【文章內(nèi)容簡介】 使用有毒軟盤、移動硬盤，確保文檔安全。 （ 6）認真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系，包括：檔案分類明細表、分類建（歸）檔、分類建夾，并隨時清整文件資料和抽屜、案頭，杜絕亂丟亂放。 每季度打包記得盤備份保存 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 歸檔： （ 1）所有人員在工作中形成的文檔要及時歸檔；蓋章后須留存一份給專管人員存檔。 （ 2）公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進行檢查；每年底，公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實物檔案進行大檢查（包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等）。 （ 3） 凡借用、調(diào)用文檔，必須登記并及時歸還。 第六章 費用管理規(guī)定 一、管理范圍 本規(guī)定所指“費用”是指辦公行政性費用。 本規(guī)定所指“管理”是指對上述費用的基礎(chǔ)原則、費用分類、費用定額、預算編審、費用分攤、結(jié)算考核和統(tǒng)計報表等項工作。 二、管理模式 歸口管理：即公司行政辦公所涉及及實物管理和費用管理的日常工作 總經(jīng)辦 負責。 雙向管理：即實物管理和費用管理并舉，建立雙管齊下的雙向管理體系。 分類管理：即依據(jù)各項辦公行政費用開支內(nèi)容、方式的不同，對實物和費用進行合理的統(tǒng)計分類，并建立健全相應的統(tǒng)計臺帳、統(tǒng) 計報表、統(tǒng)計分析等基礎(chǔ)工作，實行分類管理。 定額管理：即從實際出發(fā)，對部分行政費用支出項目實行定額管理制度，超額扣款，節(jié)約歸公。 預算管理：即在保障日常經(jīng)營管理工作需要的前提下、在上述管理的基礎(chǔ)上，厲行節(jié)約、節(jié)耗增支，建立和推行行政費用支出預算管理制度。 監(jiān)督管理：即實行控制預算總額、審批報銷一支筆的監(jiān)控制度。 三、費用分類 房租、空調(diào)費：即公司辦公租房、其它工作租房等的合同租金額。 植物租賃費：即公司辦公場地和其它工作租房的植物租賃合同租金額。 水費：即在公司辦公地點發(fā)生的自來水費 。 電費：即在公司辦公地點發(fā)生的電費。 實物資產(chǎn)費；即非消耗性辦公用品的購置金額。 車輛使用費：即公司購置車輛的辦證費、保險費、車船稅、養(yǎng)路費、汽油費（包括包干的油料費）、 維修保養(yǎng)費、停洗過路費、車輛用品費等日常使用費。 通訊費：即在公司辦公地點發(fā)生的固定電話、傳真電話費用。 裝修制作費：即對外訂制的辦公隔斷、房屋裝修、標牌、標識、像框等制作加工費。 人事管理費：即公司為人力資源管理、勞資管理發(fā)生的如招聘廣告、招聘入場、合同鑒證、證書 等費用。 職工活動費：即公司組織職工旅游 、聚餐等活動費用。 1禮品費：即在節(jié)假日或平時等發(fā)生的對外饋贈性禮品、食品、物品等費用。 1員工餐費：在工資以中補貼的形式發(fā)放，按崗位工作性質(zhì)，均按 6 元 /餐的標準補貼。 1低值易耗品費： （ 1）辦公用品費：公司各部門發(fā)生的專用辦公用品費，如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機、修正液等； 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 （ 2）辦公耗材費：公司各部門辦公電腦設(shè)備所需的易耗材料費用，如復印機、打印機加粉、購買硒鼓、墨盒、各種色帶等等； （ 3）文印制作費：即外送制作、裝裱發(fā)生的費用，如信箋、信封、表單、單據(jù) 、宣傳品、名片、紙杯及在外復印、在外裝訂等費用； （ 4）電腦用品費：即公司辦公所發(fā)生的電腦耗品費，如軟盤、光盤、鼠標、軟驅(qū)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡等； （ 5）其它用品費：即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品費。 1維修費：公司內(nèi)辦公家具、辦公設(shè)備、照明等的各項維修費用，如辦公桌、復印機、開關(guān)等的維修； 1郵遞費：公司對外發(fā)送快遞、郵寄物品等所需的費用。 1其它費用：即以上十五項費用不能包含的其它費用。 四、費用定額 （需會同財務(wù)部修訂） （一）辦公用品領(lǐng)用定額： 辦公用品的領(lǐng)用嚴格按照預算進行。 （二）月 度車輛費用定額： 單位：元 費用名稱 車輛名稱 汽油費 維修 保養(yǎng)費 （月 /元） 過路費 停車 保險費 （月 /元） 養(yǎng)路費 （月 /元） 車船稅 （月 /元） 車輛 配品費 （月 /元） 辦證 過戶費 （月 /元） 除例行保養(yǎng)外，其它根據(jù)實際所需。 實際所需 根據(jù)實 際所需 說明：如若定額車輛的汽油費因工作原因造成超額，請出示相關(guān)的依據(jù)，例如派車登記、里程記錄等等。定額以季度核算，如超過定額，其超 額部分由管理責任人負擔，統(tǒng)計匯總后在其工資中扣減。 （三）通訊費用定額： 固定直撥電話（含傳真）： 序號 電話號碼 使用部門 主要責任人 月度話費定額標準（元） 備注 1 2 3 4 分機電話 序號 分機號碼 使用部門 主要責任人 月度話費定額標準（元） 備注 2 6 7 8 9 10 11 12 13 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 14 15 凡月度使用金額超過定額標準的，由使用部門或使用人承擔超支部分費用。 五、 預算編審 （一）編制依據(jù)： 上月末庫存情況。 本月人員增減、購置申請和預計情況。 各項定額和總控指標。 （二）編制口徑： 預算內(nèi)支出和預算外支出： （ 1）“預算內(nèi)支出”：指每月底經(jīng) 集團總裁 審批的預算方案。 （ 2）“預算外支出”：指在執(zhí)行每月預算內(nèi)支出方案過程中，新出現(xiàn)并經(jīng)審批人審批同意支出的項目和金額。 固定費用和變動費用： （ 1）“固定費用”：指在一定時期（半年以上）內(nèi)、支出項目的內(nèi)容、性質(zhì)和金額都不發(fā)生變化的費用。 在本規(guī)定中的“費用分類”中的房租空調(diào)費、植物租賃費兩項。 （ 2）“變動費用”：指在每一月度都可能隨影響因素發(fā)生項目和金額變化的費用。在本規(guī)定中的“費用分類”中除固定費用以外其它類別的費用。 定額費用和非定額費用： （ 1）“定額費用”：指經(jīng)公司審定須確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費用。 （ 2）“非定額費用”：指無法確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費用。在本規(guī)定中的“費 用分類”中除上述定額費用外的費用。 （三）編制方法 按上述“費用分類”列明細表逐一預算，使用規(guī)范的“行政費用預算 /購 置明細表”中的“預算”欄。表中的“項目名稱”必須明細，“庫存量”必須準確，“數(shù)量”必須精打細算，“單價”必須符合實際，“備注”應列出變動費用增減變化的主要原因、分攤費用的比例、固定費用所占的比例以及其它應注明的口徑。 （四）審批流程 六、費用結(jié)算 結(jié)算時間：每月月初 10個 工作日前結(jié)算上月費用。 結(jié)算方法：代付費用的公司每月底列出兩公司本月所發(fā)生的共同費用清單，注明費用名稱、費用集團總裁 審批 總經(jīng)辦 匯總預算 財務(wù)部審核 公司財務(wù)總監(jiān)審核 集團財務(wù)總監(jiān)審批 總經(jīng)理審批 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 總額，由授權(quán)批準人簽字后送應承擔費用公司的會計，兩公司以支票或掛帳方式進行結(jié)算。 往來帳的對帳工作：每月的往來帳應于次月 5日之前核對完畢。 各公司各部門在日常支出、開據(jù)發(fā)票、審核單據(jù)時，應盡量分清受益單位，以正確歸集行政管理費用、簡化核算手續(xù)。 七、結(jié)算監(jiān)控 發(fā)票開據(jù)：所有發(fā)生的行政性費用在開具發(fā)票時，均須標明發(fā)生費用的公司；分攤費用應計算出分攤額后分別開據(jù)發(fā)票，以便正確歸集費用和財務(wù) 核算。 報銷辦法：報銷人需按財務(wù)規(guī)范粘貼報銷單據(jù)、填寫費用報銷單、審查簽字、審批簽字，即可在出納處報銷。 財務(wù)監(jiān)控：財務(wù)部應按同口徑建立公司行政費用支出臺帳；行政費用借款時，應審查預算內(nèi)或預算外支出方案和審批依據(jù)；行政費用報銷時，應審查支出項目、金額是否符合審批預算。如不符時，應請行政人事部說明原因或提供必要依據(jù)。 八、統(tǒng)計報表 根據(jù)公司統(tǒng)一制定的規(guī)范表單認真進行行政管理表單、臺帳的登記和統(tǒng)計工作，并存檔保管。 所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)應既有發(fā)生的數(shù)量又有發(fā)生的金額。 每月必須編制月度行政費用統(tǒng)計報表； 年度行政管理匯總表，并及時上報公司分管領(lǐng)導及總經(jīng)理、董事長。 月度行政費用報表應進行綜合分析，分析要點是：同上月比的預算費用比較分析和因素分析、同上月和當月預算比預算執(zhí)行情況比較分析和因素分析、變動費用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。 每月上報的統(tǒng)計報表及附件有：行政費用預算 /購置明細表、行政費用支出分類匯總統(tǒng)計表、車輛費用支出明細表、通訊費用支出明細表、辦公用品庫存盤點明細表以及統(tǒng)計綜合分析報告。 第七章 用品管理規(guī)定 一、 管理范圍 （一）本規(guī)范所指“用品”是指消耗性和非消耗 性兩類辦公用品： 消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設(shè)備，主要包括：車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜（架）、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機、音響設(shè)備、電視機、打印機、掃描儀、投影儀、攝象機、照相機、采訪機、復印機、傳真機、裝訂機、訂書機、計算器、碎紙機、驗鈔機、交換機、電話機、手機、傳呼機、飲水機、打卡機、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時鐘等。 非消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品，主要包括：書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財務(wù)用品、工程用 品、設(shè)計用品、學習用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動用品、餐飲用品、清潔用品等。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級開發(fā)商多年實際操盤之系統(tǒng)資料。 （二）本規(guī)范所指“管理”是指：對上述辦公用品的預算、審批、購置、檢驗、入庫、登記、編號、報帳、配置、 領(lǐng)用、臺帳、統(tǒng)計、報表、借調(diào)、保修、維護、修理、盤點、報廢、檔案管理等工作。 二、管理原則 （一）歸口負責，統(tǒng)一管理：公司所有辦公用品由總經(jīng)辦 統(tǒng)一負責預算、購買、配置、發(fā)放和管理。 （二）預算統(tǒng)計，規(guī)范表單：各領(lǐng)導、部門應在每月 20 日前將次月所需辦公用品報總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦 統(tǒng)計品種、數(shù)量，編 制預算并報批。月底需進行購、發(fā)、存盤點統(tǒng)計。管理中的臺帳和統(tǒng)計均使用公司統(tǒng)一制作的表單。 （三）一人一 表，配額領(lǐng)用：辦公用品的配發(fā)、領(lǐng)用登記實行一人一表。由總經(jīng)辦 負責配發(fā)及領(lǐng)用手續(xù)的辦理，按實數(shù)填寫有關(guān)登記表，離職時清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同，公司確定所領(lǐng)用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。 （四）節(jié)約使用，誰用誰責：公司員 工應節(jié)約使用辦公用品，凡超過配領(lǐng)定額的領(lǐng)用，原則上應經(jīng)總經(jīng)辦 主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用，領(lǐng)用人即對所領(lǐng)辦公用品負有保管維護的責任，不得遺失和損壞。 三、管理程序 公司辦 公用品按下述程序進行管理： 預算申報－審核審批 — 領(lǐng)款采購－驗收入庫 — 編號登記－配發(fā)領(lǐng)用－使用管理－統(tǒng)計報表。 （一）預算申報：每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤點和本月申請預計，填制“辦公用品購置預算明細表”和上月預算執(zhí)行情況統(tǒng)計表。 （二）審核審批：對上表由總經(jīng)辦主任初審后報 財務(wù) 經(jīng)理 審核、再報總經(jīng)理審批。 （三）領(lǐng)款采購：購置預算審批后，憑此填寫借款單并再由