【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 司所有電話線，以防再發(fā)生電話費(fèi)用；通知網(wǎng)管切斷寬頻網(wǎng)絡(luò)并收回網(wǎng)絡(luò)線。客戶搬遷后，需改動(dòng)密碼，并以書面及電子郵件的形式向所有租戶發(fā)出更換密碼的通知；退租后，通知清潔工打掃房間。若裝修設(shè)施有損通知管理處予以修復(fù)。房間布置須恢復(fù)到原有的供參觀狀態(tài)。 租戶的續(xù)租/擴(kuò)租 租戶的續(xù)租租賃合同租賃合同條款之租賃期限書面通知予以提醒并告知續(xù)租條件續(xù)租條件洽淡租戶書面通知租期到期后不再續(xù)租簽署租賃合同《租戶續(xù)租通知單》(ZL010)《租戶退租通知單》(ZL009)簽發(fā)《租戶續(xù)租通知單》(ZL010)給物業(yè)管理處簽發(fā)《租戶退租通知單》(ZL009)給物業(yè)管理處退租手續(xù)大廈租戶租期到期前四個(gè)月之前，商務(wù)中心租戶在租期到期前二個(gè)月之前，營(yíng)運(yùn)招商部書面通知租戶有關(guān)租期到期事宜，著手聯(lián)絡(luò)續(xù)租問題；根據(jù)市場(chǎng)狀況、租賃單位的具體情況，在續(xù)租談判中有關(guān)續(xù)租條件給租戶一個(gè)客觀的報(bào)價(jià)。在談判過程中要善于發(fā)覺客人的意圖、想法及目的，以便續(xù)租工作的順利開展；續(xù)租順利則及時(shí)與租戶簽訂續(xù)租合同。有關(guān)續(xù)租合同的簽訂過程可參照租賃合同訂立過程。 租戶的擴(kuò)租在日常工作中應(yīng)十分留意租戶的動(dòng)向，特別有關(guān)租賃事宜。若發(fā)現(xiàn)租戶有擴(kuò)租意向應(yīng)主動(dòng)及時(shí)聯(lián)系，根據(jù)租戶提供的信息（主要是面積），給予適當(dāng)?shù)男畔⒑桶才拧Ｉ形吹狡诘淖鈶?，若急于擴(kuò)租，并不十分在意是否同一樓層。但若有同層次的空房，應(yīng)優(yōu)先提供。報(bào)價(jià)方面基本按照其以前合同的基價(jià)以及現(xiàn)中匯大廈辦公樓的報(bào)價(jià)和市場(chǎng)因素綜合考慮。若租戶是擴(kuò)租與續(xù)租一同考慮的話，是否同一樓層即顯得十分重要。此時(shí)應(yīng)根據(jù)客戶的具體要求給予盡量滿足，否則就容易失去一個(gè)好的客戶。擴(kuò)租談判過程中價(jià)格及位置是一個(gè)很重要的因素，但利用平時(shí)工作積累的感情去打動(dòng)客戶也是一個(gè)致勝的法寶。在談判過程中，應(yīng)適時(shí)掌握進(jìn)攻、聯(lián)絡(luò)的銷售步驟，特別注意對(duì)其行政主管或負(fù)責(zé)人的跟蹤。擴(kuò)租談判成功，應(yīng)盡快安排簽訂租賃合同，有關(guān)過程可參照租賃合同訂立過程。. 應(yīng)收款 大廈租戶應(yīng)收款操作流程每月15日左右制作《中匯大廈租戶本月應(yīng)收款表》(ZW001)及各《服務(wù)費(fèi)統(tǒng)計(jì)表》(ZW026)《中匯大廈租戶本月應(yīng)收款表》(ZW001)《電費(fèi)電信費(fèi)統(tǒng)計(jì)表》(ZW002)《清潔費(fèi)統(tǒng)計(jì)表》(ZW025)《維修費(fèi)勞務(wù)費(fèi)統(tǒng)計(jì)表》(ZW004)次月租賃表物業(yè)管理處的上月各租戶電費(fèi)、水費(fèi)、電話費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等明細(xì)表。部門經(jīng)理審核簽署復(fù)印3份，1份送財(cái)務(wù)部，1份留存檔案，1份以備銷賬用。財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)付款通知(ZW005/006)每月18日制作各租戶的付款通知部門經(jīng)理審核確認(rèn)財(cái)務(wù)部審核無誤后在每份通知上蓋錦發(fā)或錦友的財(cái)務(wù)部印章付款通知付款通知簽收本復(fù)印1份，原件送租戶，復(fù)印件用于檔案留存。簽收本發(fā)票、收據(jù)《中匯大廈租戶應(yīng)收款表》每月20日，帳務(wù)主管把付款通知送其每租戶，租戶簽收。收到每筆應(yīng)收款，財(cái)務(wù)部開具發(fā)票、收據(jù)交帳務(wù)主管；帳務(wù)主管送達(dá)租戶簽收，同時(shí)在《應(yīng)收款表》上記號(hào)銷賬。財(cái)務(wù)部《大廈租戶未付款一覽表》（ZW002）次月8日制作《大廈未付款一覽表》，打印2份次月18日每日與財(cái)務(wù)核對(duì)應(yīng)收款到帳情況。核對(duì)確認(rèn)報(bào)部門經(jīng)理催款通知(ZW024)制作《催款通知》限定最后付款日期。審核確認(rèn)部門經(jīng)理審核確認(rèn)財(cái)務(wù)部在每份催款通知上蓋錦發(fā)或錦友的財(cái)務(wù)部印章發(fā)票收據(jù)催款通知簽收本《大廈租戶應(yīng)收款表》復(fù)印一份，每月10日原件交租戶，復(fù)印件留存檔案財(cái)務(wù)部開具相應(yīng)票據(jù)交帳務(wù)主管查核到帳帳務(wù)主管把票據(jù)送達(dá)租戶，在《大廈租戶應(yīng)收款表》上銷賬最后付款日之次日，整理尚未到帳的租戶清單明細(xì)表報(bào)財(cái)務(wù)部和營(yíng)運(yùn)招商部經(jīng)理帳務(wù)主管與財(cái)務(wù)部密切溝通有關(guān)催款后的應(yīng)收款到帳狀況。按合同條款計(jì)遲延履行金上報(bào)總辦擬致租戶的《通知函》告知其違約和我司的措施?！锻ㄖ费a(bǔ)充說明：所有給租戶的付款通知、催款通知及票據(jù)都必須讓租戶在簽收本上簽收，若無法直接送達(dá)租戶可通過寄掛號(hào)信的方式并保留掛號(hào)信的編號(hào)，以便查詢。由于各租戶合同條款不一致，如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等，因此應(yīng)收款表、付款通知、催款通知的制作必須嚴(yán)格遵循合同條款。若租戶以支票或現(xiàn)金方式支付款項(xiàng)時(shí)，尤其是現(xiàn)金方式，讓租戶直接付至我司財(cái)務(wù)部。若無法推脫地收下租戶的支票應(yīng)記錄支票號(hào)碼讓財(cái)務(wù)簽收。有其個(gè)別租戶在發(fā)放付款通知時(shí)須帶上發(fā)票、收據(jù)，并讓租戶簽收。 商務(wù)中心租戶應(yīng)收款操作流程依據(jù)《商務(wù)中心次月租賃表》《商務(wù)中心次月租賃表》《商務(wù)中心次月租金應(yīng)收款表》(ZW008)每月23日制作次月的《商務(wù)中心月度租金應(yīng)收款表》(ZW007)與IT客戶服務(wù)核對(duì)月度網(wǎng)絡(luò)線租金表(ZW011)前臺(tái)根據(jù)服務(wù)費(fèi)日記賬統(tǒng)計(jì)的各租戶的月服務(wù)費(fèi)(ZW012)根據(jù)程控交換機(jī)計(jì)費(fèi)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)各租戶分機(jī)話費(fèi)(ZW019/20)根據(jù)物業(yè)管理處提供的電信帳率統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)各租戶的直線話費(fèi)(ZW018/22)前臺(tái)統(tǒng)計(jì)的租戶、月度飲料費(fèi)、郵票費(fèi)、快遞費(fèi)(ZW013/014/015/016/017)每月24日制作上一月的《商務(wù)中心服務(wù)費(fèi)表》《商務(wù)中心服務(wù)費(fèi)表》（ZW009）《商務(wù)中心次月租金應(yīng)收款表》(ZW008)《上月服務(wù)費(fèi)表》(ZW009)每月25日部門經(jīng)理審核簽署確認(rèn)各復(fù)印2份，原稿至財(cái)務(wù)部，1份復(fù)印件留存檔案，另一份以備銷賬用付款通知(ZW023)服務(wù)費(fèi)明細(xì)(ZW012)25日制作各租戶的付款通知前臺(tái)文員打印各租戶上月服務(wù)費(fèi)清單審核服務(wù)費(fèi)清單附在付款通知之后，每戶一份整理清晰經(jīng)理審核簽署簽發(fā)總辦在每付款通知上蓋公司圓形（英文）藍(lán)印章付款通知簽收本復(fù)印一份，原件于27日左右送至租戶簽收，復(fù)印件存檔應(yīng)收款到帳，財(cái)務(wù)部開具發(fā)票/收據(jù)，帳務(wù)主管送達(dá)租戶簽收發(fā)票 / 收據(jù)簽收本財(cái)務(wù)部發(fā)出付款通知后的第7個(gè)工作日，制作《商務(wù)中心租戶未付款一覽表》與財(cái)務(wù)部核對(duì)到帳情況《商務(wù)中心租戶未付款一覽表》(ZW010)核對(duì)確認(rèn)財(cái)務(wù)部復(fù)印二份，原稿交財(cái)務(wù)部，1份復(fù)印件留存檔案，另1份復(fù)印件自備用于銷賬報(bào)部門經(jīng)理《催款通知》(ZW024)制作打印《催款通知》明確最后付款日期審核確認(rèn)部門經(jīng)理財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)在催款通知上蓋錦發(fā)財(cái)務(wù)部印章《催款通知》簽收本復(fù)印一份，原稿于《付款通知》發(fā)出后第8個(gè)工作日發(fā)至租戶簽收，復(fù)印件存檔案與財(cái)務(wù)部核對(duì)催款后的應(yīng)收款到帳情況。收到款，財(cái)務(wù)部開具相應(yīng)票據(jù)發(fā)票收據(jù)簽收本未付款一覽表帳務(wù)主管送達(dá)租戶，請(qǐng)租戶在簽收本上簽收，同時(shí)在《未付款一覽表上》記號(hào)銷賬截止至催款通知明確的最后付款日之次日把尚未到帳的租戶清單明細(xì)報(bào)營(yíng)運(yùn)部門經(jīng)理和財(cái)務(wù)部經(jīng)理按合同條款計(jì)遲延履行金，上報(bào)總辦擬出租戶的《未付款函》告知其違約行為以及和我司的措施。補(bǔ)充說明：所有給租戶的付款通知、催款通知及票據(jù)都必須讓租戶在簽收本上簽收，若無法直接送達(dá)租戶可通過寄掛號(hào)信的方式并保留掛號(hào)信的編號(hào)，以便查詢。由于各租戶合同條款不一致，如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等，因此應(yīng)收款表、付款通知、催款通知的制作如須嚴(yán)格遵循合同條款。若租戶以支票或現(xiàn)金方式支付款項(xiàng)時(shí)，尤其是現(xiàn)金方式，讓租戶直接付至我司財(cái)務(wù)部。若無法推脫地收下租戶的支票應(yīng)記錄支票號(hào)碼讓財(cái)務(wù)簽收。 大廈客戶服務(wù) 租戶定期拜訪每月最后一個(gè)工作日，營(yíng)運(yùn)招商部客服主管協(xié)同經(jīng)理助理拜訪大廈租戶，聽取意見提供大廈物業(yè)管理的信息。拜訪后匯總信息報(bào)部門經(jīng)理同時(shí)反饋至物業(yè)管理處，物業(yè)管理處整改后，由營(yíng)運(yùn)招商部再次回訪。 中匯大廈客戶VIP服務(wù)VIP服務(wù)是中匯大廈對(duì)內(nèi)部客戶一種特色服務(wù)，針對(duì)大廈內(nèi)部客戶的貴賓（包括總部董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理等高層人士）到訪中匯大廈所享受的熱情禮遇。它包括下列過程：在中匯大堂或大門入口布置歡迎牌、歡迎橫幅及來訪客戶國(guó)旗；鮮花布置。基本上是四盆。（2盆在大堂歡迎牌左右，2盆在客戶辦公區(qū)域門口）；專用電梯12部，并在大堂至電梯口經(jīng)過處鋪設(shè)紅地毯；中匯大廈高級(jí)管理人員在大門迎接。具體實(shí)施過程如下：營(yíng)運(yùn)部人員接到客戶電話要求中匯大廈提供VIP服務(wù)時(shí)，須請(qǐng)客戶以書面形式要求，特別是對(duì)服務(wù)的具體要求、具體事件及來訪貴賓的姓名及職位清晰了解。特別注意杜絕歡迎牌上的差錯(cuò)。根據(jù)客戶的書面具體要求，安排有關(guān)綠化、歡迎牌等事宜書面通知管理處。在迎賓的當(dāng)天，應(yīng)安排客戶實(shí)地檢查，以便及時(shí)修正不妥之處，直至客戶的確認(rèn)。貴賓到訪之前，應(yīng)把中匯貴賓簽到簿交之客戶有關(guān)負(fù)責(zé)人士手中，以供來訪貴賓簽字留念。VIP服務(wù)圓滿完成后，將有關(guān)的書信來往及文件整理成檔。 商務(wù)中心服務(wù)工作 前臺(tái)服務(wù)1. 接聽電話和留言電話鈴響三聲內(nèi)接起電話問候語(yǔ): Good Morning/Good Afternoon, May I help you？您好！聽清轉(zhuǎn)接對(duì)象或分機(jī)號(hào)或公司名稱詢問對(duì)方姓名、公司名稱予以轉(zhuǎn)接有人接聽分機(jī)占線或無人接聽切回電話告知分機(jī)占線或無人接聽，詢問是否需要留言重復(fù)對(duì)方姓名、公司名稱留言條(KF010)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范記錄留言內(nèi)容和留言時(shí)間問候語(yǔ)：Good morning/Good afternoon, May I help you?聽清轉(zhuǎn)接對(duì)象或分機(jī)號(hào)碼。Transfer,等有人接再轉(zhuǎn)接，然后掛機(jī)。當(dāng)所要轉(zhuǎn)接的分機(jī)占線或客戶外出，問明來電人是否有需要，為客戶留言。留言時(shí)首先要記錄下所要找的客戶的公司名稱、房號(hào)和姓名、對(duì)方的姓名、公司名稱、聯(lián)絡(luò)的電話、時(shí)間、并簽上自己的姓名。當(dāng)客戶外出回來時(shí)及時(shí)交給他。如該客戶出差在外多日，可把留言轉(zhuǎn)交給其公司的其他人，以免有緊急問題可及時(shí)解決。2. 收發(fā)快件與郵寄a) 發(fā)快件前臺(tái)文員收到客戶交發(fā)的快件登記信息包括日期、租戶名稱、快件種類、送達(dá)地點(diǎn)寫明快遞編號(hào)每日服務(wù)記錄(KF011)外發(fā)快遞記錄(KF012)前臺(tái)人員在《每日服務(wù)記錄Daily Job Sheet》和《外發(fā)快遞記錄Out Going Courier》上登記快遞信息，經(jīng)辦人簽字打電話通知快遞來取快件快遞件時(shí)留下底單，并在底單上登記公司名稱、快遞類別當(dāng)日工作結(jié)束前，在電子文檔《月度租戶服務(wù)明細(xì)表》內(nèi)填入當(dāng)日快遞服務(wù)的內(nèi)容補(bǔ)充快遞服務(wù)費(fèi)金額客戶交發(fā)快件到前臺(tái)時(shí)，要在《每日服務(wù)記錄Daily Job Sheet》和《外發(fā)快遞記錄Out Going Courier》上登記下日期、公司簡(jiǎn)稱、快件種類、地點(diǎn)并準(zhǔn)確記錄下快件編號(hào)，經(jīng)手人簽字。打電話通知快遞公司來取件，留下底單，并在上登記公司名稱、快遞類別（市內(nèi)快遞、EMS、DHL或其他）。b) 收快件前臺(tái)收到快遞公司送來的快件，看清收件的對(duì)象、公司名稱，再簽收快件登記快件信息包括收件日期、時(shí)間、租戶簡(jiǎn)稱、快件種類、快件編號(hào)在《快遞收件記錄》上登記信息，注明是否包裹，并在經(jīng)辦人一欄內(nèi)簽字收件記錄（KF013）盡快把快件送交客戶，讓客戶在《收付清單Ining Courier List》上簽收快遞公司送來快件，先簽收，然后在《快遞收件記錄Ining Courier List》登記日期、收件時(shí)間、公司、簡(jiǎn)稱、快件種類、快件編號(hào)，并注明是否是包裹，最后經(jīng)手人簽名。及時(shí)把快件送交客戶，并讓客戶簽收。c) 郵 寄對(duì)客戶交寄信函，在專用本上登記日期、客戶名稱、發(fā)送地址。于每天下午4：00左右交于樓下郵政服務(wù)臺(tái)送寄。于下月初帶登記本到樓下郵政服務(wù)臺(tái)與服務(wù)臺(tái)工作人員核對(duì)，以便月結(jié)帳。3. 收發(fā)傳真發(fā)傳真客戶交發(fā)傳真時(shí)，根據(jù)所給傳真號(hào)碼正確發(fā)送，同時(shí)登記下日期、簡(jiǎn)稱、傳真號(hào)碼及其他明細(xì)，并簽上經(jīng)手人姓名，然后把傳真確認(rèn)報(bào)告歸檔。收傳真收進(jìn)傳真應(yīng)及時(shí)送交客戶，如一時(shí)走不開，可先打電話通知客戶；收到客戶傳真時(shí)，根據(jù)商務(wù)中心客戶或大樓客戶在Daily Job Sheet或租戶服務(wù)單上登記日期、客戶簡(jiǎn)稱、及傳真的大致內(nèi)容，然后送交給對(duì)應(yīng)的客戶，請(qǐng)客戶簽收。4. 報(bào)紙的訂閱和分發(fā)訂 報(bào)每半年初和六月底詢問租戶的訂報(bào)需求并做記錄為租戶訂報(bào)，按標(biāo)準(zhǔn)計(jì)服務(wù)費(fèi)用及時(shí)更新租戶的訂閱清單9:30到一樓大堂取報(bào)根據(jù)客戶訂閱清單，把報(bào)紙分開訂報(bào)清單(KF015)11：30前送達(dá)租戶訂 報(bào)每年的年初或六月底詢問客戶是否有訂報(bào)需要并做好書面記錄；根據(jù)記錄填好，訂報(bào)的電腦清單帶上錢款到九江路郵電局支局（九江路36號(hào)）訂閱；及時(shí)更新客戶的訂閱清單。取 報(bào)每周星期一至星期五早上九點(diǎn)半左右，到底樓大堂前臺(tái)取報(bào)。發(fā) 報(bào)根據(jù)更新后的客戶訂閱清單，把報(bào)紙分開。