張玉利主編管理學(xué)n(編輯修改稿)
2025-05-04 23:08 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 這一偏差報告給負(fù)責(zé)采取糾正措施的人員，接下來實施糾正措施，直至實際績效恢復(fù)到應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)。在實踐中，從發(fā)現(xiàn)偏差到實際績效恢復(fù)到標(biāo)準(zhǔn)水平要占用一定的時間，這種時滯效應(yīng)也會給組織帶來相當(dāng)?shù)膿p失。 由時滯帶來的損失可以通過增強控制系統(tǒng)預(yù)測問題的能力來減少。比如，顧客問卷調(diào)查可用來預(yù)測銷售情況的起伏，從而能適時調(diào)整生產(chǎn)，避免由大量存貨或缺貨帶來的損失；機器的振動可用來預(yù)測機器的故障，從而能及早檢修，以防造成生產(chǎn)的停頓；員工的怨言可以用來預(yù)測消極怠工，因而能盡快尋找對策，保持員工的工作積極性。在這些情況下，預(yù)測促使采取糾正行動，而不會等待所預(yù)測的事件發(fā)生。 控制系統(tǒng)預(yù)測能力的增強有賴于管理者對那些可能與當(dāng)前問題并不直接相關(guān)，但具有征兆、表象作用之因素的注意，為此有必要建立相應(yīng)的信息網(wǎng)絡(luò)并配置人員或機構(gòu)來識別、收集這類信息，為預(yù)測以至控制創(chuàng)造條件。同時，還應(yīng)注意預(yù)測的準(zhǔn)確性，這就要求采用科學(xué)的預(yù)測手段和方法。當(dāng)前國際上一些知名的大公司都建有先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫分析、處理系統(tǒng)，在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上提出預(yù)測方案，收到相當(dāng)好的效果。 四、重視反饋報告 隨著控制過程進(jìn)行績效衡量并將之與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，會生成許多信息和數(shù)據(jù)并在此基礎(chǔ)形成反饋給管理者的報告。反饋報告是整個控制系統(tǒng)一個至關(guān)重要的組成部分，它決定著管理者是否采取糾正措施以及采取何種糾正措施，也使此前的工作真正產(chǎn)生價值。 一般來講，組織規(guī)模越小，所需要的反饋報告就越簡單。在一些小型的組織單位內(nèi)，管理者常常是自己來評價結(jié)果，僅有的報告也只是同工作受到評價的個人進(jìn)行的口頭討論。而當(dāng)控制內(nèi)容涉及的人較多時，事實不再可能為人所共知，因此就需要有規(guī)范的、正式的報告。 報告的目的并不在于向人們提供全面的分析。使用這些報告的人往往非常熟悉報告所反映的工作活動，因此為使反饋報告簡單、便用，應(yīng)只向人們提供關(guān)鍵的信息，反映那些偏離既定標(biāo)準(zhǔn)的差異，以便于強調(diào)例外管理。管理者越能把控制工作集中于例外情況，就越能實行有效控制。 為遠(yuǎn)離實際工作地點的行政管理人員所提出的反饋報告一般要包括許多詳細(xì)的情況。但是，即使這種報告也經(jīng)常有一項簡要的總結(jié)說明。至于大量的細(xì)節(jié)則只是附在后面，便于閱讀者了解某一細(xì)節(jié)時查找。 五、注重控制系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)性 在控制系統(tǒng)中，應(yīng)考慮兩種基本類型的成本，一是為了獲取信息所花費的成本，一是糾正偏差所花費的成本。隨著控制量的變化，這兩類成本具有著不同的變化趨勢。 控制系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)有賴于信息的獲得，隨著控制力度的增大，所需信息反饋的數(shù)量和頻率都會大為增加，這將占用更多的時間、精力、資源和金錢，從而導(dǎo)致整個控制系統(tǒng)信息成本的增加。在另一方面，由于控制力度的加大，可能出現(xiàn)的不利偏差會為之減少，損失也會減少，即體現(xiàn)出控制系統(tǒng)的收益。這兩類費用的相互關(guān)系可由圖14—1來表示。通過該圖可以看到，控制量的多少有一個最佳的水平，在這一水平下可以使總成本最小。 成本 總成本 信息成本 糾正偏差成本 最佳控制水平 控制量 圖14—1 控制系統(tǒng)中的成本 上述分析表明，控制并不是越多越好，其中的一個限定因素便是經(jīng)濟(jì)性。無論是控制系統(tǒng)的設(shè)計，還是控制系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)，都要服從經(jīng)濟(jì)性的要求。此外，還應(yīng)注意，現(xiàn)實中管理者很難了解哪種控制力度是劃算的，以及它將花多少費用，因此選擇一個絕對最優(yōu)的控制水平幾乎是不可能的，經(jīng)濟(jì)性也只能是一個相對的概念。 第三節(jié) 控制實施中的阻力及其避免方法 控制系統(tǒng)的有效設(shè)計只是實現(xiàn)有效控制的前提條件之一，要想使之真正發(fā)揮作用，實現(xiàn)預(yù)期的目的，還取決于控制系統(tǒng)的執(zhí)行狀況，尤其是控制過程所涉及的人員或作為被控制對象的人員對控制的反應(yīng)，是積極支持，還是消極抵觸？ 在一般的經(jīng)驗中，人們對控制往往懷有一種抵觸情緒，認(rèn)為控制是對其行動自由的約束。但更進(jìn)一步的分析表明，對于那些有意義的控制，人們還是樂于接受的，對控制的抵觸大部分來源于管理者在實施控制的過程中存在的某些誤區(qū)。 一、控制過程遇到阻力的主要原因 控制過程遇到員工的抵觸，原因主要有以下幾個方面：控制過度、側(cè)重點不恰當(dāng)、鼓勵低效率和被控制者責(zé)任過重等，下面逐一進(jìn)行分析。 控制過度是管理者較常犯的一種錯誤。如果這種過度的控制是與員工直接相關(guān)的，那么就會招致員工的反對，因為他們需要一定自由度和自主權(quán)。多數(shù)員工認(rèn)為控制應(yīng)與工作績效直接相關(guān)，如果控制涉及到與工作無關(guān)的領(lǐng)域，就會使員工對這種過分的要求產(chǎn)生抵觸情緒。即使是國
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