【文章內容簡介】 未經允許不得在記帳電腦上安裝、拷貝無關軟件、文件。電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作，要嚴格按照財政部有關規(guī)定的要求對會計檔案進行管理，由專人負責。電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以其它磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)。對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點；每月10日前對上個月的會計數(shù)據(jù)進行備份。采用磁性介質保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。所使用會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。i) 會計工作交接會計人員調動或離職，應詳列移交事項、編寫清冊辦理交接，將本人所經管的會計工作全部移交給接替人員。未辦清交接手續(xù)的，不得調動或離職。會計人員辦理移交手續(xù)前，必須及時做好以下工作：（一） 已受理的經濟業(yè)務尚未填制會計憑證的，應當填制完畢。（二） 未登記賬目應當?shù)怯浲戤?，并在最后一筆余額后加蓋經辦人員印章。（三） 整理應該移交的各項資料，對未了事項寫出書面材料。（四） 編制移交清冊，列名應當移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表、印章、現(xiàn)金、有價證券、支票簿、發(fā)票、文件、財務軟件及密碼、數(shù)據(jù)磁盤及有關資料等。移交人員在辦理移交時，要按移交清冊逐項移交；接替人員要逐項核對查收。移交人員從事會計電算化工作的，要對有關電子數(shù)據(jù)在實際操作狀態(tài)下進行交接。會計人員辦理交接手續(xù)時，必須有監(jiān)交人負責監(jiān)交。一般會計人員交接，由財務部經理或其代表負責監(jiān)交；財務部經理交接時，由公司總經理（或其授權代理人）負責監(jiān)交。財務部經理移交時，還必須將全部財務會計工作、重大財務收支和會計人員的情況等向接替人員詳細介紹。對需要移交的遺留問題，應當寫出書面材料。交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章，并應在移交注冊上注明：單位名稱，交接日期，交接雙方和監(jiān)交人員的職務、姓名，移交清冊頁數(shù)以及需要說明的問題和意見等。移交清冊一般應當填制一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。接替人員應當繼續(xù)使用移交的會計賬簿，不得自行另立新帳，以保持會計記錄的連續(xù)性。第二部分　財務管理j) 發(fā)票管理規(guī)定公司財務部及各單店必須建立健全發(fā)票管理制度。消費者在各店可以依據(jù)相關規(guī)定取得普通發(fā)票。普通發(fā)票的購買和領用（一） 普通發(fā)票由公司財務部在當?shù)囟悇諜C關買回發(fā)票后，按順序進行編號，在《普通發(fā)票領用登記簿》上，逐包登記起止號碼，由專人負責保管，單獨設立存放地點。（二） 各店領用發(fā)票時，由領用人在登記簿上簽字，由各店派專人負責保管。普通發(fā)票的使用（一） 發(fā)票必須按號使用，開具發(fā)票必須按照規(guī)定的付款單位、時限、順序一次性如實開具。發(fā)票中的單價和銷售價必須是含稅價格，不可將價稅分別填開，發(fā)票上必須加蓋本分公司的發(fā)票專用章。（二） 開錯的發(fā)票不得撕毀、丟棄，應加蓋作廢章，連同存根一起貼在發(fā)票上，一并保存。（三） 禁止轉借、轉讓、倒賣、代開發(fā)票；不得撕毀、涂改、偽造發(fā)票；禁止在發(fā)票上弄虛作假；不得擅自出售、拆本使用及銷毀發(fā)票；不得自行擴大發(fā)票使用范圍。（四） 若發(fā)票丟失，必須在當日向財務部報告，財務部在3個工作日內向稅務機關報告。普通發(fā)票的存根保管（五） 使用完的發(fā)票存根定期送交財務部，以舊換新妥善保管，以便查閱。已經開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應保存五年。保存期滿，經報稅務機關驗收銷毀。（六） 辦理單店變更或者注銷登記的同時，留存的未使用發(fā)票需及時辦理變更、繳銷手續(xù)。k) 現(xiàn)金、銀行存款及銀行票據(jù)的管理公司實行現(xiàn)金的集中管理，不允許任何部門(包括單店)和個人自行保存和支取現(xiàn)金，單店作為獨立核算單位，可在公司財務部指定的銀行分別辦理存款帳戶和取款帳戶(取款帳戶是否設立應商討)，存款帳戶只存款不出款，每日必須將營業(yè)資金全額存入該帳戶，不得坐支營業(yè)資金。各店的資金支出在報經公司總經理審批同意后，由取款帳戶提取現(xiàn)金支付。現(xiàn)金管理（一） 現(xiàn)金支付范圍： 1. 支付給員工的工資、獎金、津貼及勞保福利等開支； 2. 個人勞務報酬；3. 報銷（或借支）的差旅費、業(yè)務費、修理費等；4. 結算起點以下的零星支出；5. 公司總經理批準的其他符合現(xiàn)金支付范圍的支出。 （二） 除以上規(guī)定的支付范圍以外，財務人員支付個人款項，超過使用現(xiàn)金限額的部分，應當以支票支付；確需全額支付現(xiàn)金的，經會計審核，財務部經理批準后支付現(xiàn)金。（三） 各部門、單店現(xiàn)金的使用范圍應符合國家《現(xiàn)金管理辦法》的規(guī)定，嚴格控制現(xiàn)金結算，超出結算起點的付款應通過銀行結算；特殊情況下需用現(xiàn)金結算時，必須取得對方的收款收據(jù)并經會計審核，財務部經理批準后支付；不得為任何單位和個人套取現(xiàn)金。（四） 各店必須核定庫存現(xiàn)金限額，限額的核定以本店3天以內的現(xiàn)金日常用量為準，凡超過庫存限額的現(xiàn)金應及時送存銀行，現(xiàn)金的存入及取出應派車輛接送，切實做好安全保衛(wèi)措施。（五） 除零星現(xiàn)金收入可以補充庫存外，各店每天營業(yè)收入的現(xiàn)金應在當天送存銀行，在銀行停止收款后收進的現(xiàn)金，應存入店內的保險柜，于第二天上班后及時送存銀行。（六） 出納員在辦理現(xiàn)金收付時，必須檢查收付款憑證是否按規(guī)定的審批權限及程序經過審批，不得受理未按規(guī)定審批的收付款業(yè)務，不得受理不完整、不真實、不合法的內外部憑證，在收付現(xiàn)金時，應堅持“當面點清”的原則，每筆現(xiàn)金收付后，須加蓋“現(xiàn)金收訖”或“現(xiàn)金付訖”戳記。（七） 出納人員應根據(jù)每天的現(xiàn)金收支情況編制“現(xiàn)金日記帳”?！艾F(xiàn)金日記賬”應使用訂本式賬簿，即使在實行會計電算化的情況下，出納員和各店仍要設置現(xiàn)金收付登記簿，逐筆登記。（八） 出納員及各店必須做到“日清月結”，日記賬與庫存現(xiàn)金于每日終了后核對，如出現(xiàn)長短款，應報告財務負責人，查明原因后及時處理。（九） 不準用白條抵充現(xiàn)金，不準因私借支現(xiàn)金，不準保存帳外現(xiàn)金，不得公款私存。（十） 財務部經理或被指定的會計主管每月至少對出納庫存現(xiàn)金檢查核對一次，驗證帳實是否相符，情況異常時，應進行突發(fā)性檢查。（十一） 出納員不得兼管任何購、銷業(yè)務和實物收發(fā)；不登記除銀行存款、現(xiàn)金日記賬以外的任何其他賬簿；不兼管財務稽核。銀行存款管理（一） 銀行戶頭必須按國家規(guī)定開立和使用，僅供公司收支結算使用，不得出借銀行戶頭給外單位或個人使用，不得為外單位或個人代收代支、轉帳套現(xiàn)。（二） 銀行存款支付審批權限應嚴格控制，出納人員要嚴格審核是否履行審批程序、單據(jù)是否齊全、審批手續(xù)是否完備、支付是否合乎公司規(guī)章制度。各級審批人員出差、休假等不在公司期間，應對審批權限進行書面授權。（三） 財務人員應通曉各類銀行結算方法，并根據(jù)情況選擇對公司較為有利的方法進行結算。采用銀行匯票，匯兌等其他結算方式的要嚴格按照《票據(jù)法》和銀行規(guī)定，按照規(guī)定的內部申請、審批程序和銀行的結算制度辦理。（四） 出納員應根據(jù)每日的銀行收付業(yè)務逐筆登記銀行存款日記賬并結出余額，在每月終了后5個工作日內， 根據(jù)銀行對賬單仔細核對和清理銀行日記賬，查明未達賬項及其原因，編制《銀行存款余額調節(jié)表》及其說明，交稽核人員審查核對并簽字認可后報財務部經理審批。《銀行存款余額調節(jié)表》及其說明應每年裝訂成冊歸檔。票據(jù)管理（一） 支票領取：1. 凡領取支票，應根據(jù)支取資金的相關規(guī)定辦理手續(xù)(見后)，說明資金的用途、金額、使用人等項，經有關財務人員審核、財務部經理復核、總經理批準后方能領取。2. 支票領取人應辦理支票登記手續(xù)，于領取支票后10日內報賬。對未及時報賬者財務人員應該及時督促，并有權不予簽發(fā)新支票。3. 在支票有效期內未使用的支票，或因情況變化未使用的支票應及時退還財務部，對未及時歸還者財務部應及時督促，并不予簽發(fā)新支票。（二） 支票等銀行結算票據(jù)管理：1. 支票由出納負責簽發(fā)，嚴格控制簽發(fā)不記名甚至空白支票、空頭支票。特殊情況需簽發(fā)限額空白支票時，必須在支票上寫明收款單位名稱、款項用途、簽發(fā)日期、規(guī)定限額等，在小寫金額欄恰當幣位應寫上“￥”等幣種符號，并由領用人在登記簿上簽字確認。2. 應建立支票、銀行匯票、商業(yè)匯票等銀行結算票據(jù)的登記領用制度，設置領用登記簿，詳細登記金額、利率、期限、號碼、收款單位等內容，并由領用人簽字。3. 如遇銀行結算票據(jù)遺失，直接責任人應立即通知出納員，并去銀行辦理掛失手續(xù)；逾期未用的銀行結算票據(jù)，領用人應及時交回出納員，辦理注銷手續(xù) ；對填寫錯誤、過期失效的銀行結算票據(jù)， 出納員應加蓋“作廢”戳記，連同存根一并保存。4. 支票等銀行結算票據(jù)、財務收款收據(jù)等統(tǒng)一由出納員保管，但財務印鑒必須由兩人（或以上）分開保管；出納員不得保管財務專用章或結算專用章，財務印鑒不得預留在空白財務票據(jù)上。5. 出納人員應每日編制銀行存款變動表。準確掌握賬戶余額，不準發(fā)生空頭、透支資金。支票用完時，出納人員應及時申購支票，并妥善保管，公司財務部應保證只有出納才能接觸未經使用的空白支票。6. 出納人員應保持支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性，稽核人員應定期對銀行結算票據(jù)的使用情況予以查核。l) 資金管理資金管理原則公司的資金管理實行統(tǒng)一使用、集中管理的原則。公司及各店的資金由公司財務部統(tǒng)一籌措、集中管理、統(tǒng)一使用。各部門(包括各單店)的費用支出由財務部統(tǒng)一核定、統(tǒng)一支付，經請示公司財務部同意后或在財務部授權的范圍內，各單店可以用備用金支付一些零星開支(應商討)。資金計劃資金計劃分為年度資金計劃、月度資金計劃和周資金計劃。年度資金計劃的編制與執(zhí)行參照財務預算管理的相關規(guī)定。公司各部門（含單店）應該由專人負責制訂資金計劃和記錄資金計劃執(zhí)行情況，定期與財務部對賬。（一） 資金計劃的編制每月25日前各部門（包括單店）編制下一月度的資金使用計劃，經部門領導及主管副總審核后報財務部，由財務部經理初審，匯總平衡后報總經理辦公會。次月1日之前經總經理辦公會討論通過后下發(fā)執(zhí)行。周資金計劃應是對月度資金計劃的分解。資金計劃包括資金收入計劃和資金支出計劃兩部分(資金收入是指經營收入，資金支出是指經營中采購支出，固定資產支出及其它大額支出)，單店在編制計劃時需根據(jù)當月預計收入及支出項目編制資金計劃，保證量入為出。（二） 資金計劃的執(zhí)行1． 財務部對每月編制的資金計劃超過年初制訂、分解的當月資金使用計劃的10%的予以重點關注，查明原因，并向總經理匯報。2． 各部門(包括單店)的資金收入及支取必須嚴格參照資金計劃執(zhí)行，未編入資金計劃的支出，原則上財務部可以拒絕辦理。確因外界情況變化等特殊原因造成的，而且是公司必須的支出，經審批后財務部予以安排資金進行支付。計劃外資金審批程序同預算外資金支出審批程序。3． 財務部對發(fā)生的計劃外資金使用必須查明原因、進行記錄并對該部門進行提醒。4． 對于不認真管理資金的部門和專門負責人，財務部有權提請公司領導對該部門負責人或專門負責人員進行處罰。（三） 資金計劃執(zhí)行情況報告財務部出納人員每周編制資金收支周報，經復核會計人員復核、財務經理審核后報送總經理。財務部經理每月總結當月資金計劃執(zhí)行情況，報總經理，并在總經理辦公會上公布，為制訂下月的資金計劃提供參考。資金使用審批（一） 基本原則公司實行嚴格的資金審批制度，對于違反審批程序的資金使用申請財務部必須拒付。（二） 資金使用類別按照資金的申請部門與需求部門是否為同一個部門，公司資金可分為兩類：1． 由公司歸口管理部門申請支出的資金（資金申請部門與資金需求部門不是同一個部門）。如：物資采購、固定資產購置、宣傳廣告費、培訓費、人力資源費用（工資、獎金、福利等）、一般辦公費用等支出時使用的資金；2． 由各部門自行申請支出的資金（資金申請部門與資金需求部門是同一個部門）。如：各部門差旅費、業(yè)務招待費、一般的業(yè)務支出、利息支出、房屋租賃及物業(yè)管理等。（三） 資金使用的審批程序1． 預算內資金一般審批流程（預算包括年度預算與資金計劃）2． 預算外資金一般審批流程3． 此處所指預算包括年度財務預算和月度經營計劃和資金計劃。4． 各部門用款必須填寫用款申請并按規(guī)定的審批程序進行審批后由財務部執(zhí)行付款，財務部經理根據(jù)公司資金情況批準資金的拔付。5． 每項付款必須經過會計人員復核是否符合資金使用申請所需手續(xù)后，出納人員方可辦理，對于不合理、合法、合規(guī)的資金使用申請，財務部一律有權拒付。（四） 資金使用申請表須提供相關附件資料，相關附件資料包括以下內容； 1． 已簽署的合同及其附件；2． 支付進度款的，必須提供進度證明；3． 設備、材料、固定資產、其他辦公用品等購置類付款須有驗收人簽字并提供驗收單；4． 收款單位提供的合法正式發(fā)票或相關證明；5． 收款單位與合同單位不一致時，須合同單位向我公司提供付款委托書；6． 特殊情況下須對方單位提供完稅證明；7． 合同執(zhí)行過程中存在爭議的事項必須有同對方單位達成的補充協(xié)議；8． 其他能夠說明該項付款卻有真實、準確的債權、債務關系的原始證明文件、法律文件；9． 其他財務部認為必須的資料。資金使用申請人必須保證資金申請表所附各項資料必須真實、合法、有效。（五） 對于采購原料等業(yè)務款項，財務部一般采用銀行劃賬的支付辦法，業(yè)務經辦人必須在付款后5日內向收款單位索要發(fā)票等有關票據(jù)或證明文件交財務部，否則財務部有權終止該部門的資金使用。如確實需要直接交付支票的，須收款單位人員帶正式合法發(fā)票到公司財務部領取，或由出納人員和業(yè)務經辦人員一起將支票送往收款單位，并取得正式合法發(fā)票。報銷管理（一） 報銷流程1． 各部門負責人以上人員報銷流程2． 其它人員報銷流程（二） 報銷審批權限報銷審批權限依據(jù)資金使用審批權限確定（三） 報銷單據(jù)包括填寫有報銷事由的報銷單，國家規(guī)定的正式發(fā)票、入庫單、合同資金使用申請需提供的相關憑證資料。資金的籌集（