【正文】 第五條 密級劃分：公司所有保密事項分為“。八、其他經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項。六、公司人事檔案、年度考評、尚未公開的人事任免以及督查、審計案件中舉報人、證詞等敏感材料。四、公司財務(wù)預(yù)決算報告、內(nèi)審報告、各類財務(wù)報表及相關(guān)會計資料、統(tǒng)計報表。二、公司尚未付諸實施的有關(guān)經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策等方面的重要決策。第二章 保密范圍和密級劃分第三條 公司秘密是指關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍內(nèi)人員知悉的事項。第二條 本辦法適用于集團總部和各公司所有保密事項的管理。第五章 附 則第八條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團《員工違紀違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。發(fā)布：文件蓋章后，由文件管理人員按照文件內(nèi)容要求發(fā)布到相關(guān)部門并簽收。簽發(fā)：文件審核后，由各職能部門負責(zé)人或各公司總經(jīng)理簽署發(fā)布意見。文件起草完畢后，應(yīng)填寫《集團發(fā)文會簽表》，由經(jīng)辦部門負責(zé)人、分管總經(jīng)理審核。 建檔：文件發(fā)布后，必須進行分類建檔，及時交檔案員存檔。蓋章：文件經(jīng)分管總裁簽發(fā)后，由文件管理人員按照《集團印章管理辦法》辦理文件蓋章手續(xù)。會簽：初稿經(jīng)審核后，由文件管理人員根據(jù)“會簽意見”，傳遞并跟蹤相關(guān)部門確認、簽字。文件起草完畢后，應(yīng)填寫《集團發(fā)文會簽表》（附件6）。建檔：文件反饋后，文件管理人員必須對收文進行分類建檔，并按規(guī)定時間移交檔案員存檔。催辦：文件管理人員按要求及時催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時向行文單位予以反饋。承辦：文件管理人員根據(jù)擬辦意見送相關(guān)部門或相關(guān)人員予以辦理。擬辦：部門或公司負責(zé)人對來文必須進行認真審閱，并做出初步處理意見。二、各職能部門和各公司收文處理程序接收：各部門和各公司指定專人負責(zé)來文的接收、登記、編號。反饋時必須詢問對方是否安全接收，并做好反饋記錄。承辦部門或承辦人應(yīng)按照批示或處理意見予以辦理，并將辦理經(jīng)過、辦理結(jié)果在《收文處理表》描述清楚，反饋給辦公室文件管理人員，如果需要報總裁、分管總裁批準的，應(yīng)及時交總裁辦秘書予以呈報。如果需要報總裁、分管總裁批辦的，應(yīng)及時交總裁辦秘書予以呈報。傳遞：文件登記、編號后，填寫《收文處理表》（附件5），并將所接收的文件附在處理表后，及時送辦公室主任擬辦。集團內(nèi)部下發(fā)的請示、報告、函件及一般性通知可不填寫發(fā)文會簽表。５、其他需要報集團總裁、分管總裁審閱的，應(yīng)及時予以呈報。各公司、各職能部門因工作需要擬向當(dāng)?shù)卣跋嚓P(guān)部門上報公文時，一律報送或傳真到集團辦公室。各職能部門、各公司發(fā)文由各部門和各公司指定專人負責(zé)起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。４、相關(guān)部門接收文件應(yīng)及時在文件送達表上簽名，接收電子郵件和傳真的必須填寫《收文回執(zhí)單》并即時反饋發(fā)文部門，并及時向本公司或本部門相關(guān)人員傳達文件精神。各職能部門、各公司的外來文件由各部門和各公司行政管理部指定專人負責(zé)接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。第四章 公文辦理第五條 集團文件實行歸口管理，集團辦公室和各公司行政管理部為公文管理責(zé)任部門。十二、公文中的數(shù)字，除成文日期和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、修辭語必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標識。十、印發(fā)： 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下面（無抄送機關(guān)在主題詞之下），占一行位置，用4號仿宋。公司內(nèi)部行文可以不標主題詞，對外行文要有主題詞。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開；主辦機關(guān)印章在前，兩印章互不相交或相切。單一公司或部門制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。附件如有序號使用阿位伯?dāng)?shù)字；附件名稱后不加標點符號。正文采用4號仿宋字，文中如有標題，可用4號宋體字加黑或黑體字。五、正文：正文在主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。標題分行排列時注意不要把各行上下對齊排成等長。二、字號：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，用4號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標識，年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字，如“南集字〔2005〕1號”。二、發(fā)文：主要指集團或各公司、各職能部門的請示、報告、函、通知、批復(fù)、通報、決定、會議紀要、規(guī)章制度等。第二章 公文種類第三條 集團公文主要包括發(fā)文和收文兩大類。公 文 管 理 辦 法第一章 總 則第一條 為規(guī)范公文管理，特制定本辦法。根據(jù)公司所在地組織機構(gòu)代碼管理部門規(guī)定的時間，在到期前30天內(nèi)年檢，并填報《組織機構(gòu)代碼年檢登記表》，提交《組織機構(gòu)代碼證》正、副本。按照經(jīng)營許可證（資質(zhì)）辦證部門規(guī)定時間年檢，并提交年檢文件。特殊情況可與工商部門協(xié)商并申請延期審檢。第三章 證照年檢第十條 《營業(yè)執(zhí)照》年檢。第八條 因工作需要借閱、抄錄、攜帶、復(fù)制公司證照及相關(guān)檔案資料的，按《檔案管理辦法》規(guī)定手續(xù)辦理。各公司檔案管理員應(yīng)按檔案歸檔時間要求將有效證照復(fù)印一份寄集團公司辦公室存檔。 第五條 公司設(shè)立、變更、和注銷登記等工作涉及法律事務(wù)的，應(yīng)由法務(wù)員審核，并協(xié)助辦理。其他各公司的證照由各公司行政管理部負責(zé)管理；所有證照及辦證相關(guān)資料必須存放在檔案室集中管理。第二條 本辦法所指集團總部和各公司證照包括：營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人證、資質(zhì)證等。第七章 附 則第二十三條 凡違反本辦法的行為，將依據(jù)集團《員工違紀違規(guī)處理規(guī)定》相關(guān)條款予以處理。第六章 其他規(guī)定第二十一條 用印批準人必須嚴格履行職責(zé)，按照印章使用規(guī)定，做好對用印材料的審核工作。第五章 印章使用程序第十九條 使用集團公章須經(jīng)常務(wù)副總裁簽批；各公司的公章使用須經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)范圍內(nèi)的分管副總經(jīng)理簽批；財務(wù)章須經(jīng)集團財務(wù)部總經(jīng)理（財務(wù)部經(jīng)理）批準后方可使用；部門公章須經(jīng)部門負責(zé)人或分管總經(jīng)理批準，部門負責(zé)人使用部門公章須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準方可使用。第十七條 集團印章不得在任何非集團工作性質(zhì)的材料、空白紙張、空白介紹信以及沒有經(jīng)濟往來依據(jù)前提下簽發(fā)的收條、收據(jù)、發(fā)票等財務(wù)資料上使用。第十五條 公司法定代表人印鑒的使用范圍：一、財務(wù)部門對外出具支票、匯票等銀行票據(jù)；二、公司法定代表人履行職責(zé)；三、公司有關(guān)報表及對外報送材料上需法定代表人簽章的；四、其他經(jīng)總裁批準的用途。第十三條 財務(wù)章的使用范圍：一、財務(wù)專用章僅限于對外開具收據(jù)以及支票、匯票等銀行票據(jù)；二、發(fā)票專用章僅限于對外開具發(fā)票。第十一條 集團行政公章用于對外宣傳、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、對外報送材料以及對內(nèi)、對外發(fā)文，不得在任何對外經(jīng)濟業(yè)務(wù)往來性質(zhì)的材料上使用。第四章 印章使用范圍第十條 集團公司和下屬各公司法人公章、財務(wù)專用章、合同專用章等在工商、公安部門進行登記備案的印章按本辦法規(guī)定程序?qū)ν馐褂?。第九條 印章保管責(zé)任人發(fā)生變動時，辦公室（行政管理部）應(yīng)及時指定新的責(zé)任人并報集團常務(wù)副總裁（總經(jīng)理）批準。特殊情況需攜帶印章外出使用的，印章使用人應(yīng)辦理印章外借手續(xù)，按印章使用程序簽批后報辦公室（行政管理部），經(jīng)批準后由一名印章保管責(zé)任人攜帶印章與使用人共同外出使用。從開啟保險柜取章、使用印章直到印章鎖入保險柜的全過程要由印章使用人和印章保管責(zé)任人共同監(jiān)督完成，特殊情況須經(jīng)辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）批準方可蓋章。更換印章的必須先交回原印章并辦理移交手續(xù)后方可領(lǐng)取新印章。一、公司公章由集團辦公室（行政管理部）印章保管責(zé)任人負責(zé)保管；二、財務(wù)專用章和發(fā)票專用章由集團財務(wù)部和各公司財務(wù)部指定出納以外的專人保管，嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章；三、集團職能部門公章（財務(wù)部除外）由各部門負責(zé)人指定專人負責(zé)保管，部門負責(zé)人暫缺的，由其分管領(lǐng)導(dǎo)指定專人保管；各公司部門公章統(tǒng)一由行政管理部指定專人保管。第四條 集團職能部門公章，由部門負責(zé)人提出申請，經(jīng)常務(wù)副總裁批準后，由集團辦公室辦理；各公司的部門公章，由部門負責(zé)人提出申請，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由行政管理部辦理。三、部門公章：集團職能部門及各公司部門公章。第二條 集團印章的分類：一、公司公章：指“安徽XX集團”行政公章、各公司的行政公章、合同專用章和法定代表人的個人印鑒章。（二）非隸屬機關(guān)的文件材料參加非主管機關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；非隸屬機關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。（三） 各公司報送的文件材料各公司報送的重要工作計劃、報告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表人等資料；各公司報送的文件。集團總部及各公司各種營業(yè)執(zhí)照、榮譽證書、獎牌和其他有紀念意義的憑證性實物等；集團總部及各公司編印的簡報、報紙，報刊雜志刊登的反映集團重要工作活動的材料；集團總部及各公司機構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱資料，資質(zhì)申報、年檢報告等；集團總部及各公司人事任免、培訓(xùn)考核、工資方案等資料；集團總部及各公司與有關(guān)業(yè)務(wù)單位往來文書、簽訂的合同協(xié)議等；1集團總部及各公司舉行重大活動從籌備到結(jié)束形成的文件材料；1集團總部檢查各公司工作、調(diào)查研究形成的文件材料；1集團副總裁以上人員公務(wù)活動形成的重要信件、電報、傳真等資料；1集團總部及各公司宣傳企業(yè)形象、領(lǐng)導(dǎo)視察工作時形成的題詞、錄音、錄像、光盤、照片資料；1集團總部及各公司基本建設(shè)項目的土地征用、項目建議書、可行性報告、工程規(guī)劃及有關(guān)批復(fù)，從設(shè)計到施工、竣工各階段形成的資料；1集團總部及各公司財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；1集團總部及各公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊等；1集團總部及各公司購進大型設(shè)備的隨箱資料，包括說明書、保修卡、圖紙等。附件一：集團文件材料歸檔范圍及不歸檔范圍為更快地實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、標準化、規(guī)范化，確保集團總部和各公司在各項工作活動中形成的公文、帳簿、圖冊、報表、照片、錄音錄像等各種門類的檔案能得到完整、系統(tǒng)地保存，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，避免混雜無查考利用價值的材料，以適應(yīng)集團各項工作的需要，結(jié)合實際，特制定集團總部和各公司文件材料的歸檔及不歸檔范圍。第四十二條 檔案員收回借出檔案時，應(yīng)對案卷數(shù)量和卷內(nèi)文件情況進行仔細檢查核對。如借閱期滿，仍需繼續(xù)使用，須再辦理續(xù)借手續(xù)。第三十九條 檔案借閱期間，借閱者應(yīng)對檔案的完整和安全負全部責(zé)任，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借，不得在檔案上作任何標記和涂改，更不得將檔案損壞甚至丟失。第三十七條 銀行、稅務(wù)部門查賬需調(diào)閱財務(wù)檔案時，應(yīng)經(jīng)各公司財務(wù)部經(jīng)理批準，由財務(wù)人員辦理借出手續(xù)，使用完畢后及時歸還。第三十六條 外單位需要借閱公司圖紙、技術(shù)資料時，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)對口部門領(lǐng)導(dǎo)批準，經(jīng)常務(wù)副總裁(總經(jīng)理)同意后，方可借閱。第三十四條 借閱者不得借閱與本部門業(yè)務(wù)活動、工作內(nèi)容無關(guān)的資料，非工作需要不得借閱其他部門的任何檔案，特殊情況須經(jīng)檔案提交部門負責(zé)人審核同意方可借閱，經(jīng)督查部負責(zé)人同意的督查審計工作除外。第三十三條 檔案每次只能借閱一本，再次借閱時必須將上次所借的歸還。第三十一條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，在檔案借閱登記簿上詳細填寫案卷內(nèi)容、卷號和借閱目的，并按期歸還。第二十九條 系統(tǒng)內(nèi)的文件發(fā)生異常，應(yīng)及時報告計算機管理人員，以防止電腦病毒及其它機器原因造成檔案資料的不完整。第二十七條 檔案管理員的電腦系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置密碼，以防離開電腦時他人進入檔案系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)丟失。第二十六條 檔案錄入應(yīng)遵循隨時錄入和定期錄入相結(jié)合的原則。第二十四條 各公司、各部門應(yīng)于每月10日前將上月未通過0A流程的重要數(shù)據(jù)拷貝到信息中心進行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)意外丟失。第二十二條 檔案室內(nèi)嚴禁煙火，嚴禁攜帶易爆易燃物品進入檔案室，電器和電器線路均應(yīng)按安全規(guī)范設(shè)置，以防事故發(fā)生。第二十條 本單位人員非因工作需要不得隨便進入檔案室，外單位人員一律不準進入檔案室（領(lǐng)導(dǎo)陪同參觀除外）。第十九條 辦公室（行政管理部）對各部門檔案立卷歸檔情況進行經(jīng)常性的檢查，督促各部門做好檔案的收集與歸檔工作。第十七條 對重份及無保留價值的資料，應(yīng)編寫清冊，由部門簽署意見，經(jīng)集團辦公室主任（行政管理部經(jīng)理）簽字核實后，報總經(jīng)理批準，集中統(tǒng)一銷毀，銷毀時應(yīng)派專人監(jiān)銷（兩人以上），銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名。第十五條 檔案員應(yīng)認真做好檔案的安全工作，經(jīng)常檢查檔案管理狀況，對破損的圖紙和變質(zhì)的文字要及時進行修補和復(fù)制。第十三條 檔案案卷裝訂前，要去掉易銹蝕的裝訂品，用線繩或不銹的材料裝訂；文書檔案整理歸檔時，可在每件文件左上角或左側(cè)裝訂，便于復(fù)印和掃描。第十一條 員工離職前，應(yīng)將本人所借閱的檔案資料歸還檔案室，檔案管理員在離職會簽單上簽字確認。第九條 文件材料歸檔的要求和手續(xù)：一、各公司檔案管理人員應(yīng)嚴格按照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》（附件1）移交歸檔文件，并按《檔案分類類目與保管期限表》（附件2）正確劃分保管期限，加蓋歸檔章；二、各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)；三、歸檔文件嚴禁采用字跡耐久性差的鉛筆、圓珠筆書寫，應(yīng)用黑色或藍黑色鋼筆書寫；四、各部門歸檔的文件材料要用原件，沒有原件以復(fù)印件代替時，要注明原件去向；五、各部門負責(zé)人應(yīng)負責(zé)督促本部門文件移交歸檔，并對材料的完整性進行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門或部門負責(zé)人手里截留；六、歸檔文件必須在辦理完畢后及時移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過次年第一季度末；七、各部門在移交檔案時應(yīng)填寫移交清單，由部門負責(zé)人對移交資料予以確認簽字，檔案室接收人員按照清單逐項驗收，在確定無誤后予以接收，交接雙方在移交單上簽字，移交單一式兩份