【正文】 須加蓋公司法人公章及“再復印無效”章；證照保管人必須做出登記，認真填寫《證照使用登記表》 。第 08 條 本辦法所稱重大合同是指法律關系復雜或者標的額巨大，其簽訂和履行將對公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生重要影響的合同，包括（但不限于）：投資、融資、擔保、并購、房屋買賣、土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓、重大工程施工等合同以及合同標的額超過如下標準的合同： 非業(yè)務類：10 萬元以上； 業(yè)務類：100 萬元以上。第 10 條 公司的法定代表人以及由其授權(quán)的委托代理人有權(quán)對外簽訂合同，被授權(quán)人對外簽訂合同應辦理《法定代表人授權(quán)委托書》 ；《法定代表人授權(quán)委托書》的辦理機構(gòu)為公司企業(yè)管理部；《法定代表人授權(quán)委托書》必須明確委托代理的權(quán)4 / 23限和有效期，加蓋公司公章，并由公司法定代表人簽字或蓋章。第 11 條 合同簽訂程序： 一 般 合 同 ： 指 包 括 在 公 司 各 部 門 年 度 計 劃 內(nèi) 、 合 同 標 的 額 為 10 萬 元 以 下 的 合 同 。 不同意 銷項存檔合同→立項審批 要約 （總裁） 同意 授權(quán)人合同洽談 合同草案 財務審計部律師審閱 修改合同 總裁 簽訂合同 存檔 第 12 條 對于單項購買合同標的為 10 萬元以上的合同(包括所有合同),必須采用招投標(或議標)的方式進行。總裁為公司合同最高審查責任人，由董事會授權(quán)；總裁向副總裁授權(quán)，副總裁向各部門經(jīng)理授權(quán)。第 15 條 簽訂合同應使用公司合同專用章或公司公章，合同專用章應用于業(yè)務合同，公章應用于非業(yè)務合同；公司公章及合同專用章由行政部門管理。第 17 條 重大合同和其它需要加蓋公司公章的合同必須經(jīng)過法律顧問的審查，其他合同各部門必須采用經(jīng)律師審閱、修訂后的合同。5 / 23第 19 條 合同經(jīng)辦人員在簽訂合同過程中必須注意以下問題： 簽訂合同前應對對方的資金、技術(shù)、設備、產(chǎn)品質(zhì)量和信譽等情況進行必要的調(diào)查了解，并可要求對方出示或提供營業(yè)執(zhí)照、稅務證、銀行帳號等有關證明文件或信息，必要時可要求對方提供擔保。 合同中涉及知識產(chǎn)權(quán)的條款，應遵守公司知識產(chǎn)權(quán)管理方面的有關規(guī)定。第 20 條 合同簽訂生效后，應全面嚴格履行合同，履行過程中任何錢或物的交付、驗收以及其他履行行為都必須取得相應的有效書面憑證。第 22 條 合同履行過程中，如果有證據(jù)證明對方實際未履行合同或沒有完全履行合同，我方應中止履行合同或及時解除合同，合同經(jīng)辦人員應將前述情況及時報告主管領導，并征求律師意見，共同提出補救方案，采取必要措施減少損失。第三節(jié)　合同檔案管理第 24 條 公司合同一律由行政部部門保管，并建立合同檔案，記錄合同的簽訂、履行情況。第 26 條 簽訂任何有款項往來的合同，還應保證公司至少有兩份原件，一份由企業(yè)管理部存檔，一份由財務審計部作付款憑據(jù)；其它合同由企業(yè)管理部保留原件，簽訂合同的部門則應保留一份復印件備查。6 / 23第三章、文件管理制度第一節(jié)　總 則第 28 條 為了切實做好公司的文件處理工作，使之規(guī)范化、制度化、科學化，根據(jù)國家相關法規(guī)，結(jié)合我公司實際，制定本制度。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發(fā)展服務。第 31 條 公司企業(yè)管理部是文件處理工作的管理機構(gòu)，主管公司本部的文件處理工作并負責指導和檢查各子公司、各分公司、控股公司、項目公司機關等相關單位的文件處理工作。第 33 條 文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成；公司文件由企業(yè)管理部統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。 決定、決議：“決定”適用于對重要事項或者重大行動做出安排、獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項；“決議”適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項。 通知、通報：“通知”適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的文件、適用于批轉(zhuǎn)下級機關的文件、傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項、任免人員；“通報”適用于表彰先進，批評錯誤；傳達重要精神或者情況。 批復：適用于答復下級機關的請示事項。 函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。第三節(jié)　文件格式第 35 條 文件的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 發(fā)文機關標識是由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加 “文件”二字組成；對一些特定的文件可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。 發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、序號組成；年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；發(fā)文字號標于發(fā)文機關標識之下：A、 發(fā)文機關代字：公司使用“紫企字” ，人力資源部的人力資源類使用“紫人字” 、行政類使用“紫政字” ，公司財務部使用“紫財字” 、公司質(zhì)量管理部使用“紫質(zhì)字” ，公司生產(chǎn)制造部使用“紫生字” ，公司物資管理部使用“紫物字” ，公司研發(fā)部使用“紫研字” ，公司市場部使用“紫市字” ，公司銷售部使用“紫銷字” ；冠以“紫企字” 、 “紫人字” 、 “紫政字” 、 “紫財字”的內(nèi)發(fā)文件對全公司具有效力，冠以其它代字的內(nèi)發(fā)文件僅對公司相關部門、人員及下屬企業(yè)具有效力；冠以前述任一發(fā)文機關代字的外發(fā)文件，都應代表公司的整體意志；B、 年份為四位數(shù)，用方括號“[ ]”括入；序號格式為“第 X 號” 。 上行文需標識簽發(fā)人、會簽人姓名；簽發(fā)人姓名平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，居右空 1 字；“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后標識簽發(fā)人姓名。 主送機關是文件的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 文件如有附件，應在正文末段下一行標識附件名稱及其序號（只有一個附件不用序號） ，附件應與文件正文一起裝訂，并在附件左上角頂格標識“附件” ，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。8 / 231 外發(fā)文件及公司級內(nèi)發(fā)文件除“會議紀要”外，應當加蓋印章。1 文件應當標注主題詞，主題詞位于抄送欄橫線之上；“主題詞”用黑體字，居左頂格標識，詞目之間空一字。抄送機關位于主題詞下一行，左右各空一字標識“抄送” ，抄送機關間用逗號隔開。1 版記中各要素之下均加一條反線。第 36 條 文件用紙一般采用國際標準 A4 型（210mm297 mm） ，左側(cè)裝訂。第 38 條 行文關系應根據(jù)各自的隸屬關系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。第 40 條 向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第五節(jié)　發(fā)文辦理第 42 條 發(fā)文辦理指以本機關名義制發(fā)文件的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、登記、繕印、用印、分發(fā)等程序。各部門發(fā)文均應通過企業(yè)管理部發(fā)文人9 / 23員實施，并填寫《文件批閱、簽發(fā)呈送單》 ，連同文件送至企業(yè)管理部辦理。第 46 條 文件正式印制前，企業(yè)管理部應當進行復核；要應用計算機對文件的收發(fā)、傳遞、辦理、歸檔、整理和查詢調(diào)閱進行管理，逐步實現(xiàn)辦公手段的現(xiàn)代化。第 48 條 收到下級機關上報的需要辦理的文件，企業(yè)管理部應當進行審核；經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的文件，企業(yè)管理部應當及時提出擬辦意見送公司領導批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門；對不符合本辦法規(guī)定的文件，經(jīng)企業(yè)管理部經(jīng)理批準后，可以退回呈報單位并說明理由。第 50 條 審批文件時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期。第七節(jié)　文件批閱與簽發(fā)第 52 條 以下文件由董事長批閱、簽發(fā)： 公司以法人名義對外頒發(fā)的正式的法律性文件、公告、憑證（包括但不限于：公司股權(quán)證書、股票、股權(quán)與股份結(jié)構(gòu)證明、資產(chǎn)證明） 。 須以董事長名義向股東大會、董事會、監(jiān)事會提交的決策建議或提案，公司本部或其部門、下屬機構(gòu)向股東大會、董事會、監(jiān)事會、項目評估和監(jiān)督委員會提交的各類報告、申請文件。 對公司具有戰(zhàn)略性影響的重大業(yè)務及項目（包括但不限于：戰(zhàn)略性并購、戰(zhàn)略性投資、戰(zhàn)略合作、經(jīng)濟及信用擔保、股份及資產(chǎn)出售、資產(chǎn)抵押等合同）方案、合同、計劃及其預決算方案。 公司本部高層管理人員、下屬（全資或控股）企業(yè)董事長和總經(jīng)理的聘用合同及委任狀。 其它須以公司法人或董事會名義發(fā)布的重要文件。 公司各項內(nèi)部決議和管理制度文件，以公司名義對內(nèi)（包括本部及下屬企業(yè)機構(gòu)）頒布的各類行政文件。 須以公司名義向股東大會、董事會（包括董事長辦公會議及其成員） 、監(jiān)事會、項目評估和監(jiān)督委員會提交的決策建議或提案，公司本部或其部門、下屬機構(gòu)須向股東大會、董事會、監(jiān)事會、項目評估和監(jiān)督委員會提交的各類報告、申請文件。 其它須以公司名義發(fā)布的重要文件。 公司本部各職能和業(yè)務部門向外部機構(gòu)遞交的溝通及協(xié)調(diào)文件；政府有關部門、公司業(yè)務主管機構(gòu)和合作機構(gòu)下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、抄報（送）給公司或的相關文件。 公司本部各職能和業(yè)務部門各項業(yè)務工作的方案、合同、計劃及其預決算報告等。 公司本部各職能和業(yè)務部門的年度、季度計劃及其預決算方案。第八節(jié)　文件存檔 第 55 條 文件辦理完畢后，應當由公司企業(yè)管理部根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理、歸檔；個人不得保存應當歸檔的文件。第 57 條 歸檔范圍內(nèi)的文件應當確定保管期限，按照有關規(guī)定定期向檔案部門移交。第九節(jié)　文件管理第 59 條 公司文件由企業(yè)管理部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀；文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。第 61 條 文件復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復印機關公章。第 63 條 不具備歸檔和存查價值的文件，經(jīng)過鑒別并經(jīng)行政總監(jiān)批準，可以銷毀；銷毀秘密文件應當?shù)街付▓鏊蓛扇艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷；其中，銷毀絕密文件應當進行登記。第 65 條 文件處理必須嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定： 本公司制發(fā)的文件，凡涉及秘密事項的應按規(guī)定標明密級（絕密、機密、秘密） 。A、 絕密文件：閱后應立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。C、 秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。第四章　檔案管理制度第一節(jié)　檔案范圍