【文章內(nèi)容簡介】 RP1的基礎(chǔ)上可選擇的擴(kuò)展應(yīng)用和增值應(yīng)用。 本節(jié)以下的內(nèi)容將分別介紹銷售、庫存、采購、財務(wù)的基本應(yīng)用流程。 1. 銷售管理應(yīng)用流程 銷售管理應(yīng)用基本流程如圖36所示。圖36 銷售管理應(yīng)用基本流程 這是系統(tǒng)中處理普通銷售業(yè)務(wù)的一個流程，該流程核心在于銷售訂單，它承載了銷售任務(wù)下達(dá)、銷售任務(wù)執(zhí)行、銷售結(jié)果統(tǒng)計的管理功能。銷售訂單生成(銷售任務(wù)下達(dá))的方式有三種：其一為通過銷售報價直接生成銷售訂單，這種方式一般是給客戶發(fā)送報價單，根據(jù)客戶確認(rèn)的報價單直接自動生成銷售訂單；其二為根據(jù)與客戶簽訂的銷售合同，在有合同管理模塊的情況下，要登記合同，此時可以根據(jù)合同內(nèi)容自動生成銷售訂單；其三為直接手工編制銷售訂單。企業(yè)銷售人員可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況選用任何一種方式，或者幾種方式同時使用。銷售訂單經(jīng)過審批后就正式下達(dá)了銷售任務(wù)。此時，就可以根據(jù)銷售訂單發(fā)貨，發(fā)貨后進(jìn)行銷售出庫確認(rèn)，有銷售出庫單記錄。根據(jù)銷售出庫單就可以進(jìn)行銷售開票、應(yīng)收單據(jù)審核、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)等操作。根據(jù)所開發(fā)票即可進(jìn)行收款操作。另外，可以隨時查詢銷售訂單執(zhí)行情況，一旦銷售訂單執(zhí)行完畢，即可進(jìn)行銷售訂單關(guān)閉的操作。亦可根據(jù)銷售訂單執(zhí)行情況對客戶進(jìn)行貨款催交。 以上僅僅是一種簡單的說明，應(yīng)用中肯定要復(fù)雜一些。比如：銷售發(fā)貨中可以根據(jù)銷售訂單生成發(fā)貨單，也可以進(jìn)行批量處理，還可以手工填制發(fā)貨單；銷售訂單執(zhí)行統(tǒng)計查詢中，不僅僅可以查詢銷售訂單的執(zhí)行情況，同時還可以根據(jù)執(zhí)行情況進(jìn)行預(yù)警和報警，及早提醒企業(yè)，盡量避免造成損失。幾乎每一個模塊都有許多可變通的內(nèi)容，這里就不作介紹了。 2. 庫存統(tǒng)計分析應(yīng)用流程 庫存統(tǒng)計分析應(yīng)用流程如圖37所示。圖37 庫存統(tǒng)計分析應(yīng)用流程 庫存管理的主要流程應(yīng)該是以出入庫業(yè)務(wù)和調(diào)撥業(yè)務(wù)為主，但由于入庫流程與采購流程密切關(guān)聯(lián)，材料領(lǐng)用和產(chǎn)品入庫則與生產(chǎn)管理密切關(guān)聯(lián)，而產(chǎn)成品出庫是與銷售管理密切關(guān)聯(lián)。所以，這些主要業(yè)務(wù)會在相互關(guān)聯(lián)較密切的各管理流程中分別出現(xiàn)，由于本書并不是產(chǎn)品手冊，所以就不一一列舉了。這里給出的庫存統(tǒng)計分析流程，力圖使讀者了解ERP是如何做統(tǒng)計分析的。首先，所有物品的出入庫操作都記錄在庫存賬中，根據(jù)出入庫物品的操作屬性，庫存賬分為現(xiàn)存量、流水賬、庫存臺賬、代管賬、委托代銷備查簿、不合格品備查簿、呆滯積壓備查簿、供應(yīng)商庫存、入庫跟蹤表等等。此外還有貨位卡片和貨位匯總表。這些是屬于基本的庫存數(shù)據(jù)，以這些數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，就可以進(jìn)行庫存統(tǒng)計，由于庫存賬是實(shí)時的，所以統(tǒng)計也可以是實(shí)時進(jìn)行的，統(tǒng)計內(nèi)容包括庫存展望、業(yè)務(wù)類型匯總、存貨分布表、收發(fā)存匯總表和限額領(lǐng)料匯總表等等。同樣有了庫存賬這個數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也可以進(jìn)行一些庫存的分析，如安全庫存預(yù)警、呆滯積壓分析、短缺存貨查詢、超儲存貨查詢、庫齡分析、缺料表等等。在庫存賬基礎(chǔ)上進(jìn)行的庫存統(tǒng)計分析是控制庫存的有效方法，在手工管理狀態(tài)下，這些統(tǒng)計分析都是很難做出的。 3. 采購管理應(yīng)用流程 采購管理的基本應(yīng)用流程如圖38所示。圖38 采購管理的基本應(yīng)用流程 采購管理的基本應(yīng)用流程同樣是以采購訂單為核心的應(yīng)用操作。首先采購訂單的產(chǎn)生方式有三種，其一為參照物料申請生成采購訂單，這當(dāng)中又分為來自庫存管理本身的庫存物料申請，來自其他消耗物料的申請，來自生產(chǎn)物料需求計劃(MRP)的生成物料申請；其二為參照采購合同生成采購訂單；其三為手工編制采購訂單。生成的采購訂單經(jīng)過采購主管審批后，進(jìn)入采購到貨維護(hù)，貨物到達(dá)時則進(jìn)行采購到貨檢驗(yàn)，檢驗(yàn)結(jié)果合格的則完成采購入庫，若有不合格的則進(jìn)行采購?fù)素浕蛘哌M(jìn)入不良品處理，不良品或許可以作為降級入庫。采購入庫之后還需要進(jìn)行的操作有采購付款、采購結(jié)算，并可隨時查詢采購訂單執(zhí)行情況，對于已經(jīng)執(zhí)行完畢的訂單，要進(jìn)行采購訂單關(guān)閉。該流程是一個規(guī)范的采購流程，對于規(guī)范企業(yè)的采購管理，減少管理漏洞，應(yīng)該可以發(fā)揮積極作用。 4. 財務(wù)管理應(yīng)用流程 財務(wù)管理的基本應(yīng)用流程如圖39所示。 圖39 財務(wù)管理的基本應(yīng)用流程 財務(wù)管理的最根本任務(wù)就是對企業(yè)的所有管理操作進(jìn)行價值評價，這種評價過程是通過對企業(yè)擁有的各種資源的核算來進(jìn)行的。企業(yè)所擁有的資源可歸結(jié)為人財物，在上述流程中，薪資福利管理就是對“人”這個資源進(jìn)行的核算，現(xiàn)金收支與銀行對賬、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理就是對“財”這個資源進(jìn)行的核算，而固定資產(chǎn)、存貨核算、跌價準(zhǔn)備就是對“物”這類資源進(jìn)行的核算。對這些資源進(jìn)行核算的記錄就是憑證處理，對憑證的分類處理就形成各種賬表查詢。最終評價結(jié)果就是財務(wù)報表、現(xiàn)金流量表。除此之外，還可以對這些記錄結(jié)果進(jìn)行一些特殊的分析，那就是財務(wù)分析。信息化的財務(wù)管理與手工管理的最大區(qū)別在于天天都有評價結(jié)果，而不是期末才有結(jié)果，這就是實(shí)時管理，實(shí)時管理使得財務(wù)業(yè)務(wù)同步。 實(shí)施ERP1的基礎(chǔ)設(shè)置 企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，是應(yīng)用ERP的基礎(chǔ)，當(dāng)然也是實(shí)施ERP1的基礎(chǔ)。因?yàn)镋RP是以計算機(jī)做為工具的，要使得計算機(jī)能夠幫助管理者進(jìn)行管理，首先要解決計算機(jī)對管理對象的識別問題。計算機(jī)對管理對象的識別只能是通過代碼來識別，所以標(biāo)準(zhǔn)化工作的核心是建立企業(yè)所有管理對象的標(biāo)準(zhǔn)編碼。在企業(yè)實(shí)施ERP1時，首先遇到的問題就是進(jìn)行應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置。此時，就是將企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作的結(jié)果用到應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置上。ERP1的應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置要求是多方面的，這里只列舉一些關(guān)鍵的應(yīng)用基礎(chǔ)設(shè)置。 1. 存貨 存貨是指企業(yè)的所有物品，包括原料、材料、輔料、包裝物、在制品、半成品、產(chǎn)成品、低值易耗品、備品備件等等。存貨主要用于設(shè)置企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中使用到的各種物品的信息，以便于對這些物品進(jìn)行資料管理、實(shí)物管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析。需要設(shè)置的主要內(nèi)容有：存貨編碼、存貨代碼、存貨名稱、規(guī)格型號、計量單位組、主計量單位、系統(tǒng)默認(rèn)單位等等。所設(shè)置內(nèi)容在以后系統(tǒng)應(yīng)用時就會自動引用。 2. 供應(yīng)商與客戶 建立供應(yīng)商檔案主要是為企業(yè)的采購管理、庫存管理、應(yīng)付賬管理服務(wù)的。同理，設(shè)置往來客戶的檔案信息，以便于對客戶資料管理和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計、分析。需要設(shè)置的內(nèi)容，供應(yīng)商與客戶類似，現(xiàn)以客戶為例，主要有：客戶編碼、客戶名稱、客戶簡稱、所屬分類、所屬地區(qū)碼、所屬行業(yè)、稅號、法人代表、開戶銀行、銀行賬號等。 3. 部門 部門是指企業(yè)下轄的具有分別進(jìn)行財務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理要求的單元體，可以是實(shí)際中的部門機(jī)構(gòu)，也可以是虛擬的核算單元。通常如辦公室、車間、銷售部、供應(yīng)部等等。需要設(shè)置的內(nèi)容有：部門名稱、負(fù)責(zé)人、電話、地址、部門屬性、上級部門、傳真等。 4. 人員 企業(yè)各職能部門中需要進(jìn)行核算和業(yè)務(wù)管理的職員信息，必須先設(shè)置好部門檔案才能在這些部門下設(shè)置相應(yīng)的職員檔案。需要設(shè)置的內(nèi)容有：人員編號、性別、行政部門名稱、人員屬性、人員類別、銀行賬號、照片、年齡、職稱等。 5. 倉庫 存貨一般是用倉庫來保管的，對存貨進(jìn)行核算管理，首先應(yīng)對倉庫進(jìn)行管理，因此進(jìn)行倉庫設(shè)置也是信息化管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作之一。 需要設(shè)置的內(nèi)容有：倉庫編碼、倉庫名稱、所屬部門、倉庫地址、電話、負(fù)責(zé)人、計價方式、是否貨位管理、倉庫屬性等等。 同步管理應(yīng)用分析 前面對ERP1的主要管理內(nèi)容和應(yīng)用流程都作了介紹，但是讀者不難發(fā)現(xiàn)，在這些介紹中都是以一個管理職能為基礎(chǔ)展開的。但是，真正體現(xiàn)ERP對于管理促進(jìn)的特征是信息共享，幾乎任何一個供應(yīng)商在對企業(yè)進(jìn)行ERP產(chǎn)品講解時都會談到如何消除信息孤島實(shí)現(xiàn)信息共享，在財務(wù)和業(yè)務(wù)之間真正實(shí)現(xiàn)了信息共享，也就達(dá)到了財務(wù)和業(yè)務(wù)的同步管理。所以本節(jié)內(nèi)容就是想通過進(jìn)一步分析ERP1中的各種管理內(nèi)容的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，一方面對信息共享進(jìn)行一些解析，另外一方面也再次證明ERP1做為實(shí)施ERP的第一步所具有的合理性。由于任何ERP產(chǎn)品都是十分龐大的，就像不可能將所有流程都進(jìn)行一一介紹一樣，也不可能將所有關(guān)聯(lián)的信息共享應(yīng)用進(jìn)行介紹。在ERP1的范圍內(nèi)同樣如此，所以這里選擇一些最能表明財務(wù)業(yè)務(wù)同步管理的關(guān)聯(lián)應(yīng)用來進(jìn)行解析。 1. 銷售業(yè)務(wù)與財務(wù)的同步管理 在沒有進(jìn)行信息化管理的企業(yè)中，所有業(yè)務(wù)管理之間的聯(lián)系都是要通過各種單據(jù)的傳遞來實(shí)現(xiàn)的，這些單據(jù)是一種依據(jù)、一種證據(jù)、一種責(zé)任。為了這種依據(jù)、證據(jù)和責(zé)任，手工管理不得不呈現(xiàn)出一種低效率，這種低效率就是在對這些單據(jù)的等待、核實(shí)、匯總、分類、統(tǒng)計中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒有依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結(jié)果。 在此，在ERP1的應(yīng)用程度范圍內(nèi)，分析銷售管理、庫存管理、財務(wù)管理三者之間是如何實(shí)現(xiàn)信息共享，從而達(dá)到銷售業(yè)務(wù)與財務(wù)的同步管理。 首先在銷售管理中其銷售業(yè)務(wù)是從銷售訂單開始的，這里再重申一點(diǎn)，銷售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內(nèi)的銷售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計算機(jī)應(yīng)用而創(chuàng)立的一種形式。在企業(yè)的銷售管理中，一旦與客戶簽訂了銷售合同，就相當(dāng)于是確立了一項(xiàng)銷售任務(wù)，當(dāng)然銷售合同的形式可以是多種多樣的，對于老客戶或許僅僅是一個電話或傳真的確認(rèn)。不管它的形式是什么，總之是確認(rèn)了一項(xiàng)銷售任務(wù)。此時，在ERP的銷售管理方式中，就是要將這項(xiàng)銷售任務(wù)錄入到銷售訂單之中，銷售主管可以對這張銷售訂單進(jìn)行審核，一旦審核完成，也就相當(dāng)于確定了一種銷售任務(wù)的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。銷售訂單與合同的區(qū)別在于合同是企業(yè)與客戶之間的一種交易的約定，而銷售訂單是企業(yè)內(nèi)部的一種銷售任務(wù)全過程的記錄，包括任務(wù)下達(dá)、執(zhí)行和完成結(jié)果。如果每個銷售合同就是一項(xiàng)銷售任務(wù)的話，那么銷售訂單可以由銷售合同自動產(chǎn)生。但是，銷售管理中可以是幾個銷售合同構(gòu)成一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時一個銷售訂單對應(yīng)著幾個銷售合同。也可能一個銷售合同會派生出若干項(xiàng)銷售任務(wù)，此時，一個銷售合同對應(yīng)著幾個銷售訂單。 在ERP中，一旦銷售訂單經(jīng)過了審核，就相當(dāng)于確定了一項(xiàng)銷售任務(wù)，此時的信息共享體現(xiàn)在，所有與該項(xiàng)銷售任務(wù)相關(guān)的部門和人員都看到這張銷售訂單，當(dāng)然，信息共享絕對不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。 ● 銷售部門本身可以用銷售訂單直接產(chǎn)生發(fā)貨單，而無須再重新填制發(fā)貨單。 ● 庫存管理可以根據(jù)發(fā)貨單直接生成銷售出庫單，無須重新填制銷售出庫單。 ● 核算存貨時可以直接根據(jù)銷售出庫單產(chǎn)生記賬憑證，無須重新再做憑證。 ● 銷售發(fā)票開出時，可直接取用銷售訂單中的客戶、品名、數(shù)量、價格。 ● 可以根據(jù)銷售發(fā)票自動產(chǎn)生記賬憑證。 在ERP的財務(wù)管理中，由于財務(wù)根據(jù)記賬憑證進(jìn)行記賬的過程也是自動完成的，所以銷售出庫自動產(chǎn)生的記賬憑證也會自動記入相應(yīng)的賬簿，這個過程可以是實(shí)時的，此外，對于銷售業(yè)務(wù)而言，所開發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來自動生成憑證。由于生成憑證的時間可以是任意的，且可以一張單據(jù)生成一張憑證，也可以多張單據(jù)生成一張憑證，所以可以做到實(shí)時管理。即任何時候只要發(fā)生了銷售業(yè)務(wù)，隨時都能直接反映到財務(wù)賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷售業(yè)務(wù)與財務(wù)同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財務(wù)事后記賬的傳統(tǒng)方式，使財務(wù)能夠發(fā)揮對業(yè)務(wù)的監(jiān)控職能，使得管理者隨時都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展。同步管理的另外一個意義在于，由于憑證的生成是實(shí)時自動的，所以憑證的記錄是細(xì)致而精準(zhǔn)的，在系統(tǒng)中完全可以由憑證追溯到業(yè)務(wù)上，即可以由記賬憑證追溯到銷售訂單，這在管理上體現(xiàn)為可以由管理指標(biāo)的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。 當(dāng)然，銷售信息的共享絕不只是在已經(jīng)闡述的這些內(nèi)容上。盡管不能一一列舉，但有一點(diǎn)是必須要指出的，那就是當(dāng)企業(yè)下一步實(shí)施ERP2以后，銷售訂單的共享在生產(chǎn)計劃管理中是更加重要了，它是生產(chǎn)計劃的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。 2. 采購業(yè)務(wù)與財務(wù)同步管理 采購業(yè)務(wù)與銷售業(yè)務(wù)一樣可以做到與財務(wù)管理同步。采購管理同樣是以采購訂單為核心達(dá)到各相關(guān)部門間實(shí)現(xiàn)信息共享。采購任務(wù)的下達(dá)反映在采購訂單之中，采購任務(wù)的執(zhí)行情況都可以圍繞采購訂單通過信息共享完整記錄下來。采購訂單與銷售訂單類似，也是ERP中特有的一種用來進(jìn)行采購管理的形式。 一旦采購訂單通過審批，就意味著采購任務(wù)已經(jīng)明確，此時所有各相關(guān)部門都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應(yīng)商、品名、數(shù)量、價格等等。 ● 可以通過采購訂單直接生成到貨單。 ● 可以通過采購到貨單直接生成采購入庫單。 ● 可以根據(jù)采購訂單直接生成采購發(fā)票。 ● 可以根據(jù)采購入庫單直接生成記賬憑證。 ● 可以根據(jù)采購發(fā)票直接產(chǎn)生記賬憑證。 這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)與財務(wù)的同步管理，實(shí)現(xiàn)了財務(wù)對采購業(yè)務(wù)的監(jiān)控。 3. 精準(zhǔn)的庫存可用量共享 由于庫存管理是整個企業(yè)物流狀況集中表現(xiàn)的地方，所以庫存管理中的信息與其他各管理業(yè)務(wù)共享就顯得尤為突出，在此以庫存物品的可用量為例，來說明庫存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應(yīng)用。如圖310所示。 圖310 庫存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應(yīng)用 一般在ERP軟件中，都會有類似讓ERP用戶自己定義企業(yè)的可用量的公式設(shè)置。 可用量與四個因素相關(guān)，即現(xiàn)存量、凍結(jié)量、預(yù)計入庫量、預(yù)計出庫量。其中現(xiàn)存量和凍結(jié)量是一種固定狀態(tài)，而預(yù)計入庫量和預(yù)計出庫量則是根據(jù)不同企業(yè)的管理要求自己進(jìn)行選擇設(shè)置。如果選擇了出入庫時都要做可用量檢查，則在出入庫的操作中就會自動給予提示和警示。顯然這種庫存管理的精確性在手工狀態(tài)下是無法做到的。 該可用量用于銷售管理業(yè)務(wù)時，用來檢查是否可以立即進(jìn)行交貨，因?yàn)閷τ阡N售管理而言，很多時候都會遇到需要馬上交貨的情況，當(dāng)這種情況發(fā)生時，往往意味著客戶將收入送到了企業(yè)，在這種情況下，如果不能交貨，對企業(yè)的機(jī)會損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業(yè)信譽(yù)又將受到較大的影響，再則如果因?yàn)榻涣素浂绊懙狡渌唵蔚陌磿r完成，這很可能是得不償失的，這種時候顯然最重要的事情就是知道一個準(zhǔn)確的可用量，從而做出正確的選擇。 該可用量用于采購時，顯然能夠明顯地幫助采購人員控制采購數(shù)量，盡量避免重復(fù)或過剩采購給企業(yè)帶來的負(fù)擔(dān)和浪費(fèi)。當(dāng)然對于采購的指導(dǎo)意義最終要等ERP2實(shí)施以后，在生產(chǎn)計劃生成