【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。 （ 6） 公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、 內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等）； （ 7） 工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙； （ 8） 公司及各部門(mén)月度、年中、年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃； （ 9） 公司簽定的各類(lèi)合同； （ 10） 公司有效證件、印章； （ 11） 公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、 典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等 ； （ 12） 本公司的 歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等 ； （ 13）其他 具有法律效力及保存價(jià)值的 文件 。 2. 部門(mén)檔案管理范圍，由各部門(mén)指定專(zhuān) (兼 )職文書(shū)管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部門(mén)級(jí)檔案文件如下： （ 1） 各部門(mén)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào) 表等 ； （ 2） 部門(mén)例會(huì)會(huì)議紀(jì)要； （ 3） 各部門(mén)與其相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理； （ 4） 招投標(biāo)文件管理； （ 5） 人事勞資檔案及信息管理 (由 人力資源部統(tǒng)一 管 理 )； （ 6） 儀器、設(shè)備維修保養(yǎng)資料； （ 7） 客戶(hù)、特約商家資料及信息管理； （ 8） 公司的媒體宣 傳資料、銷(xiāo)售報(bào)表； （ 9） 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、 賬 冊(cè)、月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表 （由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理） 。 、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由行政部負(fù)責(zé)歸檔。 、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)及技術(shù)登圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由工程部負(fù)責(zé)。 、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由工程部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。 由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。 二、公司檔案管理準(zhǔn)則 ，要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制 ，即堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料的制度 。由行政部負(fù)責(zé)主體檔案的管理，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。行政部設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室，配備專(zhuān)人分管公司主體檔案工作。 ，各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。 設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案，確保檔案的安全。 （ 1） 公司檔案管理部門(mén)為行政部； （ 2） 公司立檔單位為各部門(mén)； （ 3） 檔案管理責(zé)任人：各部門(mén)負(fù)責(zé)人與專(zhuān) (兼 )職文書(shū) ； （ 4） 各部門(mén)均應(yīng) 明確 指定專(zhuān) (兼 )職文書(shū)，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。 5. 各部門(mén)專(zhuān) (兼 )職文書(shū)的職責(zé) （ 1） 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。 （ 2） 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承 辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每季度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。 （ 3） 承辦人員需借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材。 三、 檔案管理、歸檔文件整理 、規(guī)定、通知、通告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、委任書(shū)、項(xiàng)目方案、函等文件均應(yīng)由部門(mén)文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案。 。公文承辦人對(duì)處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并 加以整理后，送交專(zhuān) (兼 )職文書(shū)集中統(tǒng)一歸卷。 ，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。 各部門(mén)專(zhuān) (兼 )職文書(shū)就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時(shí)處理，切忌拖拉積壓。 （ 1） 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。 （ 2） 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起。 （ 3） 歸檔文件 整理以件為單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨(dú)成文的可分別計(jì)算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。 （ 4） 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 （ 5） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 （ 6） 整理文件時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 （ 7） 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。 （ 8） 案卷整理的幅面應(yīng)以 A4 紙為準(zhǔn) (210mm*297mm),材料過(guò)窄或小于 A4 幅面的粘貼在 A4 的幅面并留出左側(cè)裝訂線(xiàn)；材料過(guò)寬應(yīng)按 A4 的幅面折疊整齊，折疊時(shí)盡量減少折疊次數(shù)，同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件。 （ 9） 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書(shū)機(jī)裝訂。應(yīng)在歸檔文件左側(cè)預(yù)留出寬度為 1cm 的裝訂區(qū)域。 （ 10） 歸檔材料必須文字清楚，嚴(yán)禁作涂改、貼補(bǔ)或其他任何技術(shù)處。 （ 11） 存檔文檔為易褪色的材料 (如熱感紙傳真文件 )，必須復(fù)印一份后將復(fù)印件與原件一并存檔。 （ 12） 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補(bǔ)或托裱后再歸檔，修裱時(shí)應(yīng)注意盡量保持文件的原貌。 6. 歸檔文件的移交 （ 1） 檔案室對(duì)于日常抄送副件進(jìn)行登記，并依據(jù)登記情況于每季度末定期與部門(mén)文員辦理文件檔案的交接手續(xù)。接收檔案必須履行手續(xù) ,填寫(xiě)移交清冊(cè) ,一式兩份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題 ,卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量 ,移交時(shí)間 ,交接雙方要簽名。移交清單由移交部門(mén)與檔案室各自存檔。 （ 2） 移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。行政部檔案室逐一核對(duì)后，對(duì)電子文檔進(jìn)行整理保存。存檔后，電子文 檔之文件名，更改為 “ 檔案號(hào) +文件標(biāo)題 ” 。同一檔案中有多個(gè)電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號(hào)命名的電子文件夾內(nèi) 。 (3)檔案部門(mén)及主辦部門(mén)有責(zé)任征集重要聲像資料，由攝錄人員整理，檔案部門(mén)協(xié)助。 四、歸檔文件（實(shí)體）分類(lèi) 分類(lèi)辦法詳見(jiàn)《檔案實(shí)體分類(lèi)編號(hào)暫行辦法》。 五、 檔案的鑒定 從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值。 六、檔案的 保管期限 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特 者 之外，一般為分 為永久、長(zhǎng)期、短期三 種。 （ 1） 長(zhǎng)期保存：公司章程；股東名冊(cè) ；組織規(guī)程及 制度性規(guī)定 ；董事會(huì)及股東會(huì) 議事 紀(jì)錄 ； 財(cái)務(wù)報(bào)表；政府機(jī)關(guān) 許可證書(shū)或 核準(zhǔn)文件；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證 ； 工程設(shè)計(jì)圖；預(yù)算、決算書(shū)類(lèi)； 會(huì)計(jì)憑證； 事業(yè)計(jì)劃資料；期滿(mǎn)或解除之合約；其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。 （ 2）對(duì)在一定時(shí)間內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分為長(zhǎng)期或短期保存。 一般的通知、通告、不涉及經(jīng)濟(jì)利益的來(lái)往函件、政府文件 做短期保存 ，其余資料原則上均為長(zhǎng)期保存。 （ 3）凡是介于兩種保管期限的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。 七、 檔案密級(jí) 公司檔案文書(shū)分機(jī)密、密、普通 三 個(gè)等級(jí)，按檔 案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。 （ 1） “ 機(jī)密 ” 文書(shū)含：公司之相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、其他經(jīng)核定為 機(jī) 密的文書(shū)。 （ 2） “ 密 ” 文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來(lái)函件 、 公司各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書(shū)、重要工作計(jì)劃、重要會(huì)議紀(jì)要。 （ 3） “ 普通 ” 文件含：部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成 的具有參考價(jià)值的文件、材料。 八、 檔案借閱、利用工作 （ 1）檔案資料的借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料的借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（表 八 ）送辦公室主任核批 。 （ 2） 借閱的檔案原則上在公司內(nèi)使用。機(jī)密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出。 （ 3） 借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。 九、 檔案的銷(xiāo)毀 （ 1）公司任何個(gè)人 或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。 （ 2）對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的或是某些到了銷(xiāo)毀期的檔案，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》（表 九 ）交辦公室主任審核總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 （ 3）凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀；一般的資料由辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。 （ 4）經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案資料，檔案管理員必須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔