【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 主送機(jī)關(guān)是文件的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 正文指文件所表述的內(nèi)容，使用小四號(hào)宋字體、行距 20 磅、段間加 行（10 磅） ；正文中如有小標(biāo)題，可用四號(hào)加粗華文中宋體或黑體字。 文件如有附件，應(yīng)在正文末段下一行標(biāo)識(shí)附件名稱及其序號(hào)（只有一個(gè)附件不用序號(hào)） ，附件應(yīng)與文件正文一起裝訂，并在附件左上角頂格標(biāo)識(shí)“附件” ，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。 成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；成文日期使用漢字，將年、月、日標(biāo)全。8 / 231 外發(fā)文件及公司級(jí)內(nèi)發(fā)文件除“會(huì)議紀(jì)要”外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。1 附注(需說(shuō)明的事項(xiàng))應(yīng)當(dāng)加圓括號(hào)標(biāo)注；請(qǐng)示件應(yīng)標(biāo)明聯(lián)系人的姓名和電話。1 文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞位于抄送欄橫線之上；“主題詞”用黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，詞目之間空一字。1 抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉文件的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。抄送機(jī)關(guān)位于主題詞下一行，左右各空一字標(biāo)識(shí)“抄送” ，抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)。1 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期指文件印制單位與送印日期，位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1 行位置；印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1 字，印發(fā)日期右空 1 字；印發(fā)日期以文件付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；錄入及校對(duì)人員標(biāo)識(shí)于版記的最后一行。1 版記中各要素之下均加一條反線。1 頁(yè)碼指文件各頁(yè)的聯(lián)接順序，用宋體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于頁(yè)面右下角。第 36 條 文件用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（210mm297 mm） ，左側(cè)裝訂。第四節(jié)　行文規(guī)則第 37 條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效。第 38 條 行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。第 39 條 公司本部各部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；企業(yè)管理部根據(jù)公司授權(quán)，可以對(duì)外正式行文，也可以向各職能部門、子公司、分公司、控股公司、項(xiàng)目公司行文；本部其他職能部門除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)各子公司、分公司、控股公司、項(xiàng)目公司正式行文；各分公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室（綜合管理部）外不得對(duì)外正式行文。第 40 條 向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。第 41 條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)；“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第五節(jié)　發(fā)文辦理第 42 條 發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)文件的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記、繕印、用印、分發(fā)等程序。第 43 條 文件發(fā)文要堅(jiān)持精簡(jiǎn)、效能的原則，一事一議，語(yǔ)言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范；起草的文件送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)由部門經(jīng)理認(rèn)真進(jìn)行審核；未經(jīng)部門經(jīng)理審核的文件，不得呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。各部門發(fā)文均應(yīng)通過(guò)企業(yè)管理部發(fā)文人9 / 23員實(shí)施，并填寫《文件批閱、簽發(fā)呈送單》 ，連同文件送至企業(yè)管理部辦理。第 44 條 發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文：擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總裁/總裁/董事長(zhǎng)簽發(fā)→企業(yè)管理部統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案主辦部門擬稿→主辦部門經(jīng)理審核→行政人力總監(jiān)審核→主管副總裁/總裁/董事長(zhǎng)簽發(fā)→企管部統(tǒng)一編號(hào)→打印→企管部用印→發(fā)文→歸檔對(duì)外發(fā)文：擬稿人→部門主管審核→主管副總裁審核→總裁審核→董事長(zhǎng)簽發(fā)→企業(yè)管理部統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案第 45 條 公司領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)文件要認(rèn)真負(fù)責(zé)，簽署自己的具體意見(jiàn)、姓名和日期；文字不要批寫在裝訂線左側(cè)。第 46 條 文件正式印制前，企業(yè)管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核；要應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)文件的收發(fā)、傳遞、辦理、歸檔、整理和查詢調(diào)閱進(jìn)行管理，逐步實(shí)現(xiàn)辦公手段的現(xiàn)代化。公司內(nèi)部文書傳輸流程：企管部登記下發(fā)第六節(jié)　收文辦理第 47 條 收文辦理指對(duì)收到文件的簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第 48 條 收到下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的文件，企業(yè)管理部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核；經(jīng)審核，對(duì)符合本辦法規(guī)定的文件，企業(yè)管理部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門；對(duì)不符合本辦法規(guī)定的文件，經(jīng)企業(yè)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。第 49 條 收到上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)或交辦的文件，由企業(yè)管理部提出擬辦意見(jiàn)，送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理；各部門收到上級(jí)交辦文件，必須在一周內(nèi)回復(fù)。第 50 條 審批文件時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期。第 51 條 送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的文件，企業(yè)管理部要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點(diǎn)催辦，一般文件定期催辦。第七節(jié)　文件批閱與簽發(fā)第 52 條 以下文件由董事長(zhǎng)批閱、簽發(fā)： 公司以法人名義對(duì)外頒發(fā)的正式的法律性文件、公告、憑證（包括但不限于：公司股權(quán)證書、股票、股權(quán)與股份結(jié)構(gòu)證明、資產(chǎn)證明） 。 公司向政府相關(guān)主管部門、公司業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)遞交的報(bào)告及申請(qǐng)類文件；政府有關(guān)部門、公司業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)和合作機(jī)構(gòu)下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、抄報(bào)（送）給公司10 / 23的重要文件。 須以董事長(zhǎng)名義向股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)提交的決策建議或提案，公司本部或其部門、下屬機(jī)構(gòu)向股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、項(xiàng)目評(píng)估和監(jiān)督委員會(huì)提交的各類報(bào)告、申請(qǐng)文件。 股東大會(huì)、董事會(huì)或其以公司法人名義向公司本部、下屬企業(yè)的管理層或其它相應(yīng)機(jī)構(gòu)與人員提供的授權(quán)文件。 對(duì)公司具有戰(zhàn)略性影響的重大業(yè)務(wù)及項(xiàng)目（包括但不限于：戰(zhàn)略性并購(gòu)、戰(zhàn)略性投資、戰(zhàn)略合作、經(jīng)濟(jì)及信用擔(dān)保、股份及資產(chǎn)出售、資產(chǎn)抵押等合同）方案、合同、計(jì)劃及其預(yù)決算方案。 公司經(jīng)營(yíng)管理的年度、季度計(jì)劃及其預(yù)決算方案，公司薪資調(diào)整方案。 公司本部高層管理人員、下屬（全資或控股）企業(yè)董事長(zhǎng)和總經(jīng)理的聘用合同及委任狀。 公司戰(zhàn)略性、決策性的方案及管理制度文件，包括重要的財(cái)務(wù)、人力資源管理制度。 其它須以公司法人或董事會(huì)名義發(fā)布的重要文件。第 53 條 以下文件由總裁批閱、簽發(fā)： 公司以非法人名義對(duì)外頒發(fā)的正式文件、普通公告。 公司各項(xiàng)內(nèi)部決議和管理制度文件，以公司名義對(duì)內(nèi)（包括本部及下屬企業(yè)機(jī)構(gòu)）頒布的各類行政文件。 公司向政府相關(guān)主管部門、公司業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)遞交的溝通及協(xié)調(diào)文件；政府有關(guān)部門、公司業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)和合作機(jī)構(gòu)下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、抄報(bào)（送）給公司的重要文件。 須以公司名義向股東大會(huì)、董事會(huì)（包括董事長(zhǎng)辦公會(huì)議及其成員） 、監(jiān)事會(huì)、項(xiàng)目評(píng)估和監(jiān)督委員會(huì)提交的決策建議或提案，公司本部或其部門、下屬機(jī)構(gòu)須向股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、項(xiàng)目評(píng)估和監(jiān)督委員會(huì)提交的各類報(bào)告、申請(qǐng)文件。 公司向公司本部、下屬企業(yè)的管理層或其它相應(yīng)機(jī)構(gòu)與人員提供的授權(quán)文件； 公司本部中高層管理人員、關(guān)鍵性主管崗位人員的聘用合同及委任狀； 公司本部及下屬企業(yè)機(jī)構(gòu)各項(xiàng)業(yè)務(wù)及項(xiàng)目的方案、合同、計(jì)劃及其預(yù)決算報(bào)告； 公司本部各部門業(yè)務(wù)、下屬企業(yè)機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)管理的年度、季度計(jì)劃及其預(yù)決算方案。 其它須以公司名義發(fā)布的重要文件。11 / 23第 54 條 以下文件由主管副總裁、總監(jiān)批閱、簽發(fā)： 公司本部各職能和業(yè)務(wù)部門對(duì)本部門或相關(guān)下屬企業(yè)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的管理辦法、工作規(guī)范，以及公司本部各職能和業(yè)務(wù)部門須以公司名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)頒布或轉(zhuǎn)發(fā)的各類行政文件。 公司本部各職能和業(yè)務(wù)部門向外部機(jī)構(gòu)遞交的溝通及協(xié)調(diào)文件；政府有關(guān)部門、公司業(yè)務(wù)主管機(jī)構(gòu)和合作機(jī)構(gòu)下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、抄報(bào)（送）給公司或的相關(guān)文件。 公司本部各職能和業(yè)務(wù)部門須向項(xiàng)目評(píng)估和監(jiān)督委員會(huì)、董事長(zhǎng)、總裁提交的各類報(bào)告、申請(qǐng)文件。 公司本部各職能和業(yè)務(wù)部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的方案、合同、計(jì)劃及其預(yù)決算報(bào)告等。 公司本部各職能和業(yè)務(wù)部門普通員工的人事合同。 公司本部各職能和業(yè)務(wù)部門的年度、季度計(jì)劃及其預(yù)決算方案。 其它需要主管副總裁批閱、簽發(fā)的文件。第八節(jié)　文件存檔 第 55 條 文件辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)由公司企業(yè)管理部根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理、歸檔；個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的文件。第 56 條 歸檔范圍內(nèi)的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值歸檔整理，要保證歸檔文件的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。第 57 條 歸檔范圍內(nèi)的文件應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第 58 條 擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第九節(jié)　文件管理第 59 條 公司文件由企業(yè)管理部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀；文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。第 60 條 公司文件中，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級(jí)業(yè)務(wù)部門經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或企業(yè)管理部經(jīng)理同意，可以翻印；但翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。第 61 條 文件復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)公章。第 62 條 文件被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；文件被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。第 63 條 不具備歸檔和存查價(jià)值的文件，經(jīng)過(guò)鑒別并經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)，可以銷毀；銷毀秘密文件應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷；其中，銷毀絕密文件應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。12 / 23第 64 條 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的文件按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第 65 條 文件處理必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定： 本公司制發(fā)的文件，凡涉及秘密事項(xiàng)的應(yīng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)（絕密、機(jī)密、秘密） 。 保密（包括絕密、機(jī)密、秘密）文件要有嚴(yán)格的收發(fā)、登記、閱辦、傳遞、保管制度；絕密和重要的機(jī)密文件在傳遞中應(yīng)由專人送達(dá)。A、 絕密文件：閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。B、 機(jī)密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。C、 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。 不 得 將 保 密 文 件 帶 到 辦 公 室 之 外 閱 讀 ； 確 需 在 外 閱 讀 時(shí) ， 由 專 人 送 閱 ， 隨 閱 隨退 。第四章　檔案管理制度第一節(jié)　檔案