【正文】 在詞、詞組、慣用詞、縮略語、修辭語必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 各級領(lǐng)導(dǎo)閱批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱畢要簽名并注明日期，不得圈閱。 相關(guān)部門接收文件應(yīng)及時在《公文簽收單》 （見附件 MJXZ003） 上簽名，接收電子郵件和傳真 ，如有回執(zhí) 的 ，按回執(zhí)要求 回 復(fù) 發(fā)文單位。 各職能部門、各公司發(fā)文由各部門和各公司指定專人負(fù)責(zé)起草、審核、送批，由行政管理部門印發(fā)、建檔。 ５、其他需要報集團(tuán)（副）總裁審閱的，應(yīng)及時予以呈報。 擬辦： 行政管理中心 總經(jīng)理對收文必須進(jìn)行認(rèn)真審閱，并做出初步處理意見。 催辦： 行政管理中心 辦公室文員按要求對承辦單位及時催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時向行文單位予以反饋。 傳遞：文件登記、編號后，填寫《來文處理單》，并將所接收的文件附在處理表后，及時送各職能部門或各公司負(fù)責(zé)人擬辦。承辦部門或承辦人應(yīng)按照審批意見予以辦理，并將辦理經(jīng)過、辦理結(jié)果在《來文處理單》描述清楚并反饋給文員， 如果需要報 總經(jīng)理或 （副）總裁審核批準(zhǔn)的，應(yīng)及時予以呈報。 第七條 發(fā)文處理程序 一、集團(tuán)發(fā)文程序 起草：集團(tuán) 行政管理中心 負(fù)責(zé)集團(tuán)發(fā)文的擬稿。 蓋章： 文件經(jīng)（副）總裁或董事長簽署發(fā)布意見后，由文員按照《集團(tuán)印章管理辦法》辦理文件蓋章手續(xù)。文件起草完畢后，應(yīng)填寫《發(fā)文會簽 單 》 （ 參照 附件 MJXZ002） ，由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、分管總經(jīng)理審核。 發(fā)布： 文件蓋章后，由文員按照文件內(nèi)容要求發(fā)布到相關(guān)部門并簽收。 二、保密文件分類 絕密：公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級，如尚未公布、立項、或付諸實施的項目意向性報告，融資、財務(wù)規(guī)劃方案，總裁級以上高端人事安排等文件； 機(jī)密：公司的公布實施前的工作計劃、重要會議記錄、報政府機(jī)關(guān)的請示、報告等； 秘密：涉及公司人事、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類文件信息。 二、處理規(guī)定 特急件按辦文時限完成；緊急件當(dāng)日完成；平急件三日內(nèi)完成。 第二條 本規(guī)定適用于集團(tuán)公司，集團(tuán)各中心及各項目公司的印章管理。 （四）部門章：是代表集團(tuán)各中心，用于重大事項對內(nèi)發(fā)文使用的刻有集團(tuán)各中心名稱的印章；各項目公司下設(shè)部門無需印章。 （二）印章登記須包含：印章名稱、數(shù)量、頒發(fā)部門、日期、啟用時間等內(nèi)容，并在登記本上蓋上印模備考。如休班人員為密碼保管人，則保管人員正常上班后，密碼重新更改。 （五）印章主管兩人不得同時休班離崗。 7 （三）各公司印章，須經(jīng)辦人填寫《用印審批單》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可 登記、 用?。ㄖ鞴苋擞糜?，用印申請人和辦公室主任監(jiān)?。?。確需帶出集團(tuán)或公司用印 ，必須經(jīng)董事長、（副）總裁或總經(jīng)理親筆簽審后，由印章保管人攜帶印章與用印人共同外出使用；董事長、（副）總裁或總經(jīng)理不在等特殊情況下，需按印章使用程序簽批，電話呈請董事長、（副）總裁或總經(jīng)理同意后，由印章保管人攜帶印章與用印人共同外出使用。集團(tuán)職能部門印章按本規(guī)定程序?qū)?nèi)使用，一律不得超出集團(tuán)及下屬各公司范圍 給 第三方使用。 第十二條 財務(wù)章的使用范圍： （一）財務(wù)專用章僅限于對外開具收據(jù)以及支票、匯票等銀行票據(jù)； （二）發(fā)票專用章僅限于對外開具發(fā)票。 第十六條 未經(jīng)董事長 或總經(jīng) 理 書面同意，印章不得做以下用途： （一）在為集團(tuán) 和公司 以外的其他任何公司、組織、個人出具的設(shè)有擔(dān)保、抵押、質(zhì)押等經(jīng)濟(jì)責(zé)任的合同或資料上使用； （二）在為非集團(tuán) 和 公司 員工開具的有關(guān)介紹信、證明等材料上使用； （三）在其他單位和個人以要約或要約邀請形式出現(xiàn)的宣傳圖紙、訂單等具有經(jīng)濟(jì)往來性質(zhì)的文書上使用； （四）其他非本章規(guī)定的印章使用范圍。 第二十條 行政管理中心 印章保管責(zé)任人應(yīng)在每月５日前將上月受理的《用印審批單》進(jìn)行整理、裝訂后，并存檔。 第二十三條 所有蓋章文件，須按照《檔案管理 辦法 》，留存一份原件歸檔，不能留 存原件的須復(fù)印后歸檔。 第八章 附則 第二十六條 本規(guī)定由集團(tuán) 行政管理中心 負(fù)責(zé)解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。 第三條 集團(tuán) 行政管理中心 是集中、統(tǒng)一管理檔案的機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管集團(tuán)所有的檔案以及各項目公司相關(guān)檔案，并利用檔案為集團(tuán)的經(jīng)營管理服務(wù)。 第七條 檔案的收集與歸檔時間要求： （一）財務(wù)檔案由財務(wù)部門保管上一年度的檔案，隔年的財務(wù)檔案由財務(wù)部門按年度分類登記、編制目錄和移交清冊，按規(guī)定時間及時移交同級檔案室（集團(tuán)檔案室或各項目公司總經(jīng)辦，財務(wù)檔案實 施細(xì)則依據(jù)《會計檔案管理辦法》執(zhí)行 )。 （四）合同類檔案按照《合同管理辦法》設(shè)立合同登記臺賬，在每季度末進(jìn)行匯總，將匯總表和合同在下一季度的十日內(nèi)移交至檔案室（各職能部門合同簽訂完畢后應(yīng)立即移交集團(tuán)檔案室），對于未履行完畢且履行期限較長的合同，各部門在移交歸檔時應(yīng)留復(fù)印件備查。 （七）各種對外報表、公司設(shè)立、變更、年檢的上報材料及各種證照原件、榮獲的獎牌、榮譽證書等在辦理完畢后三天內(nèi)由經(jīng)辦人及時交檔案室歸檔。 10 （十）新購設(shè)備、儀器等固定資產(chǎn)和低值易耗品在拆箱時，應(yīng)有資產(chǎn)管理人員參加，對隨機(jī)配備的圖樣和說明書以及調(diào)試安裝過程中的技術(shù)性資料，由資產(chǎn)管理人員登記驗收后方可領(lǐng)用，并在設(shè)備正常運轉(zhuǎn)三個月內(nèi)由經(jīng)辦部門或領(lǐng)用人負(fù)責(zé)將相關(guān)資料移交歸檔。 第九條 文件材料歸檔的要求和手續(xù)： （一）各項目公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《文件歸檔范圍及不歸檔范圍》移交歸檔文件，并按《檔案分類類目與保管期限表》 （見附件 MJXZ007） 正確劃分保管期限，加蓋歸檔章。 （五）各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)督促本部門文件移交歸檔，并對材料的完整性進(jìn)行審核簽字，杜絕歸檔范圍內(nèi)的文件材料在部門或部門負(fù)責(zé)人手里截留。 第十一條 員工離職前，應(yīng)將本人保管的所有文件、材料與接收人辦理書面交接手續(xù)，并報檔案室備案，檔案管理員在離職會簽單上簽字確認(rèn)。使之厚度適宜，控制在 1cm至 2cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。 第十四條 出入檔案室的檔案，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)清點和登記，重要及絕密檔案應(yīng)放入保險柜，在專門地點保存。 第十八條 嚴(yán)禁各部門將不屬于歸檔范圍內(nèi)的圖紙、表格等資料移交至檔案