【正文】 最合適的形式向業(yè)主、用戶傳播，對(duì)傳播的信息必須進(jìn)行登記，并通過(guò)出入口崗加快傳遞信息的速度和廣度。2管理處每位員工從公共傳媒獲得自然災(zāi)害、流行性疾病等預(yù)警信息后,須及時(shí)通知監(jiān)控中心值班人員，中心值班人員經(jīng)核實(shí)后，方可通報(bào)。2．適用范圍管理處各部門3．職責(zé)3．1經(jīng)理負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)指揮抗災(zāi)救援工作；3．2監(jiān)控中心工作人員負(fù)責(zé)收集并及時(shí)向各部門發(fā)布相關(guān)已公布的預(yù)警信息，客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)客戶信息的發(fā)布；3．3綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)控預(yù)警信息傳播情況，協(xié)調(diào)監(jiān)督各部門應(yīng)急措施的實(shí)施情況，協(xié)助救援工作。 如播發(fā)的屬重大新聞，綜合管理部應(yīng)組織全體員工或相關(guān)人員觀看。五、 媒體接待交流程序1．目的避免各種媒體報(bào)道給管理處帶來(lái)負(fù)面影響，并對(duì)媒體加以引導(dǎo)，以維護(hù)并拓展管理處形象。內(nèi)容包括：保安、保潔、綠化、設(shè)備設(shè)施、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)管理服務(wù)情況和財(cái)務(wù)情況；（詳見顧問(wèn)書《客戶服務(wù)冊(cè)》、本冊(cè)提及即可） 通知、公告：在小區(qū)內(nèi)設(shè)置固定公告欄，以管理處正式發(fā)文形式對(duì)小區(qū)業(yè)主或相關(guān)人員進(jìn)行的通知、公告。，查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對(duì)違反此規(guī)定的行為，公司將做嚴(yán)肅處理。（遇節(jié)假日向前順延）將本部門《月度工作計(jì)劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批及打印張貼；各部門須在每周五前將本部門的《周信息報(bào)》上交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批及打印張貼；如入伙、裝修、各類公司定義的專項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人需每天填報(bào)《專項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)》，并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批后交信息管理員收檔；各部門應(yīng)及時(shí)將本部門各類管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息，按規(guī)定要求發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總公司相關(guān)部門，其中重大、突發(fā)事件，在事發(fā)生后1小時(shí)內(nèi)上報(bào)經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，所采取措施應(yīng)在三天之內(nèi)上報(bào)。，及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息在內(nèi)部發(fā)布或傳遞給相應(yīng)部門。（可抄送相關(guān)人員）。適用范圍：****管理處職責(zé)：信息資料員負(fù)責(zé)管理處的信息收集、匯總工作。，及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給管理處相應(yīng)部門和人員；、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實(shí)地加入個(gè)人主觀臆測(cè)的信息，對(duì)以非正常方式傳播信息對(duì)管理處造成不良影響的人員，管理處將追究其相應(yīng)責(zé)任；，嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍，不得將受控信息向無(wú)關(guān)人員泄露；、發(fā)布有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內(nèi)部管理信息，并有針對(duì)性地進(jìn)行深入分析；、轉(zhuǎn)發(fā)與地產(chǎn)及其他外部往來(lái)的信息和文件，及時(shí)傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門（人），并負(fù)責(zé)有關(guān)工作的落實(shí)、反饋；、建議、需求等信息，負(fù)責(zé)本部門日常管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)、舉措等管理信息的搜集、報(bào)送；、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息，按規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送給管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門；、突發(fā)事件信息，在事發(fā)后半小時(shí)內(nèi)上報(bào)綜合管理部或經(jīng)理，所采取措施及處理情況應(yīng)在三天之內(nèi)匯報(bào)；，報(bào)管理處綜合管理部。企業(yè)信息管理指企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中對(duì)信息活動(dòng)過(guò)程的管理。2) 信息的主觀性。2 針對(duì)行業(yè)特性，熟練掌握物管企業(yè)信息管理在信息搜集、傳遞和文檔管理等工作上的基本流程和操作，是物業(yè)管理處進(jìn)行信息管理起步工作的入手點(diǎn)；2 現(xiàn)代物管企業(yè)廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。管理好信息能使企業(yè)“做正確的事”，同時(shí)“把正確的事做好”。近十多年來(lái)，計(jì)算機(jī)、通訊技術(shù)飛速發(fā)展，不僅加快了社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，也增強(qiáng)了外部環(huán)境對(duì)企業(yè)的影響，使企業(yè)必須及時(shí)地了解社會(huì)經(jīng)濟(jì)信息，使自身經(jīng)營(yíng)活動(dòng)迅速適應(yīng)環(huán)境的變化，及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行分析處理，準(zhǔn)確作出科學(xué)的決策，提高信息管理利用水平，達(dá)到最優(yōu)經(jīng)營(yíng)管理效果。在物業(yè)管理處計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件配置條件成熟的情況下，利用網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)和資源逐步搭建物業(yè)管理處信息平臺(tái)（網(wǎng)站），同時(shí)根據(jù)管理處自身?xiàng)l件，自行開發(fā)或購(gòu)買成熟的物業(yè)管理信息軟件，提高信息管理和應(yīng)用水平；2 信息管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，內(nèi)容涉及管理處經(jīng)營(yíng)管理的多個(gè)方面，在其他冊(cè)顧問(wèn)書已作說(shuō)明介紹的如文件管理等個(gè)別內(nèi)容，為便于對(duì)信息管理工作內(nèi)容的綜合了解，本冊(cè)僅作目錄，具體內(nèi)容可參見其他冊(cè)顧問(wèn)書相關(guān)章節(jié)；2 本冊(cè)顧問(wèn)書根據(jù)管理處具體情況，編制了相關(guān)工作的制度流程及記錄表格可供在實(shí)際工作中參考使用。信息是人們有目的地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理的結(jié)果，它的表現(xiàn)形式是根據(jù)人們的需要情況來(lái)決定的。企業(yè)運(yùn)用一定的技術(shù)和方法，對(duì)信息搜集、檢索、研究、發(fā)布、交流和提供服務(wù)的過(guò)程，使信息資源與企業(yè)其他資源合理配置，有效滿足企業(yè)當(dāng)前和未來(lái)的信息需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計(jì)劃；，及各部門需要管理處或其他部門協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題的處理情況進(jìn)行跟蹤，并將結(jié)果及時(shí)反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門；，制定下年度工作計(jì)劃，報(bào)管理處綜合管理部。方法和過(guò)程控制：、電腦采購(gòu)的審批部門為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。，收件人負(fù)責(zé)文件的審批跟蹤。，全權(quán)負(fù)責(zé)本部門的信息管理工作。，否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。，應(yīng)遵守INTERNET國(guó)際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。例如：《關(guān)于小區(qū)實(shí)施車輛使用停車卡的通知》； 標(biāo)識(shí)信息：為避免工作過(guò)程中有可能給業(yè)主及其他人員帶來(lái)的不便，而進(jìn)行標(biāo)識(shí)性的信息發(fā)布；例如在小區(qū)消殺工作中的警示性CI標(biāo)識(shí)； 提示信息：為提高客戶服務(wù)水平，對(duì)小區(qū)業(yè)主進(jìn)行的溫馨提示。適用****管理處各部門，相關(guān)事務(wù)由綜合管理部負(fù)責(zé)。 發(fā)言時(shí)應(yīng)安排相關(guān)人員進(jìn)行記錄，相關(guān)紀(jì)要應(yīng)存檔。 各部門若有相關(guān)媒體欲對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行報(bào)道，須征得綜合管理部同意并在指定委托范圍和內(nèi)容與媒體進(jìn)行接觸。4．方法及過(guò)程控制4．1監(jiān)控中心工作人員每天7:00收聽新聞廣播和天氣預(yù)報(bào)。4．3監(jiān)控中心值班人員將收到的公共預(yù)警信息在《值班記錄本》上進(jìn)行登記后即刻向各部門通報(bào)一次，并要求在10分鐘內(nèi)通報(bào)完畢。4．6居住在低洼地區(qū)的員工要隨時(shí)做好防暴風(fēng)雨的自救準(zhǔn)備，預(yù)備好沙袋防洪。4．7．2同時(shí)安排人員檢查小區(qū)內(nèi)房屋的門、窗、陽(yáng)臺(tái)、天臺(tái)，對(duì)家里無(wú)人而門窗未關(guān)好的房間，應(yīng)用電話聯(lián)系該住戶。主要電話記錄:序號(hào)時(shí)間事 情 描 述處 理 結(jié) 果經(jīng)辦人處理事項(xiàng)記錄：序號(hào)本 日 發(fā) 生 事 項(xiàng) 及 處 理 經(jīng) 過(guò) 記 錄 經(jīng)手人領(lǐng)導(dǎo)巡查留言：簽簽名： 時(shí)間：附5：通 告可按發(fā)文內(nèi)容多少使用A4或A3紙，正文格式按管理處文件管理規(guī)定。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。如：一級(jí)目錄“物業(yè)規(guī)劃?rùn)n案”下的第一條“用地批準(zhǔn)文件”，則其編號(hào)為“11”，如該二目錄對(duì)應(yīng)下文檔有多卷以上，則每卷的編號(hào)順序?yàn)椤?1112……”。4) 文檔管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)，如文檔資料有遺失，追究當(dāng)事人責(zé)任。2. 管理職責(zé)、檢查各部門工作記錄控制情況。各業(yè)務(wù)班長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄進(jìn)行檢查，并于每月初將上月的工作記錄收集整理后，送至綜合管理部文件管理員處存檔。，對(duì)已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。如工作記錄破損，應(yīng)即時(shí)修補(bǔ)。工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，并及時(shí)收回歸檔。8. 工作記錄的檢查 綜合管理部主管每月至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次抽查，每季度至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于物業(yè)管理主要有以下方面:1． 辦公自動(dòng)化，編輯、處理、打印各類辦公文檔和表格；2． 進(jìn)行物業(yè)管理服務(wù)信息的搜集和發(fā)布；3． 存儲(chǔ)各類文檔、圖片音像等資料及各類事務(wù)和處理結(jié)果；4． 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電算化，準(zhǔn)確進(jìn)行各項(xiàng)費(fèi)用的核算和管理；5． 分析匯總各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為管理服務(wù)規(guī)劃、決策提供依據(jù)。主要硬件配置1) 電腦基本配置（pentiumⅢcpu 128M內(nèi)存 40GB硬盤 52X光驅(qū) 軟驅(qū) 15”顯示器)；2) 56k以上調(diào)制解調(diào)器或其他網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備；3) 噴墨\激光打印機(jī)（辦公用）；4) 針式打印機(jī)(票據(jù)打印用)；5) 掃描儀辦公常用軟件1) 操作系統(tǒng)類：中文windows2000；2) 辦公軟件類：Microsoft Office2000；3) 網(wǎng)絡(luò)類：；4) 財(cái)務(wù)軟件類：用友財(cái)務(wù)軟件；5) 多媒體類：