【文章內(nèi)容簡介】 收到簽署生效的合同當日，營運招商部收款員根據(jù)合同條款制作付款通知，送租戶簽收； 收到簽署生效的合同當日，營運招商部書面通知物業(yè)管理處租賃期限，車輛類型、牌照號碼等信息，由物業(yè)管理處與租戶辦理相關手續(xù)。 租戶的入駐 /退租手續(xù) 新租戶入駐中匯大廈步驟流程圖 補充說明： 《租戶入駐通知單》 (ZL008)中應詳細描述管理處交房給租戶的狀態(tài)，必要時附上租賃合同中有關交房標準的附件復印件給物業(yè)管理處作為標準。 租戶退租中匯 大廈步驟流程圖 租賃合同簽署完畢 經(jīng)理助理填 寫《租戶入駐通知單》 《租戶入駐通知單》(ZL008) 復印件存檔案（備忘錄） 簽發(fā)至物業(yè)管理處 部門經(jīng)理審核簽署 協(xié)助辦理入駐手續(xù)，租戶搬遷日贈送鮮花并拜訪 中 國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 15 頁 共 81 頁 補充說明： 《租戶退租通知單》（ ZL009） 中應明確租戶到期交還租賃場所的交房標準作為管理處收回辦公室的驗收依據(jù)，必要時附上租賃合同中有關交房標準的附件復印件給物業(yè)管理處作為標準。 商務中心租戶入駐操作流程 租戶名稱（中、英文） 租賃日期、租賃場所 數(shù)據(jù)線的租用資料 租戶負責人的姓名聯(lián)絡方及有 關特殊要求 家具布置要求 客服主管與經(jīng)理助理核對入駐信息 書面通知物業(yè)管理處安裝電話線 安裝日期 加入寬頻網(wǎng)絡服務的電腦臺數(shù) 通知網(wǎng)絡管理人員開通網(wǎng)絡服務 安裝日期 電話線種類、數(shù)量和號碼 經(jīng)理助理通知帳務主管有關收款事宜以及客服主管有 關入駐事宜 租賃合同簽署完畢 《租戶信息表》 (KF001) 租戶于租期前三個月書面通知退租事宜 經(jīng)理助理填寫《租戶退租通知單》 《租戶退租通知單》（ ZL009） 部門經(jīng)理審核簽署 簽發(fā)至物業(yè)管理處 抄送財務部 復印件存檔案 (備忘錄 ) 與物業(yè)管理處確認退租手續(xù)完畢 與財務部確認應付款已付清 租戶搬出租賃場所 辦理退保證金手續(xù) 完成退租 經(jīng)理助理 中 國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 16 頁 共 81 頁 入駐資料準備 鑰匙準備 租戶入駐 自查 經(jīng)理助理或部門經(jīng)理檢查 與帳務副主管查詢前期費用是否到帳 帶客戶參觀并詳細介紹商務中心公共設施，介紹商務中心員工 客服主管 試用鑰匙，告知鑰匙管理的規(guī)定 帶領客戶進入辦公房， 呈入駐資料 介紹電話機的使用方法 介紹商務中心規(guī)章制度 詢問客戶有否問題并給予解答 租戶公司銘牌制作計入《每日服務記錄》待租戶簽署確 認 檢查入駐前的準備工作 通知管理處移動家具事宜 具體日期時間 家具數(shù)量 房門鑰匙 家具鑰匙 大堂銘牌，書面通知物業(yè)管理處 商務中心銘牌，聯(lián)系供應商 部門經(jīng)理或經(jīng)理助理把租戶代表人介紹給客服主管 核對家具、數(shù)量和狀況 一個工作日內(nèi)向租戶收回填好的資料 《每日服務記錄表》 （ KF011） 歡迎入駐函 (KF003) 綜合信息 (KF004) 電腦維護計劃 (KF005) 寬頻服務接入通知 (KF006) 家具清單 (KF007) 員工登記表 (KF008) 客服主管 客服主管 客服主管 客服主管 客服主管 客服主管 電腦維護計劃 (KF005) 家具清單 (KF007) 員工登記表 (KF08) 中 國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 17 頁 共 81 頁 補充說明： 銘牌制作需要先得到租戶對公司名稱的確認以及提供公司標志 LOGO。 鑰匙準備，常規(guī)大門鑰匙、家具鑰匙均各一把，以后根據(jù)租戶要求，商務中心規(guī)定再給予提供。 辦公房家具的配備一般按標準提供，租戶增加辦公家具應相應收費，除非在租賃中談到中已定或經(jīng)理準批。 商務中心租戶退租操作流程 輸入資料，存入租戶檔案 經(jīng)理指令有關租戶到期日期 客服主管與租戶代表持《家具清單》檢查核實家具配置 查核房內(nèi)裝修 帳務主管 與租戶代表核對所有應付款，租戶代表簽字確認 收集所有房間和辦公 家具鑰 匙 對家具、設備、鑰匙進行查核，若有損壞遺失情況按標準向租戶提出賠償費用 書面通知物業(yè)管理處于退租日之次日拆除所有電話線 與租戶確定剩余應付款的付款方式和保證金的退還方式 客服主管 記錄租戶搬遷后的聯(lián)絡方式并告知前臺 賠償費用計入《每日服務記錄》，租戶代表簽字確認 統(tǒng)計搬遷物品，開具《出門單》給租戶 租戶退租搬離 通知 IT 客戶 服務于退租日之次日切斷網(wǎng)絡服務收回網(wǎng)絡線 《家具清單》（ KF07） 《每日服務記錄》（ KF011） 帳務主管 客服主管 《出門單》 (KF009) 書面通知 客服主管 中 國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 18 頁 共 81 頁 退租前，客服主管會同租戶代表根據(jù)“家具清單”將租用給他們的所有家具進行檢查、核實。若有損壞遺失視情況賠償處理； 由財務主管與租戶代表核對所有應付清的費用以及與客戶討論付費和返押金的方式； 收齊所有家具和房門鑰匙，在核對鑰匙時須詢問客戶是否自己配過鑰匙，一并收回； 查看房內(nèi)裝修是否有損，如有則告知可能的賠償費用；賠償費用依據(jù)《商務中心服務費一覽表》（ KF002） 和物業(yè)管理處的收費標準。 請客戶留下即將搬遷的地址及電話、傳真、聯(lián)系人以便有事聯(lián)系； 在確認客戶退租后，要 提前通知管理處，及時撤除該公司所有電話線，以防再發(fā)生電話費用；通知網(wǎng)管切斷寬頻網(wǎng)絡并收回網(wǎng)絡線。 客戶搬遷后，需改動密碼，并以書面及電子郵件的形式向所有租戶發(fā)出更換密碼的通知； 退租后，通知清潔工打掃房間。若裝修設施有損通知管理處予以修復。房間布置須恢復到原有的供參觀狀態(tài)。 租戶的續(xù)租 /擴租 租戶的續(xù)租 房內(nèi)布置恢復到標準狀態(tài) 變動門禁密碼，并以書面及電子郵件形式向所有租戶發(fā)送更換密碼的通知 安排清潔工打掃房間 通知管理處修復房內(nèi)壞損部分以及對房內(nèi)設施進行翻修處理 客服主管 客服主管 書面通知予以提醒并告知續(xù)租條件 續(xù)租條件洽淡 租賃合同條款之租賃期限 簽發(fā)《租戶退租通知單》(ZL009)給物業(yè)管理處 簽署租賃合同 租賃合同 租戶書面通知租期到期后不再續(xù)租 簽發(fā)《租戶續(xù)租通知單》(ZL010)給物業(yè) 管理處 《租戶續(xù)租通知單》 (ZL010) 《租戶退租通知單》 (ZL009) 中 國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 19 頁 共 81 頁 大廈租戶租期到期前四個月之前，商務中心租戶在租期到期前二個月之前，營運招商部書面通知租戶有關租期到期事宜，著手聯(lián)絡續(xù)租問題； 根據(jù)市場 狀況、租賃單位的具體情況，在續(xù)租談判中有關續(xù)租條件給租戶一個客觀的報價。在談判過程中要善于發(fā)覺客人的意圖、想法及目的，以便續(xù)租工作的順利開展； 續(xù)租順利則及時與租戶簽訂續(xù)租合同。有關續(xù)租合同的簽訂過程可參照租賃合同訂立過程。 租戶的擴租 在日常工作中應十分留意租戶的動向，特別有關租賃事宜。若發(fā)現(xiàn)租戶有擴租意向應主動及時聯(lián)系，根據(jù)租戶提供的信息（主要是面積），給予適當?shù)男畔⒑桶才拧? 尚未到期的租戶，若急于擴租，并不十分在意是否同一樓層。但若有同層次的空房，應優(yōu)先提供。報價方面基本按照其以前合同的基價以及現(xiàn)中匯 大廈辦公樓的報價和市場因素綜合考慮。若租戶是擴租與續(xù)租一同考慮的話，是否同一樓層即顯得十分重要。此時應根據(jù)客戶的具體要求給予盡量滿足，否則就容易失去一個好的客戶。 擴租談判過程中價格及位置是一個很重要的因素，但利用平時工作積累的感情去打動客戶也是一個致勝的法寶。在談判過程中，應適時掌握進攻、聯(lián)絡的銷售步驟，特別注意對其行政主管或負責人的跟蹤。 擴租談判成功，應盡快安排簽訂租賃合同，有關過程可參照租賃合同訂立過程。 . 應收款 大廈租戶應收款操作流程 每月 15 日左右制作《中匯大廈租戶本月應收款表》 (ZW001)及各《服務費統(tǒng)計表》 (ZW026) 部門經(jīng)理審核簽署 復印 3 份， 1 份送財務部， 1 份留存檔案， 1 份以備銷賬用。 審 核 確 認 部門經(jīng)理審核簽署 財務部 《中匯大廈租戶本月應收款表》(ZW001) 《電費電信費統(tǒng)計表》(ZW002) 《清潔費統(tǒng)計表》(ZW025) 《維修費勞務費統(tǒng)計表》(ZW004) 次月租賃表 物業(yè)管理處的上月各租戶電費、水費、電話費、服務費等明細表。 退租手續(xù) 中 國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 20 頁 共 81 頁 每月 18 日制作各租戶的付款通 知 審核無誤后在每份通知上蓋錦發(fā)或錦友的財務部印章 復印 1 份，原件送租戶，復印件用于檔案留存。 每月 20 日，帳務主管把付款通知送其每租戶，租戶簽收。 收到每筆應收款，財務部開具發(fā)票、收據(jù)交帳務主管；帳務主管送達租戶簽收，同時在《應收款表》上記號銷賬。 次月 8 日制作《大廈 未付款一覽表》，打印 2 份 次月 18日每日與財務核對應收款到帳情況。 核對確認 報部門經(jīng)理 制作《催款通知》限定最后付款日期。 審核確認 在每份催款通知上蓋錦發(fā)或錦友的財務部印章 付款通知(ZW005/006) 付款通知 付款通知簽收本 簽收本 發(fā)票、收據(jù) 《中匯大廈租戶應收款表》 《大廈租戶未付款一覽表》（ ZW002） 催款通知(ZW024) 發(fā)票收據(jù) 催款通知簽收本 《大廈租戶應收款表》 財務部 財務部 財務部 審 核 確 認 部門經(jīng)理審核簽署 審核確認 部門經(jīng)理 部門經(jīng)理 中 國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 21 頁 共 81 頁 補充說明： 所有給租戶的付款通知、催款通知及票據(jù)都必須讓租戶在簽收本上簽收，若無法直接送達租戶可通過寄掛號信的方式并保留掛號信的編號，以便查詢。 由于各租戶合同條款不一致，如延遲履行金的付款、人民幣與美金的匯率指定、最后付款日期等，因此應收款表、付款通知、催款通知的制 作必須嚴格遵循合同條款。 若租戶以支票或現(xiàn)金方式支付款項時，尤其是現(xiàn)金方式，讓租戶直接付至我司財務部。若無法推脫地收下租戶的支票應記錄支票號碼讓財務簽收。 有其個別租戶在發(fā)放付款通知時須帶上發(fā)票、收據(jù)，并讓租戶簽收。