【正文】 第二十條 本單位人員非因工作需要不得隨便。 第十九條 行政管理中心 （總經(jīng)辦） 對各部門檔案立卷歸檔情況進行經(jīng)常性的檢查，督促各部 12 門做好檔案的收集與歸檔工作。 第十七條 對重份及無保留價值的資料，應(yīng)編寫清冊，由部門簽署意見，經(jīng)集團 行政管理中心總經(jīng)理（總經(jīng)辦 負責(zé)人 ）簽字核實后，報總經(jīng)理批準，集中統(tǒng)一銷毀，銷毀時應(yīng)派專人監(jiān)銷（兩人以上），銷毀后應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名。 第十五條 檔案員應(yīng)認真做好檔案的安全工作，經(jīng)常檢查檔案管理狀況，對破損的圖紙和變質(zhì)的文字要及時進行修補和復(fù)制。文書檔案整理歸檔時，可在每件文件左上角或左側(cè)裝訂，便于復(fù)印和掃描。 3．文件盒中應(yīng)注明文件資料 的編號范圍，該范圍填寫在文件盒側(cè)邊欄及封面正中間，單個文件盒內(nèi)專屬文件不超過 20份； 4．文件盒中文件目錄，另外填寫《檔案目錄表》并建立電子檢索目錄，《檔案目錄表》存放于文件盒中第一頁，并實時更新，電子檢索目錄應(yīng)即時更新。索引號編號說明： （三） 1．文件類別編號：按文件的所屬部門拼音縮寫編號，如人事資料 RS，工程資料 GC，財務(wù)資料 CW，銷售資料 XS等，放入固定的文件柜中； 11 XX— XX— XX— XX— XX 文件盒編號 文件期限 文件性質(zhì) 文件柜編號 文件類別編號 文件目錄索引號編制示意圖 2． 文件柜編號：按各類別文件柜順序編號，如 1號柜為 01， 2號柜為 02； 3．文件性質(zhì)：包括各種文書（簽呈、制度執(zhí)行細則等） WS、合同 HT、統(tǒng)計表格 TJ等； 4． 文 件期限：包括永久 Y、長期 C、短期 D； 5． 文件盒內(nèi)文件按照部門需求編號： 1， 2， 3… . （二） 文件的存檔規(guī)范 1．制作文件柜標簽貼：由策劃部統(tǒng)一設(shè)計標貼的規(guī)范模式，標簽貼文件柜編號、注明文件類別編號、文件盒編號范圍，文件柜標簽貼統(tǒng)一貼于文件柜右上角離柜邊 2CM地方； 2．整理案卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。 第三章 檔案的管理 第十二條 檔案管理員應(yīng)按照統(tǒng)一的分類編號辦法，認真編制檢索目錄，促進迅速、準確地查閱檔案。 第十條 員工在內(nèi)部進行崗位調(diào)動時，人事部門應(yīng)及時通知檔案員，將其在原崗位經(jīng)手的文件交接完畢和借閱的資料歸還后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 （六）歸檔文件必須在辦理完畢后及時移交，需頻繁使用延期移交的，不得超過次年第一季度末。 （四）各部門歸檔的文件材料要用原件 ，沒有原件以復(fù)印件代替時，要注明原件去向。 （二）各類文件、材料歸檔一式一份，比較重要的和調(diào)用頻繁的文件應(yīng)適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 第八條 各項目公司應(yīng)向集團公司檔案室移交的檔案及要求： （一）榮譽證書、獎狀等復(fù)印件； （二）營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人證書復(fù)印件（每年年檢或變更后均應(yīng)提供）； （三）公司章程、股東會紀要 、驗資報告（含每次變更資料）； （四）各地關(guān)于項目的優(yōu)惠政策、政府會議紀要、市級以上領(lǐng)導(dǎo)對公司及項目建設(shè)與管理方面的政策批示、項目可行性研究報告、項目立項批復(fù)、開工批復(fù)復(fù)印件； （五）各地有關(guān)項目的工程規(guī)劃許可證、施工許可證、土地出讓合同、土地證、房屋預(yù)售許可證復(fù)印件； （六）各地關(guān)于項目宣傳畫冊原件、新聞媒體宣傳資料原件、光盤 、 DM單、報刊等（一式十份） ； （七）各地舉辦項目奠基、開業(yè)、新聞發(fā)布會等大型活動的照片、光盤、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿及籌備策劃的相關(guān)文字資料； （八）省級以上領(lǐng)導(dǎo)視察參觀項目的照片； （九）以 上范圍內(nèi)的檔案由各項目公司檔案管理人員負責(zé)按歸檔時間要求收集，在收集到檔案后一個月內(nèi)向集團檔案室移交。 （十一）審計和督察檔案由督察部保管上一年度的檔案，隔年的檔案由督察部按年度分類登記、編制目錄和移交清冊，按規(guī)定時間及時移交至集團檔案室（檔案內(nèi)容按審計和督察相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。 （九）各項目公司召開會議形成的會議記錄，具有一定的保存價值和保密性，應(yīng)有專人保管，年終統(tǒng)一交檔案室歸檔。 （八）各部門的發(fā)文按照《公文管理辦法》，將簽發(fā)文稿原件、印本及附件、公文會簽單，公文簽收單等在發(fā)文后及時歸檔；各部門接收外單位文件應(yīng)建立來文登記記錄，原件交檔案室存檔，復(fù)印件傳呈處理。各期內(nèi)部刊物、 DM單及刊登集團或公司新聞、軟文的社會報紙應(yīng)一式十份存入檔案室。 （五）外出參觀學(xué)習(xí)、考查和參加各種會議的員工回公司后三天內(nèi)將有關(guān)會議文件、聲像資料等移交檔案室。如確因頻繁利用不能按時歸檔的應(yīng)辦理借閱手續(xù)。 （二）人事檔案由人事部門自行歸檔管理。 第六條 各部門應(yīng)指定兼職檔案員負責(zé)本部門應(yīng)收檔案資料的收集、整理與歸檔（參照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》 ,附件 MJXZ006），應(yīng)積極主動地將本部門檔案收集齊全，隨時掌握各類信息，經(jīng)常督促經(jīng)辦人員及時移交手中的資料，按時向檔案室移交。 第四條 各項目公司檔案統(tǒng)一由各項目公司總經(jīng)辦存檔管理，每年第一季度完成上年度檔案歸檔工作，并向集團 行政管理中心 報送檔案目錄（含電子版）；集團職能部門檔案按歸檔時間要求定期向集團檔案室移交。 第二條 檔案是集團和各項目公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的全部文件、材料的總和，包括文件、合同、證照、報表、憑證、賬冊、錄音、錄像、光盤、圖片、實物、圖紙、技術(shù)資料、電子文件、圖書、報刊等所有檔案。中博、齊齊發(fā)《印章管理規(guī)定》、博展《印章管理制度》同時廢止。 第二十五條 印章使用批準人違反本規(guī)定批準使用印章，給集團造成不良影響或經(jīng)濟損失的，按有關(guān)規(guī)定予以處罰，并責(zé)令其賠償損失。 第七章 罰 則 第二十四條 印章保管部門負責(zé)人要定期或不定期檢查印章保管責(zé)任人在用印過程中履行職