【文章內容簡介】 ，立小卷，一事一卷。步驟：（1）、收集 文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷；（2）、整理 根據(jù)分類和成立時間整理；（3）、分類 根據(jù)檔案類別進行分類；（4）、立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。過程管理：（1）、屬于公司保管的檔案：公司及各下屬辦事處的各部門的內勤人員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后將需歸檔的預立卷的文件整理成冊傳真至行政部進行歸檔，任何人不得據(jù)為己有；（2）、屬于辦事處保管的檔案：在每月十日前將檔案匯編成冊進行歸檔，并將檔案總目錄、預立卷材料的目錄進行統(tǒng)一保管。監(jiān)督：辦事處經理根據(jù)內勤上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督內勤的檔案管理工作；銷毀：須報公司批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字；辦事處檔案的分類及編號：內勤對辦事處檔案進行分類后，按有關檔案分類及編號要求操作；在業(yè)務中對外簽署的各種合同按《合同管理規(guī)定》處理；借閱：因公事需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，辦事處員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經辦事處經理核準后，方可帶出，用畢及時歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失；分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。（四）、檔案備份管理規(guī)定：公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務記錄等必須備份；各辦事處應盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務資料的數(shù)字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理管理規(guī)定》管理。（五）、處理條例：有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：（1）、毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；（2）、擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；（3）、涂改、偽造檔案；（4）、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者；（5）、未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。（六）、責任：本管理規(guī)定適用于公司各辦事處；本管理規(guī)定監(jiān)督責任者為各辦事處，第一責任人為各辦事處指定的資料管理員；第二責任人為辦事處經理，并接受各職能部門的監(jiān)督。二、文書管理：（一）、總則：為加強各個辦事處制度化，規(guī)范化文書管理體系，特制定本管理規(guī)定；文件傳遞細則。（二）、分類：須登記的文書范圍：結合《檔案管理規(guī)定》的要求；外來文件：公文（命令、指令、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復、涵、會議紀要）、電報、傳真等等；本部制發(fā)文件：本公司內部文件和對外業(yè)務文件。（三）、收文：本公司與外界往來的文件，由內勤統(tǒng)一登記、收文；內部制發(fā)文件流轉，由各辦事處內勤自行登記、收文、立卷、存檔。（四）、分文：外來文件由辦事處內勤登記收文后，根據(jù)業(yè)務性質分送辦事處各有關部門處理；內部制發(fā)文件流轉時，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。（五）、以電子版檔案管理為主，實物檔案為輔，能存電子版檔案的，不必存實物檔案。第七節(jié) 辦事處行政、人事管理規(guī)定辦事處所屬人員的行政、人事工作由內勤主管在行政部和人力資源部的指導下負責，人員的招聘、試用、錄用、晉升、離職等相應事項，作如下規(guī)定，未盡事項由辦事處參照公司的有關規(guī)定辦理。一、招聘：（一）、辦事處經理根據(jù)公司所核定的編制進行銷售人員的招聘、考核、轉正。辦事處內勤人員和副經理級人員及以上人員由公司人力資源部負責招聘或調配，也可委托辦事處招聘，如各辦事處有合適人選，初步面試合格后可推薦到公司人力資源部審核，報營銷總監(jiān)批準，方可入職；（二）、人力資源部可授權辦事處經理安排招聘工作，原則上招聘一律在公司統(tǒng)一的網絡招聘平臺上發(fā)布招聘信息，一般情況下公司不為招聘工作提供費用；（三）、人員確定后，由辦事處內勤負責按公司人力資源部管理規(guī)定控制人事流程，按新員工入職程序為其辦理入職、試用手續(xù)后，將相關材料的原件寄回人力資源部存檔，辦事處不再保留員工檔案； （四）、新入職的員工，試用期屆滿前兩周，辦事處通知試用員工提交轉正申請和試用期工作總結，經辦事處經理批準后，傳回人力資源部按流程報批并存檔，轉正考核未通過者，辦事處根據(jù)人員實際狀況終止試用或延長試用期，并報人力資源部審核。二、人事變動：（一）、晉升（升職、升等、升級）及降級由辦事處填寫《人事異動申請表》并對申請人進行考核，轉人力資源部簽注意見后，呈權限領導批示后執(zhí)行；（二）、調職：由辦事處填寫《人事異動申請表》，簽注意見后轉人力資源部，由人力資源部審核后，呈權限領導核定；未批準的升、降、調申請單退回辦事處，經批準的申請單則由人力資源部依據(jù)發(fā)布《人事變動通知》，副本抄送辦事處及本人；在接到正式通知后，辦事處應向行政人事部發(fā)放《移交工作清單》，按該清單要求，限期辦理有關工作移交手續(xù)，審核簽字后，履任新職。 （三）、離職：辭職： 員工要求辭職，試用期內提前知會；已轉正員工需要提前一個月申請辭職。合同期內，提前三十天向辦事處提交《離職申請表》，由辦事處經理批準辦理，內勤負責相關流程控制，接受公司人力資源部監(jiān)控并備案，其它部門予以配合。辭退： （1）、公司根據(jù)員工的表現(xiàn)或經營策略，需要辭退員工，由辦事處經理負責，銷售內勤負責流程控制，接受公司人力資源部監(jiān)控并備案，其它部門予以配合；（2）、所屬員工因違反了公司規(guī)章制度、工作表現(xiàn)差或試用不合格而被辭退的，辦事處經理負責，銷售內勤負責流程控制，接受公司人力資源部監(jiān)控并備案，其它部門予以配合。三、考勤、請假：員工考勤和請假應嚴格按照公司《考勤管理制度》執(zhí)行。（一）、員工應嚴格遵守勞動紀律。不遲到、早退、曠工；（二）、不允許員工從事第二職業(yè)或對外兼職活動，但鼓勵員工利用業(yè)余時間參加升學考試、學習培訓，提高業(yè)務素質；（三）、假期管理：為嚴格勞動管理規(guī)定，加強公司對員工假期的管理，對各種假期的申請和審批程序做如下規(guī)定：事假：員工在工作期間，因特殊情況可請事假。員工請事假需提前提出書面申請，填寫“請假單”，經辦事處經理批準后方可執(zhí)行。未經請假或請假未經批準而擅自離開的，按曠工處理；病假：員工確實因病不能上班時，應填寫“請假單”，員工可享受每月2天的有薪病假（須出具正規(guī)醫(yī)院開的休息證明）全年累計不超過20天（因公負傷者除外），超出部分按事假處理，由辦事處經理審批；辦事處經理或副經理及內勤請假，須經人力資源部審核，銷售總監(jiān)批準后方可執(zhí)行。（四）、每月1日，辦事處將所屬人員上月的考勤情況匯總，填寫《員工出勤情況匯總表》由辦事處經理、副經理簽字后傳真至人力資源部，人力資源部據(jù)此核算薪資。四、工作交接：（一）、內勤人員調動或者因故離職，必須將本人所經管的業(yè)務工作全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調動或者離職；（二）、接替人員應當認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項；（三）、尚未登記的帳目，應當?shù)怯浲戤叄⒃谧詈笠还P余額后加蓋經辦人員印章；（四）、整理應該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料；（五）、編制移交清冊，列明應當移交的單據(jù)、帳簿、報表、印章、現(xiàn)金、收據(jù)、文件、其他資料和物品等內容；（六）、辦理交接手續(xù)，必須有監(jiān)交人負責監(jiān)交。由辦事處負責人負責監(jiān)交；（七）、移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交；接替人員要逐項核對點收；（八）、現(xiàn)金根據(jù)帳簿有關記錄進行點交。庫存現(xiàn)金與帳簿記錄保持一致；（九）、單據(jù)、帳表和其他資料必須完整無缺。如有短缺，必須查清原因，并在移交清冊中注明，由移交人員負責；（十）、移交人員經管的票據(jù)、印章和其他實物等，必須交接清楚，交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章，并應在移交注冊上注明：交接日期，交接雙方和監(jiān)交人員的職務、姓名，移交清冊頁數(shù)以及需要說明的問題和意見等。 移交清冊一般應當填制一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份；（十一）、接替人員應當繼續(xù)使用移交的帳簿，不得自行另立新帳，以保持原始憑證記錄的連續(xù)性。內勤人員臨時離職或者因病不能工作且需要接替或者代理的，辦事處負責人必須及時通知營銷總部和人力資源部指定有關人員接替或者代理，并辦理交接手續(xù)。臨時離職或者因病不能工作的會計人員恢復工作的，應當與接替或者代理人員辦理交接手續(xù)。移交人員因病或者其他特殊原因不能親自辦理移交的，經辦事處負責人批準，可由移交人員委托他人代辦移交，但委托人應當承擔移交資料的真實性和合法性承擔相應的法律責任。五、獎罰：違反本管理辦法規(guī)定，有下列行為之一者，對直接負責辦事處負責人和直接負責人員50元以上2000元以下罰款。（一）、支付款項不執(zhí)行授權批準程序的，擅自挪用、借出貨幣資金的；（二）、取得貨幣資金不及時入賬的；（三）、未按要求對公司報送各類報表的；（四）、未按照規(guī)定保管對賬單、調節(jié)表、現(xiàn)金盤點表等有關資料，致使資料損、丟失的；（五）、未按時盤存和核對貨幣資金賬面金額的；（六）、向外泄露公司有關資金信息資料的。以上條款所列行為之一的，構成犯罪的，將依法追究刑事責任。第八節(jié) 辦事處專柜制作及物料采購的相關規(guī)定一、專柜管理的適用范圍：公司為經銷商和自營商場終端設計制作的所有的柜臺及柜臺相關物品。二、專柜的管理、核算的部門及相關人員的職責：（一）、專柜的管理部門及相關人員的職責：公司市場保障部為專柜的主管部門，全面負責專柜的設計、制作、驗收、維護維修、處置等工作。各辦事處作為專柜的分管部門，不但全力配合市場保障部的工作，而且對于各自管轄的專柜，要做日常維護工作。相關責任人具體規(guī)定如下：規(guī)定市場保障部對專柜實行統(tǒng)一管理，對于流程中各個環(huán)節(jié)設置專人管理。其職責如下：保障公司專柜資產的安全完整，溝通、記錄和管理專柜的設計、制作、驗收、維護維修、處置、結算等工作； 各辦事處負責人為各自辦事處專柜資產的第一責任人，全面負責各自使用的專柜資產；各辦事處負責人根據(jù)各自實際情況，對于各自使用的專柜資產制定具體責任人。其具體職責如下：（1）、及時準確上報公司要求的專柜資產方面的各種表格，并且對所上報的各種表格負責；（2）、自營商場營業(yè)員對各自負責的自營商場專柜資產做好防盜、防損、清潔等日常維護工作。（二）、專柜資產的核算監(jiān)督部門及相關人員職責：公司財務部為專柜資產的核算監(jiān)督部門，對公司的專柜資產進行全面的監(jiān)督與核算。由資產管理員負責，對公司專柜資產購置、驗收、維護維修、處置、清查等工作進行監(jiān)督管理，同時登記《京潤珍珠固定資產輔助帳》、編制《京潤珍珠固定資產報表》等報表并及時上報，月末按照《企業(yè)會計準則固定資產》進行核算。三、管理內容和相關要求：（一）、自營市場專柜管理內容和相關要求： 自營市場專柜的設計：申請人提交設計單并簽名 設計圖回復申請人設計師設計（1）、設計流程：自營市場專柜的設計需填制《京潤珍珠專柜設計單》，辦事處負責人簽名后傳至市場保障部經理簽名確認后，最終交付到市場保障部設計師。設計師設計后按照《設計單》緊急程度，在規(guī)定的時間內將《設計圖》回復申請部門。相關流程圖如下：保障部經理簽名簽名（2）、相關要求：①、設計單的上的相關內容必須填寫清晰、準確、齊全。特別是注明“設計制作要求”項目涉及的相關參數(shù)，對于未達到要求的《設計單》，市場保障部可拒絕受理；②、為了避免工作的反復性，在有特殊要求或尺寸位置無法明確的情況下，應標明先出效果圖，確定后方可設計施工圖紙；③、《京潤珍珠專柜設計單》都應提前8天傳到保障部，方便設計師安排工作，及時的完成工作。設計工作可分為：一般（6個工作日完成）、急（4個工作日完成）、特急（3個工作日完成）；④、設計圖一般通過網絡傳輸?shù)礁魃暾埐块T統(tǒng)一存檔，同時《京潤珍珠專柜設計單》和《設計圖》市場保障部相關設計師存檔。附件：表《京潤珍珠專柜設計單》自營市場專柜的制作：（1）、制作流程：辦事處收到《設計圖》應與商場聯(lián)系，商場在圖紙上簽字確認回傳后，辦事處填制《京潤珍珠專柜制作申請單》，辦事處負責人簽名確認后，傳至市場保障部，市場保障部將報價單附后并署名意見上報財務部審核價格，最終上報總經理或董事長批準，批準后簽訂專柜制作合同；（2）、相關要求：報價不少于三家原則，（對于某些辦事處）采用招標的方式確定制作商：①、自營商場進場簽報批準后，財務資產管理員處存檔備案；②、如果目前公司合作的專柜制作商無法制作專柜而在辦事處當?shù)刂谱鳎k事處填制《京潤珍珠專柜制作申請單》同時上報制作商加蓋公章的報價單給市場保障部；③、保障部根據(jù)圖紙及商場要求，安排現(xiàn)有的專柜制作商報價?？刂苾r格在合理范圍，并落實制作時間保證按時上柜。同時保障部將加蓋制作商加蓋公章的報價單作為《京潤珍珠專柜制作申請單》的附件一起上報財務部審核；④、財務資產管理員對所有專柜資料進行存檔，根據(jù)登記《固定資產卡片賬》進行“比對”審核簽名； ⑤、專柜制作合同的審批，需填制《合同使用審批單》附《京潤珍珠專柜制作申請單》（包括制作商的報價單）和合同文本。以上資料批準后，財務部資產管理員存檔（合同存檔原件）； ⑥、按審批意見，保障部與專柜制作商簽訂合同制作專柜；⑦、專柜制作商，專柜制作周期需要715天時間，大型專柜或是專賣店需要1530天。如制作工期過于倉促，工藝不精細，會影響質量和效果。自營市場專柜的驗收支付：（1）、驗收支付流程：專柜制作安裝完畢并且商場驗收合格后，辦事處應在三個工作日內，業(yè)務員填寫《京潤珍珠專柜驗收單》并由辦事處經理簽字確認，連同專柜照片上報市場保障部審核。市場保障部驗收合格后，信息反饋辦事處。市場保障部憑“付款審批單”、“發(fā)票”、“驗收單”進入支付流程?！案犊顚徟鷨巍毙枋袌霰Ｕ喜?、財務部、大區(qū)經理/營銷副總營銷總監(jiān)審批，最終上報總經理或董事長審批后付款；（2）、相關要求：①、辦事處按照公司驗收標準即《京潤珍珠專柜驗收單》上所注明的事項，辦事