【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 廣所用印刷品除外）2． 填寫申請(qǐng)表應(yīng)列明所需印刷品的名稱、數(shù)量、規(guī)格。3． 申請(qǐng)表由部門經(jīng)理審核簽批后，于每月20日前送達(dá)辦公室。4． 由辦公室統(tǒng)籌做預(yù)算，報(bào)總經(jīng)理審批。5． 預(yù)算經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由辦公室按財(cái)務(wù)規(guī)章支出申請(qǐng)REF表程序統(tǒng)一進(jìn)行印刷。如未批準(zhǔn)，辦公室將申請(qǐng)表，退還申請(qǐng)部門。 有關(guān)雜費(fèi)報(bào)銷的規(guī)則1． 所有雜費(fèi)須在“雜費(fèi)批據(jù)”上記錄，每宗以RMB300元為限。2． “雜費(fèi)批據(jù)”由申請(qǐng)人填寫，部門經(jīng)理核準(zhǔn)，并附上這些雜費(fèi)的文件資料如供應(yīng)商的發(fā)票等。3． 批準(zhǔn)后，辦公室通知申請(qǐng)人，收款簽字后安排付款。 有關(guān)電腦操作的規(guī)定1. 電腦操作人員必須嚴(yán)格遵守電腦操作規(guī)程，做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的安全維護(hù)工作，愛護(hù)機(jī)器設(shè)備，保持機(jī)器設(shè)備的清潔。2. 對(duì)管理處的各種軟件，嚴(yán)禁私自外傳。嚴(yán)禁使用外來磁盤，以免感染病毒。 申請(qǐng)購(gòu)買固定資產(chǎn)、辦公室設(shè)備及用品的規(guī)定1. 各部門在申請(qǐng)購(gòu)買固定資產(chǎn)、辦公設(shè)備及用品時(shí)，需填寫“物品購(gòu)買申請(qǐng)表”。2. 在填寫時(shí)，應(yīng)列明所購(gòu)物品的名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量、理由。3. “物品購(gòu)買申請(qǐng)表”由申請(qǐng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后，由行政部簽署意見。如可以在部門間調(diào)撥，則優(yōu)先調(diào)撥 物業(yè)管理處財(cái)務(wù)的管理 有關(guān)預(yù)算申請(qǐng)、審批、執(zhí)行的規(guī)定概由行政部統(tǒng)籌。一貫積極提倡節(jié)約，反對(duì)浪費(fèi)，將費(fèi)用開支嚴(yán)格控制在預(yù)算之內(nèi)及低于預(yù)算。1) 嚴(yán)格的采購(gòu)，發(fā)包制度（將專項(xiàng)工程包給專業(yè)公司完成），要貨比三家，跟蹤商品質(zhì)量及維修質(zhì)量。2) 健全的材料物質(zhì)收發(fā)存制度。3) 嚴(yán)格借支、報(bào)銷制度和審批權(quán)限。4) 預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目及預(yù)算內(nèi)金額開支有嚴(yán)格的申請(qǐng)、審批、借支、報(bào)銷制度，預(yù)算外開支必須向業(yè)主申請(qǐng)批準(zhǔn)。5) 預(yù)算內(nèi)項(xiàng)目及預(yù)算內(nèi)金額大的合同，于洽談后須經(jīng)業(yè)主審批。利 潤(rùn) 表項(xiàng) 目本期實(shí)際數(shù)本期預(yù)算數(shù) 物業(yè)管理收入 減:經(jīng)營(yíng)費(fèi)用 經(jīng)營(yíng)稅金 經(jīng)營(yíng)毛利 減: 管理費(fèi)用 管理酬金 行政分?jǐn)傎M(fèi) 財(cái)務(wù)費(fèi)用 其中:利息支出(減利息收入) 經(jīng)營(yíng)利潤(rùn) 加:其他業(yè)務(wù)利潤(rùn) 營(yíng)業(yè)利潤(rùn) 加:營(yíng)業(yè)外收入 減:營(yíng)業(yè)外支出 利潤(rùn)總額 減:所得稅 凈利潤(rùn) 制 單: 物業(yè)管理中心收支匯總( 月份） 項(xiàng)目 本月 本月累計(jì)累計(jì) 一、 一、收入 實(shí)際 預(yù)算 實(shí)際預(yù)算 管理費(fèi)收入 空置費(fèi)收入 工程審批及監(jiān)督費(fèi) 其他業(yè)務(wù)收入 營(yíng)業(yè)外收入 電費(fèi)收入 墊支開辦費(fèi) 收入總計(jì) 二、 二、支出 員工工資 員工福利 行政費(fèi)用 －辦公用品 －印刷費(fèi) －差旅費(fèi) －交通費(fèi) －伙食費(fèi) －交際應(yīng)酬費(fèi) －郵電通訊費(fèi) －服裝費(fèi) －洗衣費(fèi) －其他雜項(xiàng) －培訓(xùn)費(fèi) 工程支出 －電梯系統(tǒng) －空調(diào)系統(tǒng) －供排水 －消防系統(tǒng) －強(qiáng)弱電 工程維修保養(yǎng) －衛(wèi)生潔具 －勞防用品 －工程工具 —排污系統(tǒng) 管理酬金 管理費(fèi)用 財(cái)務(wù)費(fèi)用 員工意外險(xiǎn) 公眾責(zé)任險(xiǎn) 1 物料用品(工程) 1 物料用品(物業(yè)) 1 綠化費(fèi) 1 治安費(fèi) 1 物業(yè)費(fèi)用 保潔費(fèi)用 清潔用品 清潔費(fèi)用 垃圾清運(yùn)費(fèi) 1 外保工資 1 電費(fèi) 1 水費(fèi) 稅金 支出總計(jì) 收支結(jié)余 備注： 63 / 63 倉(cāng)庫(kù)物料管理 管理規(guī)則1． 因工作需要而領(lǐng)用各類物品，均須事先填寫“申購(gòu)單”交部門主管簽名。2． “申購(gòu)單”經(jīng)部門主管簽名后，須由行政部主任簽名批準(zhǔn)。3． 凡領(lǐng)用貴重物品，備用金、鎖匙等須由領(lǐng)用人親自簽收，當(dāng)領(lǐng)用人離職時(shí)，需把所領(lǐng)用的物品退回，若發(fā)現(xiàn)破損，將視情況做出賠償處理。4． 倉(cāng)庫(kù)管理員將于每月結(jié)束后的兩天時(shí)間內(nèi)，以書面形式做出“每月庫(kù)存商品盤點(diǎn)報(bào)告”呈交行政部經(jīng)理，而副本則送往財(cái)務(wù)部做檔案記錄。5． 財(cái)務(wù)部將派員協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理員每月對(duì)物業(yè)內(nèi)各類資產(chǎn)設(shè)備和庫(kù)存資料進(jìn)行盤點(diǎn)工作。 裝備及制服管理1． 員工領(lǐng)取裝備及制服，必須先經(jīng)該員之上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)領(lǐng)取制服授權(quán)書，由部門經(jīng)理同意后，才可發(fā)放。2． 于獲得核準(zhǔn)之領(lǐng)用授權(quán)書后，員工始可填具裝備及制服申請(qǐng)表領(lǐng)取裝備及制服。 物業(yè)管理處辦公規(guī)則 信件所有寄予本管理中心的信件，均需交由獲授權(quán)人開啟和登記，然后交有關(guān)部門處理。 文件傳閱內(nèi)部文件傳閱，由總經(jīng)理辦公室將文件送達(dá)相關(guān)的部門與人員，閱后立即交還總辦，中央存檔，從速完成文件要求的事項(xiàng)。 會(huì)議室使用會(huì)議室需提前一天與辦公室聯(lián)系，經(jīng)批準(zhǔn)后，服從辦公室的安排。使用完畢，關(guān)好門窗及電器開關(guān)。 來訪接待因公接待來訪者，有關(guān)部門需派適當(dāng)人員帶領(lǐng)客人進(jìn)入會(huì)客室或會(huì)議室或其他辦公地點(diǎn)，陪同來訪者直至離開公司。 告示牌管理中心內(nèi)部告示牌將設(shè)在明顯處，隨時(shí)將管理中心與政府的有關(guān)政策、要求、指示等的通知貼于此，敬告員工。 就餐午餐時(shí)間 小時(shí)，員工不可因用餐而遲到。 差旅費(fèi)按差旅費(fèi)規(guī)定辦理。 與租戶聯(lián)系物業(yè)管理工作，其中最重要的工作是推動(dòng)良好的租戶關(guān)系。管理處作為業(yè)主的代理人必須負(fù)起這重要的使命，目的是令上情下達(dá)，下情上達(dá)，物業(yè)能替業(yè)主達(dá)到最大的收益，獲得最佳的保養(yǎng)，及維持高水平的產(chǎn)業(yè)價(jià)值。 公共機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)管理處另一重要的公關(guān)工作是與政府及各公私機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)目的是配合政府有關(guān)的法例和規(guī)定來推動(dòng)管理的工作。1． 房產(chǎn)管理局2． 市建委3． 稅務(wù)局4． 工商行政管理局5． 勞動(dòng)局及人才交流中心6． 公安局7． 消防局8． 環(huán)衛(wèi)局9． 外經(jīng)局10． 郵政局11． 電訊局12． 供電局13． 自來水公司14． 派出所15． 租戶委員會(huì) 部門協(xié)調(diào)為方便部門的溝通及協(xié)調(diào)工作，行政部管理事物例會(huì)。會(huì)議的目的除了商討所有部門有關(guān)事項(xiàng)、檢討工作的缺失謀求改進(jìn)外，更重要的原則是要達(dá)到上情下達(dá)，下情上達(dá)，能使上下一心以團(tuán)結(jié)合作精神做好管理的工作。 業(yè)務(wù)報(bào)告行政部經(jīng)理協(xié)助總經(jīng)理把每月管理處所處理的事物做一個(gè)總結(jié)，然后把總匯的事情，填進(jìn)每月之月度的管理報(bào)告并于月終上呈予發(fā)展商及香港第一太平戴維斯香港總公司。目的是讓上級(jí)機(jī)構(gòu)能全盤掌握狀況，方便日后之決策參考，管理工作的監(jiān)管或政策上之改動(dòng)。 行政部工作審核物業(yè)名稱 巡視日期 巡視人員 職位 簽署 管理處標(biāo)準(zhǔn)評(píng)語(yǔ)優(yōu)可以劣1．文件柜：A．物業(yè)公契或公約：B．分包商合約C．文具/雜物采購(gòu)單據(jù)D．業(yè)主會(huì)會(huì)議記錄E．物業(yè)收支平和記錄F．人事檔案記錄G．車輛租戶收支記 錄H．通告存案記錄1．投訴事項(xiàng)處理 2．鎖匙保管箱3．救傷工具箱4．對(duì)講機(jī)使用5．電腦設(shè)備/軟件6．影印機(jī)7．傳真機(jī)8．辦公室電信設(shè)備 行政部表格 出 勤 日 報(bào) 表 QR/HR01部門： 日期： 年 月 日 部 門應(yīng)到人數(shù)病假事假婚假喪假產(chǎn)假公差新進(jìn)調(diào)入調(diào)出辭職 實(shí)到人數(shù)主管：