【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ： 參 會(huì) 人 員 按 要 求 簽 到 ， 上 交 會(huì) 議 所 需 材 料 。 由 行 政 部 專 人 進(jìn)行 參 會(huì) 人 員 統(tǒng) 計(jì) 。10 / 42第 四 章 行 文 管 理 制 度公 司 文 件 ， 是 傳 達(dá) 貫 徹 上 級(jí) 指 示 精 神 ， 指 導(dǎo) 或 商 洽 工 作 的 重 要 溝 通 方 式 。 由 行政 部 實(shí) 行 統(tǒng) 一 管 理 。 文 件 的 管 理 ， 要 做 到 規(guī) 范 、 準(zhǔn) 確 、 及 時(shí) ， 具 體 要 求 如 下 ：一 、 行 文 類 型 及 規(guī) 則 ：制 度 、 規(guī) 定 、 辦 法 、 通 知 、 請(qǐng) 示 、 報(bào) 告 、 方 案 等 文 件 形 式 。 行 文 關(guān) 系 根 據(jù) 隸 屬 關(guān) 系和 職 權(quán) 范 圍 確 定 ， 一 般 不 得 越 級(jí) 請(qǐng) 示 和 報(bào) 告 。(一 )制 度 系 公 司 的 體 系 框 架 根 本 ， 未 經(jīng) 總 經(jīng) 理 批 準(zhǔn) 不 得 擅 自 制 定 、 修 改 、 廢 止 。(二 )辦 法 系 各 部 門 在 實(shí) 際 工 作 中 遇 到 的 制 度 中 未 設(shè) 定 或 設(shè) 定 不 詳 細(xì) ， 部 門 經(jīng) 理 可根 據(jù) 工 作 需 要 設(shè) 定 相 關(guān) 辦 法 草 案 ， 報(bào) 綜 合 辦 審 核 后 ， 由 總 經(jīng) 理 簽 發(fā) 的 公 司 文件 。(三 )通 知 系 日 常 工 作 中 各 部 根 據(jù) 某 件 單 獨(dú) 的 事 情 的 處 理 意 見 或 要 求 下 達(dá) 的 文 件 。(四 )申 請(qǐng) /請(qǐng) 示 系 各 部 負(fù) 責(zé) 人 就 部 門 內(nèi) 發(fā) 生 的 相 關(guān) 事 項(xiàng) 公 司 無 明 文 規(guī) 定 ， 或 實(shí) 際 與公 司 規(guī) 定 相 違 背 需 要 特 殊 對(duì) 待 的 具 體 事 項(xiàng) 而 向 上 級(jí) 部 門 提 出 的 一 種 文 件 格式 （ 一 文 一 事 ） 。(五 )報(bào) 告 系 就 本 部 門 工 作 總 結(jié) 或 公 司 臨 時(shí) 安 排 的 相 關(guān) 事 宜 結(jié) 束 后 向 上 級(jí) 部 門匯 報(bào) 的 文 本 格 式 。(六 )方 案 系 公 司 員 工 就 公 司 下 達(dá) 的 某 項(xiàng) 目 做 出 的 可 行 性 操 作 分 析 明 細(xì) 。(七 )各 部 門 員 工 ， 對(duì) 文 件 中 涉 公 司 應(yīng) 保 密 的 事 項(xiàng) ， 必 須 嚴(yán) 守 機(jī) 密 ， 不 得 隨 便 向他 人 泄 露 。(八 )行 政 部 負(fù) 責(zé) 全 公 司 行 政 體 系 文 件 的 編 制 和 對(duì) 其 他 部 門 體 系 文 件 的 審 核 工 作 。(九 )所 有 體 系 文 件 樣 本 以 行 政 部 制 定 的 公 司 體 系 文 件 樣 本 為 準(zhǔn) ， 任 何 部 門 不 得 進(jìn)行 修 改 。(十 )所 有 文 件 以 公 司 下 達(dá) 的 正 式 文 件 為 準(zhǔn) ， 文 件 未 簽 發(fā) 時(shí) 部 門 主 管 的 口 頭 承 諾無 效 ， 經(jīng) 理 及 以 上 級(jí) 別 所 承 諾 內(nèi) 容 由 公 司 予 以 實(shí) 施 ， 由 此 產(chǎn) 生 的 一 切 費(fèi) 用 由承 諾 人 承 擔(dān) 。(十 一 ) 行 政 部 負(fù) 責(zé) 向 其 他 部 門 發(fā) 放 體 系 文 件 空 白 樣 本 。 其 他 部 門 可 根 據(jù) 空 白 樣本 的 內(nèi) 容 進(jìn) 行 編 寫 部 門 體 系 文 件 。 編 寫 后 統(tǒng) 一 上 交 到 公 司 行 政 部 進(jìn) 行 修 改 審核 ， 審 核 合 格 后 發(fā) 放 給 當(dāng) 事 部 門 ， 由 當(dāng) 事 部 門 進(jìn) 行 上 報(bào) 批 準(zhǔn) 實(shí) 施 。11 / 42二 、 格 式 規(guī) 定制 度 、 規(guī) 定 、 辦 法 、 通 知 的 格 式 文 本 規(guī) 定 ： (一 ) 文 件 格 式 分 為 ： 編 號(hào) ； 知 會(huì) 單 位 /部 門 ； 擬 制 人 ； 簽 發(fā) 部 門 ； 主 題 ； 頒 發(fā)數(shù) 量 ； 保 密 級(jí) 別 ； 文 件 頁(yè) 數(shù) ； 批 準(zhǔn) 人 ， 頒 發(fā) 日 期 ， 主 題 。正 文 內(nèi) 容 ： 目 的 ， 適 用 范 圍 ； 正 文 。(二 ) 公 司 管 理 體 系 文 件 規(guī) 格 為 A4 紙 張 ， 須 有 公 司 LOGO 及 公 司 全 稱 ， 上 下 左右 頁(yè) 邊 距 設(shè) 置 各 為 ： 2 厘 米 。(三 ) 公 司 體 系 文 件 編 號(hào) 說 明 ： RH， 代 表 公 司 “人 和 ”的 字 母 縮 寫 ； ZD， 代 表“制 度 ”的 縮 寫 ； TZ 代 表 “通 知 ”的 縮 寫 ； 數(shù) 字 前 四 位 為 “年 分 ”， 中 間兩 位 為 “月 分 ”后 三 位 為 該 文 件 序 號(hào) 。 如 :2022 年 1 月 分 的 第 一 份 通 知 編號(hào) 為 ： RHTZ202201001 依 次 類 推 。(四 ) 封 面 標(biāo) 題 為 二 號(hào) 黑 體 加 粗 ， 一 級(jí) 標(biāo) 題 小 二 宋 體 加 粗 ， 二 級(jí) 標(biāo) 題 四 號(hào) 宋 體 加 粗 ，正 文 小 四 宋 體 。 行 距 為 固 定 行 距 25 磅 ， 字 間 距 為 標(biāo) 準(zhǔn) 。(五 ) 公 司 管 理 體 系 文 件 分 為 五 級(jí) ： 絕 密 、 機(jī) 密 、 一 級(jí) 、 二 級(jí) 、 三 級(jí) 。 絕 密 文 件 是 指 非 公 開 的 規(guī) 章 制 度 、 計(jì) 劃 、 報(bào) 表 、 財(cái) 務(wù) 報(bào) 表 及 重 要 文 件 ；正 在 研 究 的 經(jīng) 營(yíng) 計(jì) 劃 與 具 體 方 案 ； 技 術(shù) 資 料 和 研 發(fā) 資 料 ； 公 司 領(lǐng) 導(dǎo) 個(gè) 人 情 況 。絕 密 文 件 只 允 許 副 總 經(jīng) 理 以 上 成 員 、 公 司 高 層 領(lǐng) 導(dǎo) 傳 閱 ； 公 司 其 他 人 員 無權(quán) 閱 讀 ， 絕 密 文 件 須 加 蓋 公 司 絕 密 文 件 印 章 。 機(jī) 密 文 件 是 指 公 司 的 經(jīng) 營(yíng) 數(shù) 據(jù) 、 策 劃 方 案 及 其 他 泄 露 出 去 可 能 有 損 于 公 司 利益 的 事 項(xiàng) 。 在 職 人 員 檔 案 ， 人 員 編 制 ， 薪 資 結(jié) 構(gòu) ， 未 審 批 的 人 員 任 免 ，公 司 未 正 式 下 發(fā) 的 決 議 等 ； 只 允 許 副 總 經(jīng) 理 以 上 成 員 、 公 司 中 高 層 成 員 、相 關(guān) 部 門 負(fù) 責(zé) 人 傳 閱 ， 公 司 其 他 人 員 無 權(quán) 閱 讀 ， 機(jī) 密 文 件 須 加 蓋 公 司 機(jī)密 文 件 印 章 。 一 級(jí) 文 件 。 是 指 公 司 日 常 管 理 體 系 文 件 的 原 件 ， 公 司 日 常 管 理 體 系 文 件 的 原件 統(tǒng) 一 由 公 司 行 政 部 進(jìn) 行 管 理 和 保 存 ， 一 級(jí) 文 件 可 以 向 各 部 門 復(fù) 印 ， 但 不 可以 向 公 司 其 他 部 門 進(jìn) 行 借 閱 。 一 級(jí) 文 件 須 加 蓋 公 司 一 級(jí) 文 件 印 章 。 二 級(jí) 文 件 。 是 指 公 司 日 常 管 理 體 系 文 件 的 原 件 進(jìn) 行 向 各 部 門 轉(zhuǎn) 發(fā) 的 復(fù) 印 件 。二 級(jí) 文 件 由 公 司 各 個(gè) 部 門 進(jìn) 行 保 管 ， 如 發(fā) 生 二 級(jí) 文 件 丟 失 的 ， 公 司 將 按 相 關(guān)規(guī) 定 對(duì) 當(dāng) 事 部 門 進(jìn) 行 處 罰 。 二 級(jí) 文 件 須 加 蓋 公 司 二 級(jí) 文 件 印 章 。 三 級(jí) 文 件 。 三 級(jí) 文 件 是 指 各 部 門 向 下 屬 員 工 轉(zhuǎn) 發(fā) 學(xué) 習(xí) 閱 讀 的 二 級(jí) 文 件 。 公 司12 / 42的 體 系 管 理 二 級(jí) 文 件 ， 部 門 可 以 向 其 下 屬 員 工 進(jìn) 行 復(fù) 印 傳 閱 學(xué) 習(xí) ， 但 員 工 在傳 閱 學(xué) 習(xí) 的 過 程 中 不 得 進(jìn) 行 復(fù) 印 。 公 司 員 工 在 需 要 了 解 公 司 的 體 系 文 件 時(shí) ，在 得 到 其 部 門 經(jīng) 理 的 批 準(zhǔn) 后 ， 可 以 查 閱 其 部 門 的 二 級(jí) 文 件 。 機(jī) 密 和 絕 密 文 件 電 子 文 本 均 需 加 密 ， 密 碼 報(bào) 行 政 部 備 案 。三 、 文 件 的 頒 發(fā) 、 保 存 、 借 閱 與 銷 毀(一 )文 件 頒 發(fā) 流 程部 門 負(fù) 責(zé) 人 擬 制 行 政 部 審 核 總 經(jīng) 理 批 準(zhǔn) 行 政 部 發(fā) 放 － 接 受 部 門 負(fù) 責(zé) 人 簽 收—行 政 部 存 檔(二 )各 部 門 負(fù) 責(zé) 人 嚴(yán) 格 按 照 要 求 使 用 專 業(yè) 文 件 夾 保 管 好 各 種 文 件 文 本 （ 行 政 部每 季 度 、 半 年 定 時(shí) 檢 查 、 抽 查 ） 。(三 )各 部 門 因 工 作 需 要 借 閱 一 般 文 件 ， 借 閱 人 需 向 被 借 閱 部 門 負(fù) 責(zé) 人 簽 字 借 閱 ，對(duì) 有 密 級(jí) 的 文 件 須 行 政 部 同 意 后 方 可 借 閱 。 (四 )借 閱 文 件 應(yīng) 嚴(yán) 格 履 行 借 閱 登 記 手 續(xù) ， 就 地 閱 看 ， 按 時(shí) 歸 還 。 任 何 人 不 得 將 文件 帶 走 或 全 文 抄 錄 ， 不 允 許 拆 卷 和 在 文 件 上 勾 劃 等 。(五 )行 政 部 應(yīng) 定 期 對(duì) 存 檔 的 文 件 及 要 求 限 期 清 退 的 文 件 ， 進(jìn) 行 收 繳 清 退 工 作(一 般 每 季 度 一 小 清 、 每 半 年 一 總 清 )。 如 發(fā) 現(xiàn) 文 件 丟 失 ， 必 須 及 時(shí) 查 明 原因 和 責(zé) 任 者 ， 并 如 實(shí) 向 領(lǐng) 導(dǎo) 報(bào) 告 ， 追 究 其 責(zé) 任 。(六 )對(duì) 于 多 余 、 重 復(fù) 、 過 時(shí) 和 無 保 存 價(jià) 值 的 文 件 ， 行 政 部 要 定 期 清 理 造 冊(cè) ， 辦理 申 請(qǐng) 銷 毀 手 續(xù) 。經(jīng) 審 核 同 意 銷 毀 的 文 件 ， 行 政 部 派 專 人 到 上 級(jí) 機(jī) 關(guān) 指 定 的 地 方 監(jiān) 視 銷 毀 。第 五 章 印 章 管 理 規(guī) 定總 則印 章 是 公 司 經(jīng) 營(yíng) 管 理 活 動(dòng) 中 行 使 職 權(quán) 的 重 要 憑 證 和 工 具 ， 印 章 的 管 理 ， 關(guān) 系 到 公 司正 常 的 經(jīng) 營(yíng) 管 理 活 動(dòng) 的 開 展 ， 甚 至 影 響 到 公 司 的 生 存 和 發(fā) 展 ， 為 防 止 不 必 要 事 件 的 發(fā)生 ， 維 護(hù) 公 司 利 益 ， 制 訂 本 規(guī) 定 。公 司 總 經(jīng) 理 授 權(quán) 行 政 部 、 財(cái) 務(wù) 部 全 面 負(fù) 責(zé) 公 司 的 印 章 管 理 。公 司 印 章 包 括 ： 公 司 公 章 、 合 同 章 、 財(cái) 務(wù) 章 、 發(fā) 票 章 、 法 人 章 、 活 動(dòng) 章 、 文 件 級(jí)別 章 。13 / 42一 、 印 章 的 使 用(一 )辦 理 用 章 事 項(xiàng) ， 須 由 經(jīng) 辦 人 認(rèn) 真 填 寫 《 用 章 申 請(qǐng) 表 》 ， 寫 明 用 章 部 門 、 用章 時(shí) 間 、 用 章 文 別 、 發(fā) 往 單 位 、 事 由 及 印 別 等 ， 經(jīng) 總 經(jīng) 理 審 批 ， 將 其 與需 用 印 的 文 件 一 并 提 交 至 行 政 部 審 核 ， 經(jīng) 辦 人 簽 字 用 章 。(二 )印 章 保 管 人 應(yīng) 對(duì) 文 件 內(nèi) 容 予 以 核 對(duì) ， 經(jīng) 核 對(duì) 無 誤 后 方 可 蓋 章 。(三 )所 有 關(guān) 聯(lián) 人 員 均 需 在 《 印 章 使 用 登 記 表 》 上 簽 字 。(四 )以 公 司 名 義 下 發(fā) 的 公 文 或 簽 署 的 對(duì) 內(nèi) 對(duì) 外 合 同 需 用 章 時(shí) ， 必 須 有 總 經(jīng) 理簽 字 方 可 用 章 。(五 )以 公 司 名 義 下 發(fā) 的 公 文 附 件 （ 如 各 類 業(yè) 務(wù) 報(bào) 表 等 ） 如 需 蓋 章 ， 須 持 正 文 原件 按 該 文 中 限 定 的 發(fā) 給 單 位 、 數(shù) 量 用 章 。(六 )各 部 門 用 章 ， 應(yīng) 按 規(guī) 定 辦 理 用 章 手 續(xù) ， 逐 級(jí) 審 批 后 經(jīng) 行 政 部 審 核 用 章 。(七 )外 單 位 人 員 用 章 ， 須 由 公 司 對(duì) 接 部 門 負(fù) 責(zé) 人 至 總 經(jīng) 理 批 準(zhǔn) 后 ， 到 行 政 部用 章 。(八 )經(jīng) 辦 人 用 章 時(shí) 須 將 《 用 章 申 請(qǐng) 表 》 交 行 政 部 印 章 專 管 人 員 收 存 ， 并 在 用章 登 記 本 上 登 記 、 簽 字 。(九 )印 章 需 外 帶 使 用 時(shí) ， 必 須 填 寫 《 用 章 申 請(qǐng) 表 》 并 報(bào) 總 經(jīng) 理 簽 字 批 準(zhǔn) 授 權(quán) ，兩 人 以 上 共 同 監(jiān) 印 ， 并 于 當(dāng) 天 下 午 17： 30 點(diǎn) 以 前 將 印 章 歸 還 ， 若 不 能 及時(shí) 歸 還 ， 經(jīng) 辦 人 員 須 向 所 屬 主 管 部 門 領(lǐng) 導(dǎo) 報(bào) 告 ， 并 向 行 政 部 門 領(lǐng) 導(dǎo) 報(bào) 告 ， 行政 部 負(fù) 責(zé) 人 向 總 經(jīng) 理 請(qǐng) 示 ， 按 總 經(jīng) 理 指 示 辦 理 。(十 ) 蓋 章 位 置 要 準(zhǔn) 確 、 恰 當(dāng) ， 印 跡 要 端 正 清 晰 ， 印 章 的 名 稱 與 蓋 章 文 件 的 落款 要 一 致 ， 不 漏 蓋 、 不 多 蓋 。(十 一 )介 紹 信 、 證 明 信 如 有 存 根 ， 要 在 落 款 和 間 縫 處 一 并 加 蓋 印 章 。(十 二 )個(gè) 人 辦 理 信 用 卡 ， 嚴(yán) 禁 用 章 。(十 三 )不 得 在 空 白 介 紹 信 、 空 白 便 函 、 空 白 紙 上 蓋 章 。 如 確 因 業(yè) 務(wù) 需 要 ， 需 在空 白 紙 上 蓋 章 ， 需 經(jīng) 總 經(jīng) 理 批 準(zhǔn) ， 由 使 用 人 對(duì) 所 蓋 章 的 空 白 紙 編 號(hào) 登 記后 蓋 章 ， 申 請(qǐng) 人 對(duì) 空 白 紙 的 使 用 負(fù) 責(zé) 。(十 四 )涉 及 法 律 等 重 要 事 項(xiàng) 需 使 用 章 的 ， 須 依 有 關(guān) 規(guī) 定 經(jīng) 法 律 顧 問 審 核 簽