【文章內(nèi)容簡介】 使用有毒軟盤、移動(dòng)硬盤，確保文檔安全。 （ 6）認(rèn)真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系，包括：檔案分類明細(xì)表、分類建（歸）檔、分類建夾，并隨時(shí)清整文件資料和抽屜、案頭，杜絕亂丟亂放。 每季度打包記得盤備份保存 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 歸檔： （ 1）所有人員在工作中形成的文檔要及時(shí)歸檔；蓋章后須留存一份給專管人員存檔。 （ 2）公司定期對(duì)各子公司一、二級(jí)文檔及部門電腦檔案進(jìn)行檢查；每年底，公司將對(duì)各公司、部門、人員的人工、電腦和實(shí)物檔案進(jìn)行大檢查（包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等）。 （ 3） 凡借用、調(diào)用文檔，必須登記并及時(shí)歸還。 第六章 費(fèi)用管理規(guī)定 一、管理范圍 本規(guī)定所指“費(fèi)用”是指辦公行政性費(fèi)用。 本規(guī)定所指“管理”是指對(duì)上述費(fèi)用的基礎(chǔ)原則、費(fèi)用分類、費(fèi)用定額、預(yù)算編審、費(fèi)用分?jǐn)?、結(jié)算考核和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等項(xiàng)工作。 二、管理模式 歸口管理：即公司行政辦公所涉及及實(shí)物管理和費(fèi)用管理的日常工作 總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)。 雙向管理：即實(shí)物管理和費(fèi)用管理并舉，建立雙管齊下的雙向管理體系。 分類管理：即依據(jù)各項(xiàng)辦公行政費(fèi)用開支內(nèi)容、方式的不同，對(duì)實(shí)物和費(fèi)用進(jìn)行合理的統(tǒng)計(jì)分類，并建立健全相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳、統(tǒng) 計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析等基礎(chǔ)工作，實(shí)行分類管理。 定額管理：即從實(shí)際出發(fā)，對(duì)部分行政費(fèi)用支出項(xiàng)目實(shí)行定額管理制度，超額扣款，節(jié)約歸公。 預(yù)算管理：即在保障日常經(jīng)營管理工作需要的前提下、在上述管理的基礎(chǔ)上，厲行節(jié)約、節(jié)耗增支，建立和推行行政費(fèi)用支出預(yù)算管理制度。 監(jiān)督管理：即實(shí)行控制預(yù)算總額、審批報(bào)銷一支筆的監(jiān)控制度。 三、費(fèi)用分類 房租、空調(diào)費(fèi)：即公司辦公租房、其它工作租房等的合同租金額。 植物租賃費(fèi)：即公司辦公場地和其它工作租房的植物租賃合同租金額。 水費(fèi)：即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的自來水費(fèi) 。 電費(fèi)：即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的電費(fèi)。 實(shí)物資產(chǎn)費(fèi)；即非消耗性辦公用品的購置金額。 車輛使用費(fèi)：即公司購置車輛的辦證費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、車船稅、養(yǎng)路費(fèi)、汽油費(fèi)（包括包干的油料費(fèi)）、 維修保養(yǎng)費(fèi)、停洗過路費(fèi)、車輛用品費(fèi)等日常使用費(fèi)。 通訊費(fèi)：即在公司辦公地點(diǎn)發(fā)生的固定電話、傳真電話費(fèi)用。 裝修制作費(fèi)：即對(duì)外訂制的辦公隔斷、房屋裝修、標(biāo)牌、標(biāo)識(shí)、像框等制作加工費(fèi)。 人事管理費(fèi)：即公司為人力資源管理、勞資管理發(fā)生的如招聘廣告、招聘入場、合同鑒證、證書 等費(fèi)用。 職工活動(dòng)費(fèi)：即公司組織職工旅游 、聚餐等活動(dòng)費(fèi)用。 1禮品費(fèi)：即在節(jié)假日或平時(shí)等發(fā)生的對(duì)外饋贈(zèng)性禮品、食品、物品等費(fèi)用。 1員工餐費(fèi)：在工資以中補(bǔ)貼的形式發(fā)放，按崗位工作性質(zhì)，均按 6 元 /餐的標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)貼。 1低值易耗品費(fèi)： （ 1）辦公用品費(fèi)：公司各部門發(fā)生的專用辦公用品費(fèi)，如筆記本、各類筆、筆筒、筆芯、大頭針、回型針、膠水、膠棒、訂書機(jī)、修正液等； 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 （ 2）辦公耗材費(fèi)：公司各部門辦公電腦設(shè)備所需的易耗材料費(fèi)用，如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)加粉、購買硒鼓、墨盒、各種色帶等等； （ 3）文印制作費(fèi)：即外送制作、裝裱發(fā)生的費(fèi)用，如信箋、信封、表單、單據(jù) 、宣傳品、名片、紙杯及在外復(fù)印、在外裝訂等費(fèi)用； （ 4）電腦用品費(fèi)：即公司辦公所發(fā)生的電腦耗品費(fèi)，如軟盤、光盤、鼠標(biāo)、軟驅(qū)、網(wǎng)線、網(wǎng)卡等； （ 5）其它用品費(fèi)：即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品費(fèi)。 1維修費(fèi)：公司內(nèi)辦公家具、辦公設(shè)備、照明等的各項(xiàng)維修費(fèi)用，如辦公桌、復(fù)印機(jī)、開關(guān)等的維修； 1郵遞費(fèi)：公司對(duì)外發(fā)送快遞、郵寄物品等所需的費(fèi)用。 1其它費(fèi)用：即以上十五項(xiàng)費(fèi)用不能包含的其它費(fèi)用。 四、費(fèi)用定額 （需會(huì)同財(cái)務(wù)部修訂） （一）辦公用品領(lǐng)用定額： 辦公用品的領(lǐng)用嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行。 （二）月 度車輛費(fèi)用定額： 單位：元 費(fèi)用名稱 車輛名稱 汽油費(fèi) 維修 保養(yǎng)費(fèi) （月 /元） 過路費(fèi) 停車 保險(xiǎn)費(fèi) （月 /元） 養(yǎng)路費(fèi) （月 /元） 車船稅 （月 /元） 車輛 配品費(fèi) （月 /元） 辦證 過戶費(fèi) （月 /元） 除例行保養(yǎng)外，其它根據(jù)實(shí)際所需。 實(shí)際所需 根據(jù)實(shí) 際所需 說明：如若定額車輛的汽油費(fèi)因工作原因造成超額，請出示相關(guān)的依據(jù)，例如派車登記、里程記錄等等。定額以季度核算，如超過定額，其超 額部分由管理責(zé)任人負(fù)擔(dān)，統(tǒng)計(jì)匯總后在其工資中扣減。 （三）通訊費(fèi)用定額： 固定直撥電話（含傳真）： 序號(hào) 電話號(hào)碼 使用部門 主要責(zé)任人 月度話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)（元） 備注 1 2 3 4 分機(jī)電話 序號(hào) 分機(jī)號(hào)碼 使用部門 主要責(zé)任人 月度話費(fèi)定額標(biāo)準(zhǔn)（元） 備注 2 6 7 8 9 10 11 12 13 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 14 15 凡月度使用金額超過定額標(biāo)準(zhǔn)的，由使用部門或使用人承擔(dān)超支部分費(fèi)用。 五、 預(yù)算編審 （一）編制依據(jù)： 上月末庫存情況。 本月人員增減、購置申請和預(yù)計(jì)情況。 各項(xiàng)定額和總控指標(biāo)。 （二）編制口徑： 預(yù)算內(nèi)支出和預(yù)算外支出： （ 1）“預(yù)算內(nèi)支出”：指每月底經(jīng) 集團(tuán)總裁 審批的預(yù)算方案。 （ 2）“預(yù)算外支出”：指在執(zhí)行每月預(yù)算內(nèi)支出方案過程中，新出現(xiàn)并經(jīng)審批人審批同意支出的項(xiàng)目和金額。 固定費(fèi)用和變動(dòng)費(fèi)用： （ 1）“固定費(fèi)用”：指在一定時(shí)期（半年以上）內(nèi)、支出項(xiàng)目的內(nèi)容、性質(zhì)和金額都不發(fā)生變化的費(fèi)用。 在本規(guī)定中的“費(fèi)用分類”中的房租空調(diào)費(fèi)、植物租賃費(fèi)兩項(xiàng)。 （ 2）“變動(dòng)費(fèi)用”：指在每一月度都可能隨影響因素發(fā)生項(xiàng)目和金額變化的費(fèi)用。在本規(guī)定中的“費(fèi)用分類”中除固定費(fèi)用以外其它類別的費(fèi)用。 定額費(fèi)用和非定額費(fèi)用： （ 1）“定額費(fèi)用”：指經(jīng)公司審定須確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費(fèi)用。 （ 2）“非定額費(fèi)用”：指無法確定每月發(fā)生支出數(shù)量、金額或人均支出金額的費(fèi)用。在本規(guī)定中的“費(fèi) 用分類”中除上述定額費(fèi)用外的費(fèi)用。 （三）編制方法 按上述“費(fèi)用分類”列明細(xì)表逐一預(yù)算，使用規(guī)范的“行政費(fèi)用預(yù)算 /購 置明細(xì)表”中的“預(yù)算”欄。表中的“項(xiàng)目名稱”必須明細(xì)，“庫存量”必須準(zhǔn)確，“數(shù)量”必須精打細(xì)算，“單價(jià)”必須符合實(shí)際，“備注”應(yīng)列出變動(dòng)費(fèi)用增減變化的主要原因、分?jǐn)傎M(fèi)用的比例、固定費(fèi)用所占的比例以及其它應(yīng)注明的口徑。 （四）審批流程 六、費(fèi)用結(jié)算 結(jié)算時(shí)間：每月月初 10個(gè) 工作日前結(jié)算上月費(fèi)用。 結(jié)算方法：代付費(fèi)用的公司每月底列出兩公司本月所發(fā)生的共同費(fèi)用清單，注明費(fèi)用名稱、費(fèi)用集團(tuán)總裁 審批 總經(jīng)辦 匯總預(yù)算 財(cái)務(wù)部審核 公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審核 集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批 總經(jīng)理審批 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 總額，由授權(quán)批準(zhǔn)人簽字后送應(yīng)承擔(dān)費(fèi)用公司的會(huì)計(jì)，兩公司以支票或掛帳方式進(jìn)行結(jié)算。 往來帳的對(duì)帳工作：每月的往來帳應(yīng)于次月 5日之前核對(duì)完畢。 各公司各部門在日常支出、開據(jù)發(fā)票、審核單據(jù)時(shí)，應(yīng)盡量分清受益單位，以正確歸集行政管理費(fèi)用、簡化核算手續(xù)。 七、結(jié)算監(jiān)控 發(fā)票開據(jù)：所有發(fā)生的行政性費(fèi)用在開具發(fā)票時(shí)，均須標(biāo)明發(fā)生費(fèi)用的公司；分?jǐn)傎M(fèi)用應(yīng)計(jì)算出分?jǐn)傤~后分別開據(jù)發(fā)票，以便正確歸集費(fèi)用和財(cái)務(wù) 核算。 報(bào)銷辦法：報(bào)銷人需按財(cái)務(wù)規(guī)范粘貼報(bào)銷單據(jù)、填寫費(fèi)用報(bào)銷單、審查簽字、審批簽字，即可在出納處報(bào)銷。 財(cái)務(wù)監(jiān)控：財(cái)務(wù)部應(yīng)按同口徑建立公司行政費(fèi)用支出臺(tái)帳；行政費(fèi)用借款時(shí)，應(yīng)審查預(yù)算內(nèi)或預(yù)算外支出方案和審批依據(jù)；行政費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)審查支出項(xiàng)目、金額是否符合審批預(yù)算。如不符時(shí)，應(yīng)請行政人事部說明原因或提供必要依據(jù)。 八、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 根據(jù)公司統(tǒng)一制定的規(guī)范表單認(rèn)真進(jìn)行行政管理表單、臺(tái)帳的登記和統(tǒng)計(jì)工作，并存檔保管。 所有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)既有發(fā)生的數(shù)量又有發(fā)生的金額。 每月必須編制月度行政費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表； 年度行政管理匯總表，并及時(shí)上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理、董事長。 月度行政費(fèi)用報(bào)表應(yīng)進(jìn)行綜合分析，分析要點(diǎn)是：同上月比的預(yù)算費(fèi)用比較分析和因素分析、同上月和當(dāng)月預(yù)算比預(yù)算執(zhí)行情況比較分析和因素分析、變動(dòng)費(fèi)用增減變化情況及因素分析、人均消耗水平及增減分析等。 每月上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及附件有：行政費(fèi)用預(yù)算 /購置明細(xì)表、行政費(fèi)用支出分類匯總統(tǒng)計(jì)表、車輛費(fèi)用支出明細(xì)表、通訊費(fèi)用支出明細(xì)表、辦公用品庫存盤點(diǎn)明細(xì)表以及統(tǒng)計(jì)綜合分析報(bào)告。 第七章 用品管理規(guī)定 一、 管理范圍 （一）本規(guī)范所指“用品”是指消耗性和非消耗 性兩類辦公用品： 消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的辦公用家具、電器、器具等設(shè)備，主要包括：車輛、辦公桌、椅、沙發(fā)、茶幾、文件柜、書柜（架）、電腦及配置、調(diào)制解調(diào)器、功放機(jī)、音響設(shè)備、電視機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、投影儀、攝象機(jī)、照相機(jī)、采訪機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、裝訂機(jī)、訂書機(jī)、計(jì)算器、碎紙機(jī)、驗(yàn)鈔機(jī)、交換機(jī)、電話機(jī)、手機(jī)、傳呼機(jī)、飲水機(jī)、打卡機(jī)、微波爐、電飯煲、話筒、電鉆、時(shí)鐘等。 非消耗性辦公用品：指公司購置、訂做的各類辦公用低值易耗品，主要包括：書寫用品、裝訂用品、文檔用品、文印用品、財(cái)務(wù)用品、工程用 品、設(shè)計(jì)用品、學(xué)習(xí)用品、宣傳用品、電器用品、通訊用品、維修用品、接待用品、活動(dòng)用品、餐飲用品、清潔用品等。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 中管網(wǎng)房地產(chǎn)頻道 作為國內(nèi)最大、最專業(yè)、更新速度最快的專業(yè)房地產(chǎn)資料庫，月更新房地產(chǎn)資料近千個(gè)。最大程度的搜集了數(shù)十家國內(nèi)頂級(jí)開發(fā)商多年實(shí)際操盤之系統(tǒng)資料。 （二）本規(guī)范所指“管理”是指：對(duì)上述辦公用品的預(yù)算、審批、購置、檢驗(yàn)、入庫、登記、編號(hào)、報(bào)帳、配置、 領(lǐng)用、臺(tái)帳、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、借調(diào)、保修、維護(hù)、修理、盤點(diǎn)、報(bào)廢、檔案管理等工作。 二、管理原則 （一）歸口負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理：公司所有辦公用品由總經(jīng)辦 統(tǒng)一負(fù)責(zé)預(yù)算、購買、配置、發(fā)放和管理。 （二）預(yù)算統(tǒng)計(jì)，規(guī)范表單：各領(lǐng)導(dǎo)、部門應(yīng)在每月 20 日前將次月所需辦公用品報(bào)總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦 統(tǒng)計(jì)品種、數(shù)量，編 制預(yù)算并報(bào)批。月底需進(jìn)行購、發(fā)、存盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)。管理中的臺(tái)帳和統(tǒng)計(jì)均使用公司統(tǒng)一制作的表單。 （三）一人一 表，配額領(lǐng)用：辦公用品的配發(fā)、領(lǐng)用登記實(shí)行一人一表。由總經(jīng)辦 負(fù)責(zé)配發(fā)及領(lǐng)用手續(xù)的辦理，按實(shí)數(shù)填寫有關(guān)登記表，離職時(shí)清退。根據(jù)員工所在部門、崗位的不同，公司確定所領(lǐng)用辦公用品的種類、數(shù)量和金額定額。 （四）節(jié)約使用，誰用誰責(zé)：公司員 工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，凡超過配領(lǐng)定額的領(lǐng)用，原則上應(yīng)經(jīng)總經(jīng)辦 主任同意。辦公用品一經(jīng)配發(fā)領(lǐng)用，領(lǐng)用人即對(duì)所領(lǐng)辦公用品負(fù)有保管維護(hù)的責(zé)任，不得遺失和損壞。 三、管理程序 公司辦 公用品按下述程序進(jìn)行管理： 預(yù)算申報(bào)－審核審批 — 領(lǐng)款采購－驗(yàn)收入庫 — 編號(hào)登記－配發(fā)領(lǐng)用－使用管理－統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 （一）預(yù)算申報(bào)：每月底由行政人事部行政助理根據(jù)上月盤點(diǎn)和本月申請預(yù)計(jì)，填制“辦公用品購置預(yù)算明細(xì)表”和上月預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表。 （二）審核審批：對(duì)上表由總經(jīng)辦主任初審后報(bào) 財(cái)務(wù) 經(jīng)理 審核、再報(bào)總經(jīng)理審批。 （三）領(lǐng)款采購：購置預(yù)算審批后，憑此填寫借款單并再由