【文章內(nèi)容簡介】 記錄人： 處理結(jié)果： 監(jiān)督人： 當(dāng)班人簽名到達(dá)時(shí)間離去時(shí)間本 日 工 作 內(nèi) 容完 成 情 況注：本記錄不作為考勤依據(jù)。主要電話記錄:序號時(shí)間事 情 描 述處 理 結(jié) 果經(jīng)辦人處理事項(xiàng)記錄：序號本 日 發(fā) 生 事 項(xiàng) 及 處 理 經(jīng) 過 記 錄 經(jīng)手人領(lǐng)導(dǎo)巡查留言：簽簽名： 時(shí)間：附5：通 告可按發(fā)文內(nèi)容多少使用A4或A3紙，正文格式按管理處文件管理規(guī)定。張貼日期：　　年　月　日至　　年　月　日（二）文書檔案管理文書檔案（簡稱“文檔”）作為物業(yè)管理處重要的信息資源，它具有記錄信息真實(shí)性、來源廣泛性、內(nèi)容豐富性等特點(diǎn)，形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等，是管理處信息管理的基礎(chǔ)和重要對象。在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前，傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開發(fā)利用，此信息管理方式對于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內(nèi)容主要包括如下： 制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)； 制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度，確定文料歸檔范圍、時(shí)間和保存期限； 收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)管理處文檔，鑒定和銷毀已過期的文檔； 組織進(jìn)行管理處檔案的開發(fā)和利用； 制定管理處各類文檔的保密級、保密期限及安全保護(hù)措施； 指導(dǎo)、檢查及監(jiān)督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補(bǔ)充。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。 一、 文檔庫建立和目錄物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容，文檔庫是管理處各類檔案的重要儲(chǔ)備地，服務(wù)于物業(yè)管理處每一部門。對于物業(yè)管理處文檔庫的建立，可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況，編制文檔分類目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。文檔分類編號規(guī)則：1) 編號原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類工作內(nèi)容進(jìn)行分類，按照文檔一、二、三級目錄進(jìn)行編號。如：一級目錄“物業(yè)規(guī)劃檔案”下的第一條“用地批準(zhǔn)文件”，則其編號為“11”，如該二目錄對應(yīng)下文檔有多卷以上，則每卷的編號順序?yàn)椤?1112……”。2) 現(xiàn)場管理的日常工作文檔也須按序號進(jìn)行編碼，以防止在工作現(xiàn)場的遺失，在工作文檔完成后，由責(zé)任人按時(shí)定期交資料室編號、存檔。3) 在文件夾（盒/袋）封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識，上面注明目錄號、文檔標(biāo)題等。文件夾（盒/袋）應(yīng)有卷內(nèi)目錄，詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。4) 文檔管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)，如文檔資料有遺失，追究當(dāng)事人責(zé)任。文檔目錄分類序號一級目錄二級目錄1物業(yè)規(guī)劃檔案用地批準(zhǔn)文件項(xiàng)目批準(zhǔn)文件2物業(yè)接管驗(yàn)收資料移交證明資料驗(yàn)收證明資料3工程檔案竣工資料技術(shù)資料4產(chǎn)權(quán)資料5物業(yè)委托管理合同6房屋使用及公眾制度房屋使用資料7管理處證照管理處專業(yè)化管理資料8架構(gòu)及職責(zé)9行政管理檔案10后勤管理檔案采購文件資料資產(chǎn)、倉庫管理記錄內(nèi)務(wù)管理記錄鑰匙管理記錄11合同管理檔案12人事管理檔案人事資料員工培訓(xùn)記錄員工考核記錄崗位資格證書13財(cái)務(wù)管理檔案14維修基金管理15房屋管理檔案房屋本體維修資料房屋管理資料16公用設(shè)施設(shè)備管理檔案共用設(shè)施設(shè)備管理資料共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄17給排水系統(tǒng)管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)18供配電系統(tǒng)管理檔案19消防設(shè)備設(shè)施管理檔案消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄20安全管理檔案安全管理資料安全防范措施安全工作記錄21消防管理檔案消防管理資料消防應(yīng)急方案消防工作記錄22車輛管理檔案停車場管理資料停車場管理記錄非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案23保潔管理檔案保潔管理資料保潔工作記錄24消殺服務(wù)檔案25綠化管理檔案綠化管理資料綠化工作記錄26業(yè)主檔案27租戶檔案28社區(qū)文化活動(dòng)檔案社區(qū)文化活動(dòng)資料29經(jīng)營管理檔案有償服務(wù)檔案商戶管理檔案30客戶服務(wù)檔案客房服務(wù)工作記錄31業(yè)主委員會(huì)檔案二、 工作記錄控制程序 為加強(qiáng)對工作記錄的標(biāo)識、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲(chǔ)、防護(hù)、處理、檢查等工作的管理，保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。 1. 工作記錄的定義、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。，如人員資格證書和培訓(xùn)記錄、分承包方的有關(guān)合同、協(xié)議書和資格證明、各類現(xiàn)場工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來信等。2. 管理職責(zé)、檢查各部門工作記錄控制情況。3. 現(xiàn)場工作記錄的管理，并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。，無污損或破損等現(xiàn)象。各業(yè)務(wù)班長應(yīng)負(fù)責(zé)對現(xiàn)場的工作記錄進(jìn)行檢查，并于每月初將上月的工作記錄收集整理后，送至綜合管理部文件管理員處存檔。4. 已收集的工作記錄的管理。，防止過期表格的誤用，并對已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理。，文件管理員應(yīng)按照不同崗位、專業(yè)的類別進(jìn)行排序，確保序號的連續(xù)性（有斷號的需注明），并對已收集的工作記錄，進(jìn)行合理地編目、標(biāo)識，以便于工作記錄的查找和檢索。，對已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔，但須于首日后進(jìn)行。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每年歸檔一次，于每年一月份進(jìn)行；對于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每月或每季歸檔一次，于每月或每季15日前進(jìn)行。，應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。如工作記錄破損，應(yīng)即時(shí)修補(bǔ)。5. 已歸檔工作記錄的管理綜合管理部應(yīng)安排適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)對已歸檔的工作記錄進(jìn)行存放，并標(biāo)識工作記錄的名稱、產(chǎn)生的時(shí)間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲(chǔ)清單》上進(jìn)行登記?！豆ぷ饔涗洿鎯?chǔ)清單》須定期校正，一般每月進(jìn)行一次，以確保準(zhǔn)確性。工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。6. 工作記錄的借閱工作記錄的借閱由文件管理員負(fù)責(zé)。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時(shí)間超過1天（隔夜外借）時(shí)，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，并及時(shí)收回歸檔。7. 工作記錄的報(bào)廢文件管理員應(yīng)參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報(bào)廢申請表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個(gè)月。8. 工作記錄的檢查 綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進(jìn)行一次抽查，每季度至少一次對工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。三、 工作記錄一覽表序號文件名稱保存時(shí)間1合同登記表合同失效后1年2借閱登記表至少2年3文件資料存儲(chǔ)清單至少2年4文件處理表同該文件保存期5公章證照登記表永久6公章證照使用申請表至少1年7物資申請報(bào)告至少3年8物資申請單至少1年9CI制作申請表至少1年10消殺工作記錄表至少3年11洗手間定時(shí)清潔記錄表至少1年12泳池、泳樂設(shè)施運(yùn)行記錄表表至少1年13安全管理員交接班記錄表至少1年14安全管理員巡查記錄表至少1年15安全管理員巡邏簽到表至少1年16裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表至少1年17出入卡不存18來訪人員登記表至少1年19物資搬運(yùn)放行條至少3年20管理處進(jìn)出人