【正文】 2. 郵票費(fèi) 每到 月末 ，按照《郵票記錄 Outgoing mail record》 上登記的記錄，計(jì)算出每家客戶一個(gè)月的郵票費(fèi)加收 15%服務(wù)費(fèi)后的總金額。銀行托付單復(fù)印一份，商務(wù)中心留檔。 12. 茶水和咖啡的遞送 第一， 得知客戶所需飲料、咖啡及茶水的數(shù)量，準(zhǔn)備好杯碟、小勺及壺； 第二， 查明所需飲料、咖啡及茶水的數(shù)量庫(kù)存滿否，若不夠，會(huì)議使用前備齊； 第三， 在會(huì)議室使用的當(dāng)日，提前半小時(shí)準(zhǔn)備，以防匆忙； 第四， 根據(jù)客戶要求 ，備齊飲料、咖啡及茶水，并事先填好帳單同托盤按時(shí)送給客戶，并請(qǐng)客戶簽單（當(dāng)客戶忙于接待客人時(shí)，帳單可在客人走后在簽），并詢問是否有進(jìn)一步要求； 第五， 當(dāng)客戶用完茶水以后，及時(shí)通知清潔工清掃。 ii. 安裝好設(shè)備。 c) 適當(dāng)時(shí)候向客戶致歡迎詞“歡迎您到商務(wù)中心”，并向其展示所需設(shè)備。 v. 告知會(huì)議期間免費(fèi)提供純蒸餾水。 7. 預(yù) 訂 火車票 為客戶預(yù)定火車票前，應(yīng)清楚地在預(yù)定登記表上記下客戶所需火車票的時(shí)間、目的地、班次、張數(shù)、火車票的種類，并詢問是否需要往返車票，最后請(qǐng)客戶簽名確認(rèn)； 立即與票務(wù)中心取得聯(lián)系，詢問是否有客戶需要的火車票，如果有的話立即讓他們送來；如沒有的話，征求客戶的意見，是否可換其他的時(shí)間，盡量滿足 客戶的要求； 當(dāng)票務(wù)中心把票送來以后，交于客戶讓其確認(rèn)，在《每日服務(wù)記錄 Daily Job Sheet》上登記公司名稱、房號(hào)、服務(wù)項(xiàng)目。 3. 收發(fā)傳真 發(fā)傳真 客戶交發(fā)傳真時(shí)，根據(jù)所給傳真號(hào)碼正確發(fā)送， 同時(shí)登記下日期、簡(jiǎn)稱、傳真號(hào)碼及其他明細(xì)，并簽上經(jīng)手人姓名，然后把傳真確認(rèn)報(bào)告歸檔。 如該客戶出差在外多日，可把留言轉(zhuǎn)交給其公司的其他人，以免有緊急問題可及時(shí)解決。在迎賓的當(dāng)天，應(yīng)安排客戶實(shí)地檢查，以便及時(shí)修正不妥之處，直至客戶的確認(rèn)。拜訪后匯總信息報(bào)部門經(jīng)理同時(shí)反饋至物業(yè)管理處，物業(yè)管理處整改后，由營(yíng)運(yùn)招商部再次回訪。 帳務(wù)主管把票據(jù)送達(dá)租戶，在《大廈租戶應(yīng)收款表》上銷賬 最后付款日之次日，整理尚未到帳的租戶清單明細(xì)表報(bào)財(cái)務(wù)部和 營(yíng)運(yùn)招商部經(jīng)理 按合同條款計(jì)遲延履行金上報(bào)總辦 擬致租戶的《通知函》告知其違約和我司的措施。 次月 8 日制作《大廈 未付款一覽表》，打印 2 份 次月 18日每日與財(cái)務(wù)核對(duì)應(yīng)收款到帳情況。 擴(kuò)租談判過程中價(jià)格及位置是一個(gè)很重要的因素，但利用平時(shí)工作積累的感情去打動(dòng)客戶也是一個(gè)致勝的法寶。有關(guān)續(xù)租合同的簽訂過程可參照租賃合同訂立過程。 商務(wù)中心租戶退租操作流程 輸入資料，存入租戶檔案 經(jīng)理指令有關(guān)租戶到期日期 客服主管與租戶代表持《家具清單》檢查核實(shí)家具配置 查核房?jī)?nèi)裝修 帳務(wù)主管 與租戶代表核對(duì)所有應(yīng)付款，租戶代表簽字確認(rèn) 收集所有房間和辦公 家具鑰 匙 對(duì)家具、設(shè)備、鑰匙進(jìn)行查核，若有損壞遺失情況按標(biāo)準(zhǔn)向租戶提出賠償費(fèi)用 書面通知物業(yè)管理處于退租日之次日拆除所有電話線 與租戶確定剩余應(yīng)付款的付款方式和保證金的退還方式 客服主管 記錄租戶搬遷后的聯(lián)絡(luò)方式并告知前臺(tái) 賠償費(fèi)用計(jì)入《每日服務(wù)記錄》，租戶代表簽字確認(rèn) 統(tǒng)計(jì)搬遷物品，開具《出門單》給租戶 租戶退租搬離 通知 IT 客戶 服務(wù)于退租日之次日切斷網(wǎng)絡(luò)服務(wù)收回網(wǎng)絡(luò)線 《家具清單》（ KF07） 《每日服務(wù)記錄》（ KF011） 帳務(wù)主管 客服主管 《出門單》 (KF009) 書面通知 客服主管 中 國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 18 頁 共 81 頁 退租前，客服主管會(huì)同租戶代表根據(jù)“家具清單”將租用給他們的所有家具進(jìn)行檢查、核實(shí)。 停車協(xié)議 完成電話線過戶手續(xù) 蓋錦發(fā)公司章 物業(yè)管理處負(fù)責(zé)把《過戶通知》送達(dá)電信局 總經(jīng)理秘書 租戶 對(duì)車位需求 接到口頭或書面通知 向物業(yè)管理處了解車位空置情況 詢問車輛類型和數(shù)量 介紹車位租金、保證金和日常管理辦法 相關(guān)部門提出專業(yè)意見 打印《停車協(xié)議》一式二份 租戶確認(rèn)租賃意向 車輛車型、車牌號(hào)座 租戶簽署蓋章 擬定《停車協(xié)議》 租戶審核 《停車協(xié)議》(ZL006) 中 國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 13 頁 共 81 頁 審計(jì)部 經(jīng)理助理填寫《經(jīng)濟(jì)合同審核表》，部門經(jīng)理簽字 副總經(jīng)理 在《經(jīng)濟(jì)合同審核表》上簽字；在《停車協(xié)議》上簽字 副 總經(jīng)理 按照應(yīng)收款操作流程 蓋錦發(fā)公司章 總經(jīng)理秘書 二份合同原件一份交行政部 一份由營(yíng)運(yùn)招商部交租戶 總經(jīng)理秘書 帳務(wù)主管開具付款通知交租戶，并計(jì)入本月應(yīng)收款表 復(fù)印《停車協(xié)議》二份，一份交物業(yè)管理處，一份留存租戶檔案 填具《停車通知》附《停車協(xié)議》交物業(yè)管理處簽收 配合物業(yè)管理處協(xié)調(diào)租戶的停車事宜 部門經(jīng)理審核，在經(jīng)辦人簽字 審核確認(rèn) 《經(jīng)濟(jì)合同審核表》 審核并簽署意見 審核并簽署意見 財(cái)務(wù)部 審核并簽署意見 法務(wù)部 付款通知 (ZW005) 應(yīng)收款表 (ZW001) 停車通知 (ZL011) 中 國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 14 頁 共 81 頁 在接到租戶要求租用停車位的書面或口頭要求時(shí)，告知租賃條件，同時(shí)問訊租戶要求停泊車輛類型和數(shù)量，回復(fù)對(duì)方一小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)；（ 由于中匯大廈停車場(chǎng)的限制，必務(wù)問清租戶車輛類型） 根據(jù)所記項(xiàng)目，營(yíng)運(yùn)招商部人員致電物業(yè)管理處詢問是否有 空余的車位滿足租戶的要求； 在得到管理處的確認(rèn)后致電租戶，告知詳情以及重復(fù)租賃條件。 租賃合同 (ZL004/005) 根據(jù)雙方洽談的租賃條件按照標(biāo)準(zhǔn)合同格式擬定合同文本交客戶 客戶審核、修改、確認(rèn)合同文 本 相關(guān)部門提供專業(yè)意見審核確定被修改的合同樣本條款 按要求的份數(shù)準(zhǔn)備合同正本交客戶 租賃合同 中 國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 9 頁 共 81 頁 客戶簽署蓋章，提供相應(yīng)文件 部門經(jīng)理簽署，填寫經(jīng)濟(jì)合同審核表送審 審核并簽意見 審計(jì)部 財(cái)務(wù)部 法務(wù)部 合同正本上簽署 總經(jīng)理秘書登記在案，在合同文本上蓋章 由客戶 保存的合同文本交給營(yíng)運(yùn)招商部 合同文本交客戶 帳務(wù)主管根據(jù)合同準(zhǔn)備付款通知 （應(yīng)收款操作流程） 財(cái)務(wù)部配合、監(jiān)督協(xié)調(diào) 通知物業(yè)管理處有關(guān)的入駐內(nèi)容 編制租戶檔案，合同文本復(fù)印件及相關(guān)資料存入檔案 租戶在簽署合同時(shí)尚未完成注冊(cè)手續(xù)的，須在入駐后的 3 個(gè)月內(nèi)向租戶催促這些文件，得到后存入租戶檔案 付款通知(ZW005/006/023) 租戶入駐通知單(ZL008) 與物業(yè)管理處的溝通協(xié)調(diào) 營(yíng)業(yè)執(zhí)照或者注冊(cè)登記證復(fù)印件 稅務(wù)登記證復(fù)印件 審核并簽意見 審核并簽意見 審核并簽意見 副總經(jīng)理 副總經(jīng)理 經(jīng)理助理 中 國(guó)最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權(quán)歸原作者所有 ) 第 10 頁 共 81 頁 擬定合同； 原則：恪守格式合同。 針對(duì)以上三類中介經(jīng)紀(jì)人，營(yíng)運(yùn)招商部銷售人員應(yīng)具備敏銳的識(shí)別能力，通過在前臺(tái)幾句簡(jiǎn)單的聞?dòng)嵓纯煞智?。詢問?nèi)容不要局限于了解客戶的租賃意向，而應(yīng)多詢問客戶的具體要求和想法。在此過程中，要將這 間辦公空房的特點(diǎn)向客戶做逐一介紹，如房間的朝向、面積、得房率，周圍的客戶群等 ； 若客戶將中匯與其他租金較為便宜的大樓做比較時(shí)，應(yīng)采取客觀態(tài)度替客戶分析不同競(jìng)爭(zhēng)樓盤的地理位置、硬件設(shè)施、星級(jí)服務(wù)，規(guī)范管理等方面的優(yōu)勢(shì)； 同時(shí)，根據(jù)客戶對(duì)室內(nèi)的隔斷裝修或其他硬件設(shè)施所持的不同態(tài)度，靈活地并有所保留地向其介紹我司的一些彈性租賃條件，如為租戶提供標(biāo)準(zhǔn)裝修或給予租戶一定的免租期，商務(wù)中心租戶的特殊服務(wù)性質(zhì)（如前臺(tái)電話留言服務(wù)，每日清掃衛(wèi)生等）。 空房的推薦介紹和詢問過程 7 根據(jù)來電者對(duì)租賃面積的具體要求，推薦中匯空房，并做簡(jiǎn)單介紹。 對(duì)于公司項(xiàng)目已經(jīng)做過的各類廣告，如：報(bào)刊、戶外、宣傳品等相關(guān)資料作好管理、備份工作（電子文檔、成稿）。 3. 收集各種媒體（報(bào)刊、電視、電臺(tái)、網(wǎng)站、雜志等）的刊例、折扣、優(yōu)惠內(nèi)容等資料，并做好整理、存檔、更新工作。 5. 負(fù)責(zé)策劃部的各類方案、報(bào)價(jià)以及函件的起草、制定和打印。對(duì)部門內(nèi)的員工實(shí)行監(jiān)督管理，加強(qiáng)培訓(xùn)，每月制定培訓(xùn)計(jì)劃并實(shí)施。 2. 周期性的調(diào)查上海及周邊城市的房地產(chǎn)市場(chǎng)情況，并對(duì)典型樓盤做好相關(guān)資料的采集、分析、整理、存檔的工作，并及時(shí)更新，時(shí)刻掌握最新的市場(chǎng)動(dòng)向，對(duì)區(qū)域性和全國(guó)性的房地產(chǎn)形式有深入、 客觀、科學(xué)的理解。同時(shí)本管理辦法是圍繞著日常工作每個(gè)環(huán)節(jié)的可操作性和可行性而書寫的，緊緊圍繞著事務(wù)，并注意詞句的表達(dá)言簡(jiǎn)意駭，一目了然。 7. 配合公司做好企業(yè)文化教育的推廣、深化的各項(xiàng)相關(guān)工作。 2. 負(fù)責(zé)部門與總辦、部門與部 門之間的文件的收發(fā)、跟蹤。 10. 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作。 8. 完成部門經(jīng)理交辦的其他工作，與公司其他部門保持良好的合作、溝通。 3. 本管理辦法的細(xì)則，及各項(xiàng)工作操作流程及標(biāo)準(zhǔn) 前期策劃工作 i. 通過對(duì)項(xiàng)目環(huán)境的綜合考察和市場(chǎng)調(diào)研分析，以項(xiàng)目為核心，針對(duì)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，當(dāng)?shù)氐姆康禺a(chǎn)市場(chǎng)的供求狀況，項(xiàng)目所在區(qū)域同類樓盤的現(xiàn)狀及客戶的購(gòu)買行為進(jìn)行調(diào)研分析，再結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)行 SWOT分析，在以上基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)定位。 實(shí)質(zhì)上這是一個(gè)間接的推銷過程。 來訪客戶接待完畢后的跟進(jìn)工作 若客戶無明確意向，則不比強(qiáng)推，應(yīng)有禮貌地對(duì)其來訪表示謝意，對(duì)其司可能入駐中匯表示歡迎，并預(yù)祝雙方合作成功。 注：若來訪客戶無名片交換甚至不愿留下聯(lián)系電話，則在報(bào)價(jià)及其他租賃條件上要有所保留的對(duì)待，以防其他大樓探聽行情的可能。 對(duì)于第三類中介經(jīng)紀(jì)人 互換 名片并通過簡(jiǎn)單的交談，察覺出來者的醉翁之意； 表示歡迎其介紹客戶來中匯看房，但對(duì)于對(duì)方提到的涉及我司租賃內(nèi)密的話題，可以借口不了解或有禮貌地拒絕回答； 僅可以提供一份中匯彩色宣傳資料給來訪者； 務(wù)必親自送來訪者離開中匯大廈大堂，以防其做出對(duì)中匯不利的行為。 承租人是境外公司或正處于（即將）申辦中的公司 /代表處，須由代表人簽署 附：代表人身份證或護(hù)照復(fù)印件 公司授權(quán)代表人簽署合同的授權(quán)書 （若代表人為公司負(fù)責(zé)人只需提供其作為負(fù)責(zé)人的證明文件復(fù)印件） 境外公司或代表處之母公司的注冊(cè)文件復(fù)印件 （即所屬國(guó)家簽發(fā)的注冊(cè)登記文件或稅 務(wù)登記文件等有效法律文件） 承租人是個(gè)人的，須由承租人本人簽署 附 :承租人身份證或護(hù)照復(fù)印件 收到租戶簽署的合同后，營(yíng)運(yùn)招商部經(jīng)理在合同經(jīng)辦人一欄中簽署，填寫《經(jīng)濟(jì)合同審核表》，部門經(jīng)理簽署后依次呈審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、總辦審核； 總辦簽署下達(dá)，我方持有的二份由總辦分別交行政部和財(cái)務(wù)部，二份由租戶持有的由營(yíng)運(yùn)招商部交租戶。 商務(wù)中心租戶入駐操作流程 租戶名稱（中、英文） 租賃日期、租賃場(chǎng)所 數(shù)據(jù)線的租用資料 租戶負(fù)責(zé)人的姓名聯(lián)絡(luò)方及有 關(guān)特殊要求 家具布置要求 客服主管與經(jīng)