【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外 3． 3．特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn) 圖書購(gòu)進(jìn) 文員登記 入庫(kù) 借閱 文員登記 借書人 圖書登記表 每月清點(diǎn)一次 圖書清點(diǎn)報(bào)告 圖書借閱登記表 按時(shí)回庫(kù) 責(zé)任人：文員 監(jiān)督人：行政主管 資料管理 流程 （三） （三）客戶檔案 1． 1．客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域 2． 2．客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問(wèn)服務(wù)過(guò)程中制作的各類文件、文本 3． 3．客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外 4． 4．特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)報(bào)批 5． 5．服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任 資料整理 登記注冊(cè) 入 庫(kù) 借閱 復(fù)印 登記 申請(qǐng) 借閱人 復(fù)印人 登記表 保密標(biāo)識(shí) 定時(shí)清點(diǎn) 清點(diǎn)報(bào)告 當(dāng)天回庫(kù) 借閱登記 復(fù)印申請(qǐng) 客戶檔案管理流程 （四）辦公文檔 1． 1．行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理 2． 2．行政人員辦公文檔設(shè)： ? ?工作計(jì)劃與報(bào)告 ? ?司內(nèi)行政 3． 3．業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)： ? ?工作計(jì)劃與報(bào)告 ? ?司內(nèi)行政 ? ?拓展資料 ? ?談項(xiàng)目 A、 B、 C?? ? ?執(zhí)行項(xiàng)目 A、 B、 C?? ? 專案人員管理 結(jié) 案 行政登記 入 庫(kù) 借 閱 復(fù) 印 登 記 申 請(qǐng) 借閱人 復(fù)印人 當(dāng)天回庫(kù) 借閱登記 復(fù)印申請(qǐng) 定時(shí)清點(diǎn) 保密標(biāo)識(shí) 登記表 清點(diǎn)報(bào)告 九 訪客接待 1. 1. 來(lái)本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。 2. 2. 接待來(lái)訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。 3. 3. 秘書 做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來(lái)意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。 訪客接待流程 十 辦公用品 （一） （一）文具 1． 1．行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購(gòu)與領(lǐng)用登記 2． 2．行政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行 （二） （二）茶、水 1． 1．行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購(gòu)與使用登記 2． 2．定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量， 及時(shí)購(gòu)買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序 3． 3．公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行 十一 采購(gòu) 1. 度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購(gòu)置。 訪客 總臺(tái)詢問(wèn) 推銷商 總臺(tái)應(yīng)對(duì) 客戶 電話業(yè)務(wù)員 出迎進(jìn)專案室 文員上茶 朋友 電話受訪人 出迎進(jìn)接待室 董事長(zhǎng) /GM 朋友 電話秘書 出迎進(jìn)辦公室 秘書上茶 責(zé)任人：總臺(tái)、秘書、文員 監(jiān)督人：各級(jí)主管 2. 、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。 3. ，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。 4. ，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商 、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達(dá)采購(gòu)指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款，最后確定采購(gòu)價(jià)格及合同條款，委任采購(gòu)人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。 采購(gòu)作業(yè)流程 驗(yàn)收付款流程 采購(gòu)申請(qǐng) GM 批示 行政專員 固定供應(yīng)商 /商店 行政專員 詢價(jià) /比價(jià) GM 復(fù)議 定貨合同 驗(yàn)收付款流程 通報(bào)會(huì)計(jì) 責(zé)任人：行政專員 監(jiān)督人：行政主管、 GM 詢價(jià) /比價(jià)單 采購(gòu)申請(qǐng)單 一般采購(gòu) 大宗采購(gòu) 采購(gòu)合同 會(huì)計(jì)支付定金 到貨 行政 /財(cái)務(wù)驗(yàn)收 退貨 接收 請(qǐng)款 GM 批示 財(cái)務(wù)付款入帳 行政資產(chǎn)管理 采購(gòu)申請(qǐng)單 詢價(jià) /比價(jià)單 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 請(qǐng)款單 資產(chǎn)登記表 責(zé)任人：行政主管、財(cái)務(wù) 監(jiān)督人： GM 十二 固定資產(chǎn)管理 1. 1. 行政管理 部對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè) 2. 2. 固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無(wú)再使用價(jià)值者 ,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”一式二聯(lián) ,注明申請(qǐng)單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、購(gòu)入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購(gòu)買金額、累計(jì)折舊、殘值后 ,依核決權(quán)限送呈簽核。 3. 3. “固定資產(chǎn)申請(qǐng)單”一式二聯(lián) ,經(jīng)核準(zhǔn)后 ,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。 4. 4. 財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以 轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。如為出售則暫時(shí)存檔。 5. 5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”存檔。 6. 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。 十三 物業(yè) 1． 1．行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理 2． 2．負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜 3． 3．負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理 4． 4．負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔 5． 5．負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理 十四 公司 福利 1. 。 2. 、婚假等喜慶時(shí)日 ,行政管理部得以公司名義安排祝賀。 3. 。 4. ，得向行政管理部申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。 5. ：由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì)財(cái)務(wù)部支付。 十五 午餐 第三章 業(yè)務(wù)支持 一 一 公司主頁(yè) 1． 1．行政管理部負(fù)責(zé)公司主頁(yè)的租賃、制作和宣傳事宜 2． 2．企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)主 頁(yè)內(nèi)容的組織、策劃和更改 3． 3．行政部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁(yè)內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理 4． 4．行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁(yè)宣傳事宜 5． 5．行政部負(fù)責(zé)主頁(yè)反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜 二 商業(yè)秘密保護(hù)制度 （一）目的 保護(hù)公司與客戶的商業(yè)秘密，維護(hù)公司的安全與利益。 （二）使用范圍 本規(guī)則適用于 ****公司全體員工。 （三）定義 公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，并經(jīng)公 司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。 其中： ? ?不為公眾所知悉，系指該信息不能通過(guò) 公開(kāi)渠道（如：報(bào)紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??； ? ?能為公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來(lái)現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)； ? ?經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識(shí)、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實(shí)施。 前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，包括： （ 1） 公司管理、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法； （ 2） 公司顧問(wèn)服務(wù)的內(nèi)容與方法。 （ 3） 公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法； （ 4） 公司客戶名冊(cè)； （ 5） 公司經(jīng) 營(yíng)計(jì)劃與營(yíng)銷策略； （ 6） （ 6）招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底； （ 7） （ 7）客戶資料； （ 8） 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。 公司商業(yè)秘密的來(lái)源： （ 1） 公司自行制作并符合所述定義者； （ 2） 公司以外第三方制作并符合所述定義者； （ 3） 公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的： （ 1） 工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）； （ 2） （ 2） 公司《文件檔案管理制度》規(guī)定的各類秘密文件、資料等 。 （四）保護(hù)原則 保護(hù)商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級(jí)管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項(xiàng)工作的原則。 （五）責(zé)任部門與人員 1 由行政管理部與法律顧問(wèn)協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。 2 公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。 （六）保護(hù)措施 1． 1．在《 ****公司勞動(dòng)合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。 2． 2．公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對(duì)特定事項(xiàng)的保密承諾書。 3． 3．行政部對(duì)電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同時(shí)公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。 4． 4．行政部對(duì)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。 5． 5．行政部建立嚴(yán)格的管理流程對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行管理。 6． 6．行政部負(fù)責(zé)根據(jù)《文件檔案管理制度》進(jìn)行對(duì)各類載體設(shè)置警示標(biāo)識(shí)的工作。警示標(biāo)識(shí)包括：密級(jí)標(biāo)識(shí)、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。 （七）泄密應(yīng)急 1． 1．員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時(shí)，均有義務(wù)報(bào)告主管部門立即采取防范措施； 2． 2．公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門即采取補(bǔ)救措施； （八）泄密責(zé)任 追究 1． 1．當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任； 2． 2．根據(jù)情況，公司同時(shí)可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。 （九）培訓(xùn) 行政管理部組織對(duì)公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。 三 文件檔案管理制度 （一） （一）意義 （二） （二）文件檔案的類別與形式 公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。 1. ：公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等 2. ：董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等 3. ： 公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程 4. ：各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等 5. ：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等 6. ：客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等 7. ：客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等 8. ：公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等 9. 務(wù)文件：服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等 10. ：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等 11. ：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問(wèn)服務(wù)理論、 方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等 12. 、雜志：公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書、雜志 13. ：日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函 14. 資料：公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等 四 公共關(guān)系 1． 1．英達(dá)仕投資管理顧問(wèn)有限公司的對(duì)外公共關(guān)系工作包括：公司與客戶、股東、媒體及政府機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系。附《客戶溝通登記表》 2． 2．公共關(guān)系主要體現(xiàn)在各部門開(kāi)辦及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行所需的對(duì)外事務(wù)性及手續(xù)中建立的長(zhǎng)期、友好的關(guān)系。 3． 3．對(duì)外建立必要的咨詢、顧問(wèn)關(guān)系；必要的外界溝通、聯(lián)絡(luò)。維護(hù)英達(dá)仕公司的利益和聲譽(yù)；積極服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展；保障外界關(guān)系的渠道暢通，最大限度的節(jié)省開(kāi)支是對(duì)外公共關(guān)系工作的原則。 4． 4．一切因工作關(guān)系 建立的對(duì)外溝通渠道屬英達(dá)仕所有，由本公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)人向行政管理部報(bào)送有關(guān)工作單位、職務(wù)、通訊地址電話，與本公司的關(guān)系及聯(lián)絡(luò)等資料，各部門的公共關(guān)系必須無(wú)條件用于公