝訂，便于復(fù)印和掃描。第十一條 員工離職前，應(yīng)將本人所借閱的檔案資料歸還檔案室，檔案管理員在離職會(huì)簽單上簽字確認(rèn)。第九條 文件材料歸檔的要求和手續(xù)：一、各公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》（附件1）移交歸檔文件，并按《檔案分類(lèi)類(lèi)目與保管期限表》（附件2）正確劃分保管期限，加蓋歸檔章；二、各類(lèi)文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)；三、歸檔文件嚴(yán)禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，應(yīng)用黑色或藍(lán)黑色鋼筆書(shū)寫(xiě)；四、各部門(mén)歸檔的文件材料要用原件，沒(méi)有原件以復(fù)印件代替時(shí)，要注明原件去向；五、各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)督促本部門(mén)文件移交歸檔，并對(duì)材料的完整性進(jìn)行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門(mén)或部門(mén)負(fù)責(zé)人手里截留；六、歸檔文件必須在辦理完畢后及時(shí)移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過(guò)次年第一季度末；七、各部門(mén)在移交檔案時(shí)應(yīng)填寫(xiě)移交清單，由部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)移交資料予以確認(rèn)簽字，檔案室接收人員按照清單逐項(xiàng)驗(yàn)收，在確定無(wú)誤后予以接收，交接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份