【文章內(nèi)容簡介】 特制定本制度。適用范圍：公司全體員工。內(nèi) 容：一、人事檔案管理內(nèi)容（一）員工培訓(xùn)檔案在職前培訓(xùn)中，員工接受各種專業(yè)培訓(xùn)課程的課程名稱、內(nèi)容、時間、出勤記錄，參加有關(guān)考試的試卷，培訓(xùn)教員對該員工的培訓(xùn)評語，以及員工參加職前訓(xùn)練的心得體會或總結(jié)報(bào)告等。在崗位培訓(xùn)中，員工參與的專業(yè)或其他培訓(xùn)課程，考勤記錄、課程情況、考試成績、評語表格、總結(jié)報(bào)告等。員工培訓(xùn)協(xié)議書。員工參加社會舉辦的各類進(jìn)修課程的成績報(bào)告單與結(jié)業(yè)證書復(fù)印件等有關(guān)材料。其他有關(guān)員工職業(yè)技能和思想品德修養(yǎng)提高的書面材料。員工個人培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告。（二）員工業(yè)績檔案考評記錄 出勤記錄員工全年或半年匯總考勤記錄。 獎懲記錄員工因工作或其他事宜受到公司或社會機(jī)構(gòu)表彰以及違反公司管理制度或法律法規(guī)而受到相應(yīng)懲罰的記錄。工傷情況記錄客人表揚(yáng)或投訴信件（復(fù)印件）等資料員工參與管理的合理化建議書及審核評語員工薪金調(diào)整記錄員工職務(wù)變動記錄（三）基礎(chǔ)資料檔案身份證復(fù)印件 員工聯(lián)絡(luò)方式登記表最高學(xué)歷、職稱證書復(fù)印件 保證人承諾書人事檔案表 新員工工作狀態(tài)調(diào)查表試用協(xié)議書 新員工職前介紹表勞動合同書 1離職申請報(bào)告及面談記錄表轉(zhuǎn)正申請及鑒定 1各類移交表單其中10條為員工人事檔案必備資料。二、人事檔案管理方法（一）檔案數(shù)據(jù)編碼方法 為便于公司發(fā)展信息化管理需要，本公司人事檔案數(shù)據(jù)編碼采用四級十二位編碼方案，具體規(guī)則如下： X XXX XXXXXX XX 1 2 3 4 第一級編碼為1位，統(tǒng)一為0，代表人力資源檔案； 第二級編碼為3位，代表各分公司，二級編碼由公司人力資源中心核定。 第三級編碼為6位，代表員工入職日期，采用年月日6位格式，如100730表示2010年7月30日，依此類推。 第四級編碼為2位，代表員工檔案流水號，以01起始，該流水號分別以不同的第三級編碼為區(qū)分，故可出現(xiàn)重復(fù)。 例如：2010年7月15日當(dāng)日管理公司入職第一位人員，則其檔案編碼為000010071501，第二位入職的人員檔案編碼為000010071502，依此類推。（二）檔案存放歸檔方法 員工檔案資料每檔一袋，以檔案盒統(tǒng)一存放。 每個檔案袋應(yīng)在其正面粘貼“人事檔案封面”并正確填寫封面內(nèi)容。每個檔案盒內(nèi)須附有“存檔清單”并正確填寫清單內(nèi)容。檔案盒應(yīng)按順序排列整齊，擺放美觀。在職人員與離職人員檔案盒應(yīng)按主欄公司分類，輔欄試用人員、正式人員、離職人員的統(tǒng)計(jì)口徑標(biāo)準(zhǔn)歸檔，并在檔案盒標(biāo)簽上做出標(biāo)記。 檔案盒標(biāo)簽應(yīng)采用統(tǒng)一格式，標(biāo)明分類標(biāo)準(zhǔn)，以便查詢。 檔案管理人員應(yīng)確保檔案的完整不受損壞，要防水、防潮、防火、防霉，不定期進(jìn)行光曬干燥處理，以延長檔案保管期限。 三、人事檔案管理程序 (一)人事檔案建立與流轉(zhuǎn) 員工入職時即需建立人事檔案，在工作中及時整理、收集相關(guān)檔案資料，以便正確完整的評價(jià)員工工作情況。 員工調(diào)動或職務(wù)晉升（降職）后，至新崗位報(bào)到一周內(nèi)，人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)入新崗位所在公司檔案內(nèi)。 轉(zhuǎn)出檔案應(yīng)填寫“存檔清單”相關(guān)內(nèi)容。接收檔案后應(yīng)按前述檔案編碼規(guī)則對編碼進(jìn)行調(diào)整，并填寫“人事檔案封面”相關(guān)欄目，同時填寫“存檔清單”相關(guān)欄目。 員工辦理離職手續(xù)后，人事管理部門應(yīng)及時將其相關(guān)離職資料整理歸檔，并將其檔案調(diào)至離職人員相應(yīng)檔案盒中，檔案編碼不變，同時填寫 “存檔清單”相應(yīng)欄目。（在職人員檔案盒與離職人員檔案盒“存檔清單”均要填寫） 在建立或調(diào)整紙質(zhì)檔案后應(yīng)立即增加或修改人力資源管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存貯的電子檔案資料。(二)人事檔案管理權(quán)限 A類崗位人事檔案由公司人力資源中心負(fù)責(zé)管理。B類崗位員工人事檔案由公司人力資源中心負(fù)責(zé)管理。 C類崗位員工人事檔案由分公司人事管理部門負(fù)責(zé)管理。公司人力資源中心可對分公司人事檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。(三)人事檔案保密管理 檔案管理部門工作人員對所接觸的人事檔案負(fù)有保密義務(wù)，不得隨意借出或泄露檔案內(nèi)容。 查詢?nèi)耸聶n案時須填寫“人事檔案查詢登記臺賬”。公司員工可以查詢本人人事檔案，管理人員可查詢下屬崗位人事檔案。管理人員查詢非本人和非下屬崗位人事檔案時，分公司直接招聘、錄用、辭退崗位由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，需經(jīng)公司人力資源中心審批方能錄用、辭退崗位由公司人力資源中心總監(jiān)批準(zhǔn)。分公司員工借出本人人事檔案，須經(jīng)分公司總經(jīng)理簽字同意，管理公司員工借出本人人事檔案，須經(jīng)公司人力資源中心總監(jiān)簽字同意，借出時須填寫“人事檔案借出登記臺賬”。原則上不允許借出非本人人事檔案，特殊情況確需借出的，C類崗位由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，A類、B類崗位由管理公司人力資源中心總監(jiān)批準(zhǔn)。檔案借出后，借檔人須按規(guī)定時間歸還所借檔案，并保證所借檔案完整無損壞、無涂改。如借檔人逾期未歸還所借檔案，則借檔批準(zhǔn)人員將承擔(dān)檔案追索責(zé)任，如因檔案丟失而造成后果由借檔人承擔(dān)責(zé)任，同時借檔批準(zhǔn)人將承擔(dān)連帶責(zé)任。（四）人事檔案保管期限和銷毀管理 所有在職員工人事檔案均無限期保管。C類崗位員工人事檔案自離職之日起保管期限為3個月，CC類崗位員工檔案自離職之日起保管期限為6個月。 A類、B類崗位員工人事檔案自離職之日起保管期限為18個月。保管期滿后，檔案管理部門將填制“人事檔案銷毀申請表”，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，如部門經(jīng)理認(rèn)為有必要對個別檔案延長保管期，則應(yīng)在申請表中說明理由及延長時間，C類崗位員工人事檔案經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀，除此之外均由管理公司人力資源中心總監(jiān)批準(zhǔn)銷毀。檔案銷毀時必須有二個以上人員在場。銷毀時需由現(xiàn)場人員填寫“人事檔案銷毀申請表”銷毀確認(rèn)記錄。“人事檔案銷毀申請表”由檔案管理部門存檔備查。人力資源管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存貯的電子檔案資料永久保存，并嚴(yán)格按規(guī)定程序操作、維護(hù)、備份，以保障電子檔案資料的安全、完整性。工牌管理規(guī)定目 的：規(guī)范工牌管理。適用范圍：公司全體員工。內(nèi) 容：一、工牌制作工牌由人事管理部門依據(jù)公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)格式制作。工牌制作時由人事管理部門書面報(bào)告申請，列明工牌庫存、領(lǐng)用、毀損、遺失數(shù)據(jù)，經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以制作。工牌制作完成后由人事管理部門保管、使用。二、工牌領(lǐng)用員工領(lǐng)用工牌時須本人在“工牌管理臺賬”中簽領(lǐng)，嚴(yán)禁代領(lǐng)。三、工牌遺失、毀損員工工牌遺失、毀損，需及時至人事管理部門補(bǔ)辦，補(bǔ)辦交納工本費(fèi)5元。四、工牌更換分公司內(nèi)部崗位調(diào)動時，員工本人憑調(diào)令至人事管理部門以舊工牌換領(lǐng)新工牌，并在“工牌管理臺賬”中標(biāo)注確認(rèn)。員工離職或跨公司調(diào)動時，工牌需交至原人事管理部門，并在“工牌管理臺賬”中簽字。未交者視同遺失、毀損，扣除5元工本費(fèi)。 跨公司調(diào)動員工報(bào)到后由報(bào)到公司人事管理部門按報(bào)到職務(wù)重新發(fā)放工牌，并在“工牌管理臺賬”中簽領(lǐng)。人事異動管理制度目 的：為規(guī)范人事異動行為，確保公司人事政策的統(tǒng)一性、嚴(yán)肅性，本著適才適用的原則，合理進(jìn)行人力資源開發(fā)和分配，特制訂本制度。適用范圍：公司全體員工。內(nèi) 容：一、C類崗位人事異動管理（一）、職務(wù)變動 職務(wù)變動指在同部門內(nèi)員工因晉升、降職等原因變動職務(wù)的人事管理行為。 職務(wù)變動由分公司總經(jīng)理研究決定，分公司人事管理部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。 部門經(jīng)理可向人事管理部門提名申請員工職務(wù)變動，填寫職務(wù)變動申請表，由人事管理部門向分公司總經(jīng)理匯報(bào)后按批示辦理。 人事管理部門簽發(fā)職務(wù)變動通知書，職務(wù)變動員工按通知書要求辦理相關(guān)手續(xù)。 未經(jīng)規(guī)定程序的職務(wù)變動均視為無效。 經(jīng)規(guī)定程序發(fā)生職務(wù)變動者，薪資福利待遇由人事管理部門按政策規(guī)定辦理。（二）、分公司內(nèi)部調(diào)動分公司內(nèi)部調(diào)動是指在分公司內(nèi)部跨部門變動員工工作地點(diǎn)或職務(wù)的人事管理行為。分公司內(nèi)部調(diào)動由分公司總經(jīng)理研究決定，分公司人事管理部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。申請人填寫“調(diào)動申請書”交由分公司人事管理部門向分公司總經(jīng)理匯報(bào)后按批示辦理。分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)調(diào)動后，人事管理部門與被調(diào)動員工及其直接上級、接收部門經(jīng)理進(jìn)行溝通，明確調(diào)動事宜并簽發(fā)調(diào)令。被調(diào)員工上級領(lǐng)導(dǎo)接到調(diào)令后通知被調(diào)員工按調(diào)令規(guī)定時間報(bào)到并安排移交工作。被調(diào)員工在規(guī)定調(diào)動時間之前辦理移交手續(xù)，移交手續(xù)辦妥后憑移交單至人事管理部門領(lǐng)取派遣令按規(guī)定報(bào)到。接收部門經(jīng)理按派遣令規(guī)定工作職務(wù)安排報(bào)到員工職務(wù)，嚴(yán)禁接收無派遣令調(diào)動員工入職工作，否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予接收部門經(jīng)理100元/人處罰。被調(diào)員工崗位在新任者到職前，其職務(wù)由其直屬上級安排代理。（三）、跨分公司調(diào)動 跨分公司調(diào)動是指在各分公司之間變動員工工作地點(diǎn)或職務(wù)的人事管理行為。 跨分公司調(diào)動由公司人力資源中心研究決定，分公司人事管理部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。 申請人填寫“調(diào)動申請書”經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分公司人事管理部門應(yīng)向公司人力資源中心匯報(bào)申請。公司人力資源中心根據(jù)人員編制情況并與接收分公司總經(jīng)理溝通后決定是否批準(zhǔn)申請。如批準(zhǔn)調(diào)動申請，公司人力資源中心簽發(fā)“調(diào)令”和“派遣令”，分公司人事管理部門按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。 分公司人事管理部門通知被調(diào)員工直接上級在規(guī)定調(diào)動時間之前安排辦理移交手續(xù)，被調(diào)員工移交手續(xù)辦完后憑移交單至分公司人事管理部門領(lǐng)取派遣令按規(guī)定報(bào)到。 接收分公司人事管理部門按派遣令規(guī)定職務(wù)安排員工入職工作，嚴(yán)禁接收無派遣令調(diào)動員工入職工作，否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予人事管理部門負(fù)責(zé)人100元/人處罰。（四）、臨時借調(diào)臨時借調(diào)指因工作需要臨時性跨分公司短期調(diào)動員工，以支持工作順利完成的人事管理行為。用人分公司申請借調(diào)員工，需提前三天以書面形式向公司人力資源中心申請，申請中應(yīng)包括人數(shù)、崗位、性別、交通、工作內(nèi)容、工作時間等相關(guān)詳細(xì)信息。公司人力資源中心審核借調(diào)申請后，綜合考慮各分公司情況，下發(fā)“員工借調(diào)通知單”，并通知用人分公司借調(diào)進(jìn)度信息。分公司總經(jīng)理接到員工借調(diào)通知單后應(yīng)嚴(yán)格按照通知要求執(zhí)行。 臨時借調(diào)員工離開原崗位時是否需辦理移交手續(xù)，由各分公司根據(jù)具體情況自行決定。（五）、當(dāng)然解職 當(dāng)然解職指員工在職期間因各種原因死亡或違反法律法規(guī)被起訴、刑拘、逮捕而無法繼續(xù)履行職務(wù)責(zé)任時，自動解除職務(wù)。 當(dāng)然解職員工移交手續(xù)由其直接上級代為辦理。（六）、停職停職指員工在職期間出現(xiàn)不宜繼續(xù)履行工作職責(zé)的情況而暫時停止其職務(wù)活動，直至不適宜情況消除的人事管理行為。停職員工視同正常編制。下列情況，人事管理部門應(yīng)立即通知分公司總經(jīng)理和部門經(jīng)理，經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由人事管理部門辦理停職手續(xù)或更換工作崗位：（1） 更換保證人。（2） 因病不宜繼續(xù)工作。（3） 重大過失或嚴(yán)重違紀(jì)。（4） 涉嫌違反法律法規(guī)。停職處理A、更換保證人停職，自停職日起10日內(nèi)未辦妥保證人更換手續(xù)，經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)可予調(diào)整工作崗位，如無合適崗位或不服從調(diào)整安排，視同主動辭職處理。B、因病停職，自停職日起1個月內(nèi)未能病愈申請復(fù)職或因各種原因不能勝任原崗位工作又不愿服從新的工作安排，經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，視同主動辭職處理。D、重大過失或嚴(yán)重違紀(jì)停職，按最終處理意見執(zhí)行。E、涉嫌違反法律法規(guī)停職，審查屬實(shí)經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)予以辭退。解除嫌疑經(jīng)分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)予以復(fù)職。F、停職期間停發(fā)全部薪資和福利，特殊情況由公司總經(jīng)理審批。二、B類崗位人事異動管理（一）、職務(wù)變動職務(wù)變動指同部門內(nèi)員工因晉升、降職等原因變動職務(wù)的人事管理行為。職務(wù)變動由公司總經(jīng)理審批決定，公司人力資源中心負(fù)責(zé)執(zhí)行。分公司總經(jīng)理可向公司人力資源中心提名申請員工職務(wù)變動，填寫職務(wù)變動申請表，由公司人力資源中心向公司總經(jīng)理匯報(bào)后按批示辦理。公司人力資源中心簽發(fā)職務(wù)變動通知書，職務(wù)變動員工按通知書要求辦理相關(guān)手續(xù)。