【文章內(nèi)容簡介】 .........................13 . 操作系統(tǒng) ...............................................................................................................................................................13 . 中間件服務 ...........................................................................................................................................................13 . 服務器設備 ...........................................................................................................................................................13 . 存儲設備 ...............................................................................................................................................................13 . 網(wǎng)絡帶寬 ...............................................................................................................................................................14 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 1 1. 系統(tǒng)簡介 . 研發(fā)背景 隨著各行業(yè)各領域信息化水平的不斷提高以及對檔案信息化認識的不斷深入，檔案管理工作日益受到重視。 用戶 對檔案管理信息系統(tǒng)定位提出越來越高要求的同時，也面臨著許多新的問題。主要 體現(xiàn)在如下幾方面： ? 信息檔案化 各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信 息系統(tǒng)，但在經(jīng)過一 段時間的 利用后，數(shù)據(jù)會累積 的 越來越多；這些信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù) 的 統(tǒng)一管理卻是一個重要 問題，需要按 電子 檔案管理 相關 規(guī)章制度的要求歸檔到 電子 檔案管理系統(tǒng)中 ； ? 企業(yè)級應用 在較大的集團性行業(yè)或單位中，存在著多級單位管理和跨地域 管理的要求。因而，檔案管理信息系統(tǒng)不再是管理某一具體單位的封閉系統(tǒng)，而應具有跨地域 、多層級 管理的能力； ? 開放性應用 檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個簡單 封閉的管理系統(tǒng)，它應是整個信息化平臺中重要的應用系統(tǒng) 之一 。它需要與幾乎所有的信息系統(tǒng)，尤其是業(yè)務系統(tǒng)進行 數(shù)據(jù)交互 ，實現(xiàn)信息的雙向流動和 共享。因此，要求檔案系統(tǒng) 應 具有良好的開放性和數(shù)據(jù)兼容能力 。 ? 歸檔前置 需求 檔案管理信息系統(tǒng)不再 只 是 保管過期資料，而 是要深入到各個業(yè)務過程中，從信息的產(chǎn)生 和現(xiàn)行階段 介入，以便為 實際 工作服務。這樣就要求檔案管理工作前移，與各項工作緊密結合 。 ? 新應用要求和新技術集成 隨著檔案管理 應用需求的不斷深入，需要 檔案管理 信息系統(tǒng) 集成 更多的新技術成果。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴展性，以便集成新的應用技術 。 ? 異構數(shù)據(jù)海量存儲 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 2 在檔案管理 信息系統(tǒng) 應用范圍不斷擴大、 深入的同時，不得不面臨日益增長的海量檔案數(shù)據(jù)的存儲問題， 并且這些檔案數(shù)據(jù)是異構的、多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效的存儲體系結構。 針對上述出現(xiàn)的新的問題和要求， 紫光 在總結十多年檔案管理軟件開發(fā)經(jīng)驗和技術儲備的基礎之上，投入了大量的人力和物力，開發(fā)和完善了 “ 紫光檔案管理 平臺 LAMS” ，并在此基礎之上形成 針對各個行業(yè)的行業(yè)版本 。 知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。檔案是 每個 單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理最基礎的部分。因此，要實現(xiàn)本單位的知識資源的管理，首先要做好電子 檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎，逐步擴大和延伸管理范圍，最終實現(xiàn)知識資源的管理。 檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。 紫光檔案管理 平臺 LAMS 從設計上考慮了知識資源管理的發(fā)展趨勢，在功能上更加側重于 檔案 的收集整理和開發(fā)利用，側重于各種知識管理方式和結構定制工具的提供，為知識資源管理提供了技術 層面的 支持 。 . 目標應用 紫光檔案管理平臺 LAMS 主要面對各 行業(yè) 的中高端用戶，用以解決復雜的檔案管理問題 。 紫光檔案管理平臺 LAMS 可以實現(xiàn)多全宗管理。針對集團化企業(yè)的檔案管理和行業(yè)化的檔案管理實際需要，可對集團內(nèi)部或行業(yè)內(nèi)部的多級單位進行統(tǒng)一的檔案管理。針對這些類型企業(yè)內(nèi)立檔單位眾多、檔案多級管理、地理分散等的特點，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中或相對集中存儲、業(yè)務分布式處理、實體屬地管理；可實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃，并可實現(xiàn)跨地域的檔案管理應用。 滿足各 單位檔案 現(xiàn)代化 管理的業(yè)務需要，包括檔案的業(yè)務管理和上下級的工作管理。 尤其注重歸檔文件的 收集整理和信息服務兩個關鍵環(huán)節(jié)，以先進的管理理念處理好文書、科技 和特殊載體等不同類別檔案的收集整理和開發(fā)利 用環(huán)節(jié)，使用戶的工作量得到真正降低、檔案信息服務發(fā)揮更大作用 。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 3 2. 體系結構 . 系統(tǒng)體系結構 紫光檔案管理平臺 LAMS 可以分為以下四個 部分 ：信息采集、檔案管理、開發(fā)利用、系統(tǒng)設置與維護。其體系結構示意圖如下： ? 信息采集部分 ： 主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。 ? 檔案管理部分 ： 主要完成日常的檔案管理工作。 ? 開發(fā)利用部分 ： 主要完成檔案的研究開發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 4 ? 系統(tǒng)維護部分 ： 主要完成與系統(tǒng)運行相關的各種數(shù)據(jù)維護工作。 . 存儲體系結構 紫光檔案管理平臺 LAMS 對異構數(shù)據(jù)的組織和存儲采取了“目錄 — 文件”存 儲結構，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，與之相對應的電子檔案原文件存放在文件服務器中，數(shù)據(jù)庫中的目錄信息與電子原文通過存儲路徑指針相關聯(lián)，一條目錄信息可對應多個電子原文。通過這種存儲體系結構，可實現(xiàn)靈活的分布式的海量存儲。不同類型的檔案信息可存放在不同的存儲位置，以實現(xiàn)分類存儲和分布式存儲。這樣，可滿足不斷增長的檔案信息對存儲容量的擴充要求。 . 技術路線 紫光檔案管理平臺 LAMS 采用 純 B/S 方式 實現(xiàn) 檔案的 功能需求。其中 數(shù)據(jù)展現(xiàn)層采用目前較為先進的 FLEX 技術進行開發(fā)，后臺業(yè)務邏輯層 通過 WEB/中間件 /服務器 的 J2EE 技術架構實現(xiàn)。 以 XML 作為數(shù)據(jù)接口標準，以 Web Service 標準作為基礎服務描述標準和數(shù)據(jù)接口標準。 同時采用成熟的主流技術，這些技術包括： OCR 技術 、 全文檢索技術 、 XML 技術 、檔案管理平臺技術、加密技術 、 雙層 PDF 技術、流媒體技術等。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 5 3. 系統(tǒng)功能介紹 軟件總體功能設計如下圖所示： 系統(tǒng)功能如上圖所示，主要分為三大部分：檔案業(yè)務部分、信息服務網(wǎng)站和 系統(tǒng)維護部分。 其中檔案業(yè)務 部分 包括：文件 管理、收集整編、檔案管理和開發(fā)利用四 部分 ； 涵蓋了檔案業(yè)務中的收集整理、 檔案管理、 信息 利用 和鑒定銷毀等 工作，主要針對檔案管理人員或各部門的兼職檔案員。檔案管理人員可以通過這些功能，根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)范，自動或 手工 輔助實現(xiàn)檔案的各項業(yè)務工作。 信息服務網(wǎng)站可以為用戶提供方便、快捷的檔案信息利用服務 ， 其中包含：檔案檢索、賦權管理、預約借閱、在線收集等功能 。 系統(tǒng)維護 部分主要提供了一套系統(tǒng)的 個性化 定制工具，可以針對本單位的檔案管理需求和規(guī)范，定制符合本單位使用的檔案系統(tǒng) 。 另外，可以提供與 OA 系統(tǒng) 或其它應用系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)電子文件的自動歸檔和數(shù)據(jù)交互 。 下表為 系統(tǒng) 所有功能模塊及子功能 簡介 ： 序號 功能模塊 子功能 功能簡介 B/S 端功能模塊 1 文件管理 文件收集 按部門進行文件資料的 收集，可定期轉入收集整編庫進行整理歸檔。 2 收集整編 收集整編 散文件 收集 、移交 、接收、整理和歸檔工作。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 6 3 檔案管理 數(shù)據(jù)管理 對已歸檔的檔案資料進行管理的平臺 。 綜合管理 針對庫房、資料和設備情況進行登記和管理，是提供檔案部門管理檔案以外信息的良好工具 。 統(tǒng)計 對 系統(tǒng) 檔案 數(shù)據(jù) 及其管理狀況的統(tǒng)計 。 鑒定銷毀 對保管期限已滿的檔案 進行鑒定和銷毀 。 4 開發(fā)利用 檔案檢索 對系統(tǒng)檔 案數(shù)據(jù)的全庫檢索 。 借閱管理 檔案實體的借閱管理 。 統(tǒng)計 年報 提供國標年報和自定義年報統(tǒng)計功能 。 檔案編研 通過動態(tài)和靜態(tài)專題庫對檔案信息進行研究和提煉。 光盤制作 用于將檔案信息導出為標準光盤，可以脫機獨立使用 和備份 。 工作量統(tǒng)計 用于對系統(tǒng)用戶工作量的統(tǒng)計和監(jiān)控。 推送管理 特定檔案信息的按需分發(fā) 。 防擴散管理 防止檔案信息非法傳播。 5 系統(tǒng)維護 權限管理 對系統(tǒng)用戶的功能權限和數(shù)據(jù)權限的管理。 數(shù)據(jù)維護 日志管理和回收站管理 。 數(shù)據(jù)轉換 提供 各 種數(shù)據(jù)庫格式的數(shù)據(jù)導入工具。 檔案設置 檔案庫結構自定義的核心平臺。 數(shù)據(jù)字典維護 對系統(tǒng) 中常用 數(shù)據(jù)進行定制和管理 。 個人設置 用戶使用個性化設定 。 登錄時間設置 可靈活設定人員登錄系統(tǒng)時間約束條件 。 參數(shù)設置 自定義檔案 整理規(guī)則 、數(shù)據(jù)對應關系 和系統(tǒng)其它方面的設置 。 自動更新配置 實現(xiàn)軟件客戶端版本的自動更新。 6 檔案檢索 條件檢索 按照檔案類型輸入字段檢索條件進行檔案查詢，包含高級條件檢索。 分類檢索 按照各個檔案類型對應的分類表進行檢索。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 7 跨庫檢索 自 定義檔案庫范圍進行關鍵字檢索，即多個檔案類型庫內(nèi)同時檢索。 全文檢索 增值模塊， 實現(xiàn)對電子文件內(nèi)容的檢索 。 推送信息 個人所需特定檔案信息的申請與接收 。 信息統(tǒng)計 對檔案利用情況的統(tǒng)計 。 7 在線收集 在線收集 普通用戶在線信息收集。 8 檔案 編研 檔案 編研 發(fā)布檔案編研 成果。 9 借閱信息 借閱信息 個人實物借閱情況查詢。 10 預約信息 預約信息 個人預約信息查詢。 11 檔案員審批 檔案員審批 檔案員賦權審批。 12 領導審批 領導審批 領導賦權審批。 13 賦權申請結 果 賦權申請結果 賦權審批結果 查詢 。 14 系統(tǒng)設置 系統(tǒng)設置 B/S 應用個性化設置 。 15 在線用戶管理 系統(tǒng)設置 查看當前登錄檔案系統(tǒng)的用戶信息 . 文件管理 文件 管理 主要完成文件和資料的前期收集和管理工作 。主要包括文件管理（收發(fā)文）、工程資料管理和 其它資料管理。數(shù)據(jù)主要來自部門文書移交數(shù)據(jù)（未從 OA 系統(tǒng)中流轉的收發(fā)文等信息）和其它系統(tǒng)產(chǎn)生的有價值的信息，文件管理的結構依據(jù) 用戶 檔案工作前置的要求將檔案所要管理的內(nèi)容前置到 OA 系統(tǒng) 中，檔案人員僅進行審核工作，不再重復錄入。 這些信息分三種情況來進行處 理： ? 對于不需要歸檔的文件和資料，保留在文件 庫中，供檢索和利用； ? 對于 需要歸檔的文件，將其歸檔到收集整編庫中進行歸檔整理操作，而后轉換到檔案庫。 ? 對于需要歸檔的非檔案類的資料，同樣采取檔案管理的思想和方法進行整個過程的管理，包括從收集、整理、鑒定銷毀、查詢、打印、編研等功能。 南車青島四方股份有限公司檔案系統(tǒng)詳細功能設計方案 8 通過 文件管理 可以實現(xiàn)對文件和資料從產(chǎn)生開始就進行實時收集和管理，可良好的進行文件和資料的前端控制，使文檔收集更加及時、完全和完整。 本功能模塊為辦公室文書和資料管理人員提供了一個簡潔規(guī)范的文件和資料管理界面，將文件和資料管理納入檔案管理的 軌道，為日后的查詢統(tǒng)計工作提供數(shù)據(jù)源，實現(xiàn)了 “ 一次輸入，多次利用”，在不增加辦公室文書和資料員工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度減少檔案管理員的工作。 文件管理模塊可以實現(xiàn)對文件和資料的分類、登記、修改、刪除，以及各種文件資料報表的打印等功能，文件的原件也可以在此模塊中輸入或引入系統(tǒng)，參加后續(xù)的立卷工作。 功能界面如