行政部管理制度(編輯修改稿)
2025-05-04 22:10 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 負(fù)責(zé)整理并發(fā)布正式的會(huì)議紀(jì)要，避免議而不決。第二十七條行政部職責(zé)(一)確定和預(yù)訂會(huì)議地點(diǎn)，發(fā)放會(huì)議通知。通知要包含會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)。以便與會(huì)人能快速查看；(二)積極主動(dòng)與其它部門(mén)協(xié)調(diào)解決會(huì)議時(shí)間、會(huì)議場(chǎng)地、會(huì)議設(shè)備等問(wèn)題；5(三)隔天發(fā)放的會(huì)議通知，在會(huì)議開(kāi)始前一小時(shí)，必須發(fā)放會(huì)議提醒；(四)當(dāng)天緊急臨時(shí)會(huì)議前，要電話通知與會(huì)人員，以保證與會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參會(huì)；(五)會(huì)議開(kāi)始前，要提前二十分鐘調(diào)試好會(huì)議用設(shè)備（投影儀、筆記本及其它設(shè)備），并保證設(shè)備暢通；同時(shí)準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表，并在會(huì)議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會(huì)議召集人核對(duì)；第二十八條與會(huì)人職責(zé)：(一)必須參加人員必須準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議，因各種原因，不能參會(huì)者，必須提前向會(huì)議召集人員請(qǐng)假，不得無(wú)故缺席或遲到,以免會(huì)議召集人在不知情的情況下等待而影響會(huì)議效率；(二)到會(huì)場(chǎng)后，要及時(shí)在會(huì)議簽到表上簽到；(三)會(huì)議期間，手機(jī)要調(diào)成振動(dòng)模式；(四)會(huì)議中，發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題,與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題，嚴(yán)禁討論；(五)遵循會(huì)議召集人對(duì)議程控制的要求，如需要提前離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，要知會(huì)會(huì)議召集人。第二十九條附件附件1：《會(huì)議簽到表》附件2：《會(huì)議紀(jì)要模板》第七章行政費(fèi)用管理規(guī)定：第三十條行政部統(tǒng)一管理行政辦公費(fèi)用，各部門(mén)配合執(zhí)行。第三十一條費(fèi)用控制原則(一)對(duì)相對(duì)固定的行政費(fèi)用采用預(yù)算管理。(二)對(duì)招待費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等相對(duì)變動(dòng)的費(fèi)用采用預(yù)算與額度相結(jié)合的管理方式。(三)對(duì)耐用大件的辦公設(shè)備，采用控制管理的辦法。第三十二條相對(duì)變動(dòng)費(fèi)用的管理如會(huì)議費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)，要求事先拿出計(jì)劃方案和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)總經(jīng)理審批后，按方案實(shí)施，費(fèi)用附審批方案報(bào)銷(xiāo)。第八章檔案管理規(guī)定第三十三條總部行政部負(fù)責(zé)管理總部各類檔案，對(duì)各分部實(shí)行統(tǒng)一監(jiān)督管理，對(duì)各分部的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。第三十四條總部行政部負(fù)責(zé)對(duì)總部人事檔案的直接管理, 對(duì)各分部實(shí)行統(tǒng)一監(jiān)督管理。第三十五條檔案的分類?？偛繖n案包括：文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程檔6案、實(shí)物檔案、影像檔案、經(jīng)營(yíng)檔案。第三十六條立卷歸檔的時(shí)間。與項(xiàng)目有關(guān)的證照在項(xiàng)目交用前均在部門(mén)保存，工程竣工后須移交行政部保存；成稿后的各類有保留價(jià)值的文書(shū)、政府文件等外來(lái)文件，各部門(mén)在收到或取回文件后，原件必須在五個(gè)工作日內(nèi)送交相應(yīng)行政部，進(jìn)行統(tǒng)一管理。第三十七條立卷歸檔的要求(一)歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。(二)填寫(xiě)案卷一律用鋼筆，歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號(hào)，歸檔案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫(xiě)清楚，標(biāo)題簡(jiǎn)明，字跡清晰，保管期限準(zhǔn)確，裝訂整齊。第三十八條各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須使用原件。第三十九條影像檔案攝錄必須記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第四十條檔案交接。歸檔資料必須為原件，如遇特殊情況需總經(jīng)理批準(zhǔn)。交接的資料必須完整、準(zhǔn)確，做到文、圖、物相符，簽字手續(xù)完備，無(wú)法完善的由移交部門(mén)形成書(shū)面說(shuō)明材料報(bào)總經(jīng)理審批方可歸檔。交接資料時(shí)必須當(dāng)面清點(diǎn)，核對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后，由經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)要完備。所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。行政部定期（每季度）對(duì)各類檔案的歸檔、保管情況進(jìn)行檢查。第四十一條檔案借閱。職能部門(mén)工作人員可直接查閱屬本業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱其他重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)行政部批準(zhǔn)，方可借閱。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后到行政部借用。借閱檔案必須按期歸還。不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。第四十二條檔案鑒定和移交。行政部應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定人員提出意見(jiàn)并登記造冊(cè)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。工程檔案的移交工作應(yīng)嚴(yán)格按照城建檔案館的規(guī)定及要求進(jìn)行。第九章文書(shū)管理規(guī)定第四十三條文書(shū)是指業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告、會(huì)議訣議、規(guī)定、合同書(shū)、傳真、各種帳簿、圖表參考書(shū)等一切業(yè)務(wù)用文件。第四十四條文書(shū)的分類(一)機(jī)密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書(shū)。(二)普通：指非機(jī)密文書(shū)。7(三)傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書(shū)。第四十五條文書(shū)收發(fā)管理(一)收文。文書(shū)收發(fā)人員于《收發(fā)文登記表》登記收文編號(hào)、日期、來(lái)文單位等必要信息并將文書(shū)分送至各經(jīng)辦部門(mén)，必要時(shí)進(jìn)行交接登記。(二)發(fā)文。經(jīng)辦
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